Starten wir direkt mal mit der Agenda. Genau. Also, wir werden ins Thema einsteigen. Ich werde euch mitnehmen ein bisschen in die Grundlagen des Projektmanagements. Wir gucken uns den Projektstart als Phase an, die Projektplanung, Projektdurchführung und Überwachung und dann als letzte Phase den Projektabschluss und dann fasse ich auch noch mal so ein paar grundlegende wichtige Erkenntnisse zusammen.
Genau so. Einmal zu den Grundlagen. Und zwar ist es so, wenn man den Fördermittelbescheid bekommt, ist das immer total toll. Es ist der erste Erfolg. Es ist super, man hat auf jeden Fall schon mal was richtig gemacht und was geschafft.
Gleichzeitig ist dann aber auch die Erkenntnis direkt da, ach ja, je, jetzt haben wir ja erst richtig Arbeit, weil jetzt geht das Projekt los, nämlich die eigentliche Arbeit. Und dieses Projekt muss eben gut geplant, umgesetzt in einem vorgegebenen Rahmen umäh gesteuert und abgeschlossen werden. Und um das eben zu ermöglichen, ist das Projektmanagement da in diesem Zusammenhang total wichtig. Und wir gucken mal, wie wir damit am besten im Fördermittelmanagement, im Förderprozess einen Überblick behalten können. Genau.
Bevor wir richtig in die Tiefe gehen, noch mal kurz für euch zur Übersicht. Was erwartet euch heute? Es geht im Wesentlichen um die drei Fragen. Was macht ein Vorhaben denn eigentlich zu einem Projekt?, wie hilft Projektmanagement bei Förderprojekten weiter? Ein bisschen habe ich das gerade schon verraten.
Und was ist in den einzelnen Phasen von der Idee bis zum Verwendungsnachweis in so einem Projektzyklus tatsächlich wichtig?, genau. Starten wir mal einmal mit der ganz offensichtlich banalen Frage, aber dann doch nicht so ganz banalen Frage. Was ist denn eigentlich ein Projekt?, tatsächlich ist ein Projekt ein einmaliges Vorhaben mit ganz klaren Grenzen., ein Projekt hat immer ein konkretes Ziel, einen zeitlich begrenzten Rahmen, also dem Projekt Zeitraum, ein festgelegtes Budget, begrenzte Ressourcen, also Zeit, Geld und Personal, ein festes Projektteam und eine Organisation des ganzen Projekts mit Aufgaben und Zuständigkeiten. Also, es gibt tatsächlich auch eine DIN-Norm, die ist für alle, die da mal reinlesen wollen oder die sie vielleicht auch kennen, gibt's eine Definition, die lautet: Ein Projekt ist durch die Einmaligkeit seiner Bedingung gekennzeichnet. Dazu zählen vor allem die Zielvorgabe sowie zeitliche, finanzielle und personelle Ressourcen.
Genau. Aber wenn wir jetzt wissen, was ein Projekt ist, was bringt uns das jetzt eigentlich?, das bringt uns folgendes. Wir können damit nämlich Routineaufgaben abgrenzen, denn nicht [räuspern] alles, was viel Arbeit macht, ist automatisch auch ein Projekt. Wie ich eben gesagt habe, ein Projekt entsteht immer dann, wenn ein einmaliges Vorhaben und so weiter vorliegt. Und ich habe euch das mal so ein bisschen nebeneinander gestellt.
Das wird nämlich gleich noch wichtig, dass man diesen Unterschied kennt., das Projekt ist eben einmalig und klar abgegrenzt. Eine Routineaufgabe, ist immer wiederkehrend und regelmäßig. Z. B. Die tägliche Post zu erledigen oder Rechnung zu überweisen ist einfach kein Projekt.
Das ist eine Routineaufgabe. Das Projekt hat ein konkretes Ergebnis. Die Routineaufgabe gehört zum laufenden Alltag. Das Projekt hat wie gesagt einen Start und Endzeitpunkt. Die Routineaufgaben hat keinen Festen Abschluss.
Die ist halt immer da. Es ist Routine. Das Projekt wird für eine begrenzte Zeit organisiert und die Routineaufgabe, die folgt, ups, jetzt war ich zu schnell, den Standardabläufen. Und wenn man das so an so ein Beispiel im Fördermittelkontext festmachen will, dann ist es z. B.
Wie ein Projekt eine inklusive geförderte Ferienreise zu planen, durchzuführen und auszuwerten, aber z. P. In einem Wohngruppenkontext regelmäßige Freizeitangebote für Menschen mit Behinderung zu organisieren ist halt eine Routineaufgabe. Das gehört halt dazu. Daran kann man das, finde ich, ganz gut noch mal deutlich machen.
Ja., warum ist das jetzt wichtig fürs Fördermittelmanagement?, die Abgrenzung ist wichtig, weil Förderer in der Regel ein klar beschriebenes Vorhaben im Sinne eines Projekts finanzieren wollen. Die wollen also nicht eure Routineaufgaben finanzieren, die eventuell auch durch Regelfinanzierung gesichert sind, sondern die möchten eine Projektfinanzierung euch geben und damit wird es eben wichtig, dass das, was ihr tut auch wirklich einen Projektcharakter hat., genau. Außerdem hilft es eben dabei, die Ziele, Zeitbudgeten und so weiter zu koordinieren. Und bei Förderprojekten liegt dann eben noch die besondere Herausforderung da drinne, dass, wie ich es eben gesagt habe, ein Projekt also ein eine Projektfinanzierung vorliegt und das Geld damit ein einen bestimmten Zweck gebunden ist. Der Förderer die Umsetzung dieses Vorhabens auch in diesem Zeitraum, in dieser festen Struktur erwartet.
Termine, Fristen, Kosten und Nachweise beachtet werden müssen und wichtige Projektänderung je nach Vorgabe mitgeteilt oder abgestimmt werden müssen mit dem Fördermittelgeber. Und dieses alles, was eben in diesem Projekt, in eurem geförderten Projekt zu finden ist, an Aufgaben, Herausforderungen, da ist das Projektmanagement mit den Werkzeugen eben euer guter Berater, weil es hilft, diese Herausforderungen erfolgreich zu meistern. Das ist somit auch keine zusätzliche Bürokratie, die ihr einfach ausführt, sondern es ist wirklich eine gute Grundlage, die euch am Ende eine Zeitersparnis bringt. Genau.
Wenn man sich jetzt mal so konkret die fünf Phasen des Projektmanagements anschaut, dann haben wir ganz klassisch den Start übertragen auf das Fördermittelmanagement würde das dann bedeuten, was ist denn eigentlich für einen Bedarf da für eine Idee? Warum wollen wir eine Förderung beantragen? Gibt es schon Kontakte zu Fördermittelgebenden? Dann kommt die Projektplanung. Da ist auch die Recherche drinne.
Wir müssen ein gutes Programm finden. Es geht nicht darum, viele Programme zu finden, sondern wirklich eins, was gut passt. Dann muss man natürlich den Antrag vorbereiten, schreiben und stellen., die Projektdurchführung beginnt dann, wenn man den positiven Fördermittelbescheid erhält. Man schließt einen Vertrag mit dem Fördermittelgeber, man geht in die konkrete Umsetzung, man schließt eine Projektvereinbarung, vielleicht mit dem Team, und man hat die Kontaktpflege der Fördermittelgebenden auf dem Zettel. Genau.
Dann kommt die Projektüberwachung. Man muss natürlich schauen, kommt man mit dem Budget hin, wie sind die Fristen, wann muss ich z. B. Ein Zwischenbericht oder ein Endbericht einreichen. Genau.
Und am Ende steht dann der Projekt Abschluss mit der Erstellung des Verwendungsnachweises, aber auch einer Evaluation. Das bedeutet also eine Auswertung, dass man auch sagen kann, das was wir geplant haben, ist bei den Leuten, bei der C-Gruppe tatsächlich auch angekommen.
Ja, dann springen wir mal in den Projekt Start., das ist eine häufig unterschätzte Phase. Man denkt immer so, ja, ich habe mal so eine Idee oder ich will mal was schreiben., tatsächlich kann man das auch ein bisschen geordneter angehen und zwar, wenn man eine Idee hat, würde ich euch als ein kleines Tool mit an die Hand geben, eine Projektskizze zu erstellen. In dieser Projektskizze finden sich erste Grundlagen, Basisinformation, vielleicht auch schon eine erste Kostenrechnung, eine erste Personalplanung. Und dann hat man einfach eine gute Grundlage für den späteren Antrag. Genau.
Hier habe ich es noch mal ein bisschen zusammengefasst. Man hat vielleicht auch schon Arbeitstitel, ein Projekttitel, ein Ziel, was auch die Wirkung mit einschließt. Also, was wollen wir für unsere Zielgruppe bewirken?, was sind denn geplante Maßnahmen? Wie ist die Laufzeit? Welche Personen sind involviert?
Der Kostenplan. Genau. Und einen besonderen Tipp, den ich euch noch mit an die Hand geben kann, manchmal sind Projektideen ja auch ein bisschen Waage oder man weiß nicht so genau, ist es wirklich gut, das weiter zu verfolgen?, macht eine SWOT-Analyse. Das kennen vielleicht einige von euch, andere auch nicht. Eine SWOT-Analyse ist quasi, das sind vier Felder und es geht um die Stärken, die Schwächen, die Möglichkeiten und die Risiken.
Also auf [räuspern] Englisch ist es eben die Stärken, Strength, weakness, opportunities and threats, also die Risiken. Und man kann mit diesem Modell halt schauen, wo steht denn am meisten drinne, wenn z. B. Die Schwächen, die Stärken überwiegen und auch die Risiken, die Möglichkeiten, dann ist das Projekt vielleicht nicht so sehr angesagt gerade und es ist nicht die beste Ausgangsbedingung dafür gegeben. Also diese SWOT-Analyse, da könnt ihr, wenn ihr das googelt, findet ihr Muster und das ist auf jeden Fall, bevor man so ein Projekt startet oder eine Projektskizze auch anlegt, kann man das immer noch mal gut machen.
Genau. Ja, dann gehen wir mal weiter in die Projektplanung. Wenn wir dann jetzt eine Projektskizze haben und wir haben eine Idee, dann kommt als nächster Punkt die Recherche. Da habe ich gestern schon so ein bisschen angeteasert. Nutzt unbedingt Datenbanken. Also, ihr müsst nicht komplett bei null anfangen oder ihr müsst natürlich kann man auch immer KI fragen in der heutigen Zeit und da kommt manchmal auch was Gutes bei raus, aber vertraut da auf keinen Fall ausschließlich drauf, sondern nutzt tatsächlich Datenbanken.
Es gibt verschiedenste Datenbanken, unter anderem kostenlos auch bei der DSE., da findet ihr schon ganz tolle Angebote für eure Verein und Organisation. Dann gibt es vom Bundesverband der Deutschen Stiftung die sogenannte Stiftungsdatenbank. Da sind alle Fördermittel von Stiftungen zu finden. Da gibt's zwei Versionen. Die eine ist kostenfrei.
Wenn man ein bisschen mehr Filtermöglichkeiten, ein bisschen mehr Parameter eingeben will, dann kostet es etwas. Aber die Basisversion ist auch schon super., dann gibt es auch die Daten der Bundesländer. Das kennen vielleicht einige auch nicht., jedes Bundesland hat tatsächlich eine eigene Förderdatenbank. Die ist mal ein bisschen besser, mal ein bisschen schlechter. Ich komme ja aus dem Norddeutschen Raum in in Mecklenburg Vorpommern gibt es eine ganz tolle Seite und in Schleswig Holstein gibt's z.
B. Auch eine Seite. Da sind aber eher so so Übersichten, sagen wir mal. Das kann man noch ein bisschen ausbauen vielleicht. Ja, also das empfiehlt sich auch.
Und was da tatsächlich auch noch mal wirklich zu finden ist, sind nicht nur Fördermittel auf Landesebene, sondern auch eben auf Bundesebene oder sogar auf EU-Ebene. Genau. Und dann gibt es auch bei einigen Ministerien und Ämtern, da müsst ihr mal gucken, auch noch vereinzelte Datenbanken zu bestimmten Themen. Genau. Was ich noch mal – ach so, das ist natürlich kostenfrei bei den Bundesländern. Genau. Was ich tatsächlich noch mal empfehlen kann, was aber kostenpflichtig ist, ist der Förderlotse Online von Torsten Schmotz. Das ist eine kostenpflichtige Datenbank, aber die ist sehr gut aufgestellt, sehr umfassend aufgestellt und da kann man nach viel mit vielen Parametern wirklich eine gezielte Suche machen. Genau.
So ist denn unsere Suche erfolgreich? Geht es weiter? Endlich. Aus der Idee wird ein konkreter Förderantrag. Wie schön. Jetzt kommt unsere Projektskizze ins Ziel. Wir schauen noch mal ganz genau, passt das mit dem Programm, was wir gefunden haben? Wie sieht's aus? Haben wir da eine gute Passung, die gleichen Ziele? Können wir mit dem Fördermittelgeber mitgehen?
Wenn das alles gegeben ist, dann ist es an der Zeit, den Antrag zu schreiben, einmal zu schauen, was will der Fördermittelgeber? Ist es ein Online, muss ich was ausdrucken? Gibt es ein Programm?, wenn ich das alles gecheckt habe, geht es los. Erstellung der Projektbeschreibung, konkrete Benennung der Zielgruppe, Beschreibung des Zweck und der beabsichtigten Wirkung und auch wie man das evaluiert, also wie man das auswertet. Beschreibung eines Zeitplans und der geplanten Maßnahme.
Vielleicht kennen das einige im Projektmanagement spricht man dann auch von meilensteinem, dass man sich so eine Zeitleiste einteilt von Projekt Start bis Projekt Ende und da sind dann verschiedene Meilensteine, z. B. Eine Kickoff Veranstaltung Maßnahme ABC und dann am Ende noch meine Abschlussveranstaltung, also so ganz grob gesagt. Genau. Dann auch die Erstellung eines Finanzierungsplans inklusive Eigenanteile und Eigenleistungen.
Das ist tatsächlich noch mal ganz wichtig. Wenn ihr einen Finanzierungsplan aufstellt, muss der auch links und rechts sozusagen ausgeglichen sein. Der eine oder andere hatte vielleicht die schöne Erfahrung, wie ich sie auch gemacht habe in meiner ersten Ausbildung, mich ein bisschen durch Rechnungswesen zu quälen. Und da lernt man ja am besten ist, wenn am Ende immer beides ausgeglichen ist und so ist es auch mit der Finanzierungsplanung. Also, wenn ihr Geld haben wollt und ihr wollt es für bestimmte Dinge ausgeben, ihr müsst es einfach so planen, dass am Ende quasi dann eine Ausgeglichenheit herrscht.
Dann ist es auch noch mal ganz wichtig, Zusammenstellung der geforderten Anlagen. Nichts ist ärgerlicher als wenn ihr ein Antrag einreicht und der geht dann nicht durch, weil ihr z. B. Ein Freistellungsbescheid vergessen habt oder eine Stellungnahme von irgendwem von dem Bürgermeister vielleicht oder vom Jugendamt oder so., da habt wirklich einen guten Blick drauf. Schaut in die Förderrichtlinien, wenn es die gibt., schaut, was die Leute von euch haben möchten.
Tretet in Kontakt vor der Antragstellung mit den Leuten und schaut, dass ihr da gut aufgestellt seid und wirklich keine Anlagen vergesst. Am Ende ist dann noch mal die Freigabe des Antrags durch Vorstand oder Geschäftsführung, je nachdem, wie ihr in eurem Verein, in eurer Organisation aufgestellt seid. Das ist aber auch ein sehr wichtiger Punkt, denn letzten Endes muss ja auch diese Person oder diese Person nennen den Antrag einfach verantworten. Und [räuspern] daher ist es absolut wichtig, dass ihr das immer im Einvernehmen miteinander plant und da auch gleich klärt, dass der Chef, die Chefin, der Vorstand, ihr Vorständin damit dann einverstanden ist und das auch mitgehen kann. Und dann natürlich ganz wichtig gibt es Antragsfenster. Ihr kennt das ja vielleicht, das ist ja bei der Aktion Mensch gerade auch neu. Es gibt feste Antragsfenster. Man kann dann vom ersten so und so viel bis 15. So und so viel den Antrag einreichen und da muss man sich natürlich auch dran halten, nicht zu früh, aber eben auch nicht zu spät einreichen.
Ja, jetzt haben wir unseren Antrag eingereicht. Wie schön., nun sind wir dabei und haben vielleicht einen positiven Bescheid bekommen, sind in der konkreten Umsetzung und jetzt geht es an die Projektdurchführung und Projektüberwachung. Bei der Projektdurchführung, gerade wenn man in größeren Teams zusammenarbeitet, gilt Achtung, Vertrauen des Gutkontrolles, aber besser., das fängt am Anfang schon tatsächlich an, wenn ihr den Fördervertrag erhaltet. Also, man kriegt die Zusage, ihr kriegt die Fördermittel, dann schließt der Fördermittelgeber mit euch einen Vertrag ab., da steht dann womöglich auch noch mal drin, was man alles einhalten muss, worum es tatsächlich geht und so weiter und so weiter. Schaut da wirklich, dass ihr das alles wie beantragt auch umsetzen könnt, weil nichts ist schlimmer als wenn sich Ausgangsbedingungen verändert haben.
Man kann den Eigenanteil leisten, man kann einige [räuspern] Projektschritte nicht mehr umsetzen. Das ist sehr unglücklich, weil das im Zweifel den guten Kontakt zum Fördermittelgeber gefährdet und im schlimmsten Fall auch die Folge hat, dass man eventuell Geld zurückbezahlen muss. Und um das im Vorreihin gleich zu verhindern, ist es gut noch mal zu prüfen. Und wenn es wirklich ganz krasse Änderungen gibt, dann auch im Zweifel zu sagen, es war total super, dass wir die Zusage erhalten haben, aber wir sagen die doch ab, weil wir das einfach im Moment nicht leisten können. Dann ist der Kontakt auf jeden Fall da und man hat den nicht gefährdet und man kann manche Sachen ja auch einfach nicht beeinflussen.
Deswegen ist eine Prüfung, bevor man das an alles festmacht, sehr wichtig. Was ich euch dann noch mal so als zweites Tool mitgeben kann, ist gerade bei größeren Teams oder bei größeren Vereinorganisationen, dass man eine Projektvereinbarung vor dem Projektstart schließt. In dieser Projektvereinbarung sollten die Rollen der Leute, die involviert sind in das Projekt, die Zuständigkeiten, die Termine und das Budget verbindlich geklärt sein., genau. Tatsächlich ist ist es ja so, dass die Förderanträge oder die Aufträge an Fördermittelmanagerin ja nicht einfach vom Himmel fallen. Die hat ja auch irgendjemand euch gegeben.
Ihr habt das besprochen. In der Regel sind die Auftraggeber sozusagen dann der Chef, die Chefin, Vorstand, Geschäftsführung, Personen., genau, dass man da sozusagen klärt, man hat das diesen Auftrag angenommen und führt das sozusagen in seiner Arbeitszeit aus. Die Chefin hat's gesagt, hier steht's noch mal. Dann aber gleichzeitig auch zu klären, wer ist Projekt verantwortlich, denn die Person, die die Fördermittel beantragt, ist nicht automatisch auch für die Projektdurchführung verantwortlich. Ich würde ganz ganz klar davon abraten, diese beiden Aufgaben zu vermischen, weil ich das tatsächlich am Anfang gemacht habe.
Und das ist sehr anstrengend und sehr schwierig, weil man immer verschiedene Hüte aufhat und wo es geht, würde ich tatsächlich sagen, trennt das. Benennt eine Person aus dem operativen Bereich was weiß ich, in dem Sportverein, vielleicht eine Trainerin von der Gruppe, wo was weiß ich angeschafft werden soll oder wo ein Event oder irgendwas geplant werden soll, was mit Fördermittel finanziert ist. Die ist dann auch projektverantwortlich. Ihr als Fördermittelmanager und Managerinnen seid die, die das sozusagen den Antrag eingereicht haben, die die Fristen, die den die den Überblick sozusagen hat und am Ende abrechnet. Das sind verschiedene Aufgaben.
Das muss man wirklich einmal klar benennen, sonst geht ganz viel durcheinander und am Ende weiß eigentlich keiner mehr so genau, was er eigentlich machen soll., genau das ist das, was ich eben schon gesagt habe, auch dann in dem Zusammenhang klären, wer ist auf der operativen Ebene für die Projektumsetzung zuständig. Also, man hat dann vielleicht eine Projektverantwortliche, setzt die das auch um oder hat die noch andere Leute in ihrem Umkreis, die es umsetzen? Vielleicht freiwillige oder ja, engagierte im Verein oder Minijober oder oder das ist zu klären, wer ist da, wer macht diese Arbeit und dann ist da auch noch in der Projektvereinbarung die Zeitplanung, Festlegung von Meilenstein, Definition von Zwischenzielen, was wollen wir in den ersten drei Monaten erreicht haben? Was wollen wir in den nächsten drei Monaten erreicht haben? Wie lange ist überhaupt der geförderte Zeitraum?
Woran machen wir fest, dass wir erfolgreich gearbeitet haben? Das kann da alles mit rein. Genau. Dann auch eben in dem Zusammenhang die Fristenplanung, die Budgetplanung und auch die Koordination der Öffentlichkeitsarbeit. Es gibt Firmen, Vereine, Organisationen, die haben eine Stabsstelle für Öffentlichkeitsarbeit oder vielleicht sogar eine ganze Abteilung, aber das ist ja längst nicht immer so und auch ein großer Luxus. Und da auch noch mal zu gucken, wer macht denn das eigentlich? Macht das die Chefin? Wer ist dafür verantwortlich? Kann man da vielleicht jemanden finden? Gibt's eine Studentin oder so, die das machen kann?
Da dann auch noch mal tatsächlich zuschauen und dann auch in diese Projektvereinbarung mit einzuflegen, wer sich auch um die Kontakte kümmert, wer kommuniziert mit dem Fördermittelgeber. Also im besten Fall ist es tatsächlich immer die Fördermittelmanagerin oder der Fördermittelmanager und nicht verschiedene Personen oder irgendwelche externen Personen, sondern eine Ansprechpartnerin, die beständig mit diesem Fördermittelgeber kommuniziert. Strahlt Sicherheit, Organisiertheit aus und macht einfach einen besseren Eindruck. Ja, genau. Und wenn ihr dann die Projektvereinbarung geschlossen habt und transparent ist, wer was macht und alles verteilt ist und ihren Plan habt und ihr richtig loslegen könnt, würde ich euch als nächstes Tool noch mal empfehlen, ein Projektordner.
Das muss gar keine große Kunst sein, einfach ein Ordner anzulegen, auf den alle Menschen zugreifen können. Also einen digitalen Ordner meine ich damit. Und in diesem Ordner tatsächlich gleich aufzugliedern. Hier werden Belege abgelegt und hier ist auch noch mal Raum für ein Projektdatenblatt. Das komme ich gleich noch mal zu. Und was das vielleicht noch mal ergänzen kann, ist euch ein kollaboratives Tool zu suchen. Was ich damit meine ist sowas wie z. B. Ein digitales Miroboard oder ein Padlet anlegen. Manchmal ist es ja auch einfach auch so, dass die Leute, die an einem Projekt oder in einem Verein arbeiten, deutschlandweit zu finden sind.
Und mit diesen Möglichkeiten hat man einfach oder mit diesen Tools hat man die Möglichkeit, dass man gut zusammenarbeiten kann. Genau. Ja, jetzt komme ich noch mal zu dem Projekt Datenblatt. Wir waren ja gerade bei der Vereinbarung. Wir haben jetzt alles geklärt. Wir wissen Bescheid. Jetzt geht es denn tatsächlich da drin, das Projekt läuft.
Es finden einige Sachen statt. Events sind geplant. Dies ist geplant, dies ist geplant. Wie behält man das jetzt langfristig alles im Blick, wenn man jetzt den ersten Aufschlag gemacht hat? Da würde ich euch tatsächlich empfehlen, auch nicht zu kompliziert zu denken, weil große Projektmanagement Tools sind immer sehr kostenintensiv, wenn man einen kleinen Verein hat, wenn man sich ehrenamtlich engagiert, hilft wirklich ganz schlicht die Excel Tabelle., da kann man sich drei Tabellenblätter anlegen.
Das ist übersichtlich, das ist einfach, das hat jeder und man behält alles im Blick. Man kann sich ein Tabellenblatt anlegen zur Projektübersicht. Da ist eben so ein bisschen das drinne, was auch in der Projektvereinbarung drinne steckt. Dann gibt es eine Budgetübersicht, dass man einfach auch noch weiß, wie viel Kohle ist dann noch da am Ende des Tages. Und dann gibt's eine Belegliste, welche Rechnungen sind angefallen und wo sind die Rechnungen abgelegt und wer hat sie dort abgelegt vielleicht auch.
Und was auch gut ist, wenn ihr die Belege immer gleich einscannt, weil die meisten Fördermittelanträge werden ja auch digital abgerechnet und dann hat man einfach gleich die Rechnung im Ordner und muss am Ende nicht lange suchen. Ja, genau. Ein kleiner Exkurs noch mal, wenn man jetzt im Projektverlauf ist, die Dinge passieren, wie sie passieren und man stellt plötzlich fest, ach je m es ist irgendeine Veränderung, die konnte man am Anfang nicht voraussehen. Z. B. Ein Kooperationspartner springt ab oder man kann vielleicht Räume doch nicht so benutzen oder die Zielgruppe will jetzt doch was ganz anderes machen. Was soll man dann tun? Man hat es anders geplant, man hat den Vertrag abgeschlossen. Was soll man jetzt tun? Wichtig ist in diesem Fall auf jeden Fall die alte Regel reden macht frei.
Also dokumentiert, haltet fest und dann nimmt Kontakt auf. Ach, das habe ich jetzt an Ende gestellt. Genau. Also natürlich ihr stellt die Veränderungen fest, ihr schaut, was hat das für Auswirkung und guckt noch mal, ändert das intern auch was an meiner Planung. Aber dann ist es absolut wichtig, dass ihr immer auch schnell den Kontakt zum Fördermittelgeber sucht und ihm oder ihr das dann auch mitteilt. Also wirklich transparent sein, weil dann kann man im Projektverlauf da gut drüber reden, vielleicht eine andere Lösung finden, vielleicht ist es in Ordnung, vielleicht kann man Geld noch mal umwidmen, also, dass man da auf jeden Fall von Anfang an transparent ist und nicht hinterm Berg hält, weil das fällt auf jeden Fall am Ende auf einen zurück und das ist dann sehr negativ und kann halt auch im Zweifel dazu führen, dass man eventuell Geld zurückzahlen muss. Genau.
Jetzt habe ich für euch noch mal vorbereitet wie so eine wie so ein Datenblatt in Excel Tabellenform aussehen kann. Einfach damit das noch mal so ein bisschen plastischer ist. Keine Angst, das gehe ich jetzt nicht alles durch, aber einfach, dass man das noch mal so ein bisschen sieht. Also, ihr habt ein Projektziel z. B.
Oben, ne, die Maßnahme, dann wer zuständig, Frist, wie läuft es, ist es offen, der Status und vielleicht gibt's noch Hinweise., dann gibt es eben Beispiel hier für eine Budgetübersicht, dass man ganz genau sieht, was hat man bekommen, was wurde ausgegeben, was ist noch verfügbar, dass man einfach am Ende des Tages noch weiß, wie viel Geld man hat., und dann ist hier so eine Belegliste, das kann man sofort laufend nummerieren, z. B. Sachkosten, Personalkosten, wann es bezahlt ist, wie viel und so weiter. Das ist ein mögliches Beispiel. Ich habe das tatsächlich da habe ich tatsächlich KI genutzt auch, um mir sowas mal erstellen zu lassen und habe so ein so ein Beispielprojekt genannt und das hat total gut geklappt.
Also KI kann euch wirklich unterstützen in diesem Projektplanungsprozess., aber ich würde halt immer gucken, dass ich das sehr neutral formuliere und mit Daten da in diesem Zusammenhang eben sehr sparsam bin. Aber das kann euch da wirklich gut helfen, solche Tabellen, solche Übersichten zu erstellen. Genau.
Und eben noch mal ein kleiner Hinweis auf die kollaborativen Tools und Werkzeuge, die es da draußen so gibt. Miro, Padlet und so weiter, die können das sinnvoll ergänzen. Vielleicht auch zum Teil ersetzen. Es kommt halt wirklich darauf an, wie wollt ihr arbeiten und was passt zu eurer Arbeit, weil das beste Tool nützt halt nichts, wenn ihr es nicht nutzt. Ich habe auch schon in meinem Leben etliche Padlets angelegt oder Miroboards und ehrlicherweise haben wir da als Team dreimal drauf geguckt und dann ist da nie wieder jemand gesehen worden, weil wir einfach hier alle zusammen sititzen und das für uns nicht so ein Sinn hat.
Wenn man jetzt überlegt, die Teams sind deutschlandweit verteilt, ist es wieder wieder ein ander ein anderer Sinn, der dahinter steckt. Es muss wirklich zu euch, euren Team und eure Arbeitsweise passen und dann machen diese Tools auch Sinn. Genau. Und dann würde ich auch erstmal immer mit den kostenfreien Versionen anfangen, bevor man da irgendwelche großen Abos abschießt.
Ja, so viel zur Projektüberwachung., genau. Was ich tatsächlich noch mal einmal zur Projektüberwachung und zur Projektdurchführung sagen kann, ist beides ist zwar jetzt hintereinander von mir erklärt worden, läuft aber in der Realität nicht immer hintereinander. Ihr habt natürlich die Durchführung mit irgendwelchen konkreten Maßnahmen und ihr habt die Überwachung, die parallel immer mitläuft. Also, ihr kriegt laufend Rechnung, ihr kriegt laufend irgendwelche Dinge, irgendwelche Aufgaben und beides geht so Hand in Hand, Zug um Zug und es ist da wichtig, immer beides im Blick zu haben, parallel. Genau.
Jo, jetzt kommen wir dann schon zum Projekt Abschluss. Hier ist es tatsächlich so, dass das so ein bisschen wie so eine Probe ist. Vielleicht kennt das der ein oder andere noch von früher aus Matheunterricht. Da muss man auch immer eine Probe machen, geht die Probe auf. Der Projektabschluss ist eure Probe., wenn wenn es gut läuft, dann ist die Probe aufgegangen.
Genau. Hier zeigt sich, ob die Projektsteuerung funktioniert hat über die Laufzeit. Da gibt es tatsächlich vier Dinge, auf die ich gleich eingehen werde. Aber vorher noch mal kurz, der Projekt Abschluss ist eben mehr als nur, ach, jetzt ist es zu Ende. Es ist eben, dass man verbindet den formalen Nachweis gegenüber dem Förderer mit der gemeinsamen Auswertung dessen, was im Projekt erreicht wurde. Also, es ist wirklich mehr. Man muss sich wirklich Gedanken drüber machen, wie gehe ich aus dem Projekt raus, wie schließe ich es ab. Und was will ich daraus mitnehmen für die Zukunft? Und da habe ich mir so die vier Kernbegriffe mal rausgesucht. Abschließen, nachweisen, reflektieren und weiterdenken.
Beim Abschließen ist es tatsächlich so, die letzte Maßnahme ist gut zu beenden. Wir müssen gucken, was gibt es noch für Aufgaben? Müssen noch Rechnungen irgendwie bezahlt werden, müssen wir noch irgendwas dokumentieren, müssen wir noch Berichte schreiben, das alles zu machen? Und tatsächlich auch zu gucken, wenn man jetzt gerade mit im sozialen Bereich mit Jugendlichen, mit Menschen, mit Behinderung, mit Kindern oder so arbeitet, dass man auch noch mal sagt, wir machen für alle sichtbar eine kleine Abschlussveranstaltung, damit man einfach sagen kann, hier ist jetzt sozusagen der Schlusspunkt und das ist es dann sozusagen für diese Projektlaufzeit und sich auch Gedanken zu machen, was erzählt man den Leuten bei so einer Veranstaltung, wie geht man da einfach raus, weil Man will natürlich sich die guten Kontakte und das aufgebaute Netzwerk auch nicht zerschießen, indem man einfach plötzlich weg ist, weil man will vielleicht ein Folgeprojekt planen, man will vielleicht danach irgendwas mit diesen Menschen noch machen, man hat die jetzt begeistert und das soll ja nicht einfach so verpuffen. Genau.
Dann auch der bürokratische Akt, die Projektunterlagen vollständig zusammenführen, dass man einfach alles noch mal checkt, hat man alles beisammen. Nachweisen, Bericht erstellen. Genau. Was wurde denn jetzt eigentlich final umgesetzt? Welche Wirkung wurde erreicht? Also der sogenannte Endbericht, der dem Verwendungsnachweis beigefügt wird oder manchmal ist es auch der Verwendungsnachweis, je nachdem, was gefordert wird, dass man das einfach erstellt, dass man aber auch final abrechnet und wirklich jetzt noch mal schaut, was ist vielleicht Geld übrig geblieben, müssen wir was erstatten, haben wir alles ausgegeben. Da zahlt sich jetzt die gute und strukturierte Vorarbeit z. B. In dieser Excel-Tabelle. Aus. Da hat man dann weniger Arbeit und dann, wenn alles da ist, tatsächlich abschließend prüfen, freigeben lassen und innerhalb der Frist einreichen. Genau.
Und beim Reflektieren, also wenn man das beides jetzt abgehakt hat, abschließen, nachweisen, das ist sozusagen jetzt noch mal so das auch, was nach außen geht an externe. Wenn man jetzt noch mal schaut, was bleibt bei dem eigenen Verein, bei der eigenen Organisation, dann ist es das Reflektieren und Weiterdenken. Wir müssen einfach noch mal gucken, wie war es denn jetzt im Projektverlauf? Hat alles geklappt? Haben alle Arbeitsschritte geklappt?
Haben die Roll hat die Rollenverteilung gut geklappt? Oder haben wir festgestellt, nee, das war für eine Person viel zu viel und das nächste Mal müssen wir uns da anders Gedanken machen., haben wir die Ziele, die wir erreichen wollten und die Ergebnisse, die dann dabei rausgekommen sind? Ist das also das, was wir auch wirklich wollten? Sind wir in die Richtung gegangen oder hat sich der Projektverlauf verändert? Was bedeutet das für die Zukunft, für nachfolgende Projekte, das noch mal abzugleichen und dann einfach auch noch mal positive oder negative und schwierig schwierige Erfahrung festzuhalten.
Vielleicht hattet ihr einen Kooperationspartner, wo ihr euch jetzt die letzten drei Jahre mitgequält habt in Anführungsstrichen und ihr sagt: "Ja, okay, also wir könnten schon noch mal so ein Projekt machen, aber mit denen nicht noch mal." sowas tatsächlich. Oder ihr habt irgendwie ein Raum angemietet und das war schlimm und das nächste Mal macht ihr das woanders, dass man solche Erfahrungswerte einfach sammelt und auch noch mal dokumentiert für folgende Projekte., genau. Und auch noch mal tatsächlich aus dem, was man im Endbericht schon geschrieben hat, aber auch noch mal für sich gucken, was ist denn jetzt für Wirkung bei der Zielgruppe angekommen. Wenn ich jetzt in den sozialen Bereichen denke, hat sich jetzt wirklich was verändert bei den Kindern oder Jugendlichen? Sind die jetzt vielleicht selbständiger, weil sie jetzt Teilhabe Angebote X, Y erfahren haben.
Und wie können wir das jetzt weiter nutzen für die Arbeit mit dieser Zielgruppe und da noch mal gucken, sind vielleicht noch Aufgaben auch offen geblieben oder wollen wir vielleicht an irgendwas anknüpfen jetzt, dass man das auch im Blick hat. Genau. Und dann einfach noch mal weiterdenken. Wissens, also Stichwort Wissenssicherung, das kennen vielleicht einige auch von euch. Es ist leider bei kleinen Vereinen auch so, dass bestimmtes Wissen oder bestimmtes Know-how sich bei einer Person oder zwei Personen konzentriert und diese Person geht dann irgendwann in den Ruhestand oder zieht um oder wird krank oder stirbt vielleicht im schlimmsten Fall, was wir nicht hoffen wollen, aber dann ist diese Person einfach nicht mehr verfügbar für euch und mit dieser Person ist einfach auch das Wissen weg und das gilt es zu verhindern und zu vermeiden, indem man sich einfach ununabhängig aufstellt. Indem ihr einfach prüft, wie ich es eben schon beim Reflektieren auch ein bisschen gesagt habe, was hat sich bewährt und was wollen wir jetzt dauerhaft übernehmen. Und am Ende tatsächlich auch noch mal, wenn ihr mit Leuten im eurem Verein, in euer eurer Organisation zusammengearbeitet habt, dass ihr wirklich das auch noch mal würdigt und euch die Zeit nehmt und zu sagen, Mensch, wir haben hier wirklich in den letzten d vi Jahren was gerissen, was verändert, was erstellt, was gebaut, was auch immer.
Und das wäre ohne euch, ohne eure Hilfe nicht möglich gewesen, weil die Menschen, die da sind und die sich vielleicht sogar ehrenamtlich engagieren, die sind eben ganz wertvoll, weil nur mit denen könnt ihr das umsetzen. Und da finde ich ist es wirklich gut, wenn man intern auch noch mal so ein Projektabschluss macht und das würdigt einfach vielleicht mit einem kleinen Grillen oder mit vielleicht auch einfach Kaffee und Kuchen und man lässt eine Diashow laufen und hat noch mal die Highlights sozusagen vor Augen. Also irgendwas in diese Richtung einfach noch mal so, um das gut abzuschließen, damit alle auch ein positives und ein schönes Gefühl haben und das saubere ausgehen.
Ja, das ist es von mir jetzt erstmal zu den fünf Projektphasen. Und zum Abschluss will ich noch einmal auf die Fragen vom Anfang zurückkommen. Ihr erinnert euch vielleicht was macht ein Vorhaben zu einem Projekt?, das noch mal als Highlight für euch. Ein einmaliges Vorhaben, Start und Endzeitpunkt muss fest sein. Es muss ein konkretes Ergebnis, ein Ziel da formuliert sein und es unterscheidet sich von Routineaufgaben.
Und dann die zweite Frage war, wie hilft Projektmanagement bei Förderprojekten, indem einfach eine strukturelle Grundlage geschaffen wird und das Projektmanagement einfach dabei hilft, die Anforderung der Förderer mit dem Aufgaben, die eben durch dieses Projekt an euch gestellt werden, zu verbinden. Genau. Und was ist in den einzelnen Phasen von der Idee bis zum Verwendungsnachweis wichtig? Ganz klar, eine klare Struktur, realistischer Plan zur Umsetzung, schauen, wie wie und welche Tools ihr nutzen könnt und natürlich eine sorgfältige Überwachung des Ganzen und dann eben eine gute Dokumentation am Ende.
