Freue mich, dass so viele von euch heute dabei sind. Kurz: Ich bin Geschäftsführerin und Bildungsreferentin bei Correlate und habe selber mal im Politik- und Verwaltungsstudium einen Correlate-Workshop zum Programmieren besucht. So bin ich auf die Datenschiene gekommen und habe danach Data Science studiert. Aber der Ursprung war ein Workshop von Correlate. Genau, daher freut es mich umso mehr, heute auch hier zu sein.
Und Anche, ja, herzlich willkommen auch noch mal von mir zu unserem Vortrag heute. Ich bin Anche, ich habe ursprünglich Mathe studiert und bin darüber auf die Datenschiene gekommen. Ich habe dann ganz lange als Data Scientist gearbeitet und gemerkt, dass Daten nicht so im stillen Kämmerlein behandelt werden können, sondern dass man oft die ganze Organisation mitnehmen muss. Und darüber bin ich in das Thema Schulungen gekommen. Seit letztem Jahr bin ich bei Correlate Bildungsreferentin und für unsere Bildungskurse zuständig.
Genau. Und heute haben wir das Thema Datenmanagement mitgebracht, wie von Celine auch schon angekündigt. Wir haben eine kleine Agenda mit euch vor. Wir wollen nämlich mit dem Thema Dateimanagement anfangen: Warum brauchen wir das überhaupt? Was wollen wir damit tun? Und wir haben dann auch ein paar Tipps und Tricks: Was kommt wie wohin? Dann zoomen wir in die Dateien, in die Daten, und gucken uns die an – inklusive Datenquellen und Formate. Zum Schluss gibt’s noch einen kleinen Ausblick.
Dafür werden euch zwei Formate auf den Folien begegnen. Einmal haben wir ein paar Toolboxen mitgebracht, wo ihr Tools findet, mit denen ihr eure Daten besser organisieren könnt, und ein paar, wir haben es „Hausaufgaben“ genannt – einfach nächste Schritte für euch in der Organisation, im Verein, wie ihr weitermachen könnt nach dem Workshop.
Genau. Aber wer sind wir eigentlich? Warum sprechen wir dazu? Wir sind Correlate und wir unterstützen euch als gemeinnützige Organisationen (Nonprofits) mit euren Daten. Wir sind eine Community aus über 2000 Ehrenamtlichen, die sich für Data Science begeistern können und ihre Skills und Fähigkeiten einsetzen wollen, die Welt mit Daten ein kleines bisschen besser zu machen. Unser Angebot an euch: Bildungskurse und Workshops. Deshalb sind wir heute hier – rund um alles zum Thema Daten. Wir haben eine Datensprechstunde, in der ihr gerne als erste Anlaufstelle immer vorbeikommen könnt. Und wenn es ein bisschen größer sein soll, haben wir auch Datenprojekte mit Hilfe unserer Ehrenamtlichen für euch. Ihr erreicht uns jederzeit unter der E‑Mail, die hier angegeben ist, oder schaut einfach auf unserer Website vorbei.
Aber erstmal zum Inhalt: Dateimanagement – warum? Ich habe mir noch mal überlegt: Der Titel des Workshops ist Datenmanagement, und jetzt sprechen wir von Dateien. Ist das das Gleiche, ist es was anderes? Letztendlich ist die Datei, z. B. das PDF oder die Word-Datei oder was auch immer, der Container, der wiederum die Daten – Texte oder Tabellen – enthält. Die Daten sind die Informationen, die darin liegen. Wir möchten jetzt erstmal mit dem Thema Dateimanagement starten. Dabei geht’s um alle Prozesse zur Erfassung, Speicherung, Organisation, Sicherung und Nutzung von Dateien. Das kennt ihr alle aus eurer tagtäglichen Vereinsarbeit.
Wichtig dabei: Warum machen wir das überhaupt? Warum versuchen wir, Dateien zu organisieren? Letztendlich wollen wir Dateien strukturiert suchen bzw. finden – und vor allem die Informationen finden, die wir suchen. Wir wollen einfachen Zugang zu den Informationen, die wir gerade brauchen, um dann möglichst bessere oder schnellere Entscheidungen in der Organisation treffen zu können.
Hier hat uns ein Kollege netterweise einen kleinen Screenshot aus seiner Ordnerstruktur mitgegeben, von einer Projektarbeit. Ich glaube, wir kennen das alle, wenn wir selber an Projekten oder Dateien arbeiten: Es endet mit 15 Dateien, die irgendwie mit „Final“ benannt sind. Dann gibt’s „Final_1“, „Final_2“ und „Final_3“ – und „final_dann_jetzt_auch_wirklich_final“ – und dann noch irgendwelche Feedback-Dateien von verschiedenen Leuten und so weiter. Letztendlich weiß man gar nicht mehr, welche die aktuelle finale Datei ist, mit der man eigentlich arbeiten möchte.
Das kann man natürlich besser machen und seine Dateien anders strukturieren – beispielsweise, indem man Ordner anlegt, ein einheitliches Benennungsschema hat und so versucht, eine Struktur reinzubringen. Die Königsdisziplin ist natürlich, wenn man nicht nur mit sich selbst Dateien organisieren muss, sondern auch noch Dateien miteinander bearbeitet, also an geteilten Dokumenten arbeitet und Dateien wiederfinden muss, die ein Kollege oder eine Kollegin bearbeitet hat.
Dateimanagement ist also die Dateipflege oder -verwaltung mit unterschiedlichen Zielen: Wir wollen Dateien bzw. Daten nachhaltig speichern und archivieren. Wir wollen dabei unbedingt Redundanzen und Fehler vermeiden und die Daten bzw. Informationen effizient nutzen können. Genau dafür brauchen wir Dateimanagement.
Wunderbar. Dann vielen Dank für die Einführung. Schauen wir uns jetzt Dateimanagement etwas genauer an: Was kommt wie wohin? Wir haben uns überlegt, dass wir das Dateimanagement in drei Unterkapitel aufteilen, die wir uns jetzt anschauen. Das erste Thema ist die Speicherung und Löschung von Daten, inklusive Backups und Archivierung. Das bildet grob den Rahmen, damit wir die Dateien überhaupt ablegen können. Das zweite Thema ist die Dateistruktur bzw. Ordnerstruktur: Wie können wir Dateien so anordnen, dass wir sie, wie Zoe gerade gesagt hat, möglichst schnell wiederfinden können? Und das dritte Thema ist die Dateibenennung: Wie sollte ich meine Dateien benennen, damit ich hinterher noch etwas damit anfangen kann – und im besten Fall die Kolleginnen auch?
Wir haben euch an einigen Stellen ein paar Toolboxen mitgebracht. Generell war es uns wichtig, euch praktische Tipps mitzugeben und das Thema nicht super technisch auszurollen, sondern Dinge, die ihr für euch gut in der Praxis anwenden könnt.
Dann schauen wir erstmal in das Thema Speicherung und Löschen. Wichtig ist, dass ihr euch an gesetzliche Fristen haltet – also, was wie lange gespeichert werden darf – und dass ihr die Daten so speichert, dass ihr immer Zugriff auf die Daten habt, die ihr gerade benötigt.
Als kleine Warm-up-Übung für euch, damit ihr nicht nur zuhören müsst, habe ich eine Frage an den Chat mitgebracht, um ein Stimmungsbild zu erhalten: Wo speichert ihr denn eure Vereinsdaten oder Dateien? Eher auf externen Laufwerken, lokal auf euren eigenen Rechnern, oder benutzt ihr sogar schon Cloud-Lösungen?
Das würde uns interessieren. Ich sehe schon: Cloud, lokal, Network Storage – alles dabei. Da merkt ihr: Es ist super divers. Jeder findet seine eigene Lösung, und es gibt nicht die eine Lösung, die richtig oder falsch ist. Ihr müsst am Ende eine Lösung finden, die für euch funktioniert. Bei den ersten zwei Varianten – auf einem externen Laufwerk oder auf eurem eigenen Rechner – habt ihr mehr Kontrolle und könnt machen, was ihr wollt. Auf der anderen Seite habt ihr mehr Verantwortung und seid selbst dafür verantwortlich, wenn ihr euch mal einen Kaffee über den Laptop schüttet und ihn nicht mehr öffnen könnt – und die Dateien nicht mehr herstellen könnt. Wenn man gehostete Cloud-Lösungen benutzt, kann man vieles einfacher konfigurieren und z. B. sagen: „Ich möchte diese Backup-Lösung dafür haben.“
Vielen Dank für eure Antworten. Gehen wir weiter: Wir können Daten an unterschiedlichen Orten speichern. Ein Best Practice: Für Dateien, die ihr jetzt gerade nicht braucht, aber in Zukunft oder aus gesetzlichen Gründen aufbewahren müsst, bietet es sich an, ein Archiv anzulegen und das gegebenenfalls separat von euren sonstigen Daten zu speichern. Dafür gibt es manchmal extra Speicherlösungen, die günstiger sind, wenn ihr sagt: „An dieses Archiv muss ich gar nicht jederzeit ran, sondern nur in seltenen Fällen.“ Dateien, die ihr nicht mehr benötigt, solltet ihr nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit löschen. In das Thema Löschen gehen wir gleich noch genauer rein.
Falls ihr externe Festplatten benutzt, müsst ihr regelmäßig eure Backups anlegen. Bei der Cloud – das habe ich eben schon gesagt – müsst ihr schauen, wie ihr eure Cloud-Lösung konfiguriert. Und das Thema Datenschutz und DSGVO ist ein heißes Thema; dazu reden wir gleich. Auf der nächsten Slide zeige ich euch ein paar Anbieter, mit denen das gut funktionieren kann, eure Daten in der Cloud zu speichern.
Wir haben euch hier die erste Toolbox mitgebracht: Tools, die ihr DSGVO-konform nutzen könnt. Man kann nicht per se sagen, dass ein Tool DSGVO-konform oder nicht konform ist – es kommt darauf an, wie ihr es nutzt. Wir haben Anbieter mitgebracht, die ihren Sitz in der EU haben und Server innerhalb der EU bereitstellen: Nextcloud, Owncloud, Tresorit – Cloud-Lösungen, in denen ihr Dateien speichern könnt, ähnlich wie Dropbox. CryptPad ist ein kollaboratives Tool, in dem ihr gemeinsam an Dokumenten arbeiten könnt. Und IONOS ist ein großer Bereitsteller von Hostingdiensten innerhalb der EU, was die DSGVO-Konformität einfacher macht.
Zum Thema Speichern gehört auch das Thema Löschen. Ein kleiner Exkurs: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten. Darin steht, dass die Daten, die ihr verarbeitet, möglichst kurz gespeichert werden sollten und sobald der Zweck entfällt, zu dem ihr sie verarbeitet habt, gelöscht werden müssen. In der Theorie: Wenn ihr etwas verkauft habt und eine Rechnung mit Name und Adresse vorliegt, müsstet ihr diese löschen, sobald das Produkt bezahlt ist. Auf der anderen Seite gibt es viele gesetzliche Regelungen, dass bestimmte Dokumente lange aufbewahrt werden müssen, z. B. fürs Finanzamt. An diese gesetzlichen Regelungen muss man sich halten und die Dokumente entsprechend lange vorhalten. Die DSGVO sagt: Nach Ablauf dieser Zeit müsst ihr sie dann auch löschen.
Das hier ist nur eine kleine Übersicht. Dinge wie Bewerbungsunterlagen, Mitarbeiter:innendaten, Gehaltsabrechnungen etc. sind für euch vermutlich besonders relevant. Es gibt diese Aufstellungen für sehr viele unterschiedliche Arten von Daten. Wir haben zwei Links mitgebracht, wo ihr für euch und eure Daten nachgucken könnt, wie lange ihr sie aufbewahren müsst und dürft.
Noch ein Best Practice zum Thema Daten löschen: Hilfreich ist ein sogenanntes Löschkonzept, in dem ihr wichtige Eckpunkte festhaltet – also z. B. die Verpflichtung zur Datenlöschung. Der wichtigste Punkt ist eigentlich, dass ihr eine Übersicht über die Dateien habt und festlegt: Wann ist der Löschzeitpunkt? Wie lange müsst ihr sie vorhalten? Und dass ihr hinterher protokolliert, dass die Löschung erfolgt ist. Dazu haben wir auch eine Vorlage mitgebracht. Den Link schicken wir euch in den Chat.
Zum Ende des ersten Teils – Speicherung und Archivierung – haben wir euch einen kleinen Anstoß für zu Hause mitgebracht. Das sind Gedanken für euch; wir kommen nicht vorbei und kontrollieren das. Reflektiert einfach: Wie ist aktuell der Ablauf bei euch? Wann werden Daten gelöscht oder archiviert? Habt ihr schon ein Löschkonzept? Wenn nicht, erstellt eins. Und habt ihr einen Notfallplan? Was passiert, wenn ihr Daten verliert? Wie stellt ihr sie wieder her? Beliebt sind Hackerangriffe, bei denen Daten verschlüsselt werden und Lösegeld gefordert wird. Das kann euch egal sein, wenn ihr vorher ein aktuelles Backup gemacht habt – dann könnt ihr euer Backup wiederherstellen. Aber dafür müsst ihr eben eins haben. Der nette Spruch: „Kein Backup, kein Mitleid.“
So, viel erstmal zur Speicherung und Archivierung. Jetzt gucken wir uns das Thema Dateistruktur an. Es geht darum, wie ihr eure Dateien einsortieren könnt. Ihr habt jetzt Speicherplatz, der automatisch gebackupt wird. Jetzt fangt ihr an, Dokumente abzulegen und Ordner zu erstellen und möchtet nicht – wie im Beispiel von Zoe am Anfang – im Datenchaos enden, sondern alles leicht wiederfinden. Ein weiterer Pluspunkt: Neue Mitarbeitende finden sich gut zurecht – das wäre unser Idealfall.
Bevor wir Tipps geben, wie man diese Dateistruktur herstellen kann, wieder eine Frage an euch in den Chat: Habt ihr so etwas in eurer Organisation schon umgesetzt – oder vielleicht im Privaten? Habt ihr eine einheitliche Struktur, wie ihr eure Ordner anlegt?
[Gelächter]
„Jein“, „im Großen und Ganzen ja“ – es ist durchwachsen. Einige sagen, sie haben schon eine Struktur. Andere sind sich nicht sicher. Oder: „Jede Person hat ihre eigene Struktur.“ Das habe ich oft gesehen. In seinem eigenen Bereich kommt man klar und benennt Dateien nach eigenem Schema. Es macht aber Sinn, sich im Team zu einigen. Das hilft, Dinge wiederzufinden und z. B. bei Urlaubsvertretungen in den Dateien der Kollegin zurechtzukommen. „Im Großen und Ganzen ja, aber es gibt Verbesserungsbedarf“ – schön. Ich hoffe, wir können ein paar Tipps mitgeben.
Wir haben zwei Tipps mitgebracht. Der erste: Wie komme ich überhaupt zu einer Ordnerstruktur? Wenn ihr einen Ordner anlegt, überlegt zuerst, was dort gespeichert werden soll. Erstellt euch zur Vorbereitung eine Mindmap – wie unten links – und malt sie auf. In die Mitte kommt der Ordner, den ihr anlegen wollt, meinetwegen die gesamte Ablage eures Vereins. In unserem Fall würde in der Mitte „Correlate e. V.“ stehen. Dann überlegt ihr: Welche Prozesse, Unterabteilungen, Themen gibt es bei Correlate, für die ich Unterordner anlegen möchte? In unserem Fall – Zoe hat’s vorgestellt – basiert Correlate auf drei Säulen: Projekte mit Nonprofits, Bildungsbereich (Schulungen) und Communitybereich. Das könnten drei Unterordner sein. Dann gibt es vielleicht noch Finanzen usw. Für den ersten Überblick könnt ihr so eine Mindmap malen.
Eine Faustregel, die ich schön finde: Pro Ablageebene nicht mehr als sieben Ordner. Das ist ein Prinzip aus der Psychologie (Millersche Zahl): Menschen können ungefähr sieben Elemente im Kurzzeitgedächtnis gleichzeitig behalten. Das bedeutet, wir können sie auf einen Blick erfassen und finden uns schneller zurecht. Ob es sieben, acht oder fünf sind, ist nicht so wichtig – wichtig ist, sich zu beschränken und nicht 35 Ordner anzulegen, sondern lieber Unterordner und Dinge zusammenzufassen. Auch bei den Unterordnern: Beschränkt euch auf drei Ebenen. Ich kann sieben Ordner anlegen; jeder Ordner kann sieben Unterordner haben; jeder dieser 49 Unterordner kann auch noch mal sieben Ordner beinhalten. Da kommt man auf eine ordentliche Zahl, um alles gut unterzubringen. Seht das als grobe Faustregel – Ausnahmen bestätigen die Regel. Wenn ihr mehr als sieben Projekte habt, macht so viele Ordner, wie ihr Projekte habt.
Schauen wir uns ein Beispiel an – nicht für Correlate, sondern für unseren fiktiven Verein „Saubere Wälder für alle“. Für den wollen wir eine Ordnerablage erstellen. Wir vereinfachen und sagen: „Saubere Wälder für alle“ hat drei Unterordner: Mitgliederverwaltung, Veranstaltungen und PR-Bereich. Damit sich beim Hinzufügen von Ordnern die Reihenfolge nicht ändert, nummerieren wir sie durch, sodass bei Sortierung nach Name die Reihenfolge gleich bleibt. Dann schauen wir nach Unterkategorien – hier nur für den PR-Bereich: Newsletter, Social Media, Blog. Das legen wir als Unterordner an. In anderen Ordnern macht es vielleicht keinen Sinn, weitere Unterordner anzulegen; dort speichern wir direkt Dateien, z. B. immer die aktuelle Mitgliederliste – einheitlich benannt.
An der Stelle übergebe ich an Zoe für das nächste Thema: die Dateibenennung.
Das ist die klassische Frage: Sortiert ihr Dateien nach Name oder nach Datum? Es gibt unterschiedliche Lager und starke Meinungen. Mein Tipp: Überlegt euch ein System, das für euch als Organisation funktioniert, und legt es einheitlich fest. Es gibt kein richtig oder falsch – es geht um Einheitlichkeit und Dokumentation.
Frage an den Chat: Habt ihr bisher Systeme – oder entscheidet ihr individuell, wie ihr Dateien benennt? Gibt es besondere Vorgaben in eurer Organisation? Ich habe gerade auch etwas von „ID“ gelesen – dazu kommen wir gleich noch. Individuell, Nummer und Datum – nicht ganz so viele „Ja“s wie gerade. Es gibt also eine „Nummern-“ und eine „Datumsfraktion“, und auch eine „Namensfraktion“.
Es gibt viele Möglichkeiten. Wir haben ein paar mitgebracht – einfach als Anregung. Für euch allein ist es super hilfreich, Dinge wiederzufinden. Man kennt es: die Datei, die man vor zwei Jahren erstellt hat und jetzt wieder braucht. Ein System hilft, sie zu finden. Und gerade, wenn ihr mit Kolleginnen zusammenarbeitet, hilft eine Struktur.
Gängige Konventionen:
- CamelCase: Wörter ohne Leerzeichen aneinanderreihen. Beispiele: „MitgliederStand“. Es gibt lowerCamelCase (erster Buchstabe klein) und UpperCamelCase (erster Buchstabe groß). Lesbar, kompakt, klare Groß-/Kleinschreibung, keine Probleme mit Leerzeichen.
- snake_case: Wörter mit Unterstrichen trennen, alles klein. Beispiel: „mitglieder_stand“. Sehr lesbar, klare Struktur, keine Leerzeichen.
- kebab-case: Wörter mit Bindestrichen trennen. Beispiel: „mitglieder-stand“. Bekannt aus Webadressen. Ebenfalls lesbar, ohne Leerzeichen.
Fazit: Keine Leerzeichen und keine Sonderzeichen in Dateinamen – das führt nur zu Ärger, wenn ihr mit Pfaden arbeiten müsst.
Hausaufgabe: Schaut, was in euren Dateien überwiegend vorkommt. Gibt es bereits eine inoffizielle Einigung – z. B. Nummer, Datum oder Name am Anfang? Schaut auch, ob ihr alte Versionen rumliegen habt (v1, v2, v3 …). Räumt auf und benennt einheitlich um. Zum Datum: Es gibt viele Varianten. Nutzt ein ISO-Format wie YYYY-MM-DD, z. B. „2026-03-18_mitglieder_stand.csv“. Das könnt ihr mit den oben genannten Schreibweisen kombinieren. Bei Correlate haben wir uns z. B. auf Datum mit Bindestrichen und danach snake_case geeinigt. Wichtig ist: Haltet es fest.
Zusammenarbeit an Dateien ist ein eigenes Thema. Die Benennungen gelten auch allein, aber bei Zusammenarbeit hilft oft eine Versionierung, sodass nicht „v1, v2, v3“ in den Dateinamen steht. In Tools wie Google Drive ist Versionierung integriert; Änderungen werden angezeigt. Für echte Versionsverwaltung gibt es Tools wie Git/GitHub.
Wunderbar. Nachdem wir uns mit Dateimanagement befasst haben, werfen wir noch einen Blick in die Dateien: Was ist drin? Das sind die Daten.
Textbuchdefinition: Daten sind Zeichen oder Zeichenketten, die durch eine bestimmte Syntax strukturiert sind und Informationen darstellen können. Umgangssprachlich: Daten sind Rohinformationen, die ihr verarbeiten wollt – z. B. Zahlen, Texte, Bilder. Beispiele: Liste mit Namen, Sensormesswerte, ein Foto. Die Daten sind die Inhalte; wo sie liegen (Notizbuch, Cloud-Dokument) ist das Dateiformat.
Man kann Daten in drei Kategorien einteilen: analog, digitalisiert, digital.
- Analoge Daten: liegen physisch vor, z. B. Papier, Schallplatte. Beispiele: handschriftliche Notizen, Videokassette.
- Digitalisierte Daten: analoge Daten, die in digitale umgewandelt wurden, z. B. eingescanntes Blatt Papier.
- Digitale Daten: werden elektronisch gespeichert, als Nullen und Einsen codiert, z. B. Excel-Tabellen, Online-Umfragen.
Je nachdem, welche Art von Daten ihr habt, lassen sie sich besser oder schlechter auswerten. Für Auswertungen braucht ihr in der Regel digitale oder digitalisierte Daten. Wenn ihr z. B. wissen wollt, wie viele Mitglieder euer Verein jedes Jahr hatte, ist eine digitale Tabelle praktischer als Zettel in Ordnern.
Man unterscheidet außerdem zwischen strukturierten, semistrukturierten und unstrukturierten Daten:
- Strukturierte Daten: festes Schema, z. B. Tabellen (Excel, Mitgliederlisten, Schüler mit Noten).
- Unstrukturierte Daten: kein festes Schema, z. B. Fotos, Audiodateien, freie Texte.
- Semistrukturierte Daten: keine Gesamtstruktur, aber Teilordnung, z. B. eingescannte Verträge (feste Abschnitte), Wikipedia-Artikel (Gliederung).
Keine Art ist per se gut oder schlecht. Je nach Ziel eignen sich Arten unterschiedlich. Für Zählungen sind strukturierte Tabellen hilfreich; für Öffentlichkeitsarbeit sind Fotos sinnvoll.
Welche Arten nutzt ihr am häufigsten? Oft: alles – und das ist okay. Am besten wisst ihr beim Sammeln schon, was ihr hinterher damit anfangen wollt, um im richtigen Format zu speichern.
Zum Schluss noch Datenquellen und Datenformate. Datenquellen sind die Orte, wo Daten herkommen: eingescannte Dokumente, Excel-Listen, CRM-Systeme (z. B. CiviCRM), Datenbanken (SQL), Texte (auch aus E-Mail-Programmen), Programmierschnittstellen (APIs, z. B. Deutscher Wetterdienst), offene Datenportale (z. B. Statistisches Bundesamt).
Datenformate geben vor, wie Daten gespeichert sind und wie Programme sie öffnen/verarbeiten. Ihr kennt Bildformate wie JPEG, PNG, SVG. Wir schauen auf Textdaten:
- Rein textbasierte Formate: TXT, CSV, JSON, XML. Das ist reiner Text ohne Formatierung.
- Formatierte Dokumente: DOCX, ODT, RTF – neben Text ist auch Formatierung enthalten (Überschriften, Fett etc.).
- Nicht direkt lesbare Formate: PDF, ePub – benötigen spezielle Programme.
Wichtig: Schickt etwas im passenden Format. Wenn jemand mitarbeiten soll, kein PDF; bei Bewerbungen hingegen gern PDF.
Zur CSV-Datei (Comma-Separated Values): Ein einfacher Standard für strukturierten Datenaustausch.
- Erste Zeile: Spaltenüberschriften.
- Jede weitere Zeile: ein Datensatz.
- Trennung der Felder durch Komma (teils Semikolon, je nach Region/Programm).
- Keine Formatierung, nur Text. Menschen- und maschinenlesbar. In Excel/LibreOffice öffnbar; aus Excel als CSV exportierbar (Formatierungen gehen dabei verloren).
Weitere Formate für strukturierte Daten:
- Excel-Formate (XLSX, XLS, mit/ohne Makros).
- XML: Auszeichnungssprache, häufig in Webanwendungen.
- JSON: Häufig bei Web-APIs; flexibel für geschachtelte Strukturen.
Ein wichtiger Hinweis: Datenqualität. Nicht „möglichst viel“, sondern „möglichst verlässlich“. Falsche, veraltete oder fehlende Daten führen zu unzuverlässigen Auswertungen. Besser: Bereits bei der Erfassung auf Qualität achten und regelmäßige Qualitätskontrollen einführen. Wenn euch Fehler auffallen, behebt sie und findet die Ursache.
Zum Ausblick bzw. Rückblick – was solltet ihr mitnehmen?
- Speichern, archivieren, Backup: Definiert Prozesse. Tägliche Arbeitsdateien zugänglich speichern. Für nicht aktuell benötigte, aber aufzubewahrende Inhalte ein Archiv mit beschränkten Zugängen. Legt Verantwortlichkeiten und Intervalle für automatisierte Backups fest (Festplatte, Cloud).
- Struktur schafft Überblick: Ordnerstruktur mit klaren Ebenen (Faustregel: max. sieben Ordner pro Ebene, ca. drei Ebenen tief). So findet ihr Dinge schneller; Onboarding wird einfacher.
- Einheitliche Dateibenennung: Legt Regeln fest (z. B. ISO-Datum + snake_case), dokumentiert sie und lebt sie im Team. Nutzt Tools/Plattformen mit Versionierung, um Dateichaos zu vermeiden.
Langsam anfangen, Schritt für Schritt – und dranbleiben.
