Alles klar. Genau. Also, es geht heute um die institutionelle Bereitschaft oder wie mein Verein fit wird fürs Fördermittelmanagement. Ja, Fördermittelmanagement ist ein Teil des Fundraisings, geht mit vielen standardisierten Verfahren einher, wie man einen Antrag einreicht. Es gibt Fördermittelrichtlinien, es gibt Fördermittel von Stiftungen, Fördermittel der öffentlichen Hand. Darauf gehen wir heute nicht ein, sondern wir setzen einen Schritt vorher an, nämlich wie ich eigentlich mich ganz gut mit meinem Verein aufstellen kann, damit das Fördermittelmanagement auch gut gelingen kann.
Genau. Ich werde euch heute keine langen To-dos oder sowas mitbringen. Ich habe ein paar Abfragen vorbereitet und am Ende möchte ich euch einfach ein Werkzeug mitgeben, was ihr vielleicht einfach und praxisnah anwenden könnt in eurem eigenen Verein.
Genau. Dann schauen wir einmal kurz auf die Agenda. Das sind so die Themen, die ich mir vorgenommen habe. Einmal so ein bisschen zur Einordnung Fördermittelmanagement vom glücklichen Zufall zur Strategie. Dann gibt es fünf Bausteine, die ganz sinnvoll sind, wenn man die so im Blick hat für die institutionelle Bereitschaft. Dann würde ich mit euch so einen kleinen Selbstcheck machen. Wo steht dann eigentlich euer Verein?
Ein ganz wichtiger Punkt, der jetzt auch auf dem letzten Fundraising Kongress in Berlin ein großes Thema war, ist so ein bisschen weg von der Antragslogik hin zur Beziehungslogik. Wie ich eben mit Fördernden, also mit Fördermittelgebenden eine gute Beziehung aufbauen kann für ja Projekte, die vielleicht dann auch noch mal länger laufen oder die sich auch im Nachgang verstetigen können.
Ja, und dann am Ende so ein bisschen das praktische Tool. Jeder Anfang ist schwer und ich habe mir so eine kleine Methode überlegt, den 30-Tage-Plan, wie man ganz gut erstmal anfangen kann in kleinen Schritten, um die institutionelle Bereitschaft aufzubauen.
Genau. Jo, dann springen wir direkt mal zur ersten Übersichtsfolie. Ja, also Förderanträge entstehen ja häufig nach dem gleichen Muster. Irgendwie jemand sieht, oh mein Gott, da gibt's ein Angebot. Wir müssen unbedingt einen Antrag schreiben. Ganz schnell, ganz schnell. Das ist dann hektisch. Man versucht da alles reinzuschreiben, was man an Ideen hat, was man immer schon mal umsetzen wollte, weil man unbedingt Geld dafür haben möchte. Das kann man machen. Manchmal klappt das oft aber nicht. Und es ist vor allem auch nicht sehr nachhaltig und das ist immer mit sehr viel Zeit und sehr viel Stress verbunden.
Deswegen ist es eben so, dass man gut daran tut, eben eine gute Struktur aufzubauen, damit man von den Zufällen zum Normalfall quasi kommt. Genau.
So, bevor es losgeht, habe ich eine kleine Frage an euch. Was ist denn eurer Meinung nach? Was sind denn eurer Meinung nach die Aufgaben, die zum Fördermittelmanagement gehören? Rosa oder Anita werden gleich, da ist es schon eingeblendet. Und zwar sind das mehrere Auswahlmöglichkeiten. Genau. Einmal Förderprogramme recherchieren, Projektidee mit Förderprogramm abgleichen, Antrag, Kostenkalkulation vorbereiten, Kontakte aufbauen, pflegen, Umsetzung, Nachweise und Kommunikation sicherstellen. Warten wir mal kurz, was da so bei rauskommt.
Ist sehr gleich verteilt. Auf jeden Fall, wenn ich das so sehe, jetzt haben so ungefähr die Hälfte abgestimmt.
Ja, genau. Haben wir noch mal einen kleinen Moment dran. So, jetzt sind wir bei ungefähr 80 % gleich. Genau. Und es ist immer noch gleich aufgeteilt. Und das zeigt mir, dass ihr schon richtig gut wisst, welche Aufgaben zum Fördermittelmanagement gehören, nämlich, Überraschung, alle. Und diese Aufgaben oder beziehungsweise, also der Punkt, dass das alles Aufgaben sind, die wichtig sind, ist tatsächlich auch der zentrale Punkt für heute.
Denn Fördermittelmanagement ist eben nicht nur das Schreiben des Antrages, sondern es betrifft ganz viele Aspekte, die Ressourcen, das Team, die Beziehung, die Formalien und so weiter. Genau.
Okay, ich glaube, jetzt können wir das stoppen. Ich drück das einmal weg.
Genau. Wenn das jetzt aber alles dazu gehört, wie sieht dann bitteschön eine Fördermittelmanagerin aus? Moment, einmal wegdrücken. So, vielleicht diese Person gibt es, Überraschung, leider nur im Comic. Aber so stellen sich tatsächlich Vereinsvorstände, Geschäftsführungen, eine Fördermittelmanagerin oder Manager tatsächlich vor. Man soll halt alles machen. Man soll den, man soll Projektmanagement im Griff haben. Man soll organisieren, kalkulieren, Gesetze im Kopf haben, Kontakte herstellen, das Team leiten, man soll Öffentlichkeitsarbeit machen, am besten alles.
Das kann aber nicht klappen, denn Fördermittelmanagement kann man nicht dauerhaft an einer Person festmachen, beziehungsweise es braucht immer ein Team, es braucht Abstimmung mit verschiedenen anderen Personen im Verein oder in der Organisation. Alleine ist es einfach nicht möglich, das komplett zu wuppen.
Eine Person kann einen Hut aufhaben und kann eben sagen, ich habe diese Stelle inne und initiiere verschiedene Dinge, aber alles komplett von 0 auf 100 alleine zu machen, kann einfach nicht funktionieren.
Und das ist eben der Grund, wo jetzt noch mal die institutionelle Bereitschaft reinkommt, weil die ermöglicht mir dann tatsächlich auch als Person, die Fördermittel beantragt, diese ganzen Dinge in organisierter und strukturierter Weise zu wuppen.
Genau. Und welche Punkte jetzt für die institutionelle Bereitschaft wichtig sind, die fünf Bausteine, da kommen wir jetzt zu.
Die fünf Bausteine sind so ein bisschen wie das Fundament eines Hauses. Ihr könnt euch das wie wirklich so Säulen eines Hauses vorstellen. Wenn jetzt eine Säule fehlt, dann bricht das Haus nicht gleich zusammen, aber es wird unsicherer, die Arbeit wird irgendwie anstrengender und es können mehr Fehler passieren.
Genau. Schauen wir uns die fünf Bausteine mal im Detail an.
Das erste ist tatsächlich das Ziel. Am Anfang sollte man sich wirklich Gedanken machen, wofür wollen wir eigentlich unser Geld einsetzen und was soll sich dadurch konkret für eine Zielgruppe verbessern. Also, es geht eben nicht nur darum, wirklich zu sagen, man braucht jetzt mal Geld, sondern man muss wirklich ein großes Ziel haben, wo auch eine Wirksamkeit hintersteckt und wo man wirklich sagt, also wenn wir das machen, dann verbessert sich für Zielgruppe XY tatsächlich die Lebensqualität oder die Teilhabe oder irgendwas.
Genau. Der zweite Baustein ist eben das Team. Das habe ich ja gerade schon so ein bisschen erzählt. Es ist halt wirklich wichtig, dass man schaut, wer übernimmt dann verbindlich welche Aufgabe. Also, es gibt ja immer so ein so ein Dreiklang aus Zuständigkeit, Verantwortlichkeit und Aufgabenteilung. Und man sollte sich einfach wirklich im Team darüber verständigen, wer für was zuständig ist und was einfach genau wer die Verantwortung hat und wer ja welche Aufgaben letztendlich im letzten Glied sozusagen übernimmt.
Der nächste Punkt sind die Formalia. Das habe ich jetzt mal so als Überbegriff benutzt. Was ich damit meine, sind einfach die Unterlagen, dass man einfach auch Vertrags- und Vereinsunterlagen parat hat, dass man gut aufgestellt ist, dass man einfach nicht immer alles neu suchen muss, aber auch, dass man sich z. B., wenn man einen Fördermittelgeber mit dem häufig in Kontakt ist, dass man da einfach auch klarstellt, was brauche ich, was erwartet der.
Genau. Das nächste sind die Ressourcen und damit ist so ganz klassisch gemeint: Zeit, Personen und Geld. Habe ich das denn tatsächlich alles? Und zwar nicht nur, wenn der Antrag durch ist und genehmigt wurde, sondern auch davor und danach. Da gehen wir gleich noch mal drauf ein.
Genau. Der fünfte Baustein ist eben das Netzwerk und die Kontakte. Kennen wir eigentlich die Menschen, von denen wir Geld haben möchten? Verstehen wir sie? Verstehen wir ihre Ziele? Verstehen wir, was sie bewirken möchten mit ihrer Stiftung? Eine Stiftung z. B. gibt ja nicht einfach nur so Geld, sondern möchte damit natürlich auch was erreichen für ihre Ziele, die sie verfolgt.
Genau. Diese Bausteine sind jetzt zwar hier von 1 bis 5 gegliedert, aber die bauen jetzt nicht unbedingt immer aufeinander auf. Also, das geht teilweise Hand in Hand. Jeder Verein fängt auch woanders an, aber ich habe es jetzt einfach so gegliedert für diesen Vortrag.
Genau. Ja, dann gehen wir mal weiter direkt in den ersten Baustein rein und zwar in das Ziel. Genau, das habe ich ja gerade schon so ein bisschen erklärt. Wofür brauchen wir Geld und was wollen wir damit bei der Zielgruppe bewirken oder einfacher? Wer braucht was, warum und was soll sich ändern? Oder habe ich einen kleinen Fehler? Na ja, nicht so schlimm.
Genau. Und da ist es so, ich habe hier so ein kleines Beispiel noch mal formuliert. Häufig kriege ich so eine Anfrage wie: Ja, wir brauchen Tablets. Aber das ist eben kein, das ist kein Ziel. Tablets zu brauchen ist erstmal eine Aussage, aber für einen Förderantrag muss man sagen: Ja, warum brauchst du denn Tablets? Und da wäre es dann z. B. so: Ja, wir wollen, dass Jugendliche an digitalen Angeboten teilhaben können und der Weg dahin führt über die Tablets und deswegen brauchen wir Tablets.
So, und da wird dann schon mal ein Schuh draus. Da kann man mit arbeiten, da kann man eventuell ein Projekt drumstricken, damit kann man losgehen, recherchieren und sagen, okay, welcher Förderer würde denn dazu passen und dann wird's rund.
Genau. Was tatsächlich, was ich euch empfehlen würde, wenn ihr eine Idee habt, legt euch einen Projektsteckbrief an. Also schaut, dass ihr die Idee aufschreibt, dass ihr schon mal die Zielgruppe, die Ziele, die Wirkung aufschreibt, schon mal die Kosten und so weiter alles zusammentragt, wenn ihr so eine Idee entwickelt, weil das ist schon mal eine gute Ausgangsgrundlage für einen späteren Antrag.
Aber da mache ich jetzt ein bisschen Werbung in eigener Sache, denn da gehe ich morgen noch mal zum Thema Projektmanagement drauf, allem bei der zweiten Veranstaltung.
Genau. Aber wenn man so vorgeht, dann wird halt aus diesem „Wir brauchen was“ eine konkrete Idee, die man auch gegenüber Förderern gut erklären kann.
Ja, der zweite Baustein ist eben das Team. Wer ist verantwortlich? Wer übernimmt welche Aufgabe oder einfacher, wer macht verbindlich was. Das ist ja manchmal immer so eine Sache, wenn man dann häufig eine Idee vorschlägt, ist man ja selber auch die Person, die dann die Arbeit davon hat.
Da ist es dann eben sinnvoll, wenn man unterscheidet, wie schon gesagt, zwischen Verantwortung, Zuständigkeit und Aufgabenübernahme im Team und das auch wirklich zu benennen und zu reflektieren.
Und je nach Größe des Vereins, des Teams, der Organisation, kann man da auch drüber reden, eine sogenannte Projektvereinbarung abzuschließen oder auch tatsächlich für größere formale Aufgabenbeschreibungen zu formulieren. Aber auch auf diese beiden Punkte werde ich morgen noch mal ein bisschen näher eingehen.
Genau. Aber das wäre so ein Tool, da sind sich dann am Ende alle sicher, okay, das ist meine Aufgabe, okay, dafür trage ich die Verantwortung. Und dann ist das Arbeiten auf jeden Fall zielgerichteter, effektiver und mit weniger Konflikten behaftet.
Genau. Ja, dann kommen wir jetzt zum dritten Punkt, den Formalia. Da ist es wie auch schon eingangs gesagt, vor allem der wichtigste Punkt: Sind dann alle Formalitäten hinreichend berücksichtigt oder eben einfacher auf die Vereinswelt sozusagen bezogen, haben wir alle Vereinsunterlagen parat?
In großen Organisationen ist das kein großes Ding. Das ist irgendwo zentral hinterlegt. In kleineren Verein oder mittelgroßen Verein kann das sehr wohl ein Problem sein, weil man häufig gar nicht weiß, wer was hat, wo was hinterlegt ist.
Und da würde ich euch tatsächlich empfehlen, einen Basisordner anzulegen, am besten digital, auf den jeder irgendwie Zugriff hat. Da ist dann z. B. drin: die Satzung, der Freistellungsbescheid, das richtige Konto, auf das Geld dann auch gehen soll, eine Kurzbeschreibung des Vereins, wer sind wir eigentlich und was wollen wir oder aber auch vielleicht irgendeine Genehmigung, dass man z. B. den Jugendschutz hinreichend berücksichtigt oder oder, also das kann sehr vielfältig sein und ist bei jedem Verein individuell.
Und es, da muss auch nicht am Anfang perfekt sein, so ein Ordner, aber wichtig ist eben, dass es das gibt und dass die Menschen, die eben mit Anträgen, mit Fördermitteln zu tun haben, darauf Zugriff haben.
Genau. Der vierte Baustein ist dann tatsächlich oder sind die Ressourcen, denn da habe ich ja schon gesagt, eine realistische Ressourcenplanung ist einfach für ein Projekt wichtig, um sich die Frage zu stellen, ob die dann schon vorgenommen wurde oder einfacher gesagt, haben wir genug Zeit, Personal und Geld, um das wirklich zu schaffen. Damit meine ich natürlich dann das Projekt, was gefördert werden soll.
Genau. Ja, was da tatsächlich noch mal zu berücksichtigen ist, ist, dass meistens das vor dem Antrag nicht gefördert wird. Also die Arbeit, die ihr vor einem Antrag habt, die Akquise, die Organisation, die wird nicht gefördert. Ihr müsst wirklich gucken, ab wann fängt denn das Projekt an, ab wann wird auch gefördert.
Ähm, dann ist es auch wichtig tatsächlich noch mal zu gucken, was sind denn wirklich Eigenmittel? Können wir die in Eigenleistung erbringen oder brauchen wir da noch extra Geld für? Müssen wir dafür noch Spenden sammeln? Müssen wir dafür vielleicht andere Quellen nutzen?
Und dann ist es einfach auch noch ein großes Thema, dass zwischen Antragstellung und Antragsbestätigung häufig lange Wartezeiten liegen und dann auch nicht jeder Antrag erfolgreich ist. Das sind also Risiken, die einfach berücksichtigt werden müssen und man muss sich dann einfach die Frage stellen, wenn wir das alles tatsächlich berücksichtigen, können wir das Projekt dann noch gut umsetzen?
Denn das ist, wenn ein Fördermittelgeber einen Antrag sozusagen positiv bescheidet, dann geht der davon aus, dass man das alles kann. Und dann ist es wirklich noch mal im Verein so eine Art Realitätscheck, den man machen kann: Schaffen wir das auch wirklich alles?
Und es ist auch wirklich keine Schande zu sagen, wenn sich äußere Bedingungen geändert haben oder vielleicht auch die Vereinsstruktur geändert hat, dass man dann sagt, nee, dann machen wir das lieber nicht, anstatt nachher den Kontakt mit dem Förderer zu gefährden oder da vielleicht im schlimmsten Falle im Streit auseinanderzugehen.
Genau. Der nächste Punkt ist, da kam es eben schon: der Kontakt. Genau, der Kontakt und die Netzwerke. Liegt eine Kontakthistorie vor? Und gibt es Verbindungen im Netzwerk zum Fördermittelgeber oder einfacher: Kennen wir eigentlich die, die uns fördern?
Das ist tatsächlich eine immer wichtigere Frage, denn heute ist es tatsächlich so, aufgrund der gestiegenen Anträge, die durch KI auch erstellt werden, ist einfach so eine Antragsflut unterwegs gerade, dass der bloße Antrag vielleicht manchmal gar nicht mehr ausreicht, sondern es wirklich darum geht, dass man einen guten Kontakt hat, dass man den auch pflegt, wenn man eine Förderung erhalten hat, dass man die Leute einlädt, dass man einfach die auf Social Media verlinkt, dass man da wirklich eine gute Partnerschaft schafft, weil das wiederum ist dann auch eine gute Ausgangsbasis für Projekte, die sich vielleicht nach dem geförderten Zeitraum verstetigen können, für nachfolgende Förderanträge und so weiter.
Genau. Aber tatsächlich ist Kontaktknüpfen und in Kontakt bleiben nicht nur der Anruf, sondern auch einfach, dass ich mich gut mit meinem Fördermittelgeber auseinandersetze, dass ich mal recherchiere, was hat er denn schon gemacht, wie sind die aufgestellt, was waren Vorgängerprojekte, das gehört einfach alles in dieses große Thema Kontakte, Netzwerkpflege mit rein.
Genau. So, und dann habe ich jetzt noch mal eine Frage. Jetzt habe ich euch mal die fünf Bausteine so ein bisschen näher gebracht. Jetzt würde mich mal interessieren, wenn ihr das jetzt so gehört habt, das ist ja erstmal ganz schön viel. Was ist denn für euch tatsächlich gerade im Verein am schwierigsten? Eine Projektidee richtig gut zu entwickeln, Aufgaben im Verein verteilen, Unterlagen, Formalitäten im Blick behalten, die Ressourcen realistisch zu planen, passende Förderer zu finden, Kontakte aufzubauen oder vielleicht steht ihr auch noch ganz am Anfang und ihr habt euch noch gar nicht darüber Gedanken gemacht und hört das heute zum ersten Mal.
Ja, also tatsächlich ist Fördernde zu finden und Kontakte aufbauen und pflegen gerade am besten oder am höchsten vertreten.
74 %, 77 % haben abgestimmt. Genau. Warten wir noch mal kurz.
Okay, jetzt sind so ca. alle durch ungefähr. Ja, tatsächlich sind die meisten Stimmen bei passende Fördernde finden und oh, jetzt noch mal gerade geschwungen. Und Kontakte aufbauen und pflegen.
Ja, das ist tatsächlich ein riesengroßer Schritt und wird eben wie gesagt gerade die Netzwerk- und Kontaktpflege immer wichtiger. Tatsächlich habe ich morgen im Part Projektmanagement dazu auch noch mal ein bisschen was zu.
Aber für heute würde mich nachher, wenn wir noch mal eine Fragerunde gehen, vielleicht überlegt ihr noch mal: Was ist denn da euer Stand oder eure Erkenntnis bisher? Vielleicht gibt es da was, was wir für alle noch mal klären können oder vielleicht hat auch einer Erfahrung gemacht, die er gerne teilen möchte oder wozu er noch mal eine Meinung hören möchte, dann kann er oder sie das vielleicht nachher noch mal in der Fragerunde stellen.
Würde ich auch richtig spannend finden. Okay, erstmal danke für eure Eindrücke.
Gut, dann gehen wir jetzt noch mal eben zu diesem wichtigen Punkt weiter: von der Antrag- zur Beziehungslogik.
Genau. Was verändert sich, wenn wir Fördermittel nicht nur als Antrag, sondern als Beziehung verstehen? Ich habe euch da mal so eine kleine Gegenüberstellung mitgebracht.
Also, es ist tatsächlich so ein bisschen heute ein Perspektivwechsel vorzunehmen. Das war jetzt in der Zeit, wo ich mit dem Fördermittelmanagement angefangen habe, auch schon immer mal gesagt, so ne, ja, du musst gute Beziehung herstellen zum Fördermittelgeber und so weiter, aber das war immer so, das war immer so ein Punkt unter Ferner liefen. Wichtig war früher im, dass der Antrag im Zentrum steht, dass der Antrag gut geschrieben wurde und so weiter und so weiter und heute hat sich das eben so ein bisschen umgedreht.
Was bedeutet das jetzt für uns, wenn Fördermittelgebende zunehmend stabilere und langfristige Partnerschaften suchen? In der Antragslogik war es eben: Wie formuliere ich überzeugend? Und in der Beziehungslogik ist es eben: Wie verstehen wir Ziele und Logik des Fördermittelgebers?
Also, das ist das, was ich schon meinte. Was will der eigentlich und passen wir wirklich dazu? Ist das wirklich eine Passung, die da ist? Oder wollen wir tatsächlich nur irgendwo Geld für irgendwas herbekommen? Damit wird man selten erfolgreich sein. Man muss wirklich genau gucken, passen wir mit unserer Projektidee zu dem Fördermittelgeber? Genau.
Und dann war es bei der Antragslogik so, dass der Kontakt erst kurz vor der Frist meistens bestand, dass man vielleicht noch eine Nachfrage hatte oder dass man mal angerufen hat und gesagt hat, Mensch, ich bin mir vielleicht unsicher, bei der Zielgruppe ist das auch damit gemeint.
Genau. Und das ist eben was, was natürlich kann man immer noch machen und ist immer noch wichtig, aber wichtiger ist schon viel früher einen Kontakt herzustellen, früher schon mal nachzufragen, vielleicht jemanden auch schon mal einzuladen, sich wirklich mit dem, was der Fördermittelgeber will, wirklich auseinanderzusetzen.
Und dann war eben bei der Antragslogik so der Antrag als Einzelereignis. Das war halt wirklich das. Alle haben darauf hingearbeitet, der Antrag muss eingereicht werden und am Ende stand dann irgendwann der positive Bescheid. Man hat die Fördermittel bekommen.
Heute ist es so: Wir haben kompletten Projektplanungsprozess und die Kommunikation im Projektplanungsprozess muss einfach gedacht werden. Es muss sich wirklich eine Kommunikationsstrategie überlegt werden, wie kann ich mich wirklich so positionieren, dass dieser Fördermittelgebender uns interessant findet. Können wir den einladen? Können wir den irgendwie noch ja irgendwie mehr einbinden ins Vereinsleben. Natürlich alles nur, wenn er oder sie das auch will. Ansonsten kann das auch sehr schnell ein bisschen übergriffig werden, aber das ist eben so das Feingefühl. Trotzdem ist es so ungeheuerlich wichtig, sich da drüber wirklich gute Gedanken zu machen.
Genau. Und was eben bei der Beziehungsarbeit auch noch sehr wichtig ist, sie braucht Kontinuität. Das ist das, was ich eben mit auch mit Kommunikationsstrategie meine. Beziehungspflege kann eben oder die Pflege an sich kann der Booster in eurer Beziehungsarbeit sein.
Es ist tatsächlich aber so, dass sie auf jeden Fall die Grundlage ist für die Nähe und für das Vertrauen in der Zusammenarbeit.
Es ist tatsächlich auch so, dass bei bestimmten Förderanträgen oder speziellen Konzepten, beispielsweise ist so eine Bauförderung, wenn es um investive Maßnahmen geht, wenn es um wirklich größere Beträge geht, dann macht es häufig Sinn, tatsächlich auch noch mal einen externen Berater zu holen, der einfach einen noch mal gute Tipps gibt oder einen vielleicht auch schon mal die Recherche ein bisschen abnimmt.
Aber die direkte Kommunikation, die solltet ihr nie an Dritte übergeben, sondern die solltet ihr immer selbst machen, damit ihr immer mit eurer Organisation im Fokus bleibt bei den Fördermittelgebenden.
Und was total wichtig ist und was viele Chefs und Chefinnen da draußen vielleicht so ein bisschen abtun, ist tatsächlich, sie müssen auch Beziehungsarbeit leisten. Ihr seid, wenn ihr Fördermittel einwerbt, arbeitet ihr im Team mit eurem Vorstand, mit eurer Geschäftsführung.
Diese Menschen, die an der Spitze oder sozusagen an der öffentlichen Front eures Vereins stehen, wirken oft als Teamöffner. Die haben die Kontakte zu Bürgermeistern, zu irgendwelchen Ämtern, zu bestimmten Service Clubs vielleicht, also einfach zu der, zu eurem, zu den wichtigen Kontakten in eurem Sozialraum und sie übernehmen damit eben auch einen Teil der operativen Projektarbeit.
Und es ist absolut wichtig, dass ihr da immer in einem guten Austausch bleibt und dass die Personen im Vorstand oder in der Geschäftsführung diese Arbeit auch anerkennen und vor allem auch diese Rolle anerkennen.
Genau. Wie könnt ihr diesen ganzen Prozess unterstützen? Da würde ich euch tatsächlich dazu raten, schaut euch die Tools an oder die Werkzeuge, die ihr sowieso schon nutzt. Ihr habt wahrscheinlich vielleicht Outlook, ihr habt andere Projektmanagement-Tools, ihr habt vielleicht andere kleine Kniffe und Tricks, die ihr benutzt.
Versucht, also da so ein bisschen vernetzt zu denken und zu schauen, okay, wie kann ich das jetzt benutzen für meine Kontakthistorie? Wie kann ich z. B. mir vielleicht auch ein Tagebuch anlegen, wann habe ich den Fördermittelgeber kontaktiert, wann will ich noch mal nachfassen? Wie wollen wir das machen? Wollen wir zusammen was auf Social Media veröffentlichen und und also versucht, Tools zu benutzen, Erinnerungsfunktionen zu benutzen, die sowieso schon da sind.
Genau. Ja. So, wie ich schon am Anfang gesagt habe, jeder Anfang ist schwer, aber es hilft, wenn man sich große Brocken in kleine Steinchen sozusagen aufteilt.
Und womit ich ganz gute Erfahrung gemacht habe, ist einfach, große und komplexe Aufgaben einteilen in vielleicht 30 Tage. Ich weiß nicht, jeder Monat hat 30 Tage, aber so eine Monatslogik vielleicht zu fahren, dass man sagt, was also das sind meine Aufgaben und was kann ich aber realistisch und wirklich erfolgreich in den ersten 30 Tagen entweder anschieben oder sogar vielleicht schon erledigen und dass man sich da wirklich eine Aufgabe aussucht, vielleicht auch zwei.
Es kommt auf den Umfang drauf an, wie ihr in eurem Verein, in eurer Organisation eingeplant seid, aber auf jeden Fall so, dass man das schafft, weil das ist erstmal gut für die eigene Psyche und dann auch für euren Vorstand oder für eure Geschäftsführung, weil ihr könnt nach 30 Tagen schon einen ersten Erfolg vorweisen und wie cool ist das denn eigentlich genau?
Ja, also tatsächlich würde ich euch da einfach raten, loszulegen. Baut euch einen 30-Tage-Plan, der eben individuell ist, aber wirklich realistisch und mit erreichbaren kleinen Etappenzielen. Dadurch können die ersten wichtigen Schritte in der institutionellen Bereitschaft einfach schon mal gemacht werden.
Ich habe da so mal drei Sachen rausgesucht. Z. B. die erste Herausforderung ist z. B., dass man überhaupt sich einen Überblick über relevante Ausschreibungen, also dass man einfach die relevanten Ausschreibungen im Blick behält und da sich schon mal eine Struktur zu überlegen, wer macht denn das? Mache ich das oder macht das jemand, der vielleicht sowieso Newsletter bei uns verwaltet und der kann dann auch noch Newsletter von Stiftungen bekommen und so und informiert mich dann.
Also, da gibt's verschiedene Wege, aber wenn man das geklärt hat, ist schon mal eins sichergestellt. Ihr verpasst keine Ausschreibung mehr und das ist doch schon mal großartig.
Dann, wie vorhin gesagt, die Vereinsunterlagen liegen noch nicht digital vor, dass man sich wirklich immer sagt, okay, bis zum Monatsende schaffe ich das, alles, was für Fördermittelanträge relevant ist, einmal zu digitalisieren und so zu hinterlegen, dass ich und andere Personen, die im Fördermittelmanagement arbeiten, dadurch guten Zugang haben.
Und oder sich vielleicht tatsächlich über die Kontaktpflege Gedanken zu machen und zu sagen, also wir wollen das nicht erst anschieben, wenn wir wirklich das Geld brauchen, sondern schon mal zu gucken, welche Stiftung gibt's denn da? Wenn ich jetzt an dem Sportverein denke oder an Tierschutzverein, dass man da mal guckt, okay, das sind Stiftungen, die unterstützen würden, potenzielle Projekte bei uns unterstützen, das kann ich mir mal auf eine Kontaktliste aufschreiben und die vielleicht mal kontaktieren und sagen, Mensch, wir sind hier der Sportverein sowieso und wir haben ein Fest. Wollen sie zu uns kommen? Wollen Sie vielleicht mal die Arbeit Ihrer Stiftung vorstellen? Wir sind so begeistert von ihnen. Wir würden uns so freuen. Sie sind eingeladen. Also, dass man solche kleinen Sachen schon mal macht.
Und es reicht wirklich eine Aufgabe, aber wenn man die gut macht, hat man schon mal richtig viel geschafft. Genau. Und dann kann man sie auch abhaken.
Ja, jetzt habe ich ja vielleicht bei euch so ein paar Ideen geweckt oder vielleicht auch schon mal erste konkrete Sachen in euren Kopf bewegt, die sich vielleicht jetzt in die Realität bewegen. Und mich würde jetzt mal interessieren, so ganz spontan, was wären denn für euch Schritte, die ihr in den nächsten 30 Tagen umsetzen könnt?
Vielleicht eine Klärung der Aufgaben und Zuständigkeiten, Ordnung in unsere Vereinsunterlagen bringen, Projektidee schärfen, Ressourcen realistisch planen, passende Förderprogramme recherchieren oder eben schon mal Kontakte aufbauen.
Oh, jetzt läuft die Abstimmung wieder. Das ist immer so super spannend, das zu beobachten. Ja, und das zieht sich wie ein roter Faden durch. Passende Förderprogramme recherchieren. Das war ja eben tatsächlich auch schon was, als sehr wichtig erachtet wurde und eine hohe Priorität bei euch hat. Okay.
Großartig. So, jetzt sind wir schon bei über 70 % der Menschen, die abgestimmt haben. Ein paar Abstimmungen kommen noch, aber es kennzeichnet sich wirklich hier, dass passende Förderprogramme recherchieren das Wichtigste für euch ist.
Okay, aber das ist doch tatsächlich wirklich eine gute Sache, die man aufgreifen kann und sagen kann, Mensch, wenn man hier z. B. drei passende Stiftungen oder sowas gefunden hat. Man kann sich gut darauf vorbereiten, man kann das mit dem Vorstand der Geschäftsführung kommunizieren. Das ist ein richtig guter erster Schritt, um mit weiteren Planungen einfach voranzuschreiten. Danke schön.
Ja, so mal gucken. Dann wäre ich an dieser Stelle schon fast durch und sage danke, dass ihr mir zugehört habt und ich hoffe, es war ein erster kleiner Ritt durch die institutionelle Bereitschaft und ich hoffe, ich konnte euch da schon ein bisschen weiterhelfen und bin jetzt auch ganz neugierig auf die Fragen, die vielleicht bei euch entstanden sind.
Vielen Dank.
