Stelle dir zunächst die Frage, ob du im Vorstand bist. Bei den meisten Vereinen ist es so, es gibt aber auch andere Möglichkeiten. Frage dich dann, ob du darüber hinaus geschäftsführendes Vorstandsmitglied bist - auch genannt Vorstand nach §26 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Auch das ist in vielen Vereinen so; in anderen gehörst du zum erweiterten Vorstand oder wirst von der Mitgliederversammlung dazu bestimmt. Entscheidend ist, was eure Satzung der Funktion als Kassenwart:in zuschreibt.
Ein kleiner Verein mit sechs Mitgliedern verteilt alle Aufgaben unter sich. Das Amt der Kassenwart:in haben sie über einige Jahre fest im Vorstand verankert. In der Satzung stand:
§ X Kassenwart:in
Der geschäftsführende Vorstand besteht aus der oder dem Vorsitzenden, der Stellvertretung und der Kassenwartin oder dem Kassenwart. Er ist Vorstand im Sinne des § 26 BGB.
Das wurde den verantwortlich Tätigen zu starr und der rechtliche Druck zu groß. Deshalb gliederte der Vorstand das Amt aus, die Kassenführung wurde von einer Person übernommen, die nicht dem Vorstand angehört. Die rechtliche Verantwortung bleibt aber beim Vorstand.
§ X Kassenwart:in
Die Mitgliederversammlung wählt jährlich aus ihrer Mitte eine Kassenwartin oder einen Kassenwart. Die Wahl erfolgt für ein Jahr. Wiederwahl ist zulässig. Das Amt ist jährlich durch Neuwahl oder Wiederwahl zu bestätigen.
Die Mitgliederversammlung bestimmt nun, wer Kassenwart:in wird und kann das jährlich ändern. Damit wird auch die Haftung für dein Amt übersichtlicher - allerdings muss klar geregelt werden, wer über Zahlungen entscheidet, wer Bankvollmachten erhält und wer die Verantwortung für den Jahresabschluss trägt. Dies kann zum Beispiel in einer zusätzlichen Geschäftsordnung geregelt werden.
Wichtig zu verstehen ist, in welchen Fällen welche Form der Haftung überhaupt entstehen kann.
Die größte Befürchtung vieler Kassenwart:innen ist die persönliche Haftung. Nicht jeder Fehler führt dazu:
Grundsätzlich haftet der Verein als juristische Person mit seinem Vereinsvermögen, nicht du mit deinem Privatvermögen. Eine persönliche Haftung für die ehrenamtliche Tätigkeit als Kassenwart:in kommt nur in besonderen Fällen in Betracht – etwa bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Der Grundsatz dabei: Du triffst Entscheidungen nicht nach persönlichen Interessen, sondern im Interesse des Vereins und entsprechend seiner Satzung. Umgangssprachlich handelst du ‘zum Wohle des Vereins’.
Wer die Arbeit ehrenamtlich durchführt und dafür nur einen geringen finanziellen Ausgleich erhält profitiert vom Haftungsschutz der § 31a BGB und §31b BGB . (Stand 2026 liegt für dieses Haftungsprivileg die maximale Vergütungshöhe bei 3.300€ ( § 31a BGB). Für einfache Fehler musst du in der Regel nicht mit deinem Privatvermögen einstehen.
Hier findest du eine Übersicht zu den zentralen Haftungsregeln:
Vorsatz
Euer Sportverein baut für 8.000€ ein Carport auf dem Vereinsgelände. Es soll ausschließlich der private Pkw des:der Vorstandsvorsitzenden dort stehen. Der:die Vorstandsvorsitzende weiß, dass das Carport nur ihm:ihr privat zugutekommt. Trotzdem beschließt er:sie gemeinsam mit dem Vorstand, es aus der Vereinskasse zu bezahlen. Das ist problematisch: Der Verein bezahlt eine private Nutzung aus Vereinsmitteln. Das Geld kommt damit nicht dem Vereinszweck zugute, sondern begünstigt ein einzelnes Vorstandsmitglied. Hier kann Vorsatz vorliegen, weil die zweckwidrige Verwendung bewusst in Kauf genommen wird.
Grobe Fahrlässigkeit
Nach dem Sommerfest nimmst du die Tageseinnahmen mit nach Hause, um sie später einzuzahlen. Du entnimmst kurzfristig 300€ aus der Kasse, um damit eine private Autoreparatur zu bezahlen, in der Absicht, das Geld später zurückzulegen. Ein anderes Mitglied braucht nun Bargeld. Das fehlt nun, und du kommst in Erklärungsnöte.
Warum ist das Veruntreuung? Auch wenn du das Geld später tatsächlich zurückzahlen wolltest, hast du Vereinsvermögen für private Zwecke verwendet. Das kann als Veruntreuung oder Unterschlagung strafrechtliche Folgen haben.
Spendenquittungen brauchen deine besondere Aufmerksamkeit. Mit ihnen bestätigt ein gemeinnütziger Verein, dass eine Spende steuerlich absetzbar ist ( § 10b Abs. 4 EStG). Deshalb musst du sie immer sorgfältig prüfen. Das Wichtigste ist, dass der Zweck der Spende zu euren gemeinnützigen Satzungszielen passt, und auch so ausgestellt ist. Achte zudem darauf, dass nur unterschriften berechtigte Personen sie unterschreiben! Schaue nach, welche Kriterien eine Spendenquittung erfüllen muss (mehr dazu im Modul 2 "Mitgliedsbeiträge und Spenden verwalten").
Stellst du unberechtigt eine Spendenbescheinigung aus, kann der Verein für den dadurch entstandenen Steuerschaden haften. Deshalb solltest du Spendenbescheinigungen nur ausstellen, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.
Werden sie falsch ausgestellt oder Spenden zweckwidrig verwendet, kann eine besondere Haftung greifen, die sogenannte Ausstellerhaftung § 9 Abs. 3 KStG. Eine falsch ausgestellte Spendenbescheinigung kann teuer werden:
Bist du laut Satzung gesetzliche:r Vertreter:in, haftest du auch steuerlich, wenn Steuern durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzung nicht rechtzeitig gezahlt werden ( § 69 AO) – auch hier nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.
Wenn du Arbeits- oder Honorarverträge zum Überweisen oder Auszahlen vorgelegt bekommst, musst vorher geprüft sein, ob die Tätigkeit selbstständig ausgeübt werden darf, oder ob es sich eigentlich um ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis handelt. ( §7 SGB IV, § 34 AO).
Entscheidend sind zum Beispiel Kriterien wie Weisungsgebundenheit, feste Arbeitszeiten oder die Einbindung in eure Vereinsabläufe – nicht die Bezeichnung im Vertrag ( §7a SGB IV). Bei Unsicherheit könnt ihr euch beraten lassen von Rechtsanwält:innen oder der juristischen Beratung der DSEE. Als letzter Schritt bleibt euch ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung zu beantragen.
Wenn Mitarbeitende fälschlicherweise als Selbstständige statt als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte eingestuft wurden (sogenannte Scheinselbstständigkeit), kann der Auftraggeber – meistens der Verein oder das Unternehmen – erhebliche Sozialversicherungsbeiträge nachzahlen müssen.
Die meisten Kassenwart:innen werden in ihrer Amtszeit nie mit einer Insolvenz ihres Vereins konfrontiert.
Trotzdem ist es gut, die wichtigsten Warnsignale zu kennen. Zeichnen sich Zahlungsprobleme ab, solltest du den Vorstand sofort informieren. Zahlungsunfähigkeit liegt vor, wenn dein Verein seine fälligen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr erfüllen kann, weil die verfügbaren Geldmittel nicht ausreichen. Das bedeutet: Rechnungen, Löhne oder andere fällige Verbindlichkeiten können nicht mehr rechtzeitig bezahlt werden.
Du musst nicht selbst beurteilen können, ob tatsächlich eine Insolvenz vorliegt – dafür gibt es Fachleute. Deine Aufgabe ist es, aufmerksam zu sein, Unregelmäßigkeiten ernst zu nehmen und den Vorstand frühzeitig darauf hinzuweisen. Wenn ihr bei ersten Anzeichen rechtzeitig Rat einholt, könnt ihr viele Probleme vermeiden. Du musst diese Verantwortung also nicht allein tragen.
Fachliche Beratung gibt es zum Beispiel bei einer Rechtsanwaltskanzlei, eurem Dachverband oder der juristischen Beratung der DSEE.
Die jährliche Entlastung durch die Mitgliederversammlung ist dein persönlicher Meilenstein: Sie befreit dich von Haftungsansprüchen für das abgelaufene Geschäftsjahr – für all jene Sachverhalte, die im Kassenbericht tatsächlich dargestellt wurden und für die Mitglieder erkennbar waren.
Zehn von Hundert Mitgliedsbeiträgen wurden nicht gezahlt. Zwar hast du Mahnungen geschrieben, aber Zahlungen sind nicht eingegangen. Die Mitglieder reagieren auch nicht.
Ein gemeinsamer Beschluss der MV - zum Erlass der Beiträge, zum weiteren Versuchen des Eintreibens oder zum Einschalten rechtlicher Hilfe - das hilft dir in der Arbeit und entlastet dich für das nächste Jahr. Verschweigst du es, kannst du Haftungsprobleme bekommen (mehr dazu siehe Modul 2 "Mitgliedsbeiträge und Spenden verwalten").
Seid ihr gut versichert? Frage nach, welche Versicherungen bestehen und was sinnvoll wäre.
Eine Person rutscht auf einem nicht beseitigten nassen Boden in den Vereinsräumen aus und verletzt sich. Wenn der Verein seine Verkehrssicherungspflicht verletzt hat, kann die Vereinshaftpflicht für den Schaden eintreten.
D&O bedeutet ‘Directors and Officers’; in etwa: Vorstände und Geschäftsführungen. Diese Versicherung schützt den Verein bzw. seine verantwortlichen Vorstandsmitglieder vor den finanziellen Folgen bestimmter Pflichtverletzungen und Fehlentscheidungen. Sie richtet sich speziell auf die persönliche Haftung insbesondere von Vorständen aus. Sie kann daher eher als Absicherung der Kassenwart:in bzw. Vorstandsmitglieds verstanden werden, wenn diese:r als versicherte Person eingeschlossen ist.
Beispiel 1: Du bist als Kassenwart für die Überweisung von Vereinsgeldern verantwortlich und überweist aufgrund eines Fehlers Geld auf ein falsches Konto. Kann der Betrag nicht zurückgeholt werden, entsteht dem Verein ein Vermögensschaden. Je nach Versicherungslösung kann hierfür eine Vermögensschadenhaftpflicht- bzw. D&O-Versicherung greifen.
Beispiel 2: Euer Verein organisiert ein Festival und hat dafür Fördermittel in Höhe von 50.000€ akquiriert. Wegen groben Fehlern und Unregelmäßigkeiten in der Abrechnung will der Hauptförderer 30.000€ Fördergeld zurückbekommen. Hier kann die D&O greifen.
Es gibt Versicherungen, die finanzielle Risiken für den Verein absichern. Hier findest du eine Übersicht, welche für die meisten Vereine am wichtigsten sind:
Was deckt sie ab?
Personen- und Sachschäden, die der Verein oder seine Ehrenamtlichen Dritten zufügen.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Schützt den Verein vor hohen Schadenersatzforderungen und gehört zur Grundausstattung jedes Vereins.
Was deckt sie ab?
Reine Vermögensschäden, die durch Fehler des Vorstands oder anderer Verantwortlicher entstehen, z. B. Fristversäumnisse oder Fehlentscheidungen.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Besonders relevant für Vorstand und Kassenwart:in, da grundsätzlich Vermögensschäden nicht durch die Vereins-Haftpflicht abgedeckt sind. (bei großen Vereinen)
Was deckt sie ab?
Schäden durch Unterschlagung, Diebstahl, Betrug oder Veruntreuung von Vereinsgeldern durch eigene Vertrauenspersonen.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Kann den Verein schützen, wenn Vereinsgelder verschwinden oder veruntreut werden (nur bei größeren Vereinsstrukturen).
Was deckt sie ab?
Schäden an Vereinsinventar durch Feuer, Leitungswasser, Sturm / Hagel, Hochwasser, Einbruchdiebstahl oder Vandalismus.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Sichert Vereinsvermögen wie Computer, Musikinstrumente, Sportgeräte, Arbeitsmaterialien oder Büroausstattung ab.
Was deckt sie ab?
Unfälle bei der Ausübung des Ehrenamts, soweit kein anderer Versicherungsschutz greift.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Wichtig für Veranstaltungen und Arbeitseinsätze.
Was deckt sie ab?
Invaliditätsschäden der versicherten Vereinsmitglieder.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
Versicherungsschutz für alle Vereinsaktivitäten.
Was deckt sie ab?
Arbeits- und Wegeunfälle gemäß Sozialgesetzbuch.
Warum für die Kassenwart:in wichtig?
ACHTUNG: Vorstände und Kassenwarte können freiwillig pflichtversichert werden bei der VBG.
Eine Kontakt-Übersicht nach Themenbereich, damit Kassenwart:innen sofort wissen, an wen sie sich wenden können.
Unser hallo-Team ist für euch da!
