Also, herzlich willkommen auch von mir an euch alle. Ich hoffe, das ist okay, wenn wir auch gleich alle hier aufs Duo übergehen. Ich freue mich, dass so viele das Thema Hauptamt und Ehrenamt – Hauptsache Ehrenamt, wie Hauptamt im Verein gelingen kann – interessiert, dass wir euch mit diesem Thema gereizt haben, euch für heute anzumelden. Und diese Überschrift „Hauptsache Ehrenamt – wie Hauptamt im Verein gelingen kann“, es ist ja eigentlich fast ein bisschen ein Widerspruch, wenn es heißt „Hauptsache Ehrenamt“. Dann stellt man sich natürlich die Frage: Wieso ist dann Hauptamt unter Umständen ein wichtiger Punkt oder ein Thema? Das Ganze klärt sich auf, wenn man Hauptamt so versteht, wie Katharina es gerade schon eingeführt hat: als Ergänzung, als Unterstützung für Vereine und ehrenamtliche Vorstände. Genauso tun Robert und ich das. Und was ich jetzt in der ersten knappen Viertelstunde euch präsentieren möchte – ich klicke da jetzt mal gleich eine Folie weiter.
Wir wollen zunächst erstmal kurz schauen: Wer ist denn von euch heute dabei, oder wer seid ihr so grob, ja, so grob rübergebracht? Und dann: Warum überhaupt Hauptamt im Verein? Was sind unsere Erfahrungen hier im Landkreis Regensburg? Das betrifft so die Frage: Wie komme ich überhaupt dazu, als die Anfrage der DSEE kam, ob ich dieses Seminar heute machen will, das zuzusagen? Was ist überhaupt unser Hintergrund, was ist mein Hintergrund, das machen zu können? Katharina hat ein paar Stichworte dazu schon gesagt, die möchte ich noch kurz ausführen und unsere Erfahrungen in der Vereinsunterstützungsarbeit hier im Landkreis vorstellen. Und zu diesen Erfahrungen gehört dazu, dass Robert Gastner bei uns in der Vereinsschule schon vor vielen Jahren – ich glaube, es sind mindestens sieben Jahre her – das erste Mal präsentiert hat, was er mit seinen Vorstandskollegen in der Sportgemeinschaft Hohenschambach in dieser Richtung unternommen hat, nämlich die Einrichtung einer hauptamtlichen Geschäftsstelle anzugehen und erfolgreich umzusetzen. Und für mich war völlig klar: Wenn ich das Seminar heute leite, frage ich als Erstes Robert, ob er dazukommen würde, weil ich glaube, er bringt das mit, was ihr alle möchtet und braucht, nämlich den Blick in die Praxis. Und deswegen freue ich mich sehr, dass du, Robert, heute dabei bist.
Ich möchte ein paar Takte erstmal dazu sagen: Wer ist denn heute im Raum? Wie ist unser Publikum? Ich sehe 99 Teilnehmende, das ist natürlich schon mal toll, aber wie setzen sich diese Teilnehmerinnen und Teilnehmer zusammen? Dankenswerterweise hat die DSEE das ja schon in der Anmeldung abgefragt, und die folgenden Folien zeigen mal ganz kurz, was sich da für ein Bild ergibt. Im Hinblick auf den Engagementbereich, aus dem ihr kommt, sieht man eines ganz, ganz deutlich auf den ersten Blick: Die Teilnehmergruppe heute – ihr – das ist sehr, sehr heterogen. Großer Bereich Sport, großer Bereich Sonstiges – heißt vermutlich, dass ihr euch bei den rechts eingeblendeten Themen nicht irgendwo gesehen habt und einfach „Sonstiges“ angeklickt habt. Insofern wären das vermutlich auch noch mal viele kleine einzelne dünne Tortenschnitte, Tortenstückchen, wenn man das hier aufteilen würde. Kultur und Medien viel vertreten, Bildung und Erziehung, aber insgesamt etwas, was wir hier aus unserer Vereinsschule kennen: eine sehr heterogene Gruppe, was die Engagementbereiche angeht.
Genauso sieht es aus, wenn man schaut, wie groß denn die Organisationen sind, aus denen ihr kommt. Und wenn ihr euch den mittleren orangenen Balken anschaut, den größten mit zwischen 40 und 45 Teilnehmenden, dann sind die meisten von euch in einer Organisation, die eine Mitgliederzahl von 11 bis 50 haben. Und wenn man die kleinen noch dazunimmt, dann kann man eigentlich sagen: Der größte Teil von euch ist in Organisationen angesiedelt und aus Organisationen heute zugeschaltet, die eher kleineren Charakter haben. Und die Balken rechts sind auch dabei, aber es ist nicht die Mehrzahl. Und ich weiß von der DSEE, dass das so die Hauptzielgruppe auch der von DSEE erklärt ist: die mittleren und kleineren Vereine. Dritte Folie: Vorwissen zum Thema. Da sieht man auch direkt, wenn ihr den grünen Balken anschaut, dass die Mehrheit schon erste Erfahrungen mit dem Thema Hauptamt im eigentlichen Engagement gesammelt hat. Andere, auch viele – zumindest mal fast 40 – haben sich schon inhaltlich mit dem Thema beschäftigt. Es gibt aber auch einen großen Teil von Teilnehmenden heute, die noch gar nichts mit dem Thema „Hauptamt – wie es im Verein, im Ehrenamt gelingen kann“ zu tun hatten. Also Fazit: heute ein sehr, sehr gemischtes Publikum, und das ist eigentlich das, was ich, was wir hier von unserer Vereinsunterstützungsarbeit im Landkreis Regensburg kennen, die wir hier – das möchte ich noch ergänzen – aus dem Landratsamt heraus machen. Also, wir sind eine kommunal getragene Freiwilligenagentur.
Warum überhaupt Hauptamt im Verein? Diese Folien und die zwei folgenden, zu denen ich noch kurz was sagen möchte, die sollen euch zeigen, auf welchem Hintergrund ich überhaupt denke, zu diesem Thema als Referierende heute was beitragen zu können. Wir haben hier, wie Katharina schon eingangs gesagt hat, mehrere Bausteine unserer Vereinsunterstützungsarbeit. Der zentrale ist bestimmt unsere Vereinsschule. Wir bewerben alle drei – übrigens habe ich euch links unsere schöne neue Werbepostkarte eingefügt – wir bewerben alle drei mit dem Stichwort „Wir machen Vereine stark“, weil wir es tatsächlich auch so empfinden und zurückgemeldet kriegen. Das eine ist die Vereinsschule, eine Fortbildungsreihe auf Landkreisebene, die wir jetzt seit 11 Jahren machen, zu Themen, die grundsätzlich mal allen Vereinen unter den Nägeln brennen. Es sind über 50 inzwischen – von Mitgliedergewinnung, Vorstandsnachfolge über Feste/Feiern, rechtliche Dinge und so weiter. Ihr findet sowas auf unserer Webseite, die habe ich unten angegeben. Und aus dieser Vereinsschule heraus ist für drei Jahre ein Projekt entstanden zum individuellen Coaching von Vereinen. Wir haben 30 Vereine im Landkreis im Rahmen eines Bundesprojekts für drei Jahre individuell begleiten können im Hinblick auf ihre Problemlagen, Herausforderungen, Anliegen und Bedürfnisse, sich weiterzuentwickeln. Und das war – im Gegensatz zu dieser Vereinsschule, wo es eher um Sensibilisierung, um große Teilnehmerzahlen hier im Landratsamt im großen Sitzungssaal ging – dann der individuelle Blick in die Vereine hinein. Entschuldigt übrigens, ich sehe es jetzt hier zum zweiten Mal, dass bei der Präsentation ein Buchstabe verrutscht ist. Das ist einfach irgendwie – keine Ahnung, wie das gekommen ist. Das Dritte, was wir machen hier – auch, weil wir versuchen, sehr bedarfsorientiert zu sein –: Wir bieten seit einigen Jahren in Kooperation mit einem Steuerfachmann und einem Vereinsrechtler eine rechtliche Erstberatung für Vereine an, weil sich eben ergeben hat, dass Vereine aus unseren Veranstaltungen und auch aus den Coachings rausgehen und sagen: „Ist ja wunderbar, was ihr uns jetzt hier irgendwie nahegelegt habt, aber wie setzen wir das vor Ort um? Und woran, wohin können wir uns wenden, wenn wir jetzt einfach mal eine Frage zu unserer Satzung haben? Wir können doch nicht immer gleich zum Anwalt rennen.“ Und auf dem Hintergrund haben wir eben auch eine rechtliche Erstberatung eingeführt. Aus allen drei Bausteinen haben wir folgende Dinge gelernt im Hinblick auf unsere Fragestellung heute.
Das – und ich denke jetzt mal, alles wird euch nicht unbekannt vorkommen, sonst hättet ihr euch vielleicht für heute nicht angemeldet. Die Learnings waren tatsächlich: Vorstände sind überlastet, weil sie zu viel zu tun haben, weil es oft zu schwierig ist, weil zu wenig mithelfen oder weil sie vielleicht auch besser werden wollen und Neues angehen wollen, also weil sie sich weiterentwickeln wollen. Zweites Learning – auch daraus: Vereine brauchen hauptamtliche Unterstützung, Anlaufstellen in der Gemeinde – und jetzt würde ich hier ergänzen wollen: auf städtischer Ebene oder auf Landkreisebene –, solche Stellen wie uns hier, die Fortbildung, Austausch- und Vernetzungsorte anbieten, bei konkreten Fragen helfen, auch im Hinblick auf Organisationsentwicklungsprozesse, und die auch im Bereich Anerkennung und Würdigung unterwegs sind. Und ich habe euch einfach mal hier drei solche Stellen – die Freiwilligenagentur in Halle, die Kollegen aus dem Landkreis Göttingen im Landratsamt und uns – eingeblendet.
Weiteres Learning: Vereine brauchen hauptamtliche Unterstützung durch ihre Verbände, durch Landes- oder Bundesstellen. Das betrifft jetzt natürlich diejenigen, die verbandlich organisiert sind, was aber die Landes- und Bundesstellen angeht, natürlich alle anderen auch – für die gleichen Dinge, die ich eben schon genannt hatte, einfach noch mal auf einer anderen Ebene. Und da habe ich euch hier auch mal einfach drei Beispiele angeführt auf Landes- und Bundesebene: den Landessportverband – ich glaube in Schleswig-Holstein oben –, die DSEE und die Thüringer Ehrenamtsstiftung. Und das Learning, was uns jetzt zu Robert führt, aus unserer Vereinsunterstützungsarbeit hier, war das, dass Vereine natürlich auch selbst Abhilfe schaffen können – im Hinblick auf die Überlastung von Vorständen, eine Arbeitsaufteilung oder das gemeinsame Angehen von der Organisationsentwicklung. Das können sie, indem sie Hauptamt zu sich heranholen und dieses Hauptamt bei sich im Verein verankern, in Form von Beschäftigungsverhältnissen, auf Dauer angelegt, sprich: selbst Arbeitgeber werden. Das hat die SG Hohenschambach mit Robert an der Spitze und einigen wenigen anderen, finde ich, so fantastisch umgesetzt und jetzt auch weitergeführt in den letzten Jahren. Habe ich in der Vorbereitung zu heute gemerkt, dass ich mich jetzt freue und sehr gerne an Robert übergebe, damit er euch einführt in das, wie sie das vor Ort angegangen sind und was er dazu zu sagen hat. Und damit, Robert, übergebe ich gerne an dich – mit der Bitte: Holst du dir die Präsentationsrechte?
Ja. Ja. Guten Abend auch von meiner Seite. Herzlich willkommen bei uns im Seminar. Vielen Dank an Katharina und Gabi für die Vorrede und die Vorstellung. Ja, unser Thema ist ein spannendes Thema. Hauptamt im Verein ist aber auch ein wichtiger Baustein, wie wir Vereine zukunftsfähig machen und Ehrenamt auch gestaltbar machen. Es ist für uns – und das ist jetzt im Vorgespräch auch schon rausgekommen – kein Prozess gewesen, den wir einmalig gemacht haben, sondern der begleitet uns seit dem Start immer wieder. Wir machen es jetzt seit über zehn Jahren, sind wir in diesem Bereich unterwegs, und mittlerweile haben wir drei Verwaltungskräfte – mit tatsächlich auch mit der dreifachen Entlastung –, um immer wieder jetzt beim letzten Vorstandswechsel den Verein wieder anzupassen auf aktuelle Gegebenheiten. Was mir aber ganz, ganz wichtig ist: Wir sind definitiv kein Best Practice. Also, was ich heute dabei habe, ist der Weg der Sportgruppe Hohenschambach, abgekürzt SGH. Das werde ich jetzt immer wieder mal verwenden. Und aus einer schwierigen Ausgangslage heraus, die ich allen Teilnehmenden hier nicht wünschte, weil bei uns war es tatsächlich so, dass der erste Vorsitzende aufgehört hat und damit wir es aus der Not heraus gemacht haben. Worum es mir heute geht, ist, Ihnen Anregungen zu geben, wie man sich auf den Weg machen kann, wichtige Fragestellungen aufzuwerfen und natürlich auch ein paar Antworten zu geben, wie man an solche Dinge rankommt. Und am Ende finde ich es gut, egal welchen Aspekt Sie sich rausnehmen, dass Sie sich auf den Weg machen. Und egal, ob am Ende dann eine hauptamtliche Kraft – egal in welcher Form – rauskommt, glaube ich, lohnt es sich, sich auf den Weg zu machen, weil es Freiräume gibt, Ausrichtung des Vereins. Und das ist einfach das Ziel von heute Abend.
Ja, und die spannendste Frage, die vorher gestellt wurde: Wo ist Hohenschambach? will ich jetzt gleich mal beantworten. Hohenschambach liegt in Bayern, in der schönen Oberpfalz, im Landkreis Regensburg. Es ist ein kleines Dorf mit ca. 1.400 Einwohnern. Und von dem her hat es dort ein trotzdem intensives Vereinsleben mit ca. 15 Gruppierungen und Vereinen. Und der größte Verein ist die Sportgruppe Hohenschambach, also der Sportverein. Klassischer Mehrspartenverein, fünf Abteilungen, ca. 950 Mitglieder, so in etwa, und auch eine klassische Struktur – immer noch, auch nach der Verwaltungskraft – mit drei Vorständen, mittlerweile jetzt vier Vorständen, Vereinsbeirat und sehr, sehr vielen Projektleitern im Kern. Dadurch, dass unsere Region auch eher strukturschwach ist für die gute Regensburger Region – wir liegen sehr weit weg von Regensburg –, haben wir kaum Industrie oder Sponsoren. Darum ist bei uns wirtschaftlich immer die Situation eher schwierig als gut. Aber im Kern ist es ein Verein mit problematischer Größenordnung – habe ich geschrieben –: für den rein ehrenamtlichen Betrieb zu groß, weil viel zu viel Abstimmung und viel zu viel Verwaltung, und der Formalismus auch und die Bürokratie haben die letzten Jahre umso mehr zugenommen; aber für professionelle Strukturen, wie es andere Vereine haben mit der kompletten Geschäftsstelle oder Sonstiges, zu klein. Und wir haben versucht, ein Mittelding zu machen, so ein kleines, feines, für uns Verwaltungsteam aufzubauen oder Verwaltungskraft aufzubauen, um unsere Probleme ein Stück auch zu lösen.
Ja, wie kam es dazu? Ich habe vorher gesagt, es war aus der Not heraus. Unser langjähriger erster Vorsitzender, für den tatsächlich der Verein sein größtes Hobby war, er große Zeit seiner beruflichen Zeit verwenden konnte. Er hat die Mitgliederverwaltung gemacht, die Finanzen, war der Treiber, war der Initiator für viele Dinge – und das über Jahrzehnte. Und er war nicht nur eine One-Man-Show, er hat’s tatsächlich auch sehr, sehr gut gemacht. Der Verein wurde mehrfach geehrt – vom Bayerischen Fußballverband oder auch vom Bayerischen Landessportverband – für seine besondere vorausschauende Vereinsorganisation. Also kurzum: Dieser scheidende Vorstand war ein Traum für jeden Verein. Umso größer ist natürlich die Katastrophe, wenn er zurücktritt. Und das war tatsächlich das Thema. Klar, wenn ein Vorstand dort ausscheidet, dann geht man auf die Suche, und wir haben nahezu vier Jahre benötigt, bis wir jemanden finden, der wieder antritt als erster Vorsitzender. Und das war erst dann, als wir den Verein komplett umgebaut haben und es auf saubere Strukturen gesetzt haben. Und unser Ziel war damals so, dass der erste Vorsitzende die klassischen Aufgaben hat von Führung des Vereins, Repräsentation und die Vision weiterentwickeln. Und wir haben uns ein klares Zeitbudget gegeben: Diese Aufgaben des ersten Vorsitzenden sollen in drei Stunden pro Woche machbar sein, und der Rest muss anders verlagert werden. Und ja, von dem her ging es bei uns tatsächlich so nicht weiter, und dann wurden natürlich Lösungen auch diskutiert. Und es war relativ schnell klar, dass wir mit ehrenamtlichen Strukturen dort nicht mehr vorankommen, sondern wir waren sehr schnell dabei, im Endeffekt eine Verwaltungskraft einzustellen oder das Thema anzugehen.
Ich hab’s vorher gesagt: armer Verein, strukturschwache Region. Darum ist eine Verwaltungskraft tatsächlich ein hohes finanzielles Risiko. Ich komme nachher mal so auf die Kosten dazu – die Kosten, die wir dort uns ehrlich auf die Schultern genommen haben. Dieses Geld ist nicht jedes Jahr in der Kasse übrig geblieben. Also, von dem her war klar, dass es ein hohes finanzielles Risiko sein wird und wir uns dort Dinge überlegen müssen, dass wir das refinanzieren. Die Idee war relativ schnell, und wir haben auch relativ schnell die Entscheidung getroffen in der Mitgliederversammlung, aber es hat trotzdem zwei Jahre gedauert, bis wir im Endeffekt dann die Verwaltungskraft tatsächlich präsentieren konnten und einstellen konnten. Ich komme aber nachher noch mal mit dazu, weil da gab’s tatsächlich einen kleinen Stolperstein, den wir unterschätzt hatten.
Die spannendste Frage: Was macht denn so eine Verwaltungskraft bei der Sportgruppe Hohenschambach? Und mittlerweile haben wir auch drei davon. Das Konzept ist nahezu unverändert, außer dass die Breite der Aufgaben ein bisschen aufgeteilt wurde. Unsere Idee war: Wir wollen mit geringstem Aufwand eine hauptamtliche Person dort drin haben, und wir wollen den einfachsten Weg nutzen. Und ich glaube, das hilft allen, weil auf das, was wir heute vorstellen oder was wir nachher auch diskutieren können, könnt ihr jederzeit mehr draufpacken. Und damit ist es ein Stück skalierbar. Obwohl wir ein Sportheim haben mit einem komplett eingerichteten Büro, haben wir nicht für uns begonnen, dass wir dort eine Geschäftsstelle einrichten mit Geschäftszeiten oder Sonstiges. Wir haben tatsächlich Homeoffice-Plätze gemacht, anfangs auch mit Notebook und Drucker des Vereins. Das war die ganze Investition, die wir den Verwaltungskräften an die Hand geben mussten. Mittlerweile – die drei Verwaltungskräfte können auf ihren Gerätschaften arbeiten, bekommen Patronen und Sonstiges bezahlt. Also auch diese Investition haben wir nicht mehr. Und es ist tatsächlich von dort aus sehr einfach zu etablieren.
Wichtig war für uns auch die klare Zuordnung: Ansprechpartner und Auftraggeber sind nur die Vorstände. In dem Fall am Start war es ein Vorstand, der Verwaltungsvorstand. Jetzt haben wir vier Vorstände und drei Verwaltungskräfte. Auch dort ist es wieder so, dass drei Vorstände direkt zugeordnete Verwaltungskräfte haben. Und wichtiger: Obwohl wir Abteilungsleiter haben, verschiedene Projektleiter oder Sonstiges, die direkte Ansprache und die Aufgabenverteilung oder die Auftragsvergabe macht immer noch der Vorstand. Auch wenn wir Abteilungen unterstützen, auch wenn wir Projektleitung unterstützen – aber damit diese Verwaltungskräfte nicht zerrieben werden zwischen verschiedenen Anforderungen, ist immer ganz, ganz klar: Es geht über den Vorstand. Und anschließend kommt eine Verwaltungskraft mit zum Einsatz. Die Einarbeitung – auch das war uns immer wichtig: Ein Vorstand oder der Vorstand muss so weit mit dabei sein, dass er bei Personalwechsel jederzeit auch eine Einarbeitung übernehmen kann. Wir haben jetzt das große Glück, dass wir beim letzten Wechsel – wir haben jetzt drei, also fünf und sechs, also wir hatten schon sechs verschiedene Verwaltungskräfte – auch da war immer wieder Einarbeitung möglich. Aber trotzdem ist es wichtig, dass der Vorstand diese auch steuert oder der Vorstand immer wieder als Backup in die Bresche springen kann. Heißt auch für den Vorstand: immer wieder ein Stück nah dran sein an den Mitarbeitenden, an den Tätigkeiten und den Weiterentwicklungen.
Was das Besondere ist, wenn man ehrenamtliche Vorstände hat: Die arbeiten bei uns ganz normal, und die sind tagsüber im Job. Die Verwaltungskräfte arbeiten zur gleichen Zeit. Das heißt, wer Führungskraft in einem Büro ist, der hat’s relativ einfach: Der kann bei seinen Mitarbeitern vorbeischauen bzw. die Mitarbeiter können bei der Führungskraft vorbeischauen. Das funktioniert hier nicht. Das war eine kleine Herausforderung, aber auch da – tatsächlich mit WhatsApp, mit Mail, mit Telefon, kurzen Telefonaten – hat es sehr, sehr gut funktioniert. Nach einer gewissen Einarbeitung, die eher mal abends zwei Stunden passiert ist, gab es dann eher keine zusätzlichen notwendigen Sitzungen. Das hat sehr gut funktioniert, weil die Mitarbeitenden natürlich auch sehr eigenständig die Themen angegangen sind. Und ich habe es vorher im Chat schon gelesen: Wie schafft man das, dass dieses Wissen erhalten bleibt? Uns war ganz, ganz wichtig, dass wir Ablaufbeschreibungen und Checklisten erstellen, dass immer dokumentiert ist, wie man welche Dinge tut. Nicht sehr ausführlich, sehr einfach, aber wir haben quasi für alle großen Aufgaben eine Beschreibung. Das hilft vielerlei: bei Übergaben, aber auch bei Weiterentwicklungen oder „Mit wem müssen wir sprechen, wenn wir was verändern wollen?“ Das ist jetzt unwahrscheinlich wichtig. Wir haben am Anfang auch bei einem engen Zeitbudget natürlich gesagt: Ist es notwendig, dafür zu investieren? Es hat sich im Nachgang auf jeden Fall gelohnt. Also dort eine einfache Dokumentation der Tätigkeiten, die übernommen worden sind, macht aus unserer Sicht absolut Sinn.
Ja, die rechtlichen Dinge: Was tut denn die Verwaltungskraft bei uns und was kostet denn eine Verwaltungskraft? Ich habe gesagt, wir haben eine Minimalanforderung umgesetzt. Wir haben den Minijob gewählt, auch dort nicht großartig über Mindestlohn bezahlt, sondern eher etwas drüber, aber nicht jetzt großartig, dass wir dort Geld ausgeben können. Und wir haben es auch kombiniert mit Ehrenamtspauschale. Also heißt: Momentan, wenn man es jetzt ansieht, kann man 538 € Minijob machen und 840 € Ehrenamtspauschale. In der Region sind wir unterschiedlich, je nachdem, wie viele Stunden die Verwaltungskräfte arbeiten wollen und können. Ja, und wir kommen so auf zehn Stunden pro Woche, 40 Stunden im Monat. Das ist schon sehr, sehr gut. Wir sind ganz normal bei 25 Urlaubstagen, und aktuell liegen so die Kosten bei ca. 8.000 € pro Minijobber, pro Verwaltungskraft. Und da gibt es natürlich keine Grenzen. Sie können dort jederzeit auch mehr machen. Und dort ist aber auch der richtige Ansprechpartner immer der Steuerberater. Als wir gestartet sind, habe ich diese Dinge für die erste Verwaltungskraft alle selbst gemacht – mit Sozialversicherungsmeldungen und Sonstiges. Ich glaube, dass ich dort sehr, sehr viel Zeit meiner Freizeit mit aufgewandt habe. Als ich es dann zum Steuerberater gegeben habe, war es tatsächlich sehr, sehr günstig. Ich glaube, meine Arbeitszeit hätte dort für das, was er ein Steuerberater genommen hat, nicht mal Mindestlohn verdient. Also, von dem her: Da meine klare Empfehlung, in solchen Dingen den Steuerberater mit einbinden. Das sind Profis, die bekommen alle Änderungen mit. Diese Verantwortung, dort im Endeffekt nicht sauber unterwegs zu sein, die würde ich mir nicht auf den Hof ziehen.
Wie haben wir das Ganze finanziert? Ich habe vorher gesagt: Bei uns ist das Geld nicht übrig geblieben. Die 8.000 € hatten wir die meisten Jahre nicht als Überschuss. Wir haben es tatsächlich als Beitragserhöhung gemacht. Und die Stadt – also unsere übergeordnete Gemeinde – die hat tatsächlich eine Vereinsfördersatzung. Und in der Vereinsfördersatzung bekommen alle Vereine für Mitglieder und Jugendliche eine Förderung, aber auch eben für derartige Verwaltungskräfte. Und die Förderung lag so ungefähr bei 25 % für die Verwaltungskraft 1; für Verwaltungskraft 2 und 3 liegt der Fördersatz bei 40 %. Also das ist mit Sicherheit eine sehr, sehr gute Fördersatzung. Aber auch in der Kommune vor Ort – neben den ganzen Beratungsstellen – schadet es nicht, mal nachzuschauen, was dort alles funktioniert bzw. die Fördersatzung ist auch online bei der Stadtverwaltung abrufbar. Auch da mal dem Bürgermeister so eine Idee an die Hand zu geben, schadet nicht, weil ich weiß, in der Kommunalpolitik vielen ist es auch wichtig, dass man die Vereine dort auch ein Stück entlastet. Und der zweite Teil war tatsächlich eine Beitragserhöhung. Und das war auch eins der wichtigen Dinge: Wir sind sehr offensiv damit umgegangen. Wenn wir die Verwaltungskräfte nicht bekommen, wird der Verein über kurz oder lang untergehen. Und da mit der Geschichte sind wir tatsächlich auch sehr klar in eine Generalversammlung gegangen, um uns das auch absegnen zu lassen. Und das war für ehrenamtlich Tätige – weil das war unsere große Gefahr natürlich auch –, dass viele ehrenamtlich Tätige sagen: „Ja, jetzt haben wir doch die hauptamtliche Kraft. Soll die das doch tun, die bekommt dafür Geld.“ Das war tatsächlich für uns ein großer Pain Point oder eine Angst, die wir hatten – war kein Thema mehr. Jeder hat gewusst, und jeder hatte auch die Chance, sich als Verwaltungskraft zu bewerben. Auch das haben ja die Mitglieder – das war unser favorisiertes Modell –, dass ein Mitglied dort in die Verantwortung geht. Und damit hatten wir keinerlei Abrieb bei Ehrenamtlichen oder auch nur einmal die Diskussion „Da gibt es jemand, der Geld bekommt, und ich bekomme kein Geld.“ Von dem her: Meine klare Empfehlung, egal aus welchem Grund, dieses Thema offensiv angehen, die Geschichte klar zu erzählen, ist eines der wichtigsten Dinge, damit Ehrenamt und hauptamtliche Thematik nebeneinander gut funktioniert, harmoniert – ist eins der wichtigsten Erfolgsfaktoren.
Welche Aufgaben hat unsere Verwaltungskraft? Wir haben all unsere Aufgaben in Pakete geschnürt, und Sie sehen jetzt alles, was unsere Verwaltungskräfte tun. Und das sind tatsächlich Arbeitspakete. Hier sitzt momentan eine Verwaltungskraft, hier sitzt eine Verwaltungskraft, und hier sitzt eine Verwaltungskraft. Die Pakete können wir aber auch jederzeit immer wieder umsortieren oder auch anders gestalten – haben wir auch schon mehrfach getan. Was für uns tatsächlich auch den Mehrwert war durch die Verwaltungskräfte: Veranstaltungsorganisation. Wir können jetzt durch die Verwaltungskräfte auch ein Stück mehr Veranstaltungen machen, damit auch die Verwaltungskräfte sich refinanzieren. Und auch Sponsoringkonzept ist bei uns immer hinten runtergefallen und war im Endeffekt zu gering besetzt, und wir haben da sehr wenig rausgeholt. Auch das können wir jetzt professioneller tun, und damit tragen die Verwaltungskräfte tatsächlich auch zu ihren eigenen Unkosten mit dazu. Wir waren immer sehr, sehr skeptisch bei dem Thema Zahlungsverkehr. Das Geld wollten wir immer bei den Vorständen halten, weil eben das Geld immer knapp war. Haben wir aber dann aufgegeben, als wir im Endeffekt die Vereinssoftware eingeführt haben. Jetzt lösen die Verwaltungskräfte tatsächlich Buchungen aus. Sie machen die komplette Buchhaltung, aber wenn Geld vom Konto weggeht, gibt immer noch ein Vorstand frei. Also auch dort gibt es immer wieder Möglichkeiten, Themen noch in der eigenen Hand zu halten, obwohl der Hauptaufwand woanders liegt.
Und das wäre auch meine Empfehlung, wenn ich derartige Dinge vorhabe: Wie geht man am besten vor? Einfach zu überlegen, welche Aufgaben häufig vorkommen und welche Aufgaben viel Zeit brauchen, die wir beisammen haben. Dann sind es Themen, die man an Verwaltungskraft geben kann oder auch an ein anderes ehrenamtliches Mitglied. Weil es macht keinen Sinn, eine Aufgabe, die einmal im Jahr vorkommt und eine Minute dauert, irgendjemand anders zu übergeben. Das sind die einfachsten Dinge. Aber die Dinge, die häufig vorkommen – Mitgliederanträge oder Sonstiges – und eine gewisse Zeit dauern, das sind dann die Themen, die tatsächlich Sinn machen, sich Unterstützung zu holen. Und die zweite Frage, nachdem man Aufgaben identifiziert hat, die häufig und langdauernd auftauchen: Wie ist die Stufe von der selbstständigen Arbeit? Soll hier eine Verwaltungskraft oder eine Angestellte komplett eigenständig arbeiten, oder gibt’s irgendwie ein gemeinsames Thema? Soll er mich über das Thema nur informieren, oder arbeitet er nur auf Zuruf eines Vorstandes? Das sich für alle Aufgaben zu überlegen oder für die einzelnen Aufgaben zu überlegen, weil dann kann man auch ein super Betriebsmodell entwickeln. Wir haben viele Dinge gehabt, die wir gesagt haben: machen sie komplett eigenständig. Das Thema Finanzen macht eher der Vorstand gesamt, und jetzt sind wir in so einem gemeinsamen Betrieb der Finanzen. Auch das ist, glaube ich, ein ganz, ganz gutes Vorgehen. Also wirklich: Welche Aufgaben? Wie lange dauern sie? Wie häufig kommen sie? Und wie weit will ich diese Aufgabe aus der Hand geben und die Entscheidungen, die damit verbunden sind? Wenn man diese Dinge sich überlegt hat für einzelne Aufgaben, dann kann man Pakete schnüren, die man an andere Personen gibt – sei es ein Geschäftsführer, sei es wie in unserem Fall eine Verwaltungskraft. Dann weiß man, welche Unterstützung man haben will, und dann sieht man auch: Gibt es Menschen dafür? Weil das ist ja das Entscheidende. Nur weil ich ein Aufgabenpaket habe: Gibt es Menschen, die diese Fähigkeiten haben? Die sollten auch auf dem Markt, im Verein, in der Region vorhanden sein. Und wenn ich hier Dinge hinschreibe „muss Übungsleiter sein und Verwaltungsprofi“ – wenn ich so eine Bandbreite hab, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass ich einen Mitarbeiter bekomme, der es erfüllen kann, eher gering. Und dann sollte man diese Dinge tatsächlich so schneiden, dass es auch funktioniert – und eher auf zwei Personen gehen.
Ja, was für uns – und ich habe vorher gesagt, was für uns das Überraschende war: Wir hatten den Beschluss und wollten eigentlich loslegen und ausschreiben. Und dann kam die doofe Frage, die jemand gestellt hat: „Was soll die Verwaltungskraft eigentlich tun?“ Und die Frage hat uns dann etwas länger beschäftigt. Ich habe mal bewusst jetzt auch die Situation von damals vor ca. zehn Jahren mal geschildert bei uns, und vielleicht sieht sich das eine oder andere auch bei Ihnen wieder. Wir hatten größere Baustellen. Wir haben viele Softwares im Einsatz gehabt, unterschiedliche Buchhaltungen waren das als Mitgliederverwaltung. Es lag auf den Rechnern der einzelnen Mitglieder. Wenn ich einen aktuellen Bestand haben wollte, habe ich mir von der Mitgliederverwaltung etwas geholt. Dann habe ich überwiesen, und dann war die Kontonummer trotzdem verkehrt, weil die woanders gemeldet worden ist, und so weiter und so fort. Es war ein Riesenaufwand. Wir hatten auch Abläufe, die für einen Dritten eher schwer erkennbar waren, wo man sich die Frage stellt: Wieso tun wir’s? Und keiner konnte es so richtig erklären. Und gewisse Dinge wurden immer gemacht, obwohl es gerade keinen Abnehmer dafür gab. Auch solche Dinge haben wir dann gefunden, wo wir uns überlegt haben: „Na ja, wie gibt’s dort eine Lösung in der Software?“ Und dann gab’s keine Lösung. Und dann kommt man relativ schnell auf die Idee: Na ja, das braucht eigentlich so richtig keiner. Das können wir weglassen. Und wir haben uns dann tatsächlich eine cloudbasierte Vereinssoftware angeschafft – also eine Vereinssoftware, auf die ich von überall aus zugreifen kann, wo wir einen Datenbestand haben und auch nach unterschiedlichen Rollen Leute freischalten können. Weil die Frage von einem Jugendtrainer war immer wieder: „Ist der Max Huber jetzt schon Mitglied oder nicht? Braucht er einen Mitgliedsantrag oder sonstige Dinge?“ Jetzt kann er nachschauen in den Mannschaften: Ist dieses Kind schon Mitglied? Und ein Aufwand für die Vorstände oder für die Verwaltung entsteht gar nicht mehr, weil er sich die Informationen selber holen kann. Also, dort bekommt man sehr, sehr viele Aufgaben auch schon mal ein Stück weg und spart natürlich dort auch sehr, sehr viel Zeit ein. Und von Rechtssicherheit, auch Weiterentwicklung, Digitalisierung, Automatisierung und Sonstiges war das tatsächlich ein wichtiger Baustein. Und natürlich auch dann für die Verwaltungskraft, dort die Software so zu schneiden, dass auch klar ist, welche Strecken, welche Aufgaben, welche Kapitel der Software übernimmt dann auch eine Verwaltungskraft. Und das ist für uns immer noch ein Thema. Wir arbeiten mit der Software immer noch. Wir haben es jetzt mittlerweile am Ort so, dass alle anderen Vereine, die die Software digitalisiert haben, die gleiche genommen haben, weil bei uns am Ort tatsächlich die Idee ist: Wir haben viele kleinere Vereine, dass die Verwaltungskräfte des Sportvereins auch irgendwann die Verwaltung für andere Vereine mitmachen und dort auch ein Stück die Zukunftsfähigkeit gleich ist. Und darum macht es Sinn, wenn wir alle die gleiche Software nutzen. Wichtig ist für uns: Auch hier haben wir einen Zustand erreicht, der ganz gut ist, aber wir müssen trotzdem auch immer wieder dort ein Stück weiterarbeiten. Die Anforderungen ändern sich, die Vorgaben der Bürokratie oder Sonstiges ändern sich. Aber auch dort haben wir in den zehn Jahren gelernt – ihr hattet gesagt, der ist immer sehr anpassungsfähig – und kann uns bei vielen Anforderungen immer wieder auch unterstützen und nimmt uns sehr viel Arbeit ab. Ich habe die Vorteile in der digitalen Vereinsverwaltung einfach als Folienansatz mit draufgenommen. Da gibt es, egal in welcher Situation gerade Sie stecken, wie Ihr Verein organisiert ist, den ein oder anderen Vorteil, der für Sie wichtig ist. Ist aber heute nicht unser Hauptthema. Wichtig ist mir: Wenn Sie noch keine digitale Software einsetzen oder keine ganzheitliche Vereinssoftware einsetzen, das wäre tatsächlich der erste Schritt, der notwendig ist – egal, ob Sie eine Verwaltungskraft benötigen. Das wäre der erste Schritt, den Verein auf neue Beine zu stellen. So eine Software bringt ein bisschen Kosten mit, aber bringt auch unwahrscheinlich viel Entlastung mit an verschiedenen Themen. Und vielleicht entlastet sie ja so weit, dass Sie gar keine hauptamtliche Person mehr benötigen.
Robert, ich schalte mich zu. Ganz lieben Dank. Ich kenne die Geschichte. Ich höre dir immer wieder begeistert zu, weil – hoffentlich wie viele heute im Raum – ich denke, das hört sich so gut an. Das hört sich als so ein guter Weg an, um überlastete Vorstände, die vielleicht – weiß ich nicht – oft, wir kennen so hier 20 Stunden in der Woche mit ihrer Vorstandstätigkeit zu tun haben, auf dem Niveau von fünf, oder du hast sogar gesagt drei Wochenstunden, runterzubringen. Wir kommen zu den Einzelheiten wahrscheinlich gleich durch die Fragen im Chat. Ich hätte folgende Frage: Kannst du noch mal zusammenfassend sagen, was für euch so die Erfolgsfaktoren waren? Was glaubst du, warum euch das so gut gelungen ist? Und auch diese Weiterentwicklung nach dem ersten Schritt und nach der ersten Einführung einer hauptamtlichen Geschäftsstelle, dieser Ausbau – warum euch das so gut gelungen ist, was da so die Bedingungen dafür waren, an was man denken muss; und umgekehrt, wo so die Hürden liegen. Du hast schon öfter jetzt mal auch erwähnt, das war so ein Stolperstein, den ihr nicht im Blick hattet. Sagst du uns da noch mal ein paar Takte dazu?
Gerne. Ich würde mit den Stolpersteinen einfach beginnen, weil dann haben wir das Positive zum Schluss. Was tatsächlich sehr sportlich ist, ist die Führung der Mitarbeitenden. Also, das mussten wir uns natürlich auch angewöhnen. Wie läuft das? Es bringt auch immer beim Vorstand das Stück Thema mit: Wir haben jetzt eine Verwaltungskraft – arbeitet die? Die ist völlig alleine im Homeoffice, ganz normal. Man sieht sie nicht, man kann die Qualität vielleicht nicht so einschätzen. Das ist eins der Themen. Das ist ganz wichtig: auch immer wieder trotzdem mit den Verwaltungskräften engen Kontakt zu halten und auch mal sich auf einen Kaffee zu treffen und sagen: „Hey, wie läuft’s gerade? Wie funktioniert das Ganze?“ Das ist eins der wichtigsten Dinge. Das Thema Wissensverlust beim Wechsel – also obwohl wir Checklisten oder sonstige Themen haben – ist tatsächlich auch so ein Punkt, wo wir beim ersten Wechsel ein Stück zu leichtfertig waren. Jetzt wissen wir es besser. Dort würde ich jetzt von Anfang an ein Stück besser draufschauen. Und so eine Stolperfalle ist auch die Auswahl der Person. Wir hatten einmal eine Verwaltungskraft, die mit dem Verein, mit der Region wenig zu tun hat, die ein Stück weiter weg war. Ich habe vorher gesagt, es kann als Homeoffice-Job funktionieren. Aber das ist tatsächlich schwierig – für die Ehrenamtlichen, aber auch für die Mitglieder –, weil diese Person dann nicht so ansprechbar ist. Also, das ist eins der Punkte, was für uns ein Stolperstein war: den Verein ein Stück zu kennen, sicher die Strukturen zu kennen, die Region zu kennen. Das hat bei uns nicht so gut funktioniert, oder es war mehr Aufwand dann auch für die Vorstände, immer wieder dort diese Dinge in den Griff zu bekommen.
Das waren die Stolpersteine. Du hast gesagt: Was waren so die Erfolgsfaktoren? Ich würde sagen: das Neue auszuprobieren. Hier gibt es nichts „verkehrt“ zu machen. Es gibt Dinge, die gut funktionieren oder nicht funktionieren, aber es ist nicht grundlegend verkehrt. Und man kann da sehr, sehr vieles bewegen. Wir wurden ins kalte Wasser geworfen, weil wir mussten. Wir waren in der Notsituation. Von dem her da einfach die Bitte: auf den Weg machen, auf Neues einlassen, alte Abläufe, alte Zöpfe gerne auch wegtun. Wir haben auch manche Services für unsere Mitglieder eingestellt, die wir gekürzt haben, weil es einfach nicht mehr machbar war, nicht mehr geht. Aber auch da gibt’s immer wieder den ein, zwei Kritiker: „Warum sowas jetzt nicht mehr passiert oder warum der Verein das so nicht mehr tut?“ Wenn man es dann sauber erklärt, war keiner dabei, der gesagt hat: „Ja, okay, wenn du es mir so erklärst, dann verstehe ich’s. Ich habe die Hintergründe nicht gekannt.“ Also, von dem her war da tatsächlich sehr viel zu tun. Und Software ist ganz, ganz wichtig. Da gibt es gute Programme auf dem Markt, die alle sehr günstig sind für das, was sie können. So viel wie möglich dort auch nutzen und dann einfach ausprobieren und lernen. Das ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren. Und auch wenn mal der erste Wurf nicht ganz so optimal ist: Der zweite wird auf jeden Fall deutlich besser und bringt Entlastung.
Super, vielen lieben Dank. Ich würde aus meiner Erfahrung mit den Vereinen, mit denen wir ansonsten viel zu tun haben, und auch aus unserem Coachingprojekt heraus noch eins noch mal rausstellen wollen. Du hast es ja auch geschildert: Ihr habt da lange Zeit euch genommen. Und ich weiß auch, ihr wart ein Team. Und das wäre für mich tatsächlich auch noch mal so ein Erfolgsfaktor: sich auf diese Arbeit, die das Ganze macht, einzulassen. Das hast du ja eben gerade beschrieben: Ausprobieren, tun, rantrauen. Aber siehst du das mit mir so, dass das eine ganz gute Bedingung ist, wenn man ein kleines Team mit einer Gruppe von Leuten, die das gemeinsam will, die das gemeinsam angeht und vor allen Dingen, die auch gemeinsam dranbleibt, weil sie es muss, weil sie da gleichgesinnt unterwegs ist – vielleicht auch, weil sie Spaß und Freude an dem Ganzen hat? Das ist ja alles ganz normale Organisationsentwicklung, aber das halt im Ehrenamt.
Also, kann ich nur unterstreichen: Das Teamthema ist absolut wichtig, weil a) hat man immer nur seinen eigenen Blickwinkel. Wenn man zu viert – jetzt bei der letzten Umstrukturierung waren wir zu sechst –, hat man ganz andere Blickwinkel. Man kommt relativ schnell auf den Kern. Und man hat ja – egal wo – schnell eine Vermutung, woran es denn liegt. Wenn man zu sechst ist, kommt man sehr gut an den Kern. Und auch das Team ist – wenn Dinge nicht mehr optimal sind –, geht’s auch darum, dass Aufgaben mal wechseln, also dass Aufgaben in Ressourcen wechseln. Auch das hilft, wenn man ein gemeinsames Ziel hat. Dann kommt man weg aus der Diskussion „Jetzt muss ich was nehmen und muss was abgeben“ oder Sonstiges, sondern dort wirklich versuchen, von dem Verein von außen zu schauen und dort ein Bild zu machen, wie er wieder funktioniert oder besser funktionieren kann oder anders funktionieren kann. Das macht absolut Sinn. Also, von dem her: Man bekommt viel mehr Sicherheit, wie man es tut, und man bekommt auch Menschen an die Seite, die beim Erzählen der Geschichte helfen und in der Breite mehr Wirkung in die Mitglieder schaffen.
