Viele Vereinsprojekte scheitern an unklarer Planung und Überforderung von Engagierten. In diesem Video lernst du, wie du Projekte (egal ob Veranstaltung oder Anschaffungen von Großgeräten) strukturierst, realistisch planst und erfolgreich umsetzt – ohne komplizierte Theorien. Ideal für Einsteiger*innen, die Ordnung ins Vereinsleben bringen wollen.
Dieses Angebot vermittelt Grundlagen zum Thema und richtet sich vorrangig an Engagierte, die wenig Vorerfahrung haben.
Ich bin, genau wie die meisten von euch, ein Vereinsmensch durch und durch, ein richtiger Ehrenamtstyp. Von daher freue ich mich, heute auch hier sein zu dürfen und mit euch das Thema Projektmanagement – du hast es auch schon so gesagt: ohne Stress zum Ziel – zu besprechen und zu schauen, wie wir das am besten gestalten. Das soll heute ja das Einsteigerwebinar sein, wo es darum geht, eben ohne Vorkenntnisse einzusteigen und ja, nach diesen 45 Minuten, die wir gleich zusammen haben, etwas schlauer rauszugehen und vielleicht das erste Projekt im Verein, in der Organisation oder im Ehrenamt irgendwie voranzubringen.
Und das schon mal vorab: 45 Minuten ist natürlich erstmal nur so der Blick durch das Schlüsselloch. Nicht so wirklich viel Zeit, ihr kennt es selber. Das ist so ein bisschen der Appetizer. Zum Thema Projektmanagement gibt es viele teure Schulungen, die auch mehrere Tage gehen und wo man sich richtig reinbeißen kann. Von daher nehmt gerne mit, was ihr mitnehmen könnt.
Ich habe euch zum Einstieg so ein kleines, pragmatisches Zitat von meinem Papa mitgebracht, was auch immer wieder gut ist und vielleicht so ein bisschen verdeutlicht, worauf es beim Projektmanagement ankommt. Das Zitat ist nämlich: „Erst grübeln, dann dübeln.“ Finde ich wunderbar einprägsam und auch pragmatisch. Mein Papa ist Handwerker und hat deswegen immer diese super schlauen Sprüche auf Lager. Aber wie gesagt, das passt für mich auch perfekt zum Thema des heutigen Abends und des Webinars, wenn man sich mit Projekten auseinandersetzt. Und wie gesagt, für mich auch wunderbar einprägsam, so ein Spruch, den man immer wieder aus der Hosentasche ziehen kann.
Für mich macht das total Sinn, sich gerade im Projektmanagement, wenn man gar keine Ahnung hat, erstmal ein paar Minuten zu nehmen, um zu überlegen: Was braucht es eigentlich und was möchte ich eigentlich?, bevor ich dann wirklich loslege mit irgendwas. Weil wenn ihr das dann macht, dann habt ihr quasi schon die ersten Basics des Projektmanagements gemeistert. Es braucht nämlich erstmal einen Plan und der muss nicht umfangreich sein. Da müsst ihr auch nicht irgendwie ein Zehn-Seiten-Konzept schreiben oder so. Allein schon dieser Grundgedanke: Was wollen wir eigentlich, was ist unser Ziel und ja, was ist so das, was wir uns vorstellen von dem Ganzen? Das ist so der erste logische Schritt und auch das erste Learning des Abends. Es braucht nämlich für die Basics von Projektmanagement keine Raketenwissenschaft.
So, und bevor ich es vergesse: Projektmanagement, das klingt auch so groß. Was ist denn eigentlich ein Projekt? Ganz wichtig ist, ein Kennzeichen eines Projektes ist: Es gibt einen Anfang und ein Ende. Zum Beispiel kann das ein Fest oder eine Veranstaltung bei euch sein. Das kann aber auch sein, dass ihr die Anschaffung eines Großgerätes habt oder vielleicht auch die Einführung von einer IT-Software für den Vorstand. Da gibt's einen Start und das Ende ist dann, ihr habt diese Software, ihr habt dieses Großgerät beschafft. Das kann aber auch sein, dass ihr ein neues Angebot bei euch im Verein oder der Initiative aufbauen möchtet. Da gibt's dann einen Start und irgendwann habt ihr das dann so. Also, es ist so mal ein relativ festgelegter Zeitrahmen, der aber jetzt auch nicht irgendwie – das kann mehrere Wochen sein, das kann Monate sein, das kann aber auch Jahre sein. Das heißt also, es gibt einen Anfang, ein Ende. Alles, was Dauertätigkeit ist – ich sage mal so schön bei meinen Seminaren: Kassenwart ist kein Projekt. Das ist also dann eben nicht inkludiert, also kein Tagesgeschäft.
So, wenn wir das schon mal geklärt haben und wissen, dass wir erst grübeln und dann dübeln, dann gucken wir einmal drauf, was wir in den nächsten Minuten vorhaben. Ich möchte mit euch einmal kurz schauen, warum es eigentlich manchmal so schwierig ist, im Ehrenamt so ein Projektmanagement durchzuziehen bzw. warum Projekte oft irgendwie stressig sind und scheitern. Und dann natürlich gucken, wie können wir es besser machen, also welche vier Leitfragen kann man eigentlich ganz relativ einfach für sich mitnehmen und umsetzen? Wie sieht das Ganze an einem Praxisbeispiel mal aus und wie können wir Stolperfallen umgehen? Und damit möchte ich dann auch schon einsteigen.
Wir sind ganz oft damit konfrontiert im Ehrenamt, dass wir eben keine klaren Ziele haben. Wenn wir uns auf den Weg machen und wir haben ganz viele tolle Ideen, da muss man diese Ideen eben auch im Team absprechen oder sich irgendwie mal Gedanken machen, wo möchte ich eigentlich hin damit? Und ganz wichtig ist auch, jeder arbeitet natürlich unterschiedlich und vieles von dem, was ihr heute vielleicht hört, das macht ihr schon richtig bzw. auch vielleicht noch nicht. Und dementsprechend muss man auch immer so ein bisschen den Blick dafür haben: Ist meine Perspektive auf ein Ziel, auf eine Aufgabe eigentlich die, die mit allen geteilt ist?
Und das ist zum Beispiel einer der schönsten Stolpersteine, nämlich dieses Thema ungeklärte Ziele. Also: Reden eigentlich alle vom Gleichen? Ist das Ziel klar? Was wollen wir eigentlich erreichen? Mal im ganz praktischen Beispiel: Wir reden jetzt zum Beispiel über die Planung von einem Neujahrsempfang. So, jetzt könnt ihr euch mal vorstellen: Neujahrsempfang, was brauche ich denn dafür und wie ist der eigentlich bei mir im Verein, in der Initiative, was auch immer ihr dann braucht? Wenn ihr jetzt in einer Zweier-Konstellation, Dreier-Konstellation seid, redet ihr wirklich von dem Gleichen? Weil das macht am Anfang schon einen Unterschied bei der Planung, wenn wir von zum Beispiel 25 Gästen reden oder von 200. Oder wenn wir davon reden, ist das irgendwie sowas ganz Formelles, wo ganz viele Reden geschwungen werden, oder machen wir das eher locker-informell? Also, ihr seht schon, wir reden von einem Neujahrsempfang, aber gleichzeitig, wenn wir das Ziel nicht klar abgesteckt haben und wissen, wo wir eigentlich hinwollen, dann hat man ein Problem. Und im Projektmanagement spricht man dann oft von Anforderungen. Die Anforderung kann hier zum Beispiel sein, wir wollen irgendwie 200 Gäste unterbringen, dann tut's vielleicht nicht mehr der kleine Gemeindesaal. Das heißt, also wenn ihr kein klares Ziel habt, dann kann es auch mal sein, dass ihr euch irgendwo verzettelt. Also, wenn ihr irgendwie diese Unklarheit habt, keine klaren Ziele da sind oder sich auch vielleicht Anforderungen ändern, dann führt das wiederum zu Stress und Aufwand.
Das Zweite, was passieren kann, was auch gerne passiert, ist, dass es diffuse Zuständigkeiten gibt. Also, das heißt, es ist nicht festgelegt, wer erledigt eigentlich was und bis wann muss etwas fertig sein, damit eben alles irgendwie reibungslos abläuft. Da bleiben gerne mal Dinge liegen. Oder auch, nach der alten Fußballerweisheit „Nimm du ihn, ich hab ihn sicher“, kümmert sich einer bzw. keiner. Das heißt, es wird sich gegenseitig aufeinander verlassen und am Ende macht's irgendwie dann doch niemand. Oder alle machen was und am Ende hat man eben Doppelarbeit, weil man sich das hätte sparen können oder weil die Absprachen unterschiedlich sind. Das ist das gleiche Problem auch, wenn so alle mitreden wollen oder auch sollen. Das macht Abstimmungsschleifen immer größer und es ist irgendwie unklar, wer eigentlich entscheiden darf und soll. Und da können wir mit guter Planung und gutem Projektmanagement eben dazu führen, dass das Ganche eben nicht Zeit und Nerven raubt, sondern etwas angenehmer läuft.
Und das Dritte ist dann das Thema zu knappe oder eben auch keine Planung. Da sind wir wieder beim Thema „erst grübeln, dann dübeln“. Keine Planung sollten wir sowieso lassen. Wenn es am Ende zu knapp wird, wird's stressig. Oft tun wir einfach Dinge aus der Erfahrung heraus. Wir vergessen aber dann irgendwie wieder was oder unterschätzen auch mal den Zeitaufwand und die Timings und da muss eben doch noch schnell was mit Expressversand bestellt werden, weil man irgendwie das nicht vor zwei Wochen gemacht hat. Oder man merkt so vier Wochen vor der Veranstaltung hat der Bürgermeister dann doch keine Zeit mehr, weil ich die Einladung viel zu spontan ausgesprochen habe. Und das sind eben so Dinge, die verursachen Stress, die können wir gut vermeiden, wenn wir uns eben einen Plan machen. Das heißt, wir machen eigentlich im besten Fall das Gegenteil davon.
Und so ein kleines Learning daraus: Ihr könnt schlechte Planung mit viel Einsatz kompensieren. Das schafft ihr auch, weil ihr seid mit Herzblut bei der Sache. Das muss man auch mal sagen. Ihr seid ja wahrscheinlich genauso wie ich oft mit dem vollen Kopf in so einem Projekt drin. Und dann schafft ihr es manchmal gar nicht, so irgendwie nach links und rechts zu gucken. Ihr kompensiert dann möglicherweise eine schlechte Planung mit viel Einsatz. Heißt aber auch, es wird stressig, es wird erst kurz vorher fertig und am Ende fragt man sich: Warum haben wir das eigentlich gemacht?
Und ich habe euch vier Leitfragen mitgebracht und wenn ihr die klärt, dann habt ihr schon die halbe Miete gemacht. Und die vier Fragen sind einmal:
Was soll eigentlich erreicht werden? Und wenn ihr da entweder mit euch selber oder mit eurem Projektteam – also im besten Falle habt ihr ein Team im Sinne von Projektteam, klingt jetzt auch wieder groß, ne? Wir versuchen es heute einfach zu halten. Es sind einfach eure Menschen, mit denen ihr gerne zusammenarbeitet, die das gleiche Thema interessiert, die für das gleiche Thema brennen. Was wollt ihr eigentlich erreichen? Und da sind wir wieder bei dieser Neujahrsempfang-Debatte. Was stellt ihr euch vor und wie soll das Ganze aussehen?
Und dann: Wer trägt wofür eigentlich Verantwortung? Weil auch da, ihr seid nicht verantwortlich für alles alleine, sondern wenn es ein Team gibt, dann könnt ihr eben auch sagen: „Keine Ahnung, du kümmerst dich um den Raum, ich rufe den Caterer an.“ So, dann haben wir das irgendwo festgeschrieben und dann wissen wir auch, wenn es um Catering geht, dann bin ich der Ansprechpartner. Ich bin aber nicht der Ansprechpartner für den Raum. Da haben wir jemanden für.
So, welche Schritte sind dann nötig? Also, wie kommen wir von heute, vom Tag X, hin zu dem Tag, wo das Ganze durchgeführt werden muss? Also, was brauchen wir? Ich habe jetzt gerade eben schon Raum und Catering angesprochen. Das sind so zwei Schritte. Dazu gehört aber eben auch sowas wie eine Einladung und so weiter, ne? Das ist halt je nachdem, was ihr habt. Wenn es jetzt ein IT-Projekt ist, zum Beispiel, da muss zum Beispiel mal überlegt werden: Was brauchen wir denn eigentlich? Welche Probleme wollen wir gelöst haben? Wann soll das Ganze eingeführt werden? Wer muss da vielleicht eine Schulung bekommen? All das sind so Dinge, die kann man sich da unter diesem dritten Punkt vorstellen.
Und natürlich auch: Bis wann ist was fertig? Ich habe gerade gesagt, so ein paar Tage vor der Veranstaltung den Bürgermeister einladen, wird meistens irgendwie schwierig, weil der da meistens schon keine Zeit mehr hat. Das heißt, ich muss mir irgendwie überlegen, so ein Save-the-Date oder so für eine Veranstaltung kann man schon mal irgendwie so zwei, drei Monate, vielleicht auch ohne dass das Programm final steht, schon mal rumschicken an die Mitglieder, an die Unterstützer, an die Sponsoren, an den Bürgermeister, wen auch immer. Und dann weiß ich, okay, zwei, drei Monate vorher ist also vielleicht in zwei Wochen oder so. Das heißt, da weiß ich schon ungefähr, was muss wann fertig sein.
Und ihr seht schon, dass ihr damit auch einen Großteil der Probleme abdeckt und eliminiert, die wir gerade eben schon gezeigt haben. Und wie gesagt, viel mehr als diese vier Fragen zum Einstieg braucht es oft gar nicht. Weil das natürlich noch sehr basic ist, aber ehrlicherweise sind wir das im Ehrenamt ja auch. Also oftmals, und das ist ja das, was wir gar nicht brauchen, ist irgendwie ein großes, kompliziertes Tool, was wir nutzen, sondern es geht eben darum, effizient mit wenig Zeitaufwand und Stress zum Ziel zu kommen. Das heißt, wir haben nicht die Expertise oftmals im Verein. Und von daher kann diese Beantwortung dieser vier Leitfragen schon helfen, so ein bisschen Ruhe in den Start reinzubekommen, schon mal zu wissen, okay, was sind die nächsten Schritte?, und dann kann man sich auf den Weg machen und da tiefer reinstecken.
Und das betrifft natürlich die Menschen, im besten Falle, die zusammenarbeiten. Man kann das alles alleine machen. Schöner ist es, wie gesagt, als Team. Und wenn ihr zum Beispiel festhaltet, welche Verantwortung wer trägt oder welche Aufgabenpakete es gibt, dann könnt ihr damit eben auch wieder auf Menschen zugehen und die fragen, ob die euch nicht helfen möchten. Und wenn ihr eben die Verantwortung verteilt, dann schützt ihr euch eben auch selber davor, alles alleine machen zu müssen.
Und jetzt würde ich einmal mit euch drauf schauen, wie sieht das Ganze in der Praxis aus? Und ich habe mal ein Beispiel mitgebracht, was mir nicht so gut gefällt. Dieser Klassiker: „Lass uns nächstes Jahr mal ein Fest im Verein machen.“ Das ist so dieses klassische „Wir müssen mal irgendwas machen“ oder „Man müsste mal“. Das ist das Negativbeispiel. Ihr seht schon, das hat kein festes Datum, keinen Anlass. Es gibt irgendwie keine Programmidee, keine Gästezahl und auch kein Budget, was benötigt wird. Das heißt, das ist erstmal eine Idee, aber kein Projekt.
Besser wäre das dann schon, wenn wir uns mehr Gedanken machen. Zum Beispiel hier: Am 14. Juli 2027 gibt's ein Familienfest für Eltern und Kinder. Wir erwarten ca. 250 Gäste. Wir wollen einen Kuchenbasar und einen Flohmarkt organisieren. Das heißt, wir haben ein Datum, wir haben eine erste Programmidee. Richtung Kuchenbasar und Flohmarkt kann man etwas entwickeln. Also, da kann ich mir schon überlegen, okay, dann brauche ich Platz, dann brauche ich auch Kuchen, ich muss also Menschen ansprechen und so weiter. Ich habe hier jetzt mal ein Budget von 2000 € in den Raum gestellt und ich habe Verantwortlichkeiten festgehalten, weil Maria und Anton haben sich bereit erklärt, sich darum zu kümmern. Und dementsprechend weiß ich also auch, wen kann ich denn da eigentlich ansprechen? Und das ist auch schon eine etwas sauberere Zieldefinition. Und mit dieser, das merkt ihr auch, mit der Zieldefinition legt ihr eigentlich schon einen guten Grundstein, wo es eigentlich hingehen kann.
So ein bisschen der Merksatz: Ein klares Projekt beginnt nicht mit der Aktion selber, sondern eben mit der Formulierung von Zielen, von Umfang und Verantwortlichkeiten. Und damit sind wir wieder bei „erst grübeln, dann dübeln“.
Und ich habe mal für mich versucht, das so abzuleiten, wenn ich da reingehen würde: Was sind drei Planungsgrundregeln für den Einstieg? Und wie kann ich das Ganze für mich übersetzen? Weil ich möchte euch ja auch nicht mit Fachbegriffen hier zuballern, weil dann wäre es kein Einsteigerseminar mehr.
Das heißt, realistische Planung im Ehrenamt ist eigentlich immer dann, wenn wir es schaffen, das gewünschte Ergebnis im Auge zu behalten. Das heißt, wir denken so ein bisschen vom Ende her, also welches Ergebnis wollen wir eigentlich erzielen? Möglicherweise auch, welche Emotionen wollen wir damit auslösen? Also, wie sollen die Menschen am Ende nach Hause gehen, wenn sie bei uns die Veranstaltung besucht haben und wie erzeuge ich das? Das kann schon helfen, irgendwie so über diesen Zielzustand nachzudenken und dann logischerweise auch in so eine Planung und Rückwärtsplanung reinzugehen. Das heißt, wenn ich jetzt den 14.07.2027 hier habe, dann kann ich mir eben als von dem Enddatum rückwärts rechnen, wann muss was passieren. Also, wann muss ich meine Mitglieder einladen, wann muss ich Zeitungsartikel oder Social-Media-Werbung machen, wann muss ich die Gäste, wann muss ich das Rahmenprogramm festlegen und so weiter und so weiter. Und da kann ich mich dann auf eine seriöse Art und Weise nach hinten ein bisschen rechnen.
Man kann aber auch genauso gut vom Start her überlegen, okay, wie lange brauche ich denn jetzt für so eine seriöse Planung? Also, wenn ich jetzt den ersten Entwurf für ein Programm erstelle, dann habe ich jetzt vielleicht nächste Woche noch mal Urlaub und dann arbeite ich eine Woche oder zwei dran. Das heißt, so in drei bis vier Wochen, denke ich, bin ich damit fertig. Das heißt, in drei bis vier Wochen könnte ich meinen Leuten aus der Gruppe schon mal was vorstellen. Das wäre ja immer noch extrem weit vor dem Zieldatum und von daher gar kein Problem. Und wenn man sich dieses Ziel anguckt und im Kopf hat, dann kann man eben auch ableiten, was ist eigentlich jetzt wichtig? Also, was ist am Anfang wichtig? Welche Weichen muss ich stellen? Worauf muss ich achten? Da bin ich wieder bei dem Bürgermeister-Beispiel. Wenn ich möchte, dass der Bürgermeister das Grußwort spricht, dann sollte ich halt logischerweise auch am Anfang irgendwie schon versuchen, die Personen, den Personenkreis, das Bürgermeisterbüro, wie auch immer das bei euch organisiert ist, bestmöglich einzubinden und da schon mal irgendwie rechtzeitig den Kontakt aufzunehmen. Wenn ich das nicht möchte, dann müsst ihr es eben auch nicht machen. Das heißt, auch da kommt es wieder auf eure Anforderung drauf an und ihr könnt eben sehr gut ableiten, was es für euch sein kann.
Auch da noch mal: Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Anfang wäre quasi heute, Ende wäre der 14.07.2027. Und damit könnt ihr eben dann in diesem Zeitraum planen und prüfen. Könnt euch also mal die Frage stellen: Was muss eigentlich passieren, dass das Ergebnis genauso ist oder eintritt, wie ihr das möchtet? Und dann könnt ihr eben den ersten Plan aufstellen.
Und dann ist es auch aus meiner Sicht wichtig, dass wir nicht vergessen, dass es einen Puffer braucht. Irgendwie auch logisch, aber oftmals stürzen wir uns mit viel Energie in ein Projekt rein oder in eine Aufgabe rein und sind sehr optimistisch, wie wir Dinge umsetzen können. Dann heißt das: „Ja, bis nächste Woche habt ihr den ersten Entwurf?“ „Ah, ja, super. Okay.“ Und dann merkt man doch, na ja, es kam das Leben dazwischen. Irgendwie ist das Ehrenamt ja dann doch zwar die schönste Nebensache der Welt, aber nicht die einzige. Wir machen alle mal Urlaub, wir haben alle mal eine schlechte Woche im Hauptjob oder es kommt auch sonst noch mal was im Verein dazwischen. Und dann schalten wir in diesen Feuerwehrmodus um. Das heißt, ja, wir konnten dann irgendwas nicht aufschieben. Darum mussten wir uns ganz, ganz dringend kümmern. Weil das ist ja auch noch mal so ein Thema, wir sind oftmals in mehreren Bereichen engagiert und kümmern uns nicht nur um dieses eine Projekt. Das wäre zwar manchmal schön, wenn es das gäbe, aber dadurch, dass wir eben vielseitig engagiert sind, kommen eben auch andere Dinge rein und dann reißen wir ganz oft diesen Zeitplan. Das heißt, also plant gerne einen gewissen Puffer ein.
Bedeutet aber auch, da sind wir ja alle Menschen, Dinge sind dann fertig, wenn sie fertig sein müssen. Das heißt, man darf sich auch nicht zu großzügig den Puffer geben. Vielleicht kennt ihr das, bei mir ist es ganz oft der Arbeitskontext, wenn wir da irgendwie für nächste Woche was brauchen, dann ist es nächste Woche fertig. Wenn der Termin geschoben wird um noch mal zwei, drei Wochen, na ja, dann ist es halt nicht nächste Woche fertig, sondern eben dann zwei Wochen, drei Wochen später, weil man eben aufschiebt. So bedeutet also auch, das dürfen wir nicht außer Acht lassen. So ein bisschen Psychologie dahinter. Der Mensch ist ein bisschen in seiner Komfortzone gefangen. Das heißt, also gebt euch realistische Zeitplanungen. Die darf, wie gesagt, gerne großzügig sein, falls mal was dazwischen kommt. Auf der anderen Seite dürft ihr jetzt auch nicht sagen: „Na ja, das Programm habe ich in einem halben Jahr fertig.“ Weil dann wissen wir auch, eine Woche vor diesem Ende des halben Jahres setzt man sich möglicherweise erst hin, weil das zu weit weg ist. So, ich glaube, ihr habt verstanden, worauf ich hinaus möchte.
Betrachtet die Dinge gerne und setzt euch dann Meilensteine. Und Meilensteine, das sind eben so Zwischenziele, die ihr irgendwie erreichen könnt und wollt. Das hilft euch ein bisschen bei der Aufschieberitis auf jeden Fall und macht das Ganze ein bisschen verbindlicher. Und wenn man vom Projektmanagement spricht, dann sind es eben diese Meilensteine. Also, das sind Wegpunkte, die eine gewisse Bedeutung für euch haben auf dem Weg zum großen Ziel. Zum Beispiel könnte das jetzt eben ein Meilenstein sein, dass die Einladung zu diesem Vereinsfest versendet wurde oder dass zum Beispiel ein Auftragstermin mit einer IT-Firma stattgefunden hat, wenn ihr irgendwie eine IT-Lösung braucht für ein spezielles Problem bei euch in der Organisation.
Meilensteine sind gleichzeitig auch manchmal To-dos und Aufgaben. Es braucht aber meistens ein paar Schritte davor, um sie zu erreichen. Also in dem Beispiel hier braucht es zum Beispiel einen Ablaufplan mit konkreten Uhrzeiten und einem Ort, bevor ich eine Einladung versenden kann. Das heißt, ich muss mich also erstmal darum kümmern, wo findet das Ganze statt, was passiert wann, damit ich eben die Einladung schicken kann. Und genauso, wenn wir in dem IT-Beispiel bleiben wollen, bevor man mit einer IT-Firma sprechen kann, müsst ihr euch eben im Klaren sein, ja, welche Wünsche habt ihr eigentlich? Welches Budget habt ihr eigentlich und welche Firma kommt überhaupt in Frage? Also da irgendwie eine Recherche dann machen, wer überhaupt in Frage kommt, mit euch zu sprechen.
Das heißt, auch da, setzt euch gewisse Meilensteine. Weil jetzt kann ich nämlich zum Beispiel sagen, mein Ziel ist es nicht, dass ich am 14.07. das Fest habe und dann gucken wir mal, wie das im Jahr so läuft, sondern ich kann eben den Meilenstein haben: Wir haben eine Veranstaltung und wir haben eine Einladung und die Einladung muss im Januar raus als Save-the-Date und dann irgendwie im April, Mai oder im März oder so ganz konkret. Dann habe ich schon mal zwei Meilensteine festgelegt für mich und es gibt einige Dinge, die ich vorher machen muss, bevor ein Save-the-Date rausgeht, und es gibt auch einige Dinge, die ich machen muss, bevor die Einladung rausgeht. Und dann kann ich mir damit quasi zur Erarbeitung hin zu diesem Meilenstein eine To-do-Liste schreiben oder eben Aufgaben verteilen. Und ihr seht, die Logik funktioniert eben so, dass man das Ganze nicht auf ewig aufschieben kann.
Genau. Also, plant lieber großzügiger. Guckt, dass ihr das Ganze gut umsetzen könnt. Und wenn ihr natürlich schneller seid, dann freut euch. Weil dann habt ihr an manchen Stellen ja noch mal einen Puffer, weil auch das ist meistens so, wenn ihr irgendwie eine Veranstaltung plant, es gibt immer ein paar Dinge, die unvorhergesehen passieren. Und sei es nur ein Wetterumschwung oder dass irgendwelche Leute krank sind, die eigentlich für euch total wichtig waren und ihr da Dinge umorganisieren müsst.
Und wenn ihr das gemacht habt an der Stelle, dann macht es eigentlich auch total Sinn, die Sachen einmal aufzuschreiben und so ein bisschen übersichtlich festzuhalten für euch. Das heißt, also hier, ich habe mal so ein bisschen Arbeitspakete und Zuständigkeiten auf einen Blick gebracht. Das wären jetzt zum Beispiel die Meilensteine: das Programm festlegen, Verfügbarkeiten vor Ort prüfen und reservieren, dann Helferinnen suchen und koordinieren, das Thema Werbung steuern und auch das Thema Finanzen. Hier auch mit den Verantwortlichkeiten dazu, mit ein paar Deadlines hinterlegt. Alles jetzt, wie gesagt, ausgerichtet auf die Veranstaltung, die dann im Sommer stattfinden soll. Und es hilft dabei, eben nicht alles gleichzeitig zu denken, sondern in den klaren, überschaubaren Arbeitspaketen zu gucken.
Weil das ist nämlich auch das Schöne, wie gesagt, das kann eine Chance sein für euch in der Engagementförderung und Gewinnung. Weil wenn ihr klare und kleine Aufgabenpakete habt, dann kann man eben die auch in der Ansprache von Menschen nutzen, die entweder in eurer Organisation oder auch darüber hinaus aktiv sind und die ihr einbinden könnt in die Unterstützung. Hier zum Beispiel, also wenn ich jetzt auf Anton gehe, das Programm festlegen, dann ist natürlich die Frage, okay, Programm festlegen ist ein Meilenstein, der ist jetzt nicht so riesig. Da könnte vielleicht noch eine zweite Person mitdenken, die vielleicht regional gut vernetzt ist, die vielleicht schon überlegen kann, wie kann man denn auch ein gutes Rahmenprogramm aufbauen für so ein Sommerfest? Und wir hatten ja von Kuchenbasar und Flohmarkt gesprochen. Und dann kann ich eben ganz gezielt fragen: „Mensch, du bist doch gut dabei. Ich muss hier sowas planen oder ich möchte sowas planen, besser. Willst du mir nicht dabei helfen?“ Und dann ist es deutlich einfacher, solche Leute auch mal zu gewinnen, wenn es irgendwie um helfende Hände geht, als nur zu sagen: „Ja, wir machen das und fest. Hast du nicht Lust, irgendwie in der Organisation mit dabei zu sein?“ Das heißt, auch da kann es kommunikativ für euch sinnvoll sein, da was zu machen. Und natürlich schafft das auch eine gewisse Transparenz, auf die ihr euch immer wieder beziehen könnt, wenn es am Ende dann darum geht: „Ja, Mensch, wer macht denn da jetzt eigentlich was? Und wie geht es weiter?“
Und ihr merkt auch schon bei dieser Auflistung, sind das jetzt ein paar Aufgaben und ein paar Meilensteine, wenn man sich so in dieser Logik „ich muss ein paar Schritte vorher machen“ arbeitet. Aber das hilft, wie gesagt, auch schon, wenn man allein schon mal festhält, wer macht eigentlich was bis wann. Und damit kommt ihr eigentlich schon ganz gut hin, weil, wie gesagt, eine gewisse Verbindlichkeit gerade bei längerfristigen Projekten hilft euch eben, gut voranzukommen.
So, und ich weiß natürlich auch, dass es für den Start ein bisschen viel sein mag. Irgendwelche Listen anlegen und im Zweifel auch noch mal so ein bisschen den Kollegen auf den Zahn fühlen, warum sie jetzt irgendwelche Deadlines nicht eingehalten haben. Das kann auch mal unangenehm sein, das gehört auch dazu, aber das kennt ihr ja aus anderen Bereichen des Vereinslebens oder der Engagementlandschaft auch. Und für mich ist immer das Wichtigste eigentlich zu sagen, dass der Anfang immer das Schwerste ist. Und ihr solltet euch aber trauen, eben auch mal ein paar Dinge auszuprobieren, auch mal zu versuchen, Struktur reinzubringen. Und wenn ihr Erfahrungen für euch sammelt und vielleicht irgendwann auch eine gute Vorlage für euch habt, wie ihr so Sachen mal strukturiert, dann könnt ihr das natürlich immer wieder nutzen. Dann könnt ihr auch davon lernen und von den Erfahrungen und von dem Mut, den ihr eingebracht habt, profitieren und das hilft euch eben dann langfristig auch weiter.
Und weil der Anfang so schwer ist oder oft so schwer sein kann, sei auch gesagt, es braucht nicht den perfekten Plan, bevor ihr loslegt. Es geht mehr darum, den ersten Schritt zu machen, sich auch mal zu trauen, vielleicht auch einfach mal mit diesen vier Leitfragen anzufangen und sich so ganz langsam vorwärts zu hangeln. Und ich würde euch davon abraten, ja, irgendwie einen großen Plan aufzustellen mit ganz detaillierten Deadlines oder Aufgabenpaketen, sondern startet erstmal und guckt dann, wie kommt ihr weiter? Weil dieses ganze klassische Projektmanagement mit „wir haben am Anfang den Plan genauso, wie es am Ende sein soll“, das funktioniert halt in der Realität seltenst und im Ehrenamt meistens noch weniger. Von daher, vielleicht seid ihr morgen noch mit dabei, wenn es auch um agile Prinzipien geht. Da gucken wir auch noch mal drauf, wie kann man denn in den kurzfristigen Schleifen vielleicht auch Projektmanagement schauen?
Weil meine Einstellung zu dem Thema ist auch: Oft reicht ein bisschen gesunder Menschenverstand, weil wir sind ja alle nicht auf den Kopf gefallen, und eine halbe Stunde mit Stift und Zettel. Ich habe es gerade schon gesagt, so digitale Projektmanagement-Tools, die sind meistens fancy, die kann man auch benutzen, da bin ich gar nicht dagegen, aber ich bin auch der Meinung, am Anfang braucht es das nicht. Da bin ich eher bei „Keep it simple“. Also, auch wenn wir jetzt hier Stift und Zettel haben, passt vielleicht nicht ganz zur DSEE und digitaler Transformation. Von daher nutzt gerne auch vielleicht Excel-Tabellen, Word-Checklisten, keine Ahnung was. Könnt ihr also alles nutzen. Trotzdem ist, glaube ich, die Botschaft dahinter klar. Aus meiner Sicht braucht ihr nicht die Hightech-Projektmanagement-Software, die überfordert euch möglicherweise, weil es eben auch wieder was Neues ist. Und die Frage ist ja auch, mit wem arbeitet ihr zusammen? Da müssen alle sich irgendwie auf das Tool committen und da reinleben. Und ich bin der Meinung, wie gesagt, gerade für den Start ist das nicht das Richtige. Es geht auch mit den Mitteln, die ihr schon im Verein habt, und da ist manchmal Lowtech auch besser, als sich irgendwie zu verzetteln und am Ende unzufrieden zu sein mit dem, was man gewählt hat.
Und wenn ihr das Ganze dann auch noch übersichtlich darstellen wollt, dann macht das eben gerne. Auch gerade das ist für die Eigenwerbung nicht schlecht, auch mal so ein bisschen zu zeigen, okay, was wollen wir eigentlich machen? Ich hatte gerade das Thema Ansprache von Helferinnen auch schon angesprochen. Und da seid ihr natürlich in der Gestaltung auch komplett frei. Ich habe mal einen kleinen Vorschlag mitgebracht, wie das aussehen könnte, so ganz übersichtlich auf einer Seite. Hier das Thema Projektname und Ziel. Einfach mal festgehalten, was wollen wir eigentlich, was sind unsere Ziele? Hier bei dem Vereinsfest, was ich mir überlegt habe, ist es ganz klar, dass wir eine Begegnung im Verein sichtbar machen möchten. Wir möchten auch eine gewisse Social-Media-Reichweite haben und wir wollen neue Kontakte zu den Eltern. Da schreibt ihr also rein, was wollt ihr eigentlich erreichen? Und das gibt euch so ein bisschen auch den Pfad vor, in welche Richtung es geht.
Und ihr könnt zum Beispiel auch hier mit so ein paar Risiken arbeiten. Zum Beispiel, wenn ich jetzt hier gucke, was sind so Stolpersteine und Risiken, der Punkt 6? Das könnte zum Beispiel das Thema sein, dass das Wetter umschlägt. Ich habe eine Outdoor-Veranstaltung geplant, aber jetzt gut, Mitte Juli ist es sehr wahrscheinlich, aber nicht unmöglich, dass es trocken ist bzw. dass da Regen kommt. Es kann auch sein, dass irgendwie Helfer ausfallen oder auch irgendwelche Programmpunkte nicht stattfinden können, weil doch noch mal jemand krank wird. Oder auch, dass ich mein Budget überziehe möglicherweise. Das sind so alles Dinge, die ich irgendwie im Kopf habe und dann weiß ich auch logischerweise, aber wenn das ein Risiko ist, dann muss ich halt das irgendwie in meine Projektplanung, in meine Sammlung mit reinnehmen.
Das heißt also, so ein Projektplan, wie er hier ist, mit allen möglichen Dingen, das könnt ihr natürlich nach euren persönlichen Vorstellungen gestalten. Ist für euch ein Kompass, der euch so ein bisschen den Weg und die Richtung vorgibt. Heißt aber auch, den könnt und müsst ihr regelmäßig aktualisieren, ansonsten habt ihr halt einen möglicherweise alten Planungsstand, der euch nicht wirklich weiterhilft.
Und mit der Logik, die wir jetzt gerade durchgegangen sind, also von „erst grübeln, dann dübeln“ bis hin zu vier Leitfragen und welche Risiken kann ich eigentlich vermeiden und wie gehe ich das Ganze an, das funktioniert nicht nur bei Veranstaltungen. Ich habe es gerade mit einem IT-Projekt schon gehabt. Das ist genauso für jedes Projekt, was ihr im Verein nutzt, könnt ihr diese Logik anwenden. Auch wenn es andere Projekte sind, so die Ziele und die Schritte, die ihr festlegen müsst, und die „wer macht eigentlich was und wann ist was fertig?“, das funktioniert eben auf ganz vielschichtige Art und Weise.
Zum Beispiel auch, wenn wir hier über die Anschaffung von einem Großgerät reden, ein Rasenmäher zum Beispiel, damit mein Sportplatz gepflegt wird oder damit es vor der Kirche nicht kompletten Wildwuchs gibt, sondern auch mal schön gepflegt aussieht. Es ist genauso. Wobei jetzt natürlich eine Anschaffung von einem Großgerät, also hier zum Beispiel dem Rasenmäher – also wenn ich jetzt zum Beispiel von so einem Aufsitzrasenmäher-Traktor oder so spreche oder von einem relativ aufwendigen Roboter oder so – dann ist es natürlich ein anderer zeitlicher Umfang, als wenn ich jetzt mein Vereinsfest plane.
Aber es kann auch komplex werden, zum Beispiel neue Software einführen. Da gibt's dann auch zum Beispiel Risiken, wenn ich zum Beispiel Schulungen vergesse. Dann sind wir wieder bei diesem Thema, wo ich sage, die Projektmanagement-Software muss auch für alle passen. Wenn sich nämlich Leute in der neuen Software nicht zurechtfinden, dann scheitert das ganz oft daran, weil die Leute eben dann für sich sagen: „Boah, das alte war irgendwie doch besser“ oder „Das neue ist mir nicht ganz geheuer.“ Und dann habt ihr zwar eine super neue Software, die eigentlich die meisten eurer Probleme wahrscheinlich löst, aber wenn keiner damit arbeiten möchte oder kann, dann hilft sie euch auch nicht. Heißt also, auch da könnt ihr in der Digitalisierung, neue Software habe ich jetzt hier gesagt, den Grundstein legen, indem ihr eben fragt: Wer muss da irgendwas tun, was sind die Schritte, was ist eigentlich das Ziel und wie kommunizieren wir das ganz gut? Und dann schafft ihr es damit, euch auf den Weg zu machen. Und das kann durchaus komplex sein. Es kann durchaus sein, dass ihr mehrere Gruppen habt, die verschiedene Anforderungen und Wünsche haben, und dann müsst ihr eben gucken, welcher Anbieter passt da eigentlich am besten drauf. Und das sind eben genau diese Dinge, die in so einem Projekt passieren, dass man sich eben austauscht und dann eben gemeinsam eine Lösung findet.
Oder es könnte eben auch das Event sein, da sind wir gerade eben einmal durch, die Jubiläumsveranstaltung. Was könnte da eigentlich passieren und wie gehen wir damit um?
So, und damit habt ihr eigentlich jetzt so die Basics, die absoluten Basics, die ich euch hier in der Dreiviertelstunde mitgeben konnte, einmal so mitgenommen. Für mich drei Takeaways, die ihr für euch mitnehmen solltet, ist:
Legt ein klares Ziel vor Projektstart fest. Guckt, dass ihr nicht von verschiedenen Dingen redet, sondern dass ihr euch wirklich, wenn ihr in einer kleinen Gruppe seid, auch ein bisschen Zeit nehmt. Was wollen wir eigentlich und wie wollen wir das Ganze schaffen?
Und dann das Zweite: Vom Ende her denken. Also, wenn wir wissen, was wir erreichen wollen, was müssen wir dafür tun, wann müssen wir ungefähr mit was fertig sein? Und wie gesagt, auch da, die Planung im Ehrenamt, die kann ruhig großzügig sein. Das muss jetzt nicht unbedingt sein. Wenn ihr da irgendwie den 15.08. als Deadline habt, dann ist die natürlich nicht so hart, vielleicht wie wenn ihr in der Agentur arbeitet und der Kunde am nächsten Tag euch irgendwie am Telefon hat. Ihr wisst, wie das ist im Ehrenamt, wenn der 15.08. da steht und es wird am Ende der 22.08. oder so, eine Woche später, dann ist das meistens auch noch vollkommen okay. Auch da könnt ihr natürlich ein bisschen abwägen. Gibt es irgendwelche Sitzungen oder so, bei denen irgendwas präsentiert werden muss, müssen irgendwelche Mails verschickt werden, dann werden halt Deadlines irgendwann auch mal konkret und fest. Aber auch da geht's eben darum, wie könnt ihr eine sinnvolle Planung aufstellen, die niemanden überfordert? Weil auch damit kriegt ihr Menschen halt langfristig motiviert. Wenn sie nämlich nur frustriert sind von dem Projekt, dann macht das alles keinen Spaß. Und da wir wissen, dass Spaß das Nummer-eins-Motiv ist, uns zu engagieren, sollten wir den Leuten den Spaß an der Sache nicht nehmen.
Und das Dritte ist: Die wichtigsten Dinge solltet ihr unbedingt aufschreiben und für alle festhalten. Es hat einmal die Transparenzgründe und auf der anderen Seite natürlich auch die Verbindlichkeit. Man sagt ja auch nicht umsonst, ich habe hier die plakativen, pragmatischen Sprüche: Wer schreibt, der bleibt. Auch das ist wieder wichtig. Haltet Ergebnisse fest, haltet Zuständigkeiten fest, haltet eure Ziele fest, weil dann könnt ihr euch darauf berufen. Weil ihr kennt das wahrscheinlich auch, wenn ihr heute eine Sitzung im Verein habt und etwas besprecht und ihr trefft euch in 8 Wochen oder 12 Wochen wieder, dann kommt manchmal dieses: „Was haben wir beim letzten Mal jetzt noch mal genau gesagt und festgehalten?“ Und dann fangt ihr wieder an, von vorne zu diskutieren. Am Ende hat die Susi das anders verstanden als ich und dementsprechend kommen wir nicht auf einen grünen Zweig. Das heißt, auch da gerne Dinge aufschreiben und festhalten, damit ihr gut und stressfrei durch euer Projekt kommt.
Und das ist es eben auch: Ein gutes Projekt erkennt man nicht an ständiger Hektik, sondern daran, dass allen klar ist, was als Nächstes wichtig ist. Dafür hilft euch eben einerseits das Thema Rückwärtsplanung mit Deadlines und Meilensteinen und auf der anderen Seite aber auch eben Verantwortlichkeiten, weil dann könnt ihr nämlich auch euch gegenseitig unterstützen, wenn ihr wisst, beim Mo wird's gerade knapp. Der muss aber eigentlich nächste Woche was verschicken, dann kann ich ihn vielleicht fragen: „Mensch Mo, wie kann ich dir eigentlich helfen? Ich weiß, bei dir ist gerade viel los.“ Und damit habt ihr euch auch untereinander geholfen. Da stärkt ihr die Gemeinschaft und auch das Zusammenarbeiten in eurer Organisation.
Du kennst das sicher: Eine tolle Idee für ein Vereinsfest, ein neues Angebot oder die Anschaffung eines Großgeräts – und plötzlich wird alles hektisch, chaotisch und stressig. Dabei muss Projektmanagement im Ehrenamt keine Raketenwissenschaft sein. Mit ein paar einfachen Grundregeln kommst du entspannt ans Ziel. Das Wichtigste vorab: „Erst grübeln, dann dübeln" – nimm dir Zeit zum Planen, bevor du loslegst. Ein Projekt hat immer einen klaren Anfang und ein Ende, zum Beispiel eine Veranstaltung, eine Anschaffung oder die Einführung neuer Software.
Pascal Grüne ist Teamleiter im Landessportbund Niedersachsen und freiberuflich als Vereinsberater tätig. Er unterstützt Vereine und Verbände dabei Lösungen für ihre Herausforderungen zu finden. Im Podcast "Vereinsstrategen" berichtet er regelmäßig über aktuelle Themen für Vereinsfunktionär*innen und engagiert sich damit auch in seiner Freizeit im Sinne der Engagementförderung.
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Ideen werden zu Plänen, Pläne zu konkreten Projekten und Projekte werden gemeinsam umgesetzt und abgeschlossen. Wir zeigen euch Möglichkeiten, wie ihr von agilem Projektmanagement und den passenden Tools profitieren könnt.
Ehrenamt hat vor allem ein Ziel: Wirkung zeigen. Vereine müssen daher genau wissen, welche Maßnahmen und Projekte die gewünschte Wirkung haben – und welche nicht. Wir zeigen euch verschiedene Indikatoren und ihre Qualitätsmerkmale und bauen eigene Indikatoren-Sets.