Früher oder später stehst du vor der Wahl: Du suchst das eine Datenbanksystem, das deine Kontaktverwaltung optimal unterstützt und dein Fundraising voranbringt. Der Markt wirkt unübersichtlich, der Aufwand ist hoch, die Investition ebenso – Fehler minimierst du am besten von Anfang an. Du vergleichst die passenden Produkte systematisch, definierst klar die Anforderungen deines Vereins und triffst auf dieser Basis zügig eine Entscheidung.
Aufgezeichnet am: 25.05.2022
Jetzt legen wir hier gemeinsam los. Und damit wir auch alle wissen, wovon wir eigentlich reden bzw. ein gemeinsames Verständnis haben, ganz flott ein paar Begriffe.
Wenn ich von Fundraising spreche, dann meine ich die strategisch gesteuerte Akquise, Bindung und Verwaltung und eine umfassende Sicht auf Personen, Organisationen, Unternehmen, die unsere Organisation unterstützen – und zwar durch Geld- oder Sachspenden. Das ist das Gros. Ich weiß, welche Organisationen sehen das alles ein bisschen anders, aber das ist die Definition, mit der ich arbeite. Und weil Frank Weise seine – furchtbar, ne? – ist diese Überschriften in der Präsentation so riesig, habe ich einfach in Zukunft überall Fundraising abgekürzt durch das CRM. Das kommt häufiger vor, ist nicht so ein richtig schöner Begriff bei uns in der Für-die-Gesellschaft. Customer Relationship Management (CRM) bedeutet das Management von Kundenbeziehungen. Und keiner von uns, denke ich, nennt seine Spender, seine Ehrenamtlichen, seine Freunde und Förderer „Kunden“. Also man könnte den Mittel versetzen durch die Wissenschaft: Management Engagierten-Verwaltung etc. Ich bleibe aber bei dem Begriff CRM, einfach weil das der Begriff ist, der sich eingebürgert hat und ja, Datenbanken auch so beworben werden.
Und wofür wir über verschiedene Dinge sprechen: Die Frank-Bertling-Datenbank ist demnach eine Software, die dieses, was Sie eben erklärt haben, frankreich erleichtert, automatisiert oder manche Dinge überhaupt erst möglich macht. Es ist einfach ein Vorteil an dem Ganzen. Es gibt bestimmt Vereine, die gut mit anderen Mitteln arbeiten können, eventuell sogar mit den Bordmitteln des Office-Pakets. Aber irgendwann kommt man da an Grenzen. Und Sie kennen wahrscheinlich das Problem: Irgendwann erwischt es jeden bei der Excel-Tabelle – mal was sortiert zu haben und dann irgendwas geändert zu haben – und oberstetten flagship, ich hatte nicht alle Spalten drin, und jetzt ist das Chaos drin und man weiß nicht genau, wo das ist. Also Verletzung Prinzip. Der Vorteil, wenn man versucht, seine Daten in einem eigenen System zu verarbeiten: dass man an vier Stellen schneller ist – also einfach hinaus Knöpfchen drücken muss und dann kommen die Zuwendungsbestätigungen dank before aus. Und Sie müssen nicht Appetit-Titel für all jene einzelnen Bankbriefe machen oder daraus einen Serienbrief bauen oder wie auch immer. Es ist effizienter, denn Sie verwalten und verarbeiten wirklich große Mengen an Informationen.
Also gerade, wenn Sie sich kennen, diesen Moment „Weihnachtskarten“: „Gefasst sein: Okay, wer bekommt die eigentlich alle?“ Ja, und dann hat man vielleicht eine Excel-Tabelle vom letzten Jahr und dazwischen sind neue dazugekommen. Der eine hat hier doch was verändert, der andere hat dort was verändert, und jetzt in den Homeoffice-Zeiten ist das auch noch bei dem einen auf dem Stick und bei dem anderen vielleicht schon über Cloud, und beim dritten ist es irgendwie im Büro auf dem Rechner. Also wird Excel irgendwann hakt, wenn Sie zu viele Personen sind, wenn es zu viele Daten sind oder wenn Sie auf den Datenschutz gucken. Und deswegen macht es von den vielen Stellen Sinn, das Ganze in einem eigenen System zu machen.
Ja, ist die große Frage: Wie finde ich denn eigentlich eine passende, eine für mich passende Frank-Weise-Datenbank? Ich habe eben von den acht Schritten gesprochen. Das sind die, auf die wir uns zurückziehen können. Am Ende ist das die Essenz aus allem. Das Schwierige, warum wir den ganzen Spaß hier machen, ist: Es ist wirklich mehr das Gefühl, man möchte Myrrhe miteinander vergleichen. Die verschiedenen Systeme können unterschiedliche Dinge, deren Kostenstruktur ist komplett unterschiedlich. Und wenn man sich das eine angeschaut hat und denkt: „Guck mal, das gefällt mir“, und sich dann das andere anschaut, hat man das Gefühl, ich fange wieder von vorne an. Ich muss wieder neue Sachen verstehen, und irgendwie kriegt man das nicht übernommen, eingelegt. Und dann möchten wir im Prinzip helfen, die verschiedenen Entscheidungen einfach objektivierbarer zu machen, die Datenbanken in eine Vergleichbarkeit zu bringen.
Ich muss leider vorweg sagen: Das ist keine Erlegen-Gebäuden-Mich-Sorgen. Für diejenigen, die auf sie gewartet haben, die muss ich leider enttäuschen. Es gibt nämlich nicht die eine, die alles kann, die also sowohl in Ihr Budget passt als auch in Ihre IT-Landschaft, wo Sie sagen: „Die Oberfläche, die gefällt mir richtig gut, mit der kann ich gut arbeiten“, das Gefühl haben, der Anbieter ist jemand, mit dem Sie gut arbeiten können, die Chemie stimmt. Das nach habe ich eine gesucht. Das, was für Sie passen muss, ist, dass das wirklich genau zu den Bedarfen Ihres Vereins passt. Und damit können Sie dann losrennen: Schauen Sie, was brauchen Sie unbedingt und was ist einfach nur cool und nett, aber ist nicht das, was Sie wirklich benötigen.
Ja, ich habe eben schon von den acht Schritten gesprochen – hier sind sie. Ja, ist ein bisschen was zu tun, und „Do it yourself“ kommt eben auch von „do“, also nicht nur und look, sondern eben auch tun. Und es gibt ein bisschen was zu machen. Aber es ist wirklich so, dass wir sehr viele Organisationen haben, die an uns herantreten, weil sie diesen Schritt schon alleine gegangen sind. Das ist eine hohe Investitionssumme in die Hand nehmen, und es ist super, super ärgerlich, wenn man dann zwei, drei Jahre später feststellt: „Das war’s nicht“, und dann noch mal zurück. Dann hat man Geld verbrannt, man hat Energie verbrannt, die Leute haben – heißt es – überhaupt keinen Bock mehr auf die zweite Runde. Und insofern ist mittlerweile so ein geflügeltes Wort bei uns, dass Sie am besten keine Abkürzung nehmen sollten, weil es einfach länger dauert.
Der eine oder andere von Ihnen heißt vielleicht schon dabei, diesen Berg zu erklimmen, der andere steht noch weiter vorne. Aber genau dafür ist dieses Webinar. Gehen wir also durch. Schritt: Wir nennen Ihnen dafür „Banken“. Gibt es wahrscheinlich so nicht im Bogen, den Handwerker ausgedacht. Was verstehen wir darunter? Wenn Sie das System suchen, das zu Ihnen passt, stellen Sie sich vor, Sie machen sich auf eine Reise. Und in der Regel werden Sie sich anschauen: „Okay, wie ist eigentlich das Land, wohin ich reise, so aufgestellt? Wie ist das Wetter? Kann ich die Sprache? Die ersten Sätze irgendwie im Wörterbuch raussuchen?“ Und ungefähr so stellen Sie sich das auch hier vor. Wir schlagen Ihnen also vor: Machen Sie sich ein bisschen kundig in diesem Bereich. Auf Datenwelten finden Sie – ja, wir haben ein Vokabelheft in der Hand. Das sind einfach einige Begriffe drin, die Sie, wenn Sie die verstehen, was damit gemeint ist, sicherer durch diesen Weg gehen lassen. Denn oft reden wir mit den Anbietern aneinander vorbei, weil sie eine andere Sprache sprechen als wir. Und ja, wir denken danach, wir wären raus und versuchen, die Sprache der IT zu sprechen, und die andere Stelle hört zwar die Worte, aber das passt nicht zu dem, was ich ansonsten sage, und es kommt zu großen Verwirrungen. Und deswegen: immer fragen, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Aber sich auch wirklich mal hineindenken: „Okay, welche Begriffe sind eigentlich relevant für das Nächste, was hier zu tun ist?“
Zu dem Bereich Grundwissen Datenbanken/OGI gehört für mich auch, dass man die Kostenmodelle versteht. Was sonst? Es gibt mehr Kostenmodelle, als Sie an einer Hand abzählen könnten. Aber sie alle haben eine gewisse Logik. Also: Manche preisen ihr Produkt daran, wie viele Adressen Sie haben, andere anhand der Buchungen. Es ist immer relevant, wie viele User mit dem System arbeiten: Wie viele sollen gleichzeitig damit arbeiten? Manche Systeme kann man kaufen, andere kann man an Fürstlichen – da kann man über den Service bieten. Also das einmal zu verstehen, dann können Sie auch später Angebote ganz anders lesen und nebeneinanderlegen. Insofern gehört das für uns auch noch in den ersten Schritt: diese Kostenmodelle zu verstehen.
Ansonsten habe ich gestern schon bei dem Seminar von 24/5 ein bisschen genauer reingeschaut und vorgestellt – auch ein Teil von dieser ersten, im ersten Schritt –, nämlich: Aus welchen Perspektiven kann dieses System Sie eigentlich unterstützen? Das können Sie auch bei Datenwelten; deswegen gehe ich da heute einfach mal grob drüber. Aber eben: Wissen verschaffen. Wie kann dieses System mir eigentlich helfen? Was gibt es eigentlich?
Das sind zum Beispiel Vokabeln, die bei uns im Programmheft drinstehen. Sagen: „Okay, da passiert es immer wieder, dass unsauber miteinander gesprochen wird.“ Man spricht von einem Lasten- und Helfen-Weil, aber ein Anforderungskatalog – wenn man sagt, ich will sie kaufen –, aber diese Software gibt es gar nicht zu kaufen. Ja, und was ist eigentlich eine Möglichkeit, die Preise nebeneinander zu stellen? Das ist dann der Prozess. Dann machen wir Ihnen einen Vorschlag, zu sagen: „Okay, diese merkwürdigen, unterschiedlichen Kostenmodelle kann man versuchen, auf einen Nenner zu bringen, wenn man danach den Fokus größer zieht, indem man die Kosten auf Jahre verteilt.“ So also: Was für Kosten entstehen bei der Investition am Anfang? Was für laufende Kosten? Jahr 1, 2, 3, 4, 5. Und sich dann die Gesamtsumme anzuschauen. Aber jetzt schon inhaltlich drin. Ich wollte Ihnen eigentlich nur mitgeben, dass das einfach Dinge sind, die Sie zur Datenbank finden.
Verschaffen Sie sich ein Grundwissen und ein Grundvokabular.
CRM-System funktioniert eigenständig für die Verwaltung von Kontakten und Beziehungen. Das heißt: alles, was Sie so an – ja, wird, was wir besprochen haben – wo die Adresse ist, die Telefonnummer ist, was Sie ihm geschickt haben, was man Ihnen vielleicht versprochen hat – „Man, besser ihn noch mal nächste Woche erinnern“ – oder irgendetwas. Das alles können Sie in einem CRM ab… Das ist keine Spendenbuchhaltung. So können Sie das ein bisschen wie das Gedächtnis Ihres Vereins vorstellen – vielleicht auch so ein bisschen die ganzen gelben Zettel, die man so hat.
Das Fundraising-System ist dann einen Schritt weiter. Es ist quasi um ein Zentrum gebaut und ist quasi – geländes – der Motor des Vereins. Es enthält im Kern ein CRM, hat eine Spendenbuchhaltung und fundraisingspezifische Funktionalitäten. Das klingt furchtbar lang, bedeutet aber nur: die Dinge, die Sie für Ihr Fundraising brauchen, werden quasi mitgemacht von diesem – im Handwerk in Teilen. Also manche von Ihnen benötigen das für Kampagnen, Aktionen. Unterstützte Workflows sind unglaublich hilfreich. Also wenn Sie einmal eingestellt haben, wenn die Daten reingezogen werden – überhaupt vom Kontoauszug –, und Sie haben bei einer Person lieber hinterlegt, Sie haben gesagt: „Alle Sachen, die reinkommen, gehen auf dieses und jenes Konto und werden als Erlös für ein Projekt gebucht, und diese Person bekommt den richtigen Dank gekriegt dazu, und es wird im Hintergrund nachgeschaut: Möchte die Person überhaupt einen Dankbrief? Möchtest du, dass der Gang zum Steuerberater geht, um…? Möchte sie, dass sie einmal im Jahr das Ding erhält?“ Das sind alles Sachen, die können Sie im Hintergrund einmal einstellen. Und wenn es einmal läuft, dann läuft es einfach. Und Auswertungen.
Aber ansonsten wird es eben auch so, dass Sie völlig unterschiedliche Ansprüche an Ihr System haben, je nachdem, ob Sie z. B. Mailings versenden, ob Sie Fremdadressen reinholen, ob Sie Haustür-Werben machen, wenn Sie mit Geldauflagen Fundraising betreiben, ob Erbschafts-/Erbschaft-Rankweil Sinn machen – für all diese Dinge braucht es unterschiedliche Funktionalitäten. Wenn Sie Veranstaltungen machen, wenn Sie viel an der Webseite machen, mit dem Online-Bereich viel machen – und genau das, was Sie an Fundraising machen, muss Ihre Datenbank abbilden können.
Ja, und wir treffen ganz häufig auch die Mitgliederverwaltung an. Deswegen werden wir noch mal ganz kurz: Die ist weder noch – ist weder CRM noch Fundraising-System, weil einfach fürs Fundraising ganz, ganz viel fehlt. In der Regel werden dort eher auf Sachebene Informationen zu den Mitgliedern gespeichert: Also wie heißt der Mensch, wo wohnt er, was ist seine Mitgliedsnummer, wie ist der Mitgliedsbeitrag, dies, das, auch die Kontonummer. Aber das Ganze drumherum von Beziehungsarbeit – das fehlt oft in der Mitgliederdatenbank.
Schritt zwei ist Inventur. Diejenigen, die gedacht haben: „Och, man, kann man da jetzt auswählen?“ – muss ich ein bisschen vertrösten. Es ist wirklich so: Diese Schritte in der Reihenfolge machen. Inventur/Standortbestimmung heißt: Schauen Sie erst mal, bevor Sie sagen – also, bevor Sie den Katalog durchschauen und sich all die schönen Datenbanken – gucken Sie eigentlich, was haben Sie, was Sie verwalten möchten. Also: Welche Kontakte haben Sie? Wie viele haben Sie? Mit welchem System werden die im Augenblick verwaltet? Welche anderen Daten? Welche andere Software haben Sie im Einsatz, wo es also Schnittstellen bedarf? Wie kommen eigentlich die ganzen Zahlen in Ihr Konto am Tag? Arbeiten Sie, tippen Sie noch die Kontoauszüge, oder pflegen Sie den elektronischen Kontoauszug, die ganzen Geschichten eingelesen? Und wer macht das wirklich? Das sind eventuell Flaschenhälse bei Ihnen, wo Sie sagen: „Das muss anders, besser werden.“ Also im Prinzip: Gucken Sie einmal, wie es jetzt ist, damit Sie dann im nächsten Schritt sagen können: „Okay, ich habe gesehen, das haben wir. Und wenn ich sehe, das haben wir, dann sehe ich auch das Problem, das wir haben.“ Sie sehen nämlich in solchen Momenten oft nicht nur die Flaschenhälse, von denen ich gesprochen habe, sondern eben auch, was Sie besonders häufig machen. Also: Manche – für manches – Kontakte neu anlegen. Für alle, die sich im 105 Lottelo anlegen, ist das für mich viel. Für mich ist aber das Buchen relevant oder die Verarbeitung von Materialversendungen oder so Geschichten. Also: Schauen Sie, was Sie oft machen, und schauen Sie, was Sie überhaupt nicht gerne machen, weil es die Kontroll-Stress… Also im Prinzip so zwei Enden einer Skala: „Ich mache es besonders oft“ und „Ich möchte es besonders ungern“ oder „Bei uns läuft der Prozess total unrund“. Aber dann wissen Sie im Prinzip, was die neue Datenbank können soll. Sie soll das eine besser und schneller machen, was Sie oft machen, und das andere besser lösen, damit Sie eben nicht mehr jedes Mal kurz vor Weihnachten die K5 versenden – den halben Merkel zusammen.
Her Schritt ist dann daraus zu sehen: Hey, also wir haben gesehen, wir brauchen etwas, was zum Beispiel jetzt abbildet, dass ich eine Fundraising mache, dass ich mit Geldauflage arbeite, sehe ich großes Mailings und Fremdadressen verarbeite. Also ich sag jetzt mal ganz willkürlich zusammengestellt – müsste irgendeinen Sinn machen. Wenn das Ihre drei Fundraising-Instrumente sind und Ihre Zielgruppen klar sind, dann können Sie sagen: „Okay, dafür brauchen wir das passende System.“ Und diese Erfassung des eigenen Bedarfs haben wir einmal unterteilt in drei Schritte: nämlich einmal der Bedarf im Fundraising, von dem Amerikanischen gesprochen; dann Schnittstellen – ich habe es zwar schon gesagt, aber ich schreibe es noch mal hin, weil die nämlich echt… für diese… und wir haben kein schöneres Wort als „Besonderheiten“.
Also im Fundraising: Es ist gemein, weil an dieser Stelle wollen Sie eigentlich losrennen, und dann stellt Ihnen jemand die doofe Frage: „Kommen wir eigentlich aus solch einer Strategie, und sammeln wir, weil Sie ja eventuell schon länger dran sind oder weil alle im Verein sagen: ‚Die brauchen wir aber‘ – und alles richtig, keine Zeit und Chor?“ Jetzt werden Sie schon wieder auf die Frage zurückgeworfen. Weil wenn wir eine Strategie haben, wissen Sie, wo Sie hinwollen, und manche Ziele kann man nur mit den entsprechenden Werkzeugen bis dahin erreichen. Und deswegen macht es total Sinn, eine Datenbank zu wählen, die Sie dahin bringen kann. Wenn Sie also als Ziel haben, wofür Sie gewisse Auswertungen brauchen, die Sie aber nicht zu Fuß machen können, dann muss Ihr System diese Auswertungen vornehmen können. Wenn Sie große Mengen von Adressen verwalten möchten für bestimmte Veranstaltungen, für Mailings, dann sollte das System das können, weil Ihr Ziel das ist, das Sie erreichen wollen. Also insofern: nicht nur auf jetzt gucken, sondern auch in den nächsten fünf Jahren. Eingangs wurde schon gesagt: Ist es das eine System für immer? Nein, ist es leider nicht so. Das haben wir, glaube ich, alle vor 10–15 Jahren gedacht, wenn wir dann eine Datenbank eingeführt haben: „Und es ist aber auch mal Ruhe für die nächste Zeit.“ Nein. Ich glaube, es ist gut, immer so alle fünf Jahre mal draufzugucken und festzustellen: „Ist das noch unser Ding? Arbeiten wir gut miteinander?“ Und ich würde immer dazu raten, wenn man sich unsicher ist, da etwas lieber eine Nummer kleiner anzufangen, Boden unter den Füßen zu gewinnen und zu wissen, was man tut, und dann schon eine, buchs vor, strukturierte Daten über gegebenenfalls in fünf Jahren in den großen Bruder, in die größere Software, in was auch immer, umzuziehen.
So, der Startrahmen im zweiten Teil: Der betrifft die Schnittstellen. Das sage ich jetzt mal so schnell dahin, ist aber manchmal ein bisschen – ja, so historiker arbeitet – weil gerade bei gewachsenen Systemen sehen Sie vielleicht nicht immer, wo eigentlich gerade noch welche der Schnittstellen benötigt werden. Aber deswegen ist auch so wichtig: vorher zu gucken, bei der Inventur, was haben wir eigentlich? Wo, eventuell in unserem ganzen technischen Wunderwerk, wir haben – gibt es noch so die selbstgestrickte Software vom Neffen des Vorstands vor zehn Jahren, und wir brauchen die, weil das die einzige ist, die auf – ich weiß nicht was – mit unserer Telefonzentrale zusammengeht. Und hab ich ja auch immer. Aber es ist ein relevantes System, mit dem Sie arbeiten, und es sollte auch mit dem neuen System – wenn Sie möchten, dass es mit dem neuen System interagiert – müssen Sie auf diese Schnittstelle achten.
Besonderheiten: Es gibt immer Sachen, die man selber für total normal hält, weil man das so im Alltag einfach jeden… die aber in der Regel nicht im Standard in einem System drin sind. Wir haben ein schönes Spiel – das haben wir jetzt auf dem Land oder in NRW mit unseren Teilnehmenden im Seminar gespielt –, das nennt sich „Besonderheiten-Bingo“. So kennt die dann quasi eine Reihe Hafen und sagen: „Hey, das ist es! Ob wir das wollen wir!“ Und das haben wir nun. Dann können Sie Bingo schreien und feststellen, dass Sie aus einer großen Anzahl der fast 200 Systeme, die wir so auf dem deutschen Markt haben, vermutlich nur noch weniger als eine Handvoll zur Auswahl haben, weil es einfach nicht im Standard vorkommt – und in Kombination schon mal auch nicht. Also nicht jedes System kann komplexe Verbandsstrukturen abbilden. Also wenn wir von dem Bundesverband, Landes- oder Regionalverbänden sprechen, von Ortsgruppen – und nicht jeder soll alles sehen. Die einen geben ihre Daten, die arbeiten mit dem von oben, wiederum werden dafür zurückgespielt, und Auswertungen können, sind möglich. Aber dann: Darf ein Verband sehen, was sein Nachbarverband im Nebenort so treibt? Also, wenn Sie das haben wollen, dann – nicht jeder, müssen Sie immer schauen. Das hat nicht jede Datenbank. Das müssen Sie definitiv sagen, wenn Sie mit einem Anbieter ins Gespräch gehen.
Auch wenn Sie sagen möchten: „Okay, ich möchte das Ganze auch über Rechnungen laufen lassen. Ich möchte, weil ich einen Shop habe, das irgendwie auch mit eingebaut werden, und ich möchte den Magen gewesen betreiben.“ Das kann aber nicht das System. Wenn Sie eine Veranstaltungsplanung haben, weil Sie das einfach in Ihrer Arbeit auch gut – dass Sie regelmäßig Führungen im Museum haben oder Konzerte machen oder Bildungsveranstaltungen –, dann ist das in der Regel nicht enthalten. Kann aber alles. Also: Alles, was ich sage, ist nicht irgendwie Ausschlusskriterium, um zu bewerten, wie Sie eine Datenbank finden. Aber es sind einfach Dinge, die Sie auf jeden Fall benennen müssen, damit das Gegenüber weiß, was Sie überhaupt zu ihm… Aber manche Datenbanken – da kann man ganz klar sagen: „So steige ich aus, kriege ich nicht hin.“
Zwei wichtige Punkte, die immer relevanter werden – das finde ich auch, zu Recht: Wenn Sie ein mehrsprachiges Team haben, davon ausgehen, sodass es nicht nur von Menschen, die Deutsch sprechen und in Deutsch schreiben, bedient wird, sondern wir brauchen auch eine Oberfläche und Handhabbarkeit auf anderen Sprachen. Dann ist das etwas, was definitiv die Auswahl einschränkt. Genauso wie Barrierefreiheit. Also wenn Sie möchten, dass über die Sprache oder über bestimmte Tastaturgeschichten die Datenbank gesteuert wird, weil Menschen zum Beispiel mit einer Sehbehinderung arbeiten, die bei Ihnen hiermit sind, dann beeinflusst das massiv die Auswahl Ihrer Datenbank.
So, jetzt gerade mal ganz kurz zurück auf gestern – dass wir wieder da haben: Alles, was rund um unsere Sonnenblume ist, ausfindig akt wird. Also falls Sie gestern nicht dabei waren, würde ich einfach raten: Schauen Sie doch mal kurz rein. Das setze ich jetzt an dieser Stelle einfach voraus. Und was hier einfach noch einmal ganz kurz: Wenn Sie Ihren eigenen Bedarf erfasst haben, ja, denken wir das Ganze als System der Sonnenblume – die haben wir uns mit ausgedacht. Also: Der Boden, in den man eine Pflanze setzt, ist total relevant für das, was oben rauskommt. Also in den Wüstensand eine Tomate zu setzen und auf reichen Ertrag zu warten – ja, ist eher voller Hoffnung. Also es geht darum, die Rahmenbedingungen Ihres Vereins am Anfang klar zu haben. Nur wenn Sie wissen: Wie viele Leute sollen damit arbeiten? Was ist unser Budget? Gibt es Einschränkungen im Bereich der IT-Struktur? Müssen wir zum Beispiel auf … achten? Brauchen wir eine Schnittstelle zu Buchhaltungssystem XY? Klassiker ist immer DATEV oder zu SAP. Denn erst wenn Sie das wissen – Entschuldigung, ich habe echt einen Frosch im Hals, deswegen trinken – dann können Sie weiter darauf setzen.
Dann geht es: die Anforderungen, die Sie haben. Wie möchten Sie arbeiten? Wie möchten Sie selektieren können? Wie möchten Sie Daten ablegen? Und dann als Drittes kommt quasi die Blume obendrauf: In der Mitte ist der CRM-Kern. Er sagte: „Wie möchten Sie…“ Wir sind die Menschen, die ich dann gerne – also wirklich lieber der Wursttheke – „Wieviel CRM brauchen Sie eigentlich für Ihre Arbeit?“ Und da ist es wirklich relevant zu sagen – nicht: „Ich hätte gerne alles“, weil der Wert ein anderer Preis – auch wenn auch Trost –, sondern wirklich zu gucken: „Was brauchen Sie?“ Ein guter Kollege, mit dem wir den ganzen Spaß immer durchgemacht haben mit seinem Verband, hat das auch schon reflektieren können. Er hat immer gesagt: „Du, am Anfang wollte ich auch, um mein Standing als Fundraiser in unserer Institution zu erhöhen und mich einfach gut damit, so viel professioneller zu fühlen, wollte ich quasi den Mercedes unter den Datenbanken haben, weil ich gedacht habe: ‚Damit fahre ich richtig gut, und damit mache ich einen professionellen – ja, ein Upgrade-Schritt für mein Fundraising.‘ Und habe aber jetzt im Werden festgestellt: Das wäre für uns viel zu hoch gewesen. Wir wären damit hoffnungslos überfordert gewesen. Es ist total gut, dass wir mit dem Standardsystem begonnen haben, mit dem wir laufen lernen konnten, und das reicht für uns voll und ganz.“ Also: Das noch mal im Hinterkopf zu behalten. Das eigene Ego spielt da manchmal auch mit. Und nur weil Ihre Kollegin oder auf irgendwelchen Regionaltagen oder Treffen die Datenbank, mit der Sie jetzt arbeiten möchten, nicht kennen, heißt es nicht, dass die schlechter ist.
Der letzte Schritt ist eben, dass Sie dann dazu denken: „Okay, was sind eigentlich Ihre speziellen Blütenblätter? Was sind Ihre – fand – welche Funktionalitäten, die Sie benötigen?“ Eben heute ist es eine etwas krude Mischung aus: Re Geldauflagen, Gewerkschaften, und Alois weiß schon gar nicht mehr. Aber im Prinzip: Was Ihr Fundraising bedarf, dem, wie unterstützt haben möchte. Das war jetzt Schritt 3 im Schnellverfahren. Sie merken, ich rede da von acht Stufen. Das heißt aber nicht, dass alle Stufen gleich lang sind, gleich hoch, und es kann auch oft sein, dass Sie auf Stufe 3 sind und noch mal auf 2 zurück, weil Sie feststellen: „Da fehlen uns noch Informationen“, und erst im Wiki haben, können wir auch weitergehen. Also: Es ist ein bisschen hin und her. Und manchmal auch das Gefühl, diese Stufe, die ist ziemlich lang. Aber ich würde Sie ermutigen: Auch da haben Sie irgendwann das Ende erreicht, und dann geht es weiter mit Schritt 4. Und jetzt kommen wir schon langsam in den Bereich – da steht das Wort „Auslese“. Ja, Sie haben richtig gelesen. Jetzt können Sie nämlich, nachdem Sie endlich wissen, was Sie brauchen, ganz viel rauswerfen.
Ein total praktisches Helferlein ist – die hier, merkt man, ist vom Fundraiser-Magazin. „Fundraiser-Magazin“ heißt es mittlerweile. Da habe ich Ihnen auf der linken gepackt. Kostet 15 Euro, und da finden Sie schon mal vorbereitet über 60–70 verschiedene Systeme. Und die Herausgeber haben sich eben auch bemüht, sie vergleichbar nebeneinander zu stellen. Und wenn Sie zum Beispiel für sich klar haben: „Ja, ich auch, als zwei neue, diese Fundraising-Funktionalitäten“, dann können Sie alle die rauswerfen, wo das eben nicht steht oder quasi kein Häkchen an der richtigen Stelle ist. Also: erste negative Auslese. Und an dieser Stelle werfen Sie schon – ich sag jetzt mal – den größten Anteil der Datenbanken heraus. Sie haben also ein deutlich verringertes Feld mittlerweile.
Ja, dann sind wir auch schon bei Schritt 5. Und jetzt wird es uns darum gehen, dass – noch mal auf das, was übrig geblieben ist – zu gucken und festzustellen: „Was fehlen eigentlich noch für Informationen bei dem, was jetzt übrig ist?“ Wo Sie im Magazin gesehen haben: „Das könnte in Frage kommen, das könnte in Frage kommen.“ Was fehlt hier an Informationen? Ist das Fleischliche, was da geschrieben ist, auch Klarheit, oder ist alles andere super, aber ein Punkt fehlt? Dann würde ich Ihnen wirklich ans Herz legen: Rufen Sie da an, erklären Sie, wie Ihre Belange sind, und schauen Sie: „Ist es vielleicht möglich, diese Funktionalität irgendwie anders abzudecken?“ Also zum Beispiel Vermittler-Krise – das haben viele Datenbanken nicht drin. Aber wenn man die einmal fragt: „Wie könnte man das denn – wenn wir diesen und jenen Bedarf haben – wie könnte man das denn gut in eurem System machen?“, dann kommen da richtig gute Lösungen. Warum? Also wenn in beiden allen Dingen denken, erklärt, alles andere stimmt – da war nur der eine Punkt nicht –: nachfragen.
Wenn Sie noch irgendwelche Informationen benötigen – so was wie: „Ich habe immer noch nicht verstanden: Ist das jetzt Software as a Service? Ist es Kauf? Sind die Daten bei mir auf dem Server? Brauche ich…?“ und zurück – oder: „Wohin mit den Daten?“ Solche Fragen einfach mal zu den Produkten, die Sie so ausgewählt haben, aufschreiben und diese Informationen alle einholen. Also quasi bei den Leuten anrufen, E-Mailen und feststellen: „Die wissen wichtige Sachen, richtig gute Antworten.“
So. Und im Hintergrund läuft im Prinzip auch schon die Vorbereitung für die Migration. Es geht darum, dass Sie all die schönen Daten, die Sie so haben – die Sie im Outlook haben, die Sie in Excel-Tabellen haben, die Sie in Ihren neuen und alten Excel-Tabellen haben, die Sie vielleicht in alten Datenbanken beginnen – die alle schon vorzubereiten, als – ja – Migrationsdatei in das neue System zu gehen. Das heißt, es ist auch der erste Schritt, zu gucken: Wo haben wir Sachen? Und jetzt werden über die ganzen Excel-Tabellen – zum Beispiel, wenn Sie das so haben – vereinheitlicht: die gleichen Spalten. Und das ist Arbeit. Und wenn Sie jetzt zusammenzucken, dann tun Sie das nicht zu Unrecht. Tritt also. Das ist wirklich noch mal – werden uns jetzt die ganzen Antworten… Warten. Wird Ihnen nicht langweilig.
Schritt 6 – ja, da steht „Auswahl der Hand“ oder zwei Schritte. Aber auf jeden Fall sind Sie immer noch – und jetzt wird weiter in diesem Prozess drin, um den – vergeht, wo es Spaß macht. Also: Welche Produkte und Anbieter passen am besten zu Ihnen? Also jetzt wirklich genau zu Ihnen. Sie werden mit den ganzen Informationen, die reingekommen sind, das Feld weiter eingrenzen. Und in der Regel bleiben maximal fünf Produkte für Sie übrig. Ich vermute jetzt mal, da hat das Budget eine große Rolle. Also wenn das bei Ihnen unendlich wäre, dann wäre das Feld vielleicht auch noch groß. Aber in der Regel ist das Budget ein ganz stark einschränkender Faktor.
Ja, und jetzt können Sie schauen: „Okay, mit diesen fünf gehen Sie jetzt wirklich ins Gespräch.“ Vorher haben wir angerufen und ad hoc locker Fragen geklärt, aber jetzt gehen Sie wirklich ins Gespräch mit diesen Herstellern. Und stellen Sie sich aber auch nur ganz kurz vor: Also Sie sagen so: „Ich habe herausgefunden, ich brauche…“ Partie hat gesagt und wie, schätzt, aufgeschrieben: „Ich brauche das und das, und das ist eine Anforderung. Ich glaube, diese und jene Schnittstellen. Ich brauche ein System, das mich bei der Veranstaltungsplanung unterstützt, auch ein System, das…“ [Musik] „Weiß ich gar nicht, gut für Face-to-Face ist.“ Also diese Sachen habe ich alles aufgeschrieben, und das gebe ich dir als Anforderungskatalog. „Das sind meine Anforderungen. Ich schreibe keine Lasten…“ Die Hälfte. „Ich schreibe Anforderungen, gebe ich dem Hersteller rein.“ Dann ist es ganz gut, sich ganz kurz vorzustellen: „Erhaltenseite“ und reinzuschreiben, was ich eben gesagt habe: Welche Abläufe sind bei Ihnen am häufigsten? Welche knirschen total? Welche wollen Sie besser haben? Ja. Und dann ist noch mal – dass Sie auch so ein Format, ein PAC – man sagen: „Ich fände es super, wenn Sie Ihr Angebot auch noch mal bezüglich der Kosten ein bisschen transparenter machen können. Und hier das Formular, das ich mitbringe, was die ganzen Kosten auf fünf Jahre aufteilt, das bitte für mich ausfüllen.“ Das – Beuge – das wird nicht jeder Anbieter machen. Aber in der Regel können Sie das, wenn Sie vorher einmal die Sprache gelernt haben, dass aus dem Angebot in Ihre Excel-Tabelle reinziehen, damit Sie das so ein Zeichen, dass die Sterne…
Und wenn Sie es nicht können: anrufen. Beiden hat dann nämlich jemand entweder nicht gut gearbeitet, weil es einfach und klar ist, was da drin steht, oder Sie sprechen immer noch nicht nur die gleiche Sprache. Sie gehen also auf die Anbieter Ihrer letzten fünf Helden zu und sagen: „So, jetzt hier Butter bei die Fische: Was soll das ja eigentlich kosten?“ Sodann werden wieder ein paar ausgefallen sein.
Und 7 ist die Präsentation. Also wir sind weiter wirklich auf der Zielgeraden. Aber auch hier sagen wir: Überlassen Sie die nicht dem Zufall, sondern nutzen Sie die Zeit gut. Und diese Präsentation sollte wirklich vorbereitet sein. Also, dass Sie sich genau überlegen: „Okay, welche Fragen gebe ich dir mit?“ Also weder auch nicht am gleichen Tag, weil der Mensch kommt und bei Ihnen präsentiert, sondern mit Ihnen im Vorfeld sagen: „So, die haben da von mir bekommen: Das sind meine häufigsten Abläufe. Das sind meine knirschenden Abläufe. Bitte zeigen Sie uns, wie das in Ihrem System aussehen würde.“
Dass man nicht – welche Vorbereitung? – dass Sie die Leute an den verschiedenen Bereichen an einen Tisch holen. Es ist viel, viel sinnvoller, zu viele Leute zu sein bei der Präsentation als zu wenige. Also holen Sie die Buchhaltung rein, holen Sie den Vorstand rein, holen Sie Leute aus dem Projektbereich, weil alle, die irgendwie auch nur annähernd entweder mit der Datenbank arbeiten oder die als Meinungsbildner in Ihrer Organisation eventuell auch kritisch das Ganze sehen, gehören rein. Die müssen mitsehen und diskutieren dürfen.
Genau. So, ganz vergessen – oder ich habe mich selber erinnert: Die Präsentation selber ist dann im Prinzip der Moment, wenn von Ihrem – weiß ja nicht was – sagen Sie: „Alle ein, zwei, maximal drei Anbieter mit ihrem Produkt.“ Erst danach kann dieser Anbieter in der Regel ein wirkliches Angebot machen, weil die meisten sich vorbehalten zu sagen: „Alles davor ist ja so ein bisschen prima – Fensterkreuz –, aber wenn ich Sie einmal kennengelernt habe und sehe, was Sie machen, was Ihre Fragen sind, dann verstehe ich Sie besser, und dann kann ich Ihnen vielleicht auch noch mal ein korrigiertes Angebot machen.“ Also: Was Sie vorher bekommen haben, ist schön und gut, aber fragen Sie definitiv nach der Präsentation: „Hat sich jetzt noch etwas verändert an dem Angebot?“ In der Regel ist das so.
Die Präsentation will aber auch im Bereich der Bewertung vorbereitet sein. Machen Sie sich vorher klar, was sind Ihre Kriterien? Also nicht, dass jeder unterschiedlich bewertet, sondern dass Sie ganz klar haben, Kriterien sind: „Wie gut werden unsere funktionalen Anforderungen zum Beispiel im Bereich Fundraising getroffen? Wie viele von unseren Schnittstellen, die wir brauchen, sind drin? Ich kann mir bei uns gut vorstellen, dass der Preis ein Kriterium ist, weil dieses Ziel – gekommen sind – hier dürfte in Ihrem Preisrahmen liegen. Ein Kriterium könnte sein: ‚Wie sehr haben Sie das Gefühl, dass das Gegenüber Sie verstanden hat?‘ Haben Sie sich ernst genommen gefühlt in der Präsentation, oder kamen immer nur so larifari Marketing-Sprech-Antworten?“ Das kann auch ein Kriterium sein. Und schauen Sie: „Wie möchten Sie die eigentlich bewerten? Was davon ist vielleicht 50 Prozent? Was ist 10 Prozent?“ Und versuchen Sie, nicht 30 Kriterien zu haben, weil sonst wird es unübersichtlich und unklar, sondern versuchen Sie, wirklich klar und rein zu dampfen auf fünf, sechs. Und dann schaut jeder genauso sich die Präsentation an und hat seine eigene Rückmeldung dazu. Kriterium so: „Gebe ich die Schulnote 4.“ Im nächsten: „Bei der 1.“ Und im Anschluss sprechen die quasi miteinander und schauen, dass sie ein gemeinsames Ergebnis finden. Aber ich habe schon ein bisschen – denn jetzt kommt die Entscheidung. Jawohl. Nach acht Schritten und vermutlich – ich sag jetzt mal – eher nach einem Jahr als nach einem Monat sind Sie an dem Punkt, wo Sie sagen können: „So, jetzt rum. Ich fühle mich sattelfest genug, eine Entscheidung zu treffen.“
Was ich eben schon meinte: Es gibt objektive Kriterien und subjektive Kriterien. Sie – selbst Kriterien, die Sie festgelegt haben anhand der Realität. Das ist das, was objektiv ist. Aber es zählt für mich genauso rein, wenn jemand sagt: „Ich konnte mit dem nicht. Ich habe das Gefühl gehabt, der hat mich nicht ernst genommen.“ Oder: „Ich habe versucht, mit dem einen Termin zu machen, und er hat den fünfmal verschoben, und am Ende kam er eine halbe Stunde zu spät, ohne sich zu entschuldigen. Ich finde es blöd.“ Also das kann man alles mit einfließen lassen. Und relevant ist, dass die Personen, die da einfach Expertise mitbringen – dass die Buchhaltung speziell mit der Buchhaltungsbrille schaut und sich den Bereich genau dafür, ja, für ihre Expertise einfach nimmt und sagt: „Fand ich überzeugend“ oder eben auch nicht. Und der Diskurs dauert einfach auch noch mal. Am besten ist es, wenn Sie wirklich Konsens hinkriegen. Denn es ist wenig einfacher, als so einen Prozess am Ende zu torpedieren, indem irgendjemand rumrennt und immer sagt: „Meine Arbeit nicht geschafft, weil nur dann kann man… Sie kann es nicht, die hat es nicht drauf.“ Dann haben Sie unheimlich schnell Gegenwind, und das Ganze, was Sie sich vorher erarbeitet haben, Sie sich zusammen… Also insofern: Sprechen Sie miteinander. Und manchmal sage ich: Es ist fast egal, für was Sie sich entscheiden. Hauptsache, Sie haben Ihre Leute mitgenommen und haben erklärt und alle haben verstanden, warum Sie sich so entschieden haben, wie Sie sich entschieden haben.
So. Hatte. Sie haben es geschafft. Sind, weil Sie diese ganze Pyramide emporgeklettert sind – und ich kann damit quasi turnieren und sagen: „So, jetzt haben Sie Ihre Entscheidung wirklich auf sicherem Boden getroffen.“ Ich nehme mir einen Button – Schluck Wasser –, lass es wirken.
Und komme jetzt leider in meinem Colombo-Weg – es tut mir furchtbar leid –, aber so etwas passiert. Ist – und was passiert, was sie sollte – dahinter wird jetzt eigentlich stehen. Also da hat Frau passiert gerade Folienübergang geschlossen. Also eigentlich stehen wir ja vor dem „aber nach dem Prozess vor dem Prozess“. Also es kommt danach noch: Sie haben das Produkt ausgewählt, die Daten sind da, Sie müssen sich schulen, und dann geht es wirklich darum, gute Abläufe zu bauen. Also: Nehmen Sie keine schlechten Daten von früher in das neue System. Kriegen Sie Ihre Daten sauber. Schauen Sie fest zu, schauen Sie, welche Prozesse vielleicht festgefahren sind, denken Sie die neu. Und diese Implementierung dauert eben auch Zeit. Und dann wird es im Prinzip ganz viele erste Male geben: das erste Mal die Selektion für – keine Ahnung – den Mitgliederbrief, der darüber verfasst wird; oder das erste Mal ein Mailing; das erste Mal, dass Sie buchen. Also ganz viele Dinge, die ein bisschen mit Stress für Sie belegt sein werden, die Ihnen aber unglaublich helfen, das System besser zu verstehen und besser zurechtzukommen und einfach immer sattelfester zu werden.
Am Ende haben wir im Prinzip – wir… Haben wir doch die rechte Folie? Habe ich gepennt? Im Prinzip: Ihr neues System besser kennengelernt, und Sie haben Ihren Verein – ja, meist auch höhere Marketing sprechen – im Prinzip auf eine andere Stufe gehoben. Also Sie haben sich massiv professionalisiert, wenn Sie das alles getan haben. Und ja, das ist Lernen. Und Lernen funktioniert nicht so: sieht – ist quasi die falsche Kurve. Und Lernen ist so: ganz lange nichts und dann extrem nach oben. Und diese lange – quasi – müssen Sie aushalten. Die müssen Ihre Kollegen mit aushalten, weil Sie wissen – Sie können wissen –, werden Sie diese Schritte gehen. Irgendwann geht es nach oben, und dann fühlt sich das Ganze noch einmal auch wirklich sicher an: was Sie entscheiden, was Sie tun. Und dann sagen Sie: „Ja, das habe ich selbst – das wirklich gut entschieden. Und das ist teuer, aber das Geld gebe ich auch ganz wirklich aus.“
Kennst du das? Excel-Tabellen auf verschiedenen Sticks, in der Cloud und auf dem Büro-Rechner – und niemand weiß mehr, welche Version aktuell ist. Spätestens wenn vor Weihnachten die Spendenbescheinigungen verschickt werden sollen, wird es chaotisch. Eine Fundraising-Datenbank (auch CRM-System genannt – das steht für "Customer Relationship Management") ist wie das Gedächtnis deines Vereins: Sie speichert alle Kontakte, Spenden und Aktivitäten an einem Ort und macht viele Arbeitsschritte automatisch.
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