Der Vorstand managt den Verein und sorgt dafür, dass die satzungsmäßigen Zwecke erfüllt werden. Wir klären die wichtigsten Rollen und deren Aufgaben. Dabei werfen wir auch einen Blick auf die Verpflichtungen und die Haftung des Vorstandes. Außerdem wird eine zielführende Aufgabenteilung thematisiert.
Aufgezeichnet am: 12.01.2022
Einen schönen guten Abend auch von mir aus Mannheim und schön, dass alle oder so viele teilnehmen möchten und sich interessieren für die Anforderungen, die so an einem Vereinsvorsitz gestellt werden. Und da möchte ich vielleicht noch mal so ein bisschen anschließend, auch an gestern Abend. Ich habe ja auch viel erzählt über Pflichten und Probleme, und wie Wagner da schon folgerichtig ergänzt hat, es ist natürlich immer ein Tolles an so einem Vorstandsamt und man kann selbstverständlich auch viel bewegen als Vorstand, gerade mit einer entsprechenden Motivation. Und ich glaube, da sind wir fast schon bei den wichtigsten Voraussetzungen für so ein Vorstandsamt, egal welches jemand begleiten möchte. Das ist die Motivation, eigentlich das Amt auszuüben und sich für den Verein einzusetzen und auch etwas bewegen zu wollen. Und ja, die Motivation, denke ich, ist bei Ihnen allen da. Und zur Motivation sollte dann halt auch noch eine gewisse Eignung kommen und das Wissen. Und das Wissen, das möchten wir Ihnen eben jetzt hier auch vermitteln.
Genau.
Gehen wir noch mal zu dem Thema Zusammensetzung des Vorstands. Da hatte ich ja auch gestern Abend schon gesagt, dass man unterscheiden muss zwischen dem BGB-Vorstand, der den Verein vertritt, und dann gibt es diesen geschäftsführenden Vorstand. Der ist etwas größer, da ist der BGB-Vorstand mit dabei und oft noch mehrere Ämter. Ja, und da hätten wir zum Beispiel, das sind übliche Ämter, ich sage es aber gleich, es gibt hierfür keine gesetzlichen Vorgaben. Im Gesetz, im BGB, steht nur, dass der Verein einen Vorstand braucht, der ihn vertritt. Wie genau der aussieht, bestimmt es nicht. Und der Vertretungsvorstand, das haben wir ja gestern Abend auch analysiert, kann aus einer oder mehreren Personen bestehen.
Und um das Ganze auch zu klären, empfiehlt sich natürlich eine Regelung in der Satzung, die auch klar und deutlich ist. Wenn wir jetzt mal diesen geschäftsführenden Vorstand uns anschauen, also ich bezeichne es jetzt als geschäftsführenden Vorstand, das ist dieses Gesamtgremium über den Vertretungsvorstand hinaus, dann haben wir oft, ja, beispielhaft den ersten Vorsitzenden oder ersten Vorstand oder Präsident, manchmal auch genannt. Das ist dann üblicherweise auch die Person, die vertritt, alleine oder mit einem anderen Vorstandsmitglied gemeinsam. Dann ist es ja üblich, dass es einen zweiten Vorsitzenden gibt, auch manchmal Stellvertreter genannt.
Wenn diese Vertretung, die Stellvertretungsregelung, nur im Innenverhältnis gelten soll, habe ich ja schon gesagt, kann nur im Innenverhältnis gelten. Dann ist es so in der Satzung dann auch ganz klar und deutlich zu vermerken. Ins Register, ins Vereinsregister, kann es wohl nicht eingetragen werden.
Dann hätten wir beispielsweise einen Schatzmeister, der für die Finanzgeschäfte meistens zuständig ist und dem daneben auch gewisse Kompetenzen zugewiesen werden. Und über diese Ämter wie Schatzmeister, Schriftführer oder auch Protokollführer genannt, da werden wir nächste Woche in dem dritten Teil noch ein bisschen ausführlicher darauf eingehen. Ja, dieser Schriftführer, Protokollführer, wie auch immer, das ist meistens so ein klassisches viertes Amt. Und dann haben wir eben noch weitere Funktionen, je nach Bedarf. Es können natürlich auch weniger sein als die jetzt hier beispielhaft aufgeführt.
Es braucht keinen Schatzmeister explizit. Das kann auch der erste Vorsitzende oder der zweite Vorsitzende machen, wenn es den denn gibt. Also, es braucht auch keinen zweiten Vorsitzenden in dem Sinne jetzt. Das ist kein Pflichtamt oder so. Man sollte nur irgendeine Regelung finden, was passiert, wenn die Vertretungsperson oder -personen ausfallen, wer kann dann den Verein führen und vertreten.
Und weitere Funktionen, die oft in so einem erweiterten geschäftsführenden Vorstand zu finden sind, sind die Beisitzer, die dann noch mit dazukommen. Dann bei Sportvereinen haben wir eben auch noch Sportwart oder Jugendwart, beim Musikverein dann so Instrumentenwart oder Chorleitung oder was auch immer dann da noch mit reinkommt, Pressewart. Wie gesagt, das ist je nach Bedarf und Größe des Vereins unterschiedlich. Und neben diesem erweiterten Vorstandsorgan kann ein Verein natürlich auch noch weitere Organe haben, so was wie ein Beirat. Ja, der kann nur beratende Funktion oder auch eine Kontrollfunktion haben.
Das ist eigentlich so, wie man es in der Satzung regelt. Das Gesetz sieht nichts Weiteres vor für einen Verein, aber man ist da relativ frei, in der Satzung je nach Bedarf auch weitere Organe sich noch zu gestalten.
Die Verantwortlichkeiten der Amtsinhaber und Amtsinhaberinnen, die bestimmen sich eben auch meistens nach der Satzung oder auch nach einer Geschäftsordnung. Und wie ich schon vorhin sagte, Motivation ist das eine, aber eben die Qualifikation ist das andere. Also, wenn Sie sich dann entscheiden, für ein Amt zu kandidieren oder eine Wahl anzunehmen, dann sollten Sie schon dafür auch eine Qualifikation besitzen oder sich zumindest diese Qualifikation aneignen können, bereit dafür zu sein. Das wäre dann insbesondere ein Punkt bei Schatzmeister oder Kassenwart, auch genannt, oder eben bei einem Vorstand jetzt, ja, wo es wirklich darum geht, so einen Verein auch zu führen und Führungsqualitäten.
Aber es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Dafür gibt es eben auch Fortbildungen, um sich so was dann zu erwerben. Was man natürlich immer im Kopf behalten muss: Das Nichtwissen oder auch eine Unfähigkeit schützt nicht von einer Haftung, sondern im Gegenteil. Also, wenn Sie so ein Amt annehmen, ohne dafür geeignet zu sein, beispielsweise nicht wissen, wie man eine Steuererklärung abgibt und es sich auch nicht zutrauen, sich damit zu beschäftigen und die Sachen dann eher liegen lassen würden, dann sollten Sie so ein Amt nicht annehmen oder vielleicht auch wieder niederlegen, wenn Sie merken, es passt nicht zu Ihnen.
Ja, Sie haben auch gewissermaßen die Pflicht, was ich gestern Abend schon erwähnt hatte, auf dem aktuellen Stand zu bleiben und sich gegebenenfalls fortzubilden und auch auszutauschen. Und je weniger Wissen man mitbringt, umso mehr sind Fortbildungen auch zu empfehlen. Was auch immer möglich ist, natürlich immer in Absprache im Gesamtvorstand wegen der Kosten, ist, sich externe Berater hinzuzuziehen. Da denke ich jetzt insbesondere mal an Datenschutzbeauftragte oder Steuerberater, Rechtsanwälte, die eben in Spezialgebieten dann beraten können. Und ja, den letzten Punkt, den hatte ich ja schon erwähnt, dass man gegebenenfalls das Amt auch niederlegen kann und sollte.
Genau.
Die Geschäftsordnung, das ist das, was sich ein Vorstand gibt, und in seiner Geschäftsordnung, da sind meistens wichtige interne Abläufe geregelt. Es gibt keine Pflicht, sich eine Geschäftsordnung zu geben. Das Gesetz sieht es nicht vor. Es mag sein, dass die Satzung es vorsieht, dann sollte der Vorstand dies auch tun, wird aber jetzt keine negativen Konsequenzen haben, wenn man das dennoch nicht macht.
Und in so einer Geschäftsordnung sind dann interne Abläufe des Vorstands geregelt, beispielsweise wie die Beschlussfassung innerhalb des Vorstands abläuft. Ist das dann mit Mehrheiten, können Umlaufbeschlüsse gefasst werden, kann der Vorstand virtuell tagen, wie sind die Vorstandssitzungen einzuberufen und wie oft überhaupt. Auch, wie setzt sich der Vorstand zusammen, wenn in der Satzung keine eindeutige Regelung gefasst ist, beispielsweise.
Und nähere oder weitere Regelungen kann auch so eine Satzung bestimmen. Was jetzt in einer Geschäftsordnung des Vorstands eher weniger Platz findet, aber manchmal auch, wenn es keine andere Regelung dafür gibt, das ist dann die Zuweisung. Das macht man aber eigentlich in so einer, ja, so nach Ressortbildung, in so einer Ressortaufteilung. Das kann man aber auch, es ist unschädlich, sage ich mal, wenn man das verbindet mit der Geschäftsordnung und darin schreibt. Aber diese Ressortaufteilung, die ist immer empfehlenswert, insbesondere im Hinblick auf Haftungsbeschränkung, Haftungsbegrenzung.
Ressortbildung, wie der Name schon sagt, da werden dann einzelne Bereiche bestimmten Vorstandsmitgliedern zugewiesen. Manchmal macht es auch die Satzung, so eine Ressortbildung, dass die Satzung schon bestimmt, welchem Vorstand welche Aufgaben obliegen. Es ist aber eher selten. Klar gibt es manchmal vom Wort her Schatzmeister, Schrägstrich Kassenwart, oder Schriftführer. Allerdings ist in dem Fall beispielsweise auch noch nicht geklärt, wer ist zuständig für die Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen, sprich Spendenbescheinigungen. Das könnte dann der Schatzmeister sein, weil man sagt, er verwaltet die Kassengeschäfte. Könnte man sagen, ist der Schriftführer, weil er eben einen Schriftverkehr führt. Man könnte aber auch sagen, das ist sowas Wesentliches, das macht der erste Vorsitzende, weil er eben die Spenden verwaltet oder so. Deswegen ist es sinnvoll, es zuzuweisen.
Und Voraussetzung für so eine Ressortaufteilung, dass die auch haftungsrechtlich wirksam ist, das ist, dass vorab, also bevor die Vorstandstätigkeit aufgenommen wird, beim neu gewählten Vorstand eine klare, also deutliche oder eine schriftlich fixierte Aufgabenteilung vorgenommen wird. Das heißt, wichtig ist dann auch diese schriftliche Niederlegung. Mündliche Abrede hilft nichts, wenn man sich am Ende darauf berufen möchte. Bei so einer Ressortaufteilung sind dann die Personen alleine zunächst für den Bereich verantwortlich, der ihnen zugewiesen wurde. Es entbindet allerdings nicht die übrigen Vorstandskollegen von Überwachungspflichten.
Diese gelten nämlich insbesondere dann, wenn jetzt deutlich wird, dass in jedem Fall, zum Beispiel, haftungsrelevante Tatbestände in einem Ressort vor sich gehen. Das heißt, dass man merkt, der erste Vorsitzende überschreitet seine Vertretungskompetenz. Der darf eigentlich nur bis zu einem gewissen Wert Geschäfte abschließen. Oder man merkt, dass der Schatzmeister bei dem ihm zugewiesenen Bereich der Mittelverwaltung Mittel verwendet, gerade bei gemeinnützigen Vereinen oft ein Problem. Oder dass der Schriftführer irgendwie das Protokoll vielleicht sogar absichtlich verfälscht hat. Also, das sind dann natürlich so Punkte, wo dann der restliche Vorstand auch einschreiten und das, ja, den Punkt auch an sich ziehen muss. So, da kann da nicht der Schatzmeister sagen: "Es ist doch mir zugewiesen, da habt ihr jetzt nichts drin zu suchen, ihr habt kein Recht, in die Kassenbücher Einsicht zu nehmen." Nein, nein, das ist nämlich eine Gesamtverantwortung.
Und insbesondere auch wichtig, wenn Insolvenz eventuell droht, da sollte also der Gesamtvorstand auch immer informiert sein, wie so der Kassenstand ist. Was aber nicht besteht, das ist so eine generelle Aufsichtspflicht über die Vorstandskollegen.
Und, ja, wie gesagt, so eine Ressortbildung, die ist dann vor allem wichtig, wenn es um Haftungsfragen geht. Dann kann man zuordnen, wer hat denn eigentlich tatsächlich gehandelt bzw. war verantwortlich gewesen.
Ja, da kommen wir dann auch schon zu dem Punkt der Haftung. Das ist leider ein Thema, da kommt man nicht umhin, das auch zu besprechen. Und es ist eigentlich auch ganz wichtig, dass man sich einfach darüber bewusst ist, wo ein Vorstand auch persönlich haften kann. Nur wenn man es weiß, kann man es auch ganz gut vermeiden.
Da muss man erstmal unterscheiden zwischen der Haftung des Vorstandes, also der handelnden Vorstandsmitglieder, gegenüber Dritten, sprich Außenstehenden oder auch Vereinsmitgliedern, und der Innenhaftung gegenüber dem Verein. Und ich habe jetzt hier erstmal die Haftungsfelder des Vorstands gegenüber Dritten, also Außenstehenden, aufgelistet. Das heißt, wo sind denn überhaupt so Möglichkeiten, dass dann ein Haftungsfall eintritt. Das wäre zum Beispiel eine deliktische Haftung. Ja, das hört sich schon mal sehr juristisch an. Das heißt, wenn jetzt jemand vorsätzlich handelt und einen Schaden verursacht, um es mal ganz unjuristisch zu formulieren, oder auch eine Haftung für Unfälle, die jetzt nicht leicht fahrlässig passiert sind, sondern durch Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit.
Das wäre beispielsweise, wenn die Streupflicht gröblich vernachlässigt wird. Ja, man weiß, es ist glatt und trotzdem wird nichts geräumt und nicht gestreut und die Personen laufen aufs Vereinsgelände und verletzen sich. Und dann ist es eben auch ein gegebenenfalls Organisationsverschulden, das dem Vorstand zuzurechnen ist. Und diese deliktische Haftung, zum Beispiel dann da, das wäre, wenn jetzt der Vorstand weiß, dass irgendein Sportgerät oder ein Spielgerät auf dem Spielplatz des Vereinsgeländes defekt ist und er es trotzdem unterlässt, das zu reparieren oder zu sperren, und dann sich eben jemand verletzt. Und dann muss man sagen, in den Fällen haftet auch das Vorstandsmitglied persönlich neben dem Verein. Also, der Verein haftet dann, hat aber einen Freistellungsanspruch, dann, wenn er das beispielsweise bezahlt hat, gegen den Vorstand. Und auch wenn der Verein versichert ist und nicht der Vorstand versichert ist, sondern der Verein eine Haftpflichtversicherung hat, kann es sein, dass die Haftpflichtversicherung des Vereins sich dann eben an den Vorstand wendet. Und auch gerade bei gemeinnützigen Vereinen, das muss ich noch dazu sagen, wenn jetzt so eine Haftung des Vorstands besteht und der Verein einen Anspruch hat auf Ausgleich, also beispielsweise der Verein wird in Anspruch genommen und begleicht dann eben, ja, den Schaden, und dann muss er es auch vom Vorstand zurückholen, wenn er vorsätzlich oder grob fahrlässig gehandelt hat. Ansonsten wäre das eben Verzicht auf Mittel und das gefährdet dann wiederum die Gemeinnützigkeit. Also, das heißt, da kann man auch nicht sagen: "Ach Mensch, der Otto hat's so gut gemeint und ist schon so alt." Also, das sind dann keine Argumente. Dann muss man dann auch wirklich durchgreifen als Verein, und zwar dann muss es eben der verbleibende Vorstand in die Wege leiten, also gegebenenfalls nach einer Neuwahl der neue Vorstand dann.
Ja, was hätten wir denn dann also als Beispiele? Das wäre so eine Körperverletzung oder auch Diebstahl. Das ist, ich denke, das versteht sich dann ja auch von selbst, oder bei Betrug oder Untreue, wenn Vereinsgelder veruntreut werden. Ich denke, das ist ja dann selbsterklärend, dass dann auch der Vorstand, eben der Handelnde, persönlich haftet. Und genau, wichtig ist natürlich auch immer bei so einer Haftung gegenüber den Dritten, dass es in Ausübung der Tätigkeit passiert ist. Ja, also nicht daneben im Privatleben oder so, sondern da muss es natürlich auch im Zusammenhang stehen mit der Vorstandstätigkeit. Und das muss auch schuldhaft gewesen sein, das heißt, er muss es vorsätzlich oder fahrlässig begangen haben, wobei bei leichter Fahrlässigkeit eine Haftungsfreistellung besteht. Ich hoffe, das war jetzt nicht so kompliziert, ansonsten könnte ich es nachher nochmal versuchen, einfacher zu erklären.
Dann komme ich jetzt mal zu dem nächsten Punkt, der eigentlich auch recht gut verständlich sein sollte: die rechtsgeschäftliche Haftung. Das ist insbesondere der Fall, wo die Vertretungsmacht überschritten wird. Das hatte ich ja gestern Abend schon ein bisschen näher ausgeführt, dass in dem Fall, wenn ein Vorstand eben die Vertretungsmacht, die ihm nach Satzung zugewiesen ist, überschreitet, er sich dann persönlich verpflichtet. Das heißt, wenn er jetzt eine Haftungsbeschränkung hat, dass er nur bis 1000 Euro handeln darf, und kauft aber was für 2000 Euro, dann ist es nicht gedeckt von der Vertretungsmacht. Und dann ist nicht der Verein verpflichtet, sofern diese Beschränkung im Vereinsregister eingetragen ist, sondern dann ist eben er persönlich verpflichtet. Auch so ein Klassiker ist eigentlich, wenn die Satzung eine Vertretungsregelung hat, dass immer nur zwei oder mehrere gemeinsam vertreten dürfen und einer handelt alleine, ohne von den anderen dazu bevollmächtigt zu sein. Dann ist dieses Rechtsgeschäft, das nennt man schwebend unwirksam, und bedarf einer Genehmigung durch die anderen Vorstandsmitglieder, die mit vertreten müssten. Und wenn die diese Genehmigung verweigern, dann ist eben er selbst verpflichtet und nicht der Verein. Ja, also das ist dann so ein Klassiker. Deswegen sollten Sie da auch immer darauf achten, dass Sie im Rahmen der Vertretungsmacht bleiben. Und wenn Sie merken, das ist ja unpraktisch, weil die Satzung eine Doppelvertretung vorschreibt, aber Sie eigentlich in der Tat meistens alleine handeln, dann sollten Sie mal die Satzung entsprechend auch anpassen.
Ja, es folgt die steuerrechtliche Haftung. Das ist noch so ein klassisches Haftungsfeld. Da geht es dann um die steuerlichen Pflichten. Das sind zum einen ist es die Erteilung steuerlicher Auskünfte gegenüber dem Finanzamt, dann sind es natürlich die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die darunterfallen, und last but not least die Pflicht zur Abgabe der Steuererklärungen und natürlich ergibt sich dann auch die zur Steuerzahlung. Und wenn das Vorstandsmitglied, das dafür zuständig ist – und da macht es natürlich Sinn, in so einer Ressortaufteilung das zuzuweisen – dann haften die Vorstandsmitglieder dem Finanzamt gegenüber neben dem Verein als Gesamtschuldner. Das heißt, das Finanzamt kann sich aussuchen, wen es denn in Anspruch nimmt: den Verein oder eben das Vorstandsmitglied, das dann ja fehlerhaft gehandelt hat. Was so ein ganz anschauliches Beispiel wäre für Pflichtverletzungen: Wenn jetzt die Vorstandsmitglieder zum Beispiel die steuerlichen Aufzeichnungspflichten verletzen oder diese Gemeinnützigkeitserklärung auch nicht abgeben und das Finanzamt dann daraufhin dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkennt und daneben auch den Verein zu Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer und Umsatzsteuer veranlagt im Rahmen der Schätzung. Und dann könnten das schon je nach Vereinsgröße ganz ordentliche Steuernachforderungen sein, und für diese haftet dann eben auch der fehlerhaft handelnde Vorstand mit seinem Privatvermögen. Und wie gesagt, das Finanzamt kann sich dann aussuchen, wen es denn da in Anspruch nimmt. Und es ist in vielen Fällen so, insbesondere bei der hier noch gleich kommenden Insolvenzhaftung, dass der Verein vielleicht gar kein Geld mehr hat und dann eben nur der persönlich handelnde Vorstand übrig bleibt, an den sich dann eben der Gläubiger wendet, in dem Fall das Finanzamt. Und daher ist es natürlich immer wichtig, dass man diese steuerlichen Pflichten ordnungsgemäß erfüllt. Und wie ich vorhin schon sagte, wenn man sich nicht sicher ist, dann sollte man lieber das Geld investieren für einen Buchhalter oder Steuerberater, der das dann eben auch entsprechend durchführt.
So, im Zusammenhang mit der steuerrechtlichen Haftung kann man da auch die Spendenhaftung aufführen. Da geht es eigentlich um zwei Punkte. Da geht es zum einen um die Ausstellung fehlerhafter Zuwendungsbestätigungen, auch Spendenbescheinigungen genannt. Das heißt, wenn beispielsweise Sachspenden nicht richtig deklariert werden, wenn Aufwandsspenden, wenn für Aufwand eine Spendenbescheinigung erstellt wird, obwohl die Voraussetzungen nicht vorliegen. Die kann man nämlich nicht einfach so machen, ja, da gibt es gewisse Voraussetzungen für. Wenn eine Zuwendungsbestätigung ausgestellt wird für Sponsoring, für eine Sponsoringleistung, das ist auch so ein Klassiker. Also, das wäre eine fehlerhafte Zuwendungsbestätigung, und das nennt sich dann die Ausstellerhaftung, weil jemand eben eine falsche Spendenbescheinigung ausgestellt hat. Und dann gibt es da noch die sogenannte Veranlasserhaftung. Das sind fehlverwendete Spendenmittel. Also, wenn Gelder eingehen, Spenden, die beispielsweise eine Zweckbindung haben, und die werden dann nicht für den Zweck verwendet oder die werden überhaupt nicht für den Vereinszweck verwendet, sondern für irgendwas anderes oder für den wirtschaftlichen Betrieb. Und manche Vereine haben ja einen wirtschaftlichen Betrieb, beispielsweise eine Vereinsgaststätte oder sowas, die im Selbstbetrieb geführt wird. Und wenn die jetzt notleidend ist, kann man da nicht einfach Spendenmittel benutzen, um die, ja, und das Defizit auszugleichen.
Es geht aktuell unter gewissen Voraussetzungen wegen den Corona-Vorgaben, aber grundsätzlich wäre das ein Haftungsfall. Und in diesen beiden Fällen, bei der Ausstellerhaftung und bei der Veranlasserhaftung, da haftet dann der Aussteller oder Veranlasser pauschal mit 30 Prozent des Spendenbetrags, welcher entweder falsch verwendet wurde oder worüber eine falsche Zuwendungsbestätigung ausgestellt wurde. Das heißt, wenn Sie nur über eine Sponsoringleistung von 1000 Euro versehentlich eine Spendenbescheinigung ausstellen, dann haften Sie, Schrägstrich der Verein, aber auch Sie mit 300 Euro. Das ist also schon nicht ganz so wenig. Und schon Veranlasser, also wenn es darum geht um die Verwendung der Mittel, das kann auch der Gesamtvorstand sein, ja, also über den vertretungsberechtigten Vorstand hinaus. Sofern, ja, sofern jetzt beispielsweise ein vertretungsberechtigtes Vorstandsmitglied so eine Fehlverwendung verantwortet hat und der Gesamtvorstand das zur Kenntnis erlangt hat und nicht dagegen eingeschritten ist. Und das wäre natürlich jetzt so ein Punkt, wo man sagt, okay, da ist dann auch der Gesamtvorstand darüber hinaus in der Verantwortung. Und da kann sich dann eben das Finanzamt überlegen, bei gesamtschuldnerischer Haftung, an wen es sich wendet. Und wie schon vorhin sagte, durchaus möglich, dass der Verein zahlungsunfähig ist und, ja, dann bleibt es eben beim Vorstand hängen, der meistens noch etwas mehr Geld hat. Und das ist eigentlich so ein wichtiges Haftungsfeld. Deswegen sollten Sie sich, gerade bei gemeinnützigen Vereinen, da sollten Sie sehr vorsichtig sein, wenn es um die Ausstellung von Spendenbescheinigungen da auch geht.
So, genau, nächstes Haftungsfeld gegenüber Dritten, nach außen hin, das wäre die sozialversicherungsrechtliche Haftung. Da geht es eben drum, wenn Arbeitnehmer beschäftigt sind und Sozialversicherungsbeiträge mit zumindestens bedingtem Vorsatz vorenthalten werden. Also, das wäre dann so, wenn der Verein beispielsweise knapp bei Kasse ist, dass dann eher mit dem Geld beispielsweise ein Bankdarlehen getilgt wird, was ansonsten kurz vor der Kündigung steht, anstatt die Beiträge an den Sozialversicherungsträger abzuführen. Und wenn da so ein Balanceakt, will ich es mal nennen, gemacht wird, dann ist eben auch die Person, die handelt, hier in der persönlichen Haftung. Das heißt, das sollten Sie auch immer darauf achten, dass Sie diese Pflichten ordnungsgemäß erfüllen.
Ja, und es folgt das letzte Haftungsfeld, das aber durchaus auch ein großes ist, das ist diese Insolvenzhaftung. Es bedeutet, im Fall der Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung des Vereins, und da geht es nicht um eine vorübergehende Zahlungsschwierigkeit oder so, sondern wenn absehbar ist, dass der Verein dauerhaft seine Verpflichtungen nicht mehr bezahlen kann, weil beispielsweise irgendeine Förderung dauerhaft weggebrochen ist oder Mitglieder massenweise ausgetreten sind. Und wenn man das dann bemerkt, dann hat man die Pflicht als Vorstand, innerhalb von drei Wochen den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens zu stellen. Und das ist eben ein Punkt, wo man sagen muss, da kann man auch nicht lange diskutieren und überlegen. Und diese Pflicht, die trifft im Übrigen den gesamten Vorstand, also jedes einzelne Vorstandsmitglied, weshalb, wie ich vorhin sagte, es auch wichtig ist, dass sich alle immer so einen Überblick verschaffen, gerade wenn man merkt, es wird irgendwie eng. Dann sollte man lieber etwas früher so einen Antrag stellen als zu spät. Wenn man das versäumt eben, und dann haftet auch der Vorstand, weil meistens hat der Verein dann nichts mehr. Das ist der Klassiker mit dem Privatvermögen.
Ja, und zwar geht es bei den Altgläubigern, also die, die bereits auf ihr Geld warten, die haben beim Insolvenzverfahren immer so eine gewisse Quote, was sie noch erhalten. Und wenn sich diese Quote verschlechtert aufgrund des verspätet gestellten Antrags, dann haftet der Vorstand für diesen sogenannten Quotenschaden, also die Differenz, die ihnen dann entgeht. Und wenn dann noch neue Gläubiger hinzukommen, also wenn in der Zeit noch irgendwas gekauft wird beispielsweise oder sonstige Verträge geschlossen werden, die nicht mehr bezahlt werden können, dann haftet, und das eben aufgrund des verschleppten Antrags passiert ist, dann haftet der Vorstand, der Handelnde, auch für, oder der Nicht-Handelnde in dem Fall, eben für den gesamten Schaden, der diesem Neugläubiger, würde ich es dann mal nennen, entsteht. Das heißt, die Insolvenzhaftung, die kann recht umfangreich sein. Da sollte man insbesondere eben auf der Hut sein. Und auch da kann ich nur sagen, wenn man sich jetzt nicht ganz sicher ist, wie es ausschaut, möglichst schnell einen Steuerberater vielleicht kontaktieren, der das Ganze überprüft, wenn es jetzt so ein Grenzfall ist, und der dann im Zweifel auch einen Antrag stellen kann mit der entsprechenden Vollmacht.
Ja, jetzt habe ich Sie vielleicht ziemlich schockiert, aber es ist doch wichtig zu wissen, wo die Haftungsfelder sind. Ja, eben gegenüber den Dritten, und es gibt natürlich dann auch noch Punkte, wo der Vorstand gegenüber dem Verein als solches haftet. Da habe ich gestern zu den Pflichten einiges ausgeführt. Das ist natürlich insbesondere dann der Fall, wenn eine dieser Pflichten verletzt wird, und zwar schuldhaft, na, das heißt mit Vorsatz oder Fahrlässigkeit. Und das sind dann natürlich so Sachen wie diese Geschäftsführungsmaßnahmen, die gegen Satzungen verstoßen, wenn man die ordentliche Geschäftsführung nicht mit der gebotenen Sorgfalt ausführt, beispielsweise. Also, einfach diese Pflichten aus dem organschaftlichen Rechtsverhältnis vernachlässigt. Und natürlich, wenn man jetzt Gesetzesnormen missachtet oder Anordnungen von Behörden oder Gerichten, wenn man entgegen der Satzung handelt oder weitere Vereinsordnungen auch einfach ignoriert. Ja, also beispielsweise Mitglieder irgendwo ausschließt oder Nicht-Mitglieder zulässt oder, sollten haben, Mitgliedsbeiträge nicht erhoben werden oder Eintrittsgelder. Das ist alles so Dinge, wo der Vorstand gegenüber dem Verein haftet. Weil, stellen Sie sich vor, Sie haben eine Vereinsveranstaltung und der Vorstand steht an einem Eingang und lässt einmal irgendwie zehn Leute aus der erweiterten Familie umsonst rein. Beim Eintritt von 10 Euro pro Person sind das 100 Euro, die dem Verein entgehen. Und das wäre dann natürlich auch so ein Punkt, wo man sagt, okay, so einen Schaden hat er zu ersetzen. Und auch bei Missachtung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung, wobei ich aber auch gestern sagte, da hat er durchaus auch die Pflicht, Recht und Pflicht ist es, zu prüfen, wenn die Beschlüsse natürlich jetzt satzungswidrig sind oder nichtig, dann darf er sie auch nicht ausführen.
So, aber jetzt kommt vielleicht das Gute an der ganzen Sache. Es gibt Haftungsprivilegien im Gesetz, können auch in der Satzung noch sogar zugunsten des Vorstands ausgestaltet werden, gemäß § 31a und 31b BGB. Wobei 31b für Mitglieder gilt und 31a eigentlich so die Vorschrift ist für Organmitglieder. Das sind eben Vorstandsmitglieder oder besondere Vertreter oder Mitglieder sonstiger Organe.
Und Voraussetzung ist die sogenannte ehrenamtliche Tätigkeit. Da wird immer so der Steuerfreibetrag, die Ehrenamtspauschale, angesetzt. Das heißt, nicht mehr als aktuell, als derzeit 840 Euro im Jahr als Vergütung erhalten, dann gelten diese Haftungsprivilegien. Und das bedeutet, dass gegenüber dem Verein ein Vorstandsmitglied nicht haftet bei leichter Fahrlässigkeit, also wenn er die gebotene Sorgfalt einfach nicht beachtet hat. Aber bei grober Fahrlässigkeit, das heißt, wenn eine normal denkende, handelnde Person das hätte wissen müssen und, also wenn er die gebotene Sorgfalt in besonders großem Maße außer Acht gelassen hat, dann nicht. Allerdings kann die Satzung auch für grobe Fahrlässigkeit einen Haftungsausschluss vorsehen. Es ist möglich, dass die Satzung das macht. Und auch bei Vorstandsmitgliedern, die mehr erhalten als die Ehrenamtspauschale, also die dann nicht mehr als ehrenamtlich gelten würden, kann die Satzung eine Haftungsprivilegierung für leichte und/oder grobe Fahrlässigkeit vorsehen, nicht aber für Vorsatz. Das versteht sich von selbst.
Ja, und bei der Haftung gegenüber Dritten, das war das, was ich vorhin so lange ausgeführt habe, da gibt es dann einen sogenannten Freistellungsanspruch gegenüber dem Verein bei leichter Fahrlässigkeit. Also, wenn der Vorstand dann nur mit leichter Fahrlässigkeit gehandelt hat. Auch das kann in der Satzung auf grobe Fahrlässigkeit hin erweitert werden und auch auf den nicht nur ehrenamtlich, sondern darüber hinaus gegen Entgelt tätigen Vorstand.
Ja, ob das jetzt sinnvoll ist oder nicht, muss man dann entscheiden, ob man das möchte, aber ich sage nur, es ist möglich. Wobei einem ein Freistellungsanspruch dann natürlich wenig nützt, wenn der Verein nichts mehr hat. Und bei den Beispielen, die ich vorhin genannt habe, das Finanzamt oder Dritte eben den Vorstand gesamtschuldnerisch mit dem Verein in Anspruch nehmen, das heißt, beide haften als Schuldner. Der Verein hat nichts mehr, der Gläubiger geht gegen den Vorstand. Der sagt: "Ich habe zwar einen Freistellungsanspruch gegen den Verein, aber der Verein hat kein Geld." Und dann nützt ihm sein schöner Anspruch auch nichts mehr.
Und auch hier ist wichtig, das hatte ich vorhin schon kurz erwähnt, Voraussetzung für diesen Freistellungsanspruch ist natürlich immer, dass diese Pflichtverletzung bei der Wahrnehmung der Pflichten als Vorstandsmitglied erfolgt ist, nicht bei Kompetenzüberschreitung oder eben außerhalb dieser Pflicht, nicht so im privaten Bereich. Das ist manchmal nicht immer einfach abzugrenzen, aber ich denke, grundsätzlich versteht sich das jetzt von selbst, was damit gemeint ist.
So, genau, und das hatte ich vorher eigentlich schon auch mündlich ausgeführt, habe es hier noch mal in der Folie aufgelistet. Gegenüber Dritten, da kann eben der Vorstand dann auch haften, wenn ein Organisationsmangel zu einem Schaden führt. Und diese, ja, diese verschiedenen Punkte, die hatte ich vorhin schon genannt. Das wäre beispielsweise eben bei Steuererklärungen, Steuerschuld, Sozialversicherung, Spendenhaftung, Verkehrssicherungspflicht und Insolvenzantragspflicht. Das ist nur noch mal so der Vollständigkeit halber.
Und ja, da haben wir noch mal den Punkt die Haftungsvermeidung, Risikominimierung. Das ist natürlich, wie ich es vorhin am Anfang erwähnt hatte, die Satzungsgestaltung gibt da Möglichkeiten her, dass man eine Ressortbildung und Aufgabenzuweisung vornimmt. Es erleichtert jetzt natürlich nicht unbedingt die Haftung für denjenigen, dem die Aufgabe zugewiesen ist, also beispielsweise der Schatzmeister, wenn es ihm zugewiesen ist und er seine Aufgabe nicht sorgfältig ausführt, dann ist er eben in der Haftung. Aber eventuell sind die anderen Mitglieder fein raus. Dann ist immer gut, wenn so ein Verein, das ist ein schönes, englisches, neudeutsches Wort, Corporate Governance oder Compliance-Regelungen hat. Das heißt, so interne Richtlinien, wie gewisse Abläufe zu erfolgen haben, wie gewisse Vorgänge abzulaufen haben, beispielsweise zuerst intern Rücksprache halten, Vorstandsbeschluss einholen, ja, und dann wird erst ein Geschäft abgeschlossen oder wie auch immer. Damit man einfach Vorgehensweisen hat oder wie ist das Verfahren, wenn ein Vorstandsmitglied nicht erreichbar ist oder ausfällt, wer ist dann in Vertretung verantwortlich. Dass man sich so richtige Regelungen gibt, das kann auch im Rahmen der Geschäftsordnung oder sowas erfolgen.
Dann natürlich eine risikobegrenzende Betriebsorganisation, sprich, dass man immer jemanden hat, der verantwortlich ist, der beispielsweise auch die Trainer überwacht in einem Sportverein, dafür zuständig ist für das Vereinsgelände, für Räumlichkeiten, dass die verkehrssicher sind. Wer ist für dieses zuständig? Wenn ein Verein jetzt besonders haftungsträchtige Bereiche hat, das haben manche Vereine mit, ja, mit besonderen, was weiß ich, Geschäftsbereichen. Das kann allein schon sein, dass es eine Gaststätte ist, die man betreibt, dass es ein finanzielles Risiko ist oder so. Dass man so einen Bereich einfach auslagert, zum Beispiel verpachtet. Dann müssen die Einnahmen dann nicht mehr auch im wirtschaftlichen Bereich gesehen werden bei einer Verpachtung für die gemeinnützigen Vereine, sondern dann ist es Vermögensverwaltung und man trägt nicht mehr selbst auch das Haftungsrisiko und das Risiko, dass es schlecht läuft. Das heißt, es kann man daran denken, was auszulagern oder in eine eigene Gesellschaft so was dann einzubringen.
Und was ich auch gestern schon erwähnt hatte, was sicherlich sinnvoll ist, dass man Haftungsrisiken des Vorstandes versichert. Und da hat auch der Vorstand einen Anspruch darauf, dass so eine Versicherung auf Kosten des Vereins abgeschlossen wird. Es ist eine sogenannte Directors-and-Officers-Versicherung, die versichert eben Geschäftsführer, Vorstände. Ja, kann man sich auch im Internet leicht über Suchmaschinen herausfinden, welche Versicherung da was anbietet. Da gibt es auch so Gesamtpakete für Vereine. Und damit hätten Sie dann auch vielleicht für sich selbst eine Beruhigung, weil Sie wissen, Sie können da ein bisschen unbefangener, zwar nicht leichtsinnig, aber unbefangener an das Vorstandsamt herangehen.
Es ist relativ selten in der Praxis, dass so Haftungsfälle tatsächlich aufschlagen, aber es ist nicht ausgeschlossen. Und wenn Sie so ein Vorstandsamt mit einer ganz normalen Sorgfaltspflicht ausführen, so wie Ihre normalen Tätigkeiten für sich auch, dann sollten Sie da auch ganz gut abgesichert sein. Und einfach sollte die Freude an der Tätigkeit für den Verein überwiegen, und es ist ja auch eine schöne Sache.
Genau. Und mit den Worten bedanke ich mich dann bei Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.
Vielen Dank.
Ein Vorstandsamt im Verein ist eine tolle Chance, etwas zu bewegen! Neben Motivation brauchst du aber auch die passende Eignung und das nötige Wissen. Genau darum geht es in dieser Zusammenfassung: Du erfährst, wie ein Vorstand aufgebaut ist, welche Pflichten auf dich zukommen und wie du Haftungsrisiken minimieren kannst.
Vorstandsarbeit funktioniert am besten im Team. Jede/r bringt seine Kompetenzen bei der Leitung des Vereins ein und lernt jede Menge von den anderen. Doch wie wächst man zu einem echten Führungsteam zusammen? In diesem Video vermitteln wir praxisorientiert, wie eine gute Aufgabenteilung aussieht, wie projektorientiertes Arbeiten gelingt, wie man an Konflikten wächst und welche Tools und Methoden man kennen sollte.