Der Vereinsvorstand vertritt einen Verein nach innen und nach außen. Wie sollte der Vorstand organisiert sein und welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten liegen beim Vorstand? Für diese anspruchsvolle und spannende Tätigkeit ist eine gute Vorbereitung genauso wichtig wie ein klares Aufgabenprofil. Wir geben dir in diesem Video ganz praxisnah einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen und der Gestaltung der Vorstandsarbeit in der Praxis.
Aufgezeichnet am: 10.01.2023
Ja, inhaltlich klang es schon kurz an, was wir heute machen wollen. Der Vereinsvorstand vertritt den Verein nach innen und nach außen und ist damit eben zunächst mal der gesetzliche Vertreter, also so ähnlich wie Erziehungsberechtigte für ein Kind, das noch nicht geschäftstätig geschäftsfähig ist. So müssen die Aufgaben von den Personen, die im Vorstand tätig sind, wahrgenommen werden, damit der Verein diese Rechtsvertretung gut nach draußen vertreten kann. Wichtig dabei ist es, sich zu überlegen, wie man sich denn dort untereinander als Vorstandsteam organisiert, aber eben auch, welche Aufgaben erfüllt werden müssen und welche Aufgaben erfüllt werden sollten. Das ist ein bisschen so eine Überlegung zwischen, was ist Pflicht und was ist Kür. Vor allem sollten die Aufgaben auch untereinander vernünftig und gerecht verteilt sein, denn auch das ist eine Erfahrung: Da geht es dann schon mehr in das Thema Freiwilligenmanagement rein. Wenn die Last der Arbeit auf einigen oder vielleicht sogar nur auf den Schultern einer Person liegt, wird es schnell gefährlich, weil die Person dann ausbrennt und die Leute den Vorstand verlassen. Umso besser man sich organisiert hat, umso einfacher kann man dort arbeiten.
Ein zweiter Aspekt: Ich habe heute Abend darauf verzichtet, eine Umfrage hier noch reinzumachen, aber ich gehe davon aus, dass von den vielen Teilnehmerinnen und Teilnehmern sowohl Leute dabei sind, die bereits ein Vorstandsamt innehaben, als auch solche, die vielleicht überlegen, so etwas zu machen und sich deswegen heute Abend zugeschaltet haben. Es ist durchaus eine anspruchsvolle, aber auch spannende Tätigkeit, die vor allem auch viel Spaß macht. Man übernimmt aber auch eine gewisse Verantwortung an der Stelle für den Verein. Daher ist es wichtig zu wissen, über was man sich dort hergibt, für was man verantwortlich ist und was man tun sollte, um seine Aufgabe gut erfüllen zu können. Natürlich möchte man nicht nachher, wenn man irgendwelche Dinge versäumt oder schleifen lassen hat, in irgendwelche Haftungsfallen geraten. Insofern ist es wichtig, diese Überlegung mit in der Betrachtung zu haben.
Warum ist das wichtig? Zumindest aus meiner Erfahrung mit Vereinen in der Beratung ist es so, dass die meisten Vereine finanziell nicht so auf Rosen gebettet sind, dass sie Geld zu verschenken haben, sondern es eher immer knapp ist, was das Finanzielle angeht. Man muss also immer ein bisschen gucken, wie man seine laufende Arbeit finanziert, ob man sich überlegen kann, zusätzliche Kräfte anzustellen und zu bezahlen oder vielleicht auch ein neues Projekt eingehen zu können. Kein Verein ist wirklich in der Lage, Geld zu verschwenden. Deswegen ist es wichtig, dass die Vereinsvorstandsarbeit so aufgestellt ist, dass es dort nicht zu Fehlern oder Nachlässigkeiten kommt. Denn die können, sagen wir mal, im leichtesten Fall ärgerlich sein, weil das Betriebsklima untereinander nicht so gut ist. Wenn es aber zu richtigen Fehlern kommt, kann das eben auch dazu führen, dass es den Verein Geld kostet. In der nächsten Konsequenz kann es dann sein, dass vielleicht auch mal ein Vorstandstreffen alles dort irgendwelche Regelungen nicht beachtet.
Dazu haben wir uns angeguckt, wie wir in das Thema heute einführen. Ich möchte zunächst kurz etwas dazu sagen, wie die Organisation des Vorstandes selbst aufgesetzt sein kann. Da kann man unterschiedliche Modelle vornehmen. Zum Zweiten möchte ich konkret darauf eingehen, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten tatsächlich beim Vorstand liegen und wie man sich dort professionell aufstellen kann. Zu guter Letzt schauen wir uns an, worauf Personen, die ein Vorstandsamt übernehmen wollen oder sollen, auf der persönlichen Ebene achten sollten. Was sollten sie mitbringen? Wo sollten sie sich einarbeiten? Und aus dem Blickwinkel des Vereins selbst als Organisation sollten wir auch noch mal darauf schauen, was der Verein tun kann, um den Leuten den Einstieg zu erleichtern oder im Vorfeld eine Sichtung möglichst einfach und realistisch angehen zu können.
Zunächst mal die Frage, wie der Vorstand überhaupt aufgebaut ist. Da kann man vorweg schicken, dass es von Gesetzes wegen erstmal gar keine große Vorgabe gibt. Es steht also nicht drin, dass man ein solches Modell, wie ich es hier zum Beispiel mal zeige, haben muss. Es gibt einen Vorsitzenden, einen Stellvertreter, vielleicht noch mehrere Personen, die Stellvertreter sind, einen Schatzmeister und einen Schriftführer. In vielen Vereinen kennt man das auch noch. Dann gibt es noch eine zweite Regel darunter, wo es noch eine ganze Reihe von Beisitzern gibt. Deswegen habe ich die Pyramide daneben als Bild dafür gewählt. Diese sehr klassische Aufstellung, wo üblicherweise eine Person an der Spitze ist, darunter eine bestellter Stellvertreter und weitere Beauftragte für verschiedene Themen, ist das klassische Modell, das man im Vereinsbereich kennt.
In den vergangenen Jahren hat sich jedoch einiges im Umbruch befunden, weil man merkt, dass diese klassische Aufstellung nicht mehr ganz zeitgemäß ist. In der Vergangenheit war es durchaus der Fall, dass eine Person an der Spitze alles an sich gerissen hat und viele Jahre diese Rolle ausgefüllt hat. Wenn diese Person dann auf einmal nicht mehr da ist, aus welchen Gründen auch immer, sei es, weil sie freiwillig ausscheidet oder weil sie irgendwann abgewählt wird oder aus anderen Gründen, ist es sehr schwierig, jemanden an der Spitze zu finden, der diese Rolle wieder auffüllt. Es gibt durchaus Beispiele von Vereinen, die über mehrere Wahlperioden gar keine Person an der Spitze haben, die Vorsitzende oder Vorsitzenden sind, und trotzdem hervorragend arbeiten, weil die Aufgaben auf den darunter liegenden Ebenen gut verteilt sind. In dieser Hinsicht gibt es gar keinen Bedarf, jemanden an die Spitze zu wählen.
Nichtsdestotrotz muss man aufpassen, wenn die Satzung vorgibt, wie ein bestimmtes Vorstandsmodell auszusehen hat. Dann sollte man sich auch daran halten, denn es könnte sonst zu Nachfragen kommen seitens des Gerichts.
Deswegen sieht man mittlerweile sehr häufig, dass es ein moderneres Modell gibt, das mehr als Teamlösung aufgesetzt ist. Viele Neugründungen sehen ein solches Vorstandsmodell vor. Auch bei vielen Vereinen, die eine bestehende Satzung überarbeiten, wählen dieses Modell. Es gibt dann nicht mehr diese eine Person an der Spitze und einige Stellvertreter, sondern die Personen im Vorstand unterscheiden sich über ihre jeweiligen Ressorts. Ich habe jetzt jemand aufgeführt, als Beispiel einen Vorstand Finanzen, einen Vorstand Personal, einen Vorstand Projekte. Das kann man natürlich beliebig erweitern und auch verschiedene Rollen kreieren, was natürlich sehr davon abhängt, wie der Verein selbst aufgestellt ist, welche Zwecke er verfolgt, wie groß er ist, welche Projekte er macht und wie viele Personen man an der Stelle braucht.
Das führt dazu, dass nicht mehr diese eine Person heraussticht. Es ist eher so ein Teamgedanke, und sich die Leute untereinander über ihre jeweiligen Rollen definieren. Die Vorstandsarbeit wird im Team geleistet. Sehr häufig sieht man das auch im Sportbereich, auch in den Mustersatzungen der Landessportbünde, die teilweise dann auch herausgegeben werden. Dort ist das durchaus auch schon vorgesehen, dass man ein solches Vorstandsmodell anwendet und nicht mit den klassischen pyramidenartigen Modellen arbeitet.
Egal, ob man die klassische oder die moderne Variante hat, ein Punkt muss man auf jeden Fall dabei bedenken: Und zwar ist es noch einmal wichtig zu schauen, wer von diesen Personen, die im Vorstand des Vereins sind, auch die sind, die nachher ins Vereinsregister eingetragen werden. Insofern gibt es eine kleine Zweiklassengesellschaft dort, denn zwar arbeitet der Gesamtvorstand eines Vereins für den Verein, aber nur einige wenige werden nach außen sichtbar, weil sie ins Vereinsregister eingetragen werden und eine herausgehobene Stellung haben. Das sind genau die, die als gesetzliche Vertreter für den Verein nach außen agieren dürfen. Das heißt, das sind diejenigen, die für den Verein Verträge unterschreiben dürfen, wie zum Beispiel Arbeitsverträge mit Mitarbeitenden für den Verein, einen Mietvertrag für irgendwelche Liegenschaften, die der Verein nutzt. Das sind die Leute, die auf den Förderanträgen unterschreiben und vielleicht auch noch draußen irgendwo sichtbar sind und für den Verein irgendwelche Erklärungen abgeben dürfen.
Deswegen ist es bei einem bestehenden Verein immer wichtig, auch noch einmal zu schauen, neben dem organisatorischen Aufbau des Vorstands und den genannten Rollen, welche Personen dort als der BGB-Vorstand benannt werden. Manchmal steht dann auch drin, dass es den Vorstand nach Paragraph 26 BGB gibt, weil das der Paragraph ist, wo das geregelt ist. Manche Vereinssatzungen schreiben auch von einem engen oder geschäftsführenden Vorstand und einem erweiterten Vorstand. Wenn ihr euch darüber informieren wollt, wie das in eurer Satzung geregelt ist, sind das die Stichworte, nach denen man suchen sollte. Wichtig ist, wie gesagt, dass diese Personen diejenigen sind, die nach draußen die gesetzlichen Vertreter sind.
Im Vereinsregister ist auch geregelt, ob der Vereinsvorstand oder eine Person aus dem Vereinsvorstand die Unterschrift für den Verein alleine abgeben darf oder ob das immer auch noch mit mehreren zusammen gemacht werden muss. Es könnte zum Beispiel drinstehen, dass drei Personen genannt sind und immer zwei von denen dann auf irgendeinem Vertrag oder einer Kontoeröffnung unterschreiben müssen, damit das Ganze gültig ist. Man kann eine Einzelvertretungsbefugnis vorsehen, das ist eine Frage des Vertrauens innerhalb des Vorstands und des Gesamtvereins. Was ihr aber bitte nicht machen solltet, ist nur eine einzelne Person dort drin stehen zu haben, denn der Praxistipp an der Stelle ist, wenn diese Person mal schwer erkrankt, verstirbt, wegzieht aus beruflichen oder familiären Gründen und nicht greifbar ist, seid ihr in allen Tätigkeiten für den Verein plötzlich gelähmt, weil nur diese Person die Willensbekundung für den Verein abgeben darf. Mindestens zwei, eher mehr, wobei nach oben hin auch darauf geachtet werden sollte, dass es nicht zu viel wird, denn dann wird es unübersichtlich und schwierig, die Befugnisse an der Stelle zu regeln.
Wofür ist der Vorstand überhaupt zuständig? Nach dem Gesetz zunächst einmal für fast alles. Denn dort steht drin, dass der Vorstand für die laufenden Geschäfte des Vereins zuständig ist, es sei denn, es wird durch andere Punkte eingeschränkt. Was könnte das sein? Vielleicht ein anderes Organ, das dazu führt, dass es zuständig ist, beispielsweise eine Mitgliederversammlung. Vielleicht hat der Verein auch einen Beirat, der Befugnisse hat oder es gibt einen konkreten Beschluss der Mitgliederversammlung, der festlegt, dass der Vorstand an der Stelle nicht alleine handeln kann, sondern erst irgendwo eine Rücksprache halten muss. Natürlich gibt es auch gesetzliche Einschränkungen, sodass der Vorstand nicht allein fahren kann. Klar ist aber, dass der Vorstand im Auftrag der Mitgliederversammlung oder der Mitglieder das Organ ist, das den Verein führt, nach außen vertritt und damit auch automatisch für die ganzen Themen des Vereins verantwortlich ist.
Die gute Nachricht ist aber, dass der Vorstand nicht alles selber machen muss, sondern er kann natürlich auch Aufgaben delegieren. Das kann sowohl nach innen in den Verein gehen als auch an Außenstehende. Vielleicht ein Beispiel vereinsintern: Es ist völlig klar, dass es Übungsleiter und Trainer gibt, die den Trainings- und Spielbetrieb für einen Verein organisieren und betreuen. Da steht natürlich nicht jedes Mal der gesamte Vorstand irgendwo in der Halle oder am Spielfeldrand. Das kann übertragen werden. Auch einzelne Aufgaben des Vereins müssen nicht immer von Vorstandsmitgliedern gehalten werden. Jemand, der vielleicht nach draußen als Sprachrohr gegenüber der Presse auftritt, klassisch als Pressewart, oder jemand, der das Thema Social Media betreut, muss natürlich nicht Teil des Vorstands sein. Das kann jemand sein, ein einfaches Mitglied oder vielleicht sogar jemand Externes, der dann damit betraut wird. Wichtig ist aber, die Verantwortung dafür bleibt nach wie vor beim Vorstand. Das heißt, der Vorstand als Ganzes ist das Gremium, das diese Personen entsprechend anleitet und ihnen vermittelt, welche Regeln für diese Arbeit gelten.
Sie sollten auch gesagt bekommen, dass sie bestimmte Schulungen vorab absolvieren müssen oder im Verlauf auch noch belegen müssen. Es gibt bestimmte Bescheinigungen, die beizubringen sind. Ich sage noch einmal, im Jugendbereich ist es sehr häufig so, dass ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis erforderlich ist. Solche Themen und Kontrollfragen bleiben nach wie vor beim Vorstand. Wenn da etwas vorfallen sollte, muss er natürlich auch einschreiten und im Zweifel jemanden von so einer Aufgabe abziehen oder nachbessern, um in der Zukunft solche Fehler nicht mehr passieren zu lassen. Wenn Aufgaben komplett nach draußen gegeben werden sollen, insbesondere auch an Dienstleister gegen Bezahlung, ist es wichtig, dass eine entsprechende Regelung auch in der Satzung drinsteht. Sonst darf man das nicht ohne Weiteres machen, denn der Vorstand ist dafür verantwortlich. Ein Klassiker wäre, wenn Themen wie die komplette Buchhaltung und alles, was mit Finanzen zu tun hat, an einen externen Dienstleister gehen würden. Das sollte man auf jeden Fall in der Satzung festlegen und sich aus meiner Sicht zusätzlich von seinen Mitgliedern genehmigen lassen, damit das Ganze auch genügend Zuspruch im Verein findet und nicht jemand auf einmal sagt: „Was habt ihr denn da gemacht?“
All das vorausgeschickt sieht man, egal welches Modell man jetzt auf der einen Seite wählt, wie der Vorstand aufgebaut ist, wie groß er ist und wie viele Personen dort tätig sind, es ist immer wichtig, die Arbeit vernünftig zu verteilen, sich untereinander abzusprechen und eventuell auch diese Absprachen entsprechend aufzuschreiben.
Die Verbindlichkeit ist automatisch eine andere, wenn man es mal aufgeschrieben hat. Außerdem ist es ratsam, dass solche Absprachen nicht so leicht in Vergessenheit geraten, wenn das Ganze nicht nur bei einer Vorstandssitzung diskutiert wurde oder vielleicht sogar nur zwischen zwei einzelnen Personen, sondern wenn tatsächlich auch handfeste Absprachen gemacht wurden, die irgendwo verschriftlicht wurden. Deswegen ist das ein dringender Rat, solche Dinge eben dann auch zu Papier zu bringen.
Das heißt aber natürlich nicht, dass eine solche Absprache für alle Zeiten fest sein muss. Im Gegenteil, ich rate dazu, das regelmäßig zu überprüfen und natürlich auch bei Anpassungsbedarf entsprechend abzuändern. Spätestens sollte das nach einer Vorstandswahl passieren. Dazu rate ich übrigens auch, selbst wenn alle Personen im Vorstand auf die exakt gleichen Positionen wiedergewählt worden sind. Nach einem üblichen Vorstandsturnus, der mal zwei bis drei Jahre beträgt, sind ja nicht unübliche Amtszeiten, kann sich eine ganze Menge geändert haben in der Zwischenzeit. Wenn also irgendwelche Absprachen zwei Jahre alt sind, die irgendwelche Aufgaben verteilt haben, können da Dinge dazwischen gekommen sein, wie eine Pandemie oder auch ganz persönliche Gründe, dass irgendjemand erkrankt ist oder familiäre Themen oder persönliche oder berufliche Themen hat. Es kann einfach Anpassungsbedarf dort geben. Wenn man sich als Verein auch vornimmt, in einem solchen Turnus immer mal wieder darauf zu schauen, ist das eben auch eine geringere Hürde für die Personen im Vorstand, dass man auch mal sagen kann: „Ich habe da Anpassungsbedarf.“ Denn der eine oder andere hat natürlich eher Anpassungsbedarf, wenn er zu viel zu tun hat, als zu wenig.
Natürlich werden eher die Leute, die etwas abgeben wollen, diese Aussprache wollen und eine Neuverteilung anstreben, als die Personen, die zu wenig zu tun haben. Ich kenne sehr wenige Fälle, in denen Leute aktiv auf andere zugehen und sagen: „Gib mir bitte noch mehr!“ Insofern ist es, wenn man so einen festen Turnus für so eine Überprüfung hat, einfacher, solche Themen auch mal anzusprechen und dann ganz offen über solche Neuverteilungen zu sprechen, ohne Angst haben zu müssen, ein solches Thema anzusprechen.
Ein ganz wichtiger Tipp dabei: Alles, was solche Absprachen angeht, bitte so wenig konkret wie möglich in dieser Satzung schreiben. Also bitte nicht eine konkrete Aufgabenverteilung in eurer Satzung festlegen, wie zum Beispiel: „Der Kassierer zieht die Beiträge bis Ende Januar ein.“ Wenn es mal etwas dazwischenkommt, ist die Satzung das Grundgesetz des Vereins. Daran muss man sich halten, und wenn es dort drinsteht und nicht eingehalten wird, hat man im Zweifel ein Problem. Deswegen so unverbindlich wie möglich, aber so konkret wie nötig. Das bedeutet, in die Satzung zu schreiben, dass es einen Vorstand gibt, auch wie viele Personen es gibt, die im Vorstand tätig sind, sowie die Rollen, die die Vorstandsmitglieder inne haben. Aber bitte nicht konkret, was sie in den Aufgaben machen, sondern dafür Dokumente wie eine Geschäftsordnung oder Ähnliches nutzen, die auf einer Schwelle darunter liegen.
Warum? Jeder, der heute teilnimmt, sollte sich darüber im Klaren sein, was das im Zweifel sonst bedeutet. Jede Änderung der Satzung bedeutet, dass man zunächst die Mitglieder informieren muss, eine Mitgliederversammlung einberuft, wo die Satzungsänderungen und die neuen Formulierungen besprochen und im Zweifel durch Abstimmung der Mitglieder genehmigt werden müssen. Danach muss das Ganze zum Amtsgericht, und wenn der Verein auch gemeinnützig ist – was ich bei 95 Prozent der eingetragenen Vereine in Deutschland schätzen würde – dann muss es auch noch zum Finanzamt gehen, damit es genehmigt wird. Das heißt, jede kleine Änderung, die man dort macht, zieht einen riesen bürokratischen und organisatorischen Aufwand nach sich. Deswegen gilt der Grundsatz: So wenig wie nötig, wie möglich in die Satzung reinschreiben und lieber mit anderen Dokumenten arbeiten.
In diesen Dokumenten sollte dann zum Beispiel stehen, dass der Verein sich eine Geschäftsordnung gibt oder dass der Vorstand sich eine eigene Geschäftsordnung für den Vorstand gibt, sodass man auf dieser Ebene in einem solchen Dokument auch mal schnell eine Änderung vornehmen kann, wenn man merkt, dass es Anpassungsbedarf gibt. Für alle, die sowas noch nicht haben, ein Tipp: Vorlagen gibt es auch bei den Landessportbünden. Ich arbeite zum Beispiel mit dem Sportbund Rheinland in Rheinland-Pfalz und dem Landessportbund Hessen zusammen. Ich weiß, dass die das auf ihren jeweiligen Internetseiten anbieten. Ich meine, in NRW hätte ich es auch schon gesehen. Dort kann man durchaus mal spicken und sich im Zweifel eine Vorlage raussuchen, die man dann für seinen Bedarf und den eigenen Verein verwenden kann.
Im Vereinsalltag habe ich ja eben gesagt, dass es sinnvoll ist, neben der reinen Ansprache auch darüber nachzudenken, das Ganze zu verschriftlichen. Auch hier gilt wieder ähnliches wie das, was ich eben zur Satzung gesagt habe. Man kann das natürlich ganz akribisch machen, sehr kleinteilig, hier zum Beispiel angezeigt über ein Flussdiagramm, ein Organigramm oder ein Organisationshandbuch, das in einem großen Volumen irgendwo im Schrank steht oder in einer Datei die Verantwortlichkeiten und Beziehungen untereinander regelt. Das habe ich auch schon gesehen, mal als Vorlage. Das ist aus meiner Sicht eine gute Idee, um sich bei einer längeren Vorstandssitzung oder sogar bei einer Vorstandsklausur darüber auszutauschen. Man kann einfach mal auf den Tisch bringen: Was haben wir eigentlich für Tätigkeiten bei uns im Verein? Welche Personen sind im Vorstand? Und dann einfach mal auch verteilen, wie die Aufgaben aussehen. Was macht Sinn? Wo müssen es Vertretungsregelungen geben? Absprachen untereinander und solche Sachen.
Ich würde aber davon abraten, das so detailliert zu machen, wie man das vielleicht aus Großunternehmen oder der Verwaltung kennt, wo es wirklich ein ganz konkretes Kästchen gibt mit einer Stellenbeschreibung und dann auch die ganzen Aufgaben drinstehen. Eher überlegen sollte man, das auch mal anders zu gestalten. Ich habe ein Beispiel, und zwar er mit so etwas zu arbeiten, die mit einer Art Stellenbeschreibung. Auch dafür gibt es immer wieder Vorlagen, die man gut verwenden kann. Diese sind aus meiner Sicht dafür am besten geeignet. Man könnte konkret aufschreiben: „Der erste Vorsitzende hat folgende Aufgaben, wird vertreten von, hat auch folgende Befugnisse, also darf Entscheidungen alleine treffen, vielleicht bis zu einem Betrag von ...“ Denn auch das ist klar, das ist sehr individuell, wie dort die Vorgaben gemacht werden, je nach Größe des Vereins.
Das hängt davon ab, ob es ein kleiner Verein ist, ein großer Verein mit vielen Mitgliedern oder ein großer Verein mit vielen anderen Sparten. Auch die Höhe von solchen Befugnissen, die man dann hat, ist davon schon abhängig. Zweitens spielt da auch die Individualität der Vereine eine Rolle: Wie ist die Zusammenarbeit im Vorstand? Ist da eher eine Vertrauensbasis, sodass man weiß, dass alle darauf achten, dass nichts verschwendet wird, oder muss man da eher darauf achten, dass sehr enge Grenzen gesetzt werden? Insofern gibt es nicht die eine Lösung, sondern das muss man untereinander diskutieren, was dort Sinn macht und im Zweifel auch wieder anpassen. Aber wie gesagt, wenn es nicht in der Satzung ist, ist das Schöne, dass man das auch relativ zeitnah noch mal wieder umändern kann.
Ich möchte im dritten Teil jetzt noch mal darauf eingehen, was die Personen, die im Vorstand mitarbeiten sollen oder bereits mitarbeiten, an persönlichen Themen mitbringen sollten. Wie können sie sich auf eine solche Rolle vorbereiten? Wenn sie bereits im Amt sind, wie können sie dann weiter an dieser Rolle arbeiten? Einmal für die Überlegung derjenigen, die ein solches Amt übernehmen wollen oder auch für die, die sich mehr oder weniger in ihrem Amt haben reinquatschen lassen und das bereits innerhalb tun. Auf einmal merken sie erst, was dann eigentlich auch für sie dazu kommt. Daher ist es wichtig, auf der persönlichen Ebene noch mal zu gucken, was die einzelnen Personen mitbringen. Natürlich gehört auch dazu, dass der Verein noch mal überlegt, was er an der Stelle sucht.
Das wird umso leichter, wenn man solche Stellenbeschreibungen mal ganz grundsätzlich im Vorfeld schon einmal überlegt hat. Dann kann man auch schauen, was braucht man, um diese Rolle auszufüllen, und was müssen die Personen mitbringen. Insofern ist es wichtig, zu schauen, welche beruflichen oder sonstigen Kenntnisse aus dem privaten Bereich die Person mitbringt. Hat die Person spezielle Kenntnisse, die für diese Rolle geeignet sind? Ein Klassiker ist natürlich, wenn ein Vorstandsmitglied für Finanzen, Kassierer oder Schatzmeister, wie auch immer die Bezeichnung ist, jemand kommt, der aus einem solchen Bereich kommt, also aus dem Bankbereich, Steuerbereich oder Wirtschaftsprüferbereich, der eine gewisse Vorkenntnis hat. Hat die Person vielleicht auch schon in anderen Vereinen eine ähnliche Rolle innegehabt oder hat sie parallel noch eine solche Rolle, sodass man darauf zurückgreifen kann?
Hat diese Person jetzt schon irgendwelche Vorkenntnisse, weil sie schon im Verein ist, nur nicht diese spezielle Rolle, die der Verein vielleicht gerade sucht? Insofern kann man da aufbauen. Was ich in diesem Zusammenhang auch noch mal mir anschauen würde, gilt natürlich auch für die Person selbst: Sie muss sich überlegen, was sie bereit ist, für dieses Amt einzubringen. Wenn man die Kenntnisse bisher noch nicht hat, ist man bereit, sich noch mal in dem Thema weiter einzuarbeiten über Fachliteratur, Magazine, Bücher etc.? Ist man bereit, irgendwelche Weiterbildungen zu belegen, so wie wir heute Abend jetzt hier miteinander verbringen? Ist jemand bereit, seine Freizeit dafür einzusetzen, um in ein Thema tiefer einzusteigen oder sich aktuell zu halten?
Denn auch das gehört zur Wahrheit: Die ganze Thematik ist natürlich nicht in Stein gemeißelt, sondern es gibt immer wieder Neuigkeiten. Es ändert sich etwas im Steuerrecht für Vereine oder es gibt gesetzliche Vorgaben, die sich ändern. Jetzt in der Corona-Zeit haben sich plötzlich Rahmenbedingungen geändert, wo man sieht, dass Trainingsbetrieb oder Veranstaltungen stattfinden dürfen. Man muss sich also wieder in Themen einlesen. Das sollte sich jeder bewusst sein, der ein solches Amt übernimmt. Es ist nicht damit getan, einmal fertig zu sein, wenn man dorthin kommt, sondern an einem solchen Thema muss man weiterarbeiten. Das sollte sich natürlich auch der Verein in die andere Richtung angucken: Glaubt man, dass eine Person, die angesprochen wird, auch bereit ist, an dem Thema weiter mitzumachen?
Das gilt umgekehrt natürlich auch für die Vereinsseite. Man sollte sich auch im Vorfeld überlegen, wen man ausgucken kann für irgendeine Rolle und wen man ansprechen kann. Das fängt damit an, dass man in die eigene Mitgliedschaft schaut, sofern vorhanden, in die Mitgliederliste oder Mitglieder-Datenbank. Wer hat sich vielleicht schon mal in der Vergangenheit für eine Rolle bereit erklärt und mitgemacht? War jemand vielleicht in einem Projekt dabei, das in eine ähnliche Richtung geht, wo aber nur eine begrenzte Zeit mitgemacht wurde? Wo man jetzt vielleicht eine dauerhafte Rolle im Vorstand draus machen kann? Was wissen wir vielleicht sonst über das Mitglied, was den beruflichen oder familiären Hintergrund angeht, der zu uns passen könnte?
So kann man dann jemanden ansprechen. Ein weiterer Aspekt ist die aktive Ansprache. Es gibt Umfragen dazu, die zeigen, dass mehr als 50 % der Leute durch eine aktive Ansprache zu ihrem jeweiligen Amt kommen. Daher die Ermunterung: Ich weiß, es ist nicht einfach. Ich bin selbst im neunten Jahr Vorsitzender eines Grundschulfördervereins. Man sollte auch mal Leute, die man als potenzielles Vorstandsmitglied erachtet, aktiv ansprechen und sagen: „Hättest du nicht Lust mitzumachen?“ Das ist ein wirkliches Erfolgsrezept.
Ein weiterer Aspekt, den ich an dieser Stelle mitgeben möchte, ist, dass es durchaus auch mit reinspielen darf, was für Spaß an dieser Aufgabe macht. Es sollte nicht nur so sein, wie bei der Stellenbeschreibung: „Wir haben da irgendeine Arbeit, und du hast die nötigen Fähigkeiten, um uns diese Arbeit abzunehmen.“ Man sollte durchaus auch mit einbringen, warum es attraktiv ist, eine solche Rolle zu übernehmen. Auch dies vorausgeschickt sieht man, dass man eine gewisse Vorlaufzeit braucht. Das ist eine Erfahrung aus meiner Beratungstätigkeit, die ich immer wieder sehe. Einige Vereine nehmen sich nicht ausreichend Zeit im Vorfeld, um zu überlegen, was sie wollen, und um Kandidaten zu sichten und anzusprechen. Dann sind sie überrascht, wenn jemand kurz vor der Jahreshauptversammlung erklärt, dass er sein Amt niederlegt und dann noch ein Aufruf in der Einladung kommt, dass die und die Positionen vakant sind und man jemanden sucht. Man kann dann sehr schnell an den Teilnahmequoten der Jahreshauptversammlung sehen, in dem Moment, wo die stattfindet, und nicht im Vorfeld klar ist, wer das vielleicht sein könnte.
Das heißt nicht, dass es immer auch noch Bewerberinnen und Bewerber geben kann, die sich spontan melden. Aber die Wahrscheinlichkeit, spontan auf einer Hauptversammlung einen neuen Kassierer zu finden und jemand sagt: „Hurra, darauf habe ich schon immer gewartet, Kassierer zu werden!“, ist aus meiner Sicht sehr gering. Daher ein dringender Tipp: Genügend Vorlaufzeit einplanen. Man sollte auch immer wieder mit Leuten sprechen, wenn man das Gefühl hat, dass sie unzufrieden in ihrer Rolle sind. Das eine ist, dass man im Zweifel durch Umplanen und Neuverteilung von Aufgaben denen die Arbeit leichter machen kann. Man kann auch signalisieren, dass man hilft, eine Nachfolge zu finden.
In diesem Zusammenhang macht es auch Sinn, mittel- und langfristig jemanden als Nachfolger oder Nachfolgerin aufzubauen. Jemanden, der in der Lage ist, einem aktuellen Amtsinhaber über die Schulter zu schauen, zu sehen, wie der Beitragseinzug läuft, zu schauen, wie eine Pressemitteilung des Vereins üblicherweise erstellt wird, oder zu gucken, was passiert, wenn eine Mitgliederversammlung eingeladen werden muss. Was alles im Vorfeld organisiert werden muss, bis das Einladungsschreiben als solches erstellt ist, und wie man auf die Tagesordnung kommt, die man an dem Abend durchsprechen will. Wenn Leute in der Lage sind, im Vorfeld reinzuschnuppern, haben sie im Nachgang deutlich weniger Angst, sich in so einer Rolle insgesamt zu begeben.
Insofern ist es wichtig, im Vorfeld auch Leute über die Schulter schauen zu lassen. Es kann auch hilfreich sein, von Beginn an zu sagen: „Wenn du eine solche Rolle übernimmst, wirst du noch eine Zeit lang begleitet durch den bisherigen Stelleninhaber.“ Diese Person hilft dann, sich in diese Rolle einzuarbeiten und steht im Nachgang immer noch für existierende Probleme oder Nachfragen ansprechbar. Ich habe auch schon gesehen, dass es Vereine gibt, die einen Plan aufstellen, was man machen muss, wenn man ein solches Vorstandsamt übernimmt. Ganz konkret könnte man sagen, dass einige Schulungen belegt werden müssen oder dass man mit verschiedenen Personen im Verein gesprochen haben muss, um die Rolle gut ausfüllen zu können.
Das kann eine gute Hilfestellung sein und Hürden abbauen, weil Personen sehen, was sie letztlich dort erwartet, was auf sie zukommt, und wo sie Hilfestellungen erwarten können.
Was solltest du dir heute merken, und was könnten vor allem konkrete Schritte sein, die man als Nächstes angehen kann? Ich hoffe, es ist klar geworden, dass die Organisation das eine ist, also wie man seinen Vorstand von der Struktur her aufstellt, ob das ein Team oder eine Pyramide ist oder wie auch immer. Das ist völlig unabhängig davon. Die Absprache untereinander ist das Wichtige, dass man regelt, wer für was zuständig ist, wer mit wem zusammen etwas entscheiden muss, wo es Vertretungsregelungen gibt und wo es Befugnisse gibt. Diese Leitplanken müssen auch regelmäßig überprüft werden, weil sich Dinge ändern können.
Ich hoffe, es ist auch klar geworden, dass alles, was nicht unbedingt in die Satzung rein muss, auf der Ebene darunter geregelt werden sollte. Wenn es in der Satzung steht, muss es eingehalten werden. Wenn es angepasst werden soll, ist das deutlich schwieriger, weil organisatorisch und bürokratisch doch einiges ansteht, um eine solche Änderung durchzuführen. Deswegen auch hier der Tipp: So unverbindlich wie möglich und nur so konkret wie nötig. Dann hat man die notwendige Balance zwischen den beiden Sachen gefunden.
Was könnten konkrete nächste Schritte sein? Ich würde auf jeden Fall, sofern es nicht um eine Neugründung geht, einfach mal in die bestehende Satzung reinschauen und dort lesen, wie die aktuellen Regelungen zum Vorstand und dessen Arbeit geregelt sind. Denn klar ist: Die Satzung ist das Grundgesetz, und Modifikationen müssen vorgenommen werden. Wenn es Änderungsbedarf gibt, muss man den identifizieren und überlegen, wie man den angeht. Eine zweite Überlegung wäre, ob es bereits so etwas wie eine Geschäftsordnung im Verein gibt oder auch noch einmal eine separate Geschäftsordnung für die Arbeit des Vorstandes. Wenn das in der Satzung nicht vorgesehen ist, dass man sowas machen darf, wäre da also einmal ein Anpassungsbedarf in der Satzung.
Im zweiten Schritt sollte man überlegen, wie eine konkrete Ordnung dieser Art aussehen kann. Den Tipp hatte ich gegeben, schon mal zu schauen, wo man im Zweifel eine Vorlage finden kann. Wenn es so eine solche gibt, ist es auch sinnvoll, mal reinzuschauen, ob die noch aktuell ist oder ob es Anpassungsbedarf gibt. Das sollte aus meiner Sicht nicht nur so vorbeigehen, sondern dafür sollte man sich Zeit nehmen, also wirklich in einer ausführlichen Vorstandssitzung oder vielleicht sogar einer Vorstandsklausur, wo man zusammensitzt, sich die Themen anguckt.
Es wäre sinnvoll, entsprechende Präsentationstechniken zu nutzen, sodass man für jede Rolle irgendwo eine Flipchart oder eine Wand hat, wo man dann auf Karten sammelt, was zu tun ist. Man sieht dann vielleicht, dass bei ein oder zwei Personen von sieben im Vorstand alles neu ist und bei anderen eher weniger. Wenn man das so sichtbar macht, wird die Diskussion über solche Themen deutlich leichter, denn man sieht dann relativ schnell, dass es eine gewisse Unwucht in diesen Sachen gibt.
Das Bundesgesetzbuch (§ 26 BGB) legt fest, dass ein Verein einen Vorstand als gerichtliche und außergerichtliche Vertretung benötigt, den Umfang der Vertretungsmacht regelt die Vereinssatzung.
Florian Brechtel ist Bankkaufmann, Diplom-Betriebswirt (FH), Stiftungsberater (DSA), Freiwilligenmanager (AfED), Vereinsmanager-C (DOSB). Er ist zudem Geschäftsführer von dragoman – Beratung von gemeinnützigen Organisationen, langjährige Berufserfahrung als Berater, Dozent, und Moderator bei Profit- und Non-Profit-Kunden, Bildungseinrichtungen und Akademien, Autor diverser Fachartikel, Mitglied in verschiedenen Unternehmer- und Wirtschaftsverbänden und -netzwerken.
In diesem Video vermitteln wir dir praxisorientiert, wie eine gute Aufgabenteilung aussieht, wie projektorientiertes Arbeiten gelingt, wie man an Konflikten wächst und welche Tools und Methoden man kennen sollte.
Der Vorstand managt den Verein und sorgt dafür, dass die satzungsmäßigen Zwecke erfüllt werden. Wir klären die wichtigsten Rollen und deren Aufgaben. Dabei werfen wir auch einen Blick auf die Verpflichtungen und die Haftung des Vorstandes. Außerdem wird eine zielführende Aufgabenteilung thematisiert.