Danke, liebe Rosa. Wir freuen uns sehr, dass wir hier heute schon zum zweiten Mal sind. Du hast ja schon gesagt, wir sind von der Stiftung Bürgermut und wir wollen mit euch in die Veranstaltungsplanung eintauchen und schauen, was dabei hilft, dass sich Leute bei den Veranstaltungen wohlfühlen. Wir haben hier noch mal ein paar Infos zu uns. Wir sind Hanna und Rike. Rosa hat uns ja schon vorgestellt. Und eine Info hat Rosa leider noch nicht, nämlich dass ich nicht nur Programmmanagerin bei Open Transfer Zusammenhalt bin, sondern auch neu das Aktionsprogramm Starkes Mandat mitgestalte, das Bürgermeisterinnen und Vertreter in der kommunalen Politik in Kommunen in Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt unterstützt. Genau. Und hallo auch von mir. Ich wurde ja auch schon vorgestellt. Ich bin Friederike und genau die Stiftung Bürgermut, bei der wir beide arbeiten, die möchten wir auch noch kurz vorstellen, denn die gibt uns quasi den Erfahrungsschatz, vor allen Dingen den wir heute hier auch vorstellen möchten. Seit 2007 gibt's uns und wir organisieren eben ganz viele Netzwerk- und Qualifizierungsveranstaltungen und schaffen Räume, wo engagierte Menschen sich austauschen, vernetzen können, aber auch auftanken können, denn das ist in diesen Zeiten auf jeden Fall auch mal ein großes Thema. Da kommt auch der Wohlfühlfaktor für uns her, denn es geht ja nicht nur darum zu lernen, sondern auch neue Kraft für sein Engagement, jetzt haupt- oder ehrenamtlich, zu sammeln. Und mit der Stiftung haben wir ein Lieblingsformat, das sind Barcamps. Da haben wir gestern schon ein bisschen Einblicke zu gegeben und davon haben wir mittlerweile nämlich schon über 50 Stück veranstaltet. Und das Barcamp ist heute auch für uns der Prototyp, an dem wir zeigen möchten, wie wir an eine Veranstaltungsplanung rangehen und welche Tipps sich drumherum verstecken. Und das ist gar nicht immer das große Barcamp, was man planen muss, aber die Dinge, die wir daraus ableiten, hoffen wir, könnt ihr auch auf viele andere Formate übertragen. Und weil wir eben gestern schon was zum Barcamp erzählt haben, würde uns interessieren, wer gestern schon dabei war.
Vielleicht könnt ihr mal in den Chat schreiben, ja oder nein, wenn ihr gestern dabei wart. Es wäre für uns ganz interessant als kleines Bild. Da sehe ich ja einige Jas, wie schön. Wir haben ja keine Gesichter gestern gesehen, aber ja, viele, viele Wiederholungsmenschen. In diesem Sinne, glaube ich, können wir einsteigen. Ja, da wir aber noch zwei, drei Neins gesehen haben, würde ich doch noch zwei, drei Sätze zum Barcamp sagen, nur dass alle hier dabei sind. Also Barcamps sind ein offenes Format, bei dem die Teilnehmenden das Programm wesentlich mitgestalten und genau daran lässt sich dann gut zeigen, was Veranstaltungen brauchen, damit sie Mehrwert schaffen und sich gleichzeitig auch gut anfühlen. Aber es geht eben nicht so sehr um das Barcamp als Format heute, sondern die verschiedenen Aspekte der Veranstaltungsplanung, die, ja auch Patrick schon gesagt, auch in anderen größeren und kleineren Veranstaltungsformaten passen. Genau. Und wir haben gestern schon eine Frage mitgebracht, dass wir insgesamt in der Veranstaltungsplanung und bei der Formatauswahl immer versuchen wegzukommen von dem Gedanken, was wir anbieten, was wir zuerst im Kopf haben, hin zu der Frage, was die Menschen eigentlich möchten und brauchen und wie wir Räume schaffen können, in denen sie Selbstwirksamkeit erleben können, also wissen, dass sie etwas beitragen können, etwas erleben können und in Verbindung miteinander kommen. Und davon ausgehend haben wir einen kleinen Zeitstrahl gestaltet, der uns heute durch die Abendveranstaltung hier tragen wird, der uns zeigt, in welchen Phasen von Organisation wir uns über was Gedanken machen und welche kleinen Tipps wir für die jeweiligen Phasen auch dabei haben. Genau. Es fängt an mit einem guten Rahmen. Einem guten Rahmen. Was gehört da dazu? Wir müssen den Rahmen auf jeden Fall klären, bevor wir in die Veranstaltung einplanen. Also nicht direkt organisieren, sondern erst einmal überlegen, worum geht's uns eigentlich?
In dem Falle, wenn wir jetzt ein Barcamp organisieren würden, würden wir uns mit dem Team zusammensetzen. Deswegen haben wir euch da auch so ein Foto in die Präsentation gemacht und dann würden wir uns ein paar Fragen stellen. Was ist das Ziel unserer Veranstaltung? Geht's vor allem um Vernetzung oder um Wissenstransfer, Sichtbarkeit, Austausch? Vielleicht habt ihr ein bestimmtes Thema im Kopf. Genau. Dann Rike, wie geht's weiter? Genau, wir treffen dann eben ein paar erste Grundentscheidungen, bevor wir damit rausgehen können. Das eine ist natürlich, wir haben schon gesagt, in diesem Fall leiten wir anhand des Barcamps dadurch, aber erstmal fragen wir uns natürlich, was ist das Ziel der Veranstaltung? Wollen wir mehr Input oder mehr Beteiligung? Wollen wir, dass es großen Vernetzungsanteil gibt oder geht's tatsächlich eher drum, Wissen zu vermitteln? Das haben wir jetzt hier gesetzt. Wir möchten, dass Menschen vor allen Dingen voneinander und miteinander lernen und haben uns das Format festgelegt und das hat natürlich Auswirkung darauf auch, was für ein Ort wir da brauchen. Also natürlich zum einen die Stadt oder das Dorf oder wo auch immer wir das veranstalten möchten. Das kommt natürlich drauf an, welchen Einzugsbereich ihr in eurer Veranstaltung habt. Wichtiger ist natürlich auch der Ort als Location, also welches Haus, welchen Saal, welche Räumlichkeiten buchen wir da eigentlich, denn das ist das, was wir am Ende natürlich nicht mehr gut ändern können. Wir gucken später viel auf die Bedarfe, die Teilnehmende auch mitbringen und da ist natürlich der Punkt Barrierefreiheit wichtig, ob man den von Anfang an mitdenken kann und möchte, aber auch die Erreichbarkeit. Wir z.B. planen bei Veranstaltungen viel mit Publikum, das nicht mit eigenem Auto anreist. Da gucken wir, wie kommt man überhaupt hin? Müssen wir Shuttles mitdenken oder wann kommen die Züge an? Weil das natürlich auch Einfluss darauf hat, wann unsere Veranstaltung beginnt. Es gibt nichts Schlimmeres, als wenn alle Teilnehmenden den späten Zug nehmen und mitten in die Veranstaltung platzen, obwohl man auch gut eine halbe Stunde später hätte anfangen können.
Wir haben dafür bei uns eine Checkliste erarbeitet, die von Mal zu Mal und bei jeder Veranstaltung noch ein bisschen tiefer geht und besser schärft, was wir eigentlich anfragen, wenn wir verschiedene Orte buchen wollen oder was wir vorher bedenken müssen, wenn wir mit einem gewissen Ort planen. Und das ist natürlich immer unterschiedlich, aber das hilft uns sehr, dass wir nicht jedes Mal wieder neue Dinge vielleicht vergessen, die wir eigentlich schon mal auf dem Schirm hatten. Ja, genau. Dann fragen wir uns... Sorry, Rike. Nee, übernimm schon. Ja, eine Sache, die wir uns immer fragen, ist, das seht ihr auf der Folie ganz am Ende. Gibt's vielleicht eine Organisation, die wir von Anfang an schon mitdenken können? Vielleicht ein Verein, vielleicht auch ein Unternehmen vor Ort, die ihr zum Partner oder zur Partnerin der Veranstaltung machen könnt. Und warum wir das schon am Anfang machen und nicht erst später, wenn es um die Bewerbung geht, ist natürlich klar, ihr bekommt dann mehr Reichweite, wenn vielleicht eine andere Organisation auch mit dazu einlädt. Es hilft euch vielleicht auch mehr Glaubwürdigkeit zu bekommen, mehr lokale Verankerung, manchmal vielleicht sogar auch mehr Budget, weil dann eine andere Organisation vielleicht auch Aufgaben mit übernehmen kann oder ihr könnt euch tolle Extras leisten, vielleicht ein kleines Catering, einen Vortrag oder so weiter, aber vor allem kommt natürlich von der anderen Organisation auch noch Expertise mit rein für die ganzen Fragen, die ihr euch in der Vorbereitung stellen wollt. Und das gilt natürlich auch für kleine Formate. Also schon ein passender Kooperationspartner kann entscheidend sein, ob eine Veranstaltung als relevant wahrgenommen wird von den Leuten, die ihr erreichen wollt. Oder ob neue Menschen sich auch durch diesen neuen Partner eingeladen oder eher gemeint, angesprochen fühlen, dass sie wirklich die Zielgruppe dieser Veranstaltung sind.
Darüber haben wir auch gestern schon kurz gesprochen. Genau. Wir gucken jetzt gleich auf die Zielgruppe und ich habe gerade im Chat gesehen, dass ihr sagt, ihr macht eher Veranstaltungen, also einige von euch unter 50 Personen und wir haben ja gestern gesagt, Barcamp am besten ab 50 Personen. Wir glauben tatsächlich, dass es in diesem Fall vielleicht ein paar Punkte gibt, die auf euch nicht zutreffen, aber andere wiederum eigentlich auf alle Veranstaltungen passen. Deswegen hoffen wir, dass das trotzdem für euch Denkanstöße dabei sind, die in die eigene Veranstaltung vielleicht mitzunehmen oder auch gerne schreibt, wenn ihr denkt, ah, cool, das machen wir schon. Das freut uns auch immer zu wissen, was da bei euch so los ist. Genau. Wir gucken jetzt nämlich genauer darauf, was die Teilnehmenden angeht, was wir von Anfang an mitdenken möchten, denn das ist ja immer ganz wichtig, wenn wir über den Wohlfühlfaktor sprechen, dass sich Menschen auch mitgedacht fühlen. Und da fragen wir uns, was brauchen die eigentlich? Und das ist etwas, was Organisationen glaube ich oft beschäftigt, weil es da auch um Budgetfragen geht, was man alles möglich machen kann. Aber das Wichtigste ist ja vor allen Dingen zu wissen, was das eigentlich alles sein kann, denn das sind manchmal ganz unerwartete Dinge und das ist, glauben wir, kann man ganz einfach lösen, indem man Bedarfe abfragt, wenn man das Veranstaltungsmanagement macht, damit Leute sehen, ich glaube, ich kann da auch teilnehmen. Die Menschen haben im Blick, dass es nicht für alle gleich einfach ist. Und deswegen würden wir uns mal freuen von euch zu erfahren, wenn ihr Veranstaltungen organisiert, fragt ihr vorher die Bedarfe schon systematisch ab oder guckt ihr, ob die Menschen sich von sich aus melden? Gerne mal ein kurzes Ja, Nein oder Teilweise in den Chat schreiben.
Jetzt wechselt sich fast Ja und Nein ab. Ja, genau. Okay, super. Dann können wir da ja noch ein bisschen tiefer reingehen. Das mit den Bedarfen abfragen ist nämlich oft ein guter Realitätscheck und ich würde sagen, das ist auch egal für welche Veranstaltungsgröße wichtig, denn Rike hat ja schon gesagt, viele Bedarfe werden dann erst sichtbar, wenn wir sie aktiv erfragen und wir machen das ganz häufig einfach im Anmeldeformular niedrigschwellig. Was brauchst du, damit du gut an der Veranstaltung teilnehmen kannst? Und darunter schreiben wir dann ein paar Denkanstöße, in welche Richtung das gehen könnte und schreiben dann, hast du z.B. Lebensmittelbedarfe oder sitzt im Rollstuhl, brauchst du einen Ruheraum für zwischendurch? Oder bringst du Kinder mit? Brauchst du Stühle mit Rücken oder Armlehne? Wir bemühen uns im Rahmen unserer Möglichkeiten mit dir eine Lösung zu finden. Da könnt ihr natürlich aussortieren, was davon dann für euch vielleicht auch relevant ist. Aber wir haben die Erfahrung gemacht, dass es gut ist, das so ein bisschen anzubieten, verschiedene Möglichkeiten, damit man auch weiß, was wir vielleicht schon mitbedacht haben.
Und da ist natürlich auch klar, das ist dann auch eine Budgetfrage in der Umsetzung. Rike hat's auch schon angesprochen. Die wenigsten von uns haben ein riesiges Budget für besondere Bedarfe, aber vieles kann man ja auch kreativ lösen oder vorher klar besprechen, was geht und was nicht. Aber was wir ganz oft als Feedback schon bekommen haben, ist, dass durch diese Frage und auch durch die Ausformulierung, welche Bedarfe wir da im Blick haben, dass es bei vielen das Gefühl auslöst, dass sie da willkommen sind und dass sie sich gesehen fühlen. Wir kriegen auch oft in den Kommentaren ein Danke für diese Frage. Genau. Ja, und das freut uns natürlich besonders. Ja, genau. Das ist ja auch ein Teil von Kommunikation und die Kommunikation, die ist zum einen schon direkt in den Anmeldeverfahren selbst und was wir da im Vorfeld mitdenken möchten, aber das betrifft natürlich auch das Einladungsmanagement insgesamt und das ist natürlich das erste, was Menschen meistens lesen, wenn sie auf die Veranstaltung gucken. Wir gucken uns da immer die Texte an, die wir bisher benutzt haben und versuchen sie immer noch basierend auf Feedback ein bisschen weiter zu drehen. Und da ist KI tatsächlich für uns ein richtig großes Hilfsmittel gewesen. Ich weiß nicht, wie viel ihr das schon einsetzt, um Texte, die ihr geschrieben habt, einfach mal prüfen zu lassen. Ist das eigentlich sehr freundlich? Ist das sehr einladend? Ist das aktivierend? Sind die klaren Punkte, die ich als Information rausarbeiten möchte, eigentlich gut dargestellt? Oder kannst du mir Tipps geben, das besser zu machen? All das kann man ja genauso wie ich es gerade gesagt habe auch mit der KI diskutieren und das hilft tatsächlich manchmal Dinge noch klarer oder auch ein bisschen herzlicher zu formulieren, als man das vielleicht manchmal im Organisationsstress gut hinbekommt.
Sehe schon, jemand fragt nach Pretix im Chat. Da kommen wir in ein bis zwei Folien drauf. Also bitte gedulde dich noch ganz kurz. Genau, nämlich zum Anmeldemanagement. Parallel, wenn wir über die Einladung nachdenken und über die Einladungstexte, denken wir auch über das Anmeldemanagement nach. Und wie wir einen sauberen Prozess hinbekommen. Auch da haben wir eine Checkliste, welche Fragen wir abfragen. Das kann man ja auch je nach Event unterschiedlich machen, welche Infos man braucht von den Teilnehmenden. Wir, also ihr könnt ja auch mal überlegen, wie ihr das eigentlich bisher gestaltet. Habt ihr Anmeldungen per Mail oder per Post, per ausliegender Liste oder habt ihr dann ein Tool, wo sich die Leute anmelden können? Oder was natürlich auch eine Möglichkeit ist, dass es ohne Anmeldung funktioniert. Das ist auch niedrigschwellig, aber natürlich auch schwieriger zu planen, wenn es keine vorherige Anmeldung gibt. Wir, jetzt habe ich schon angeteasert, wir arbeiten fast ausschließlich mit dem Anmeldetool Pretix. Es gibt auch noch andere Anbieter, die sowas machen. Wir, genau, wollen hier keine Werbung machen.
Aber nur für euch zur Einordnung, Pretix ist für gemeinnützige Organisationen kostenlos, ist Open-Source-basiert und kann unserer Meinung nach ziemlich viel und hat auch einen ganz guten Online-Support. Also, wenn ihr merkt, ihr möchtet da ein Anmeldetool nutzen und wisst noch nicht welches, dann schaut euch Pretix gern mal an. Genau. Und ich sehe schon, einige von euch nutzen auch E-Mails bzw. vielleicht auch andere Anmeldetools. Das digitale Anmeldeverfahren hat für uns den total großen Vorteil, dass Menschen alle Angaben auch wirklich machen, die wir von ihnen brauchen. Das geht in solchen E-Mails ja manchmal unter oder so Bedarfsfragen gehen z.B. unter und wir können vor allen Dingen, gerade jemand hat auch das Rechtliche schon angesprochen, viele der Dinge, die man auch abhaken muss, für uns einmal schon offiziell freigeben. Also das betrifft die Datenschutzinfo, dass sie unsere Datenschutzerklärung gelesen haben, dass sie einverstanden sind, dass wir im Rahmen der Veranstaltung Fotos machen, die wir auch veröffentlichen oder eben auch nicht. Also, man kann das ja auch abwählen und wir wissen, ob wir eine Teilnehmendenliste verschicken können oder verteilen können oder vor Ort auslegen können, wo die Namen und vielleicht auch die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern der Menschen stehen.
Und genau zu den Bedarfen haben wir schon einiges gesagt und das haben wir auf der Folie auch noch mal so als Beispiele in Screenshots gezeigt, wie das z.B. aussehen kann und das kann man sich dann eben ganz einfach in einer gut sortierten Tabelle ausgeben lassen und auch filtern lassen. Gerade das macht es viel leichter mit den Teilnehmenden umzugehen und damit zu arbeiten. Auch Abmeldungen gehen selbstständig oder Veränderungen. Also ja, ich bin großer Fan und man kann darüber vor allen Dingen auch die E-Mails verschicken und automatische E-Mails machen. Ich weiß nicht, ich habe früher oft Teilnehmendenmanagement über E-Mail gemacht in meinen ersten Berufsjahren und das war echt immer viel Arbeit allen einzeln zu bestätigen. Danke für deine Anmeldung ist angekommen und in Pretix oder auch anderen Tools kann man automatisch die E-Mails hinterlegen, die Dinge bestätigen oder die bei gewissen Haken, die gesetzt werden, noch mal nachfragen oder ähnliches. Da kann man sich einfach sehr, sehr viel Arbeit ersparen, gerade wenn man nicht so üppig mit Personal ausgestattet ist oder das im Ehrenamt nach Feierabend alles noch selber machen muss.
Ja, langsam mit den Folien weiterklicken. Ja. Wir haben, weil es ja hier in diesem Block ganz viel um Kommunikation geht, noch mal ein paar Leitprinzipien, was aus unserer Sicht hier wichtig ist für die Kommunikation zusammengestellt bei der Veranstaltungseinladung. Und jetzt gerade fürs Barcamp gilt es natürlich, dass die Kommunikation auch das Format noch erklären muss. Aber das gilt auch grundsätzlich, dass ihr klar, es muss klar sagen, worum geht's eigentlich, was ist das Ziel der Veranstaltung? Das haben wir ja ganz am Anfang im Prozess überlegt, wen sprechen wir da an? Auch das kann man ganz konkret machen. Da hatten wir auch ein Beispiel gestern zu, aber in der Linkliste findet ihr das auch noch mal in unserer Beispielseite für unser Barcamp. Da haben wir so eine Liste. Diese Veranstaltung ist für alle, die... damit sich wirklich alle angesprochen fühlen. Und bei uns gehören dann noch andere Sachen dazu. Wir erstellen noch Kommunikationspakete. Wir überlegen, wer sind eigentlich die Menschen, über die wir am besten unsere Zielgruppe erreichen? Sind das z.B. lokale Multiplikatorinnen, dann schreiben wir die an. Manchmal verschicken wir direkte Einladungen. Und wir binden natürlich hier an dieser Stelle auch unsere Partnerinnen wieder ein, wenn wir welche haben. Was auch möglich ist, ist je nachdem mit Videos zu arbeiten, die erklären oder zeigen, wie es beim letzten Mal war oder das Format erklären. Das sind Möglichkeiten, da müsst ihr einfach schauen, ob das bei euch in der Situation passt. Aber gerade so kleine Videos oder andere Erklärformate sind sehr hilfreich, wenn ihr neue Leute erreichen wollt, die euch vielleicht noch nicht kennen und dann so ein Bild bekommen können und vor allem ein besseres Gefühl, nicht nur was sie erwartet, sondern eben auch wer sie erwartet. Das senkt auch noch mal die Hemmschwelle wirklich zu kommen. Genau. Das ist jetzt so wie wir es machen. Da ist für uns dann auch interessant, wie macht ihr das eigentlich bei euren Veranstaltungen? Sind das eher Veranstaltungen, wo ihr sehr breite Bewerbung macht und einfach tatsächlich E-Mails oder Aushänge oder Amtsblatt oder was auch immer alles in Frage kommt, bespielt oder sind das sehr persönliche Einladungen?
Sehr gut. Breite Bewerbung ist ja auch das, was wir jetzt eher angesprochen haben, aber trotzdem merken wir auch, dass es natürlich immer hilft, Leute noch mal privat anzuschreiben und zu sagen: "Hey, du bist wirklich gemeint. Wir freuen uns total, wenn du dabei bist." Aber das kann man natürlich bei ganz großen Formaten nicht leisten, das bei allen einzelnen zu machen. Und genau, es hängt natürlich auch sehr von der Veranstaltung ab. Wir haben ja auch manchmal Formate, die geschlossen und auf Einladung basieren und da ist die Anmeldequote ja natürlich auch noch mal deutlich höher, weil die Personen wirklich wissen, dass sie als Expertin oder in ihrer Funktion gefragt sind. Genau. Wir sprechen jetzt ja hier über ein sehr offenes Format und genau, das kann ja neben einem Barcamp auch anders sein. Darüber haben wir gestern im Webinar ja auch schon einiges erzählt. Das kann man sich ja auch so in der nächsten Woche oder in zwei Wochen noch mal angucken, wenn es dann hochgeladen ist. Aber da haben wir auch schon gesagt, es sieht dann immer so aus, als sei das alles ganz spontan und ein offenes Format. Aber in Wahrheit funktionieren diese Formate ja nur sehr gut, weil man sich gut vorbereitet und einen guten Rahmen schafft. Da haben wir schon einiges zu gesagt, wie viel Sicherheit und Information wir vorab da auch gerne teilen und was die Struktur auch am Veranstaltungstag selbst angeht. Und für uns heißt das nämlich eben, dass wir uns sehr viel Gedanken darüber machen, wie das im Vorfeld gelingt, dass die Menschen wirklich den Mut haben zu sagen oder auch das Vertrauen haben, ich bin hier richtig damit, dass ich selber Themen setze, dass ich selber einfach vielleicht auch einen Teil der Veranstaltung übernehme, weil ich Inhalte beitrage oder eine Runde moderiere oder ähnliches. Und da haben wir auch gestern schon ein paar Methoden gezeigt oder Ideen, wie man es schafft, dass Menschen vorher bei der Veranstaltung so viel in Interaktion kommen, dass sie wissen, ich habe hier ein Thema, das andere auch teilen. Darüber traue ich mich auch gleich zu sagen, möchte ich noch mal in größerer Runde sprechen. Und das Programm z.B. beim Barcamp entsteht ja am Tag selbst.
Also, da kommen die Menschen dann, nachdem wir vormittags gemeinsam miteinander warm geworden sind, nach vorne und sagen, wozu sie eigentlich ein Thema einreichen möchten, was sie mit anderen besprechen möchten, was sie vorstellen möchten. Und das macht es uns viel, viel leichter, wenn wir im Vorfeld schon zeigen, wer schon dabei ist. Und dazu fragen wir auch, das hatten wir gerade beim Thema Einladung, einige Menschen, wo wir denken, Mensch, du hast so was Tolles zu erzählen oder beizutragen. Vielleicht traust du dich auch gar nicht, weil du gar nicht denkst, dass das wichtig genug ist. Wir sprechen dich an und fragen dich, hast du nicht Lust und zeig das doch schon mal bei uns. Wir haben so eine spezielle Seite für die Veranstaltung, da können wir dann sichtbar machen, wer alles schon dabei ist und wer mit welchem Thema dabei sein möchte, denn das macht es natürlich auch für andere leichter zu sehen, dass sie da Themen haben, an die sie anknüpfen können oder auch andere Menschen gerade im regionalen Bereich, die sie selber kennen, denken, Mensch, wenn der das macht, dann kann ich das doch auch, ich bin auch dabei. Und so können wir uns ein bisschen auch dieses Vertrauen erobern, dass wir wissen, am Tag stehen dann wirklich Menschen auf und möchten eine Session halten, auch wenn wir das vorher nicht festgeplant haben. Und genau so versuchen wir, dass diese Offenheit sich durch den ganzen Prozess zieht und wir trotzdem eine gewisse Struktur da reinbekommen. Was wir dabei auch machen, dass wir so Informationsveranstaltungen anbieten oder Briefings, wenn jemand sagt, ich könnte mir grundsätzlich vorstellen, mich zu beteiligen, dann können die uns entweder anrufen oder wir haben auch bei größeren Veranstaltungen einfach Infotermine, wo man uns im digitalen Raum treffen kann oder wir haben auch Anleitungen schriftlich. Das lohnt sich natürlich besonders, wenn man Formate öfter macht, die man rumschicken kann. Was erwartet dich? Worüber freuen wir uns? Was funktioniert auch einfach gut? Wo können wir dir helfen, um möglichst viel Sicherheit zu bieten, wenn man sich traut, selber etwas in die Hand zu nehmen?
Und genau, diesen Rahmen, wie unser Barcamp funktioniert, also diese Offenheit funktioniert, da stecken gewisse Regeln hinter, die wir auch am Barcamptag selbst noch mal allen transparent machen, auch denen, die vielleicht spontan reingehüpft sind und gar nicht wissen, was sie da erwartet. Und auch wenn das in der Veranstaltungsplanung jetzt ein bisschen vorgreift, weil wir das ja vor Ort machen, wollen wir da trotzdem ein bisschen genauer reingucken. Ja, weil da nämlich die Haltung hinter steckt, die auch in unserer Veranstaltungsplanung reinsteckt. Zu dem Punkt geplant, ungeplant hat Rike schon gerade einiges gesagt. Am Barcamptag selber werden wir dann den Teilnehmenden noch mal klar machen, dass sie das Programm selber gestalten und wir den Rahmen versuchen so gut wie möglich zu schaffen dafür. Was bei Barcamps auch wichtig ist und was aber auch uns ja gestern bei der Frage von beteiligenden Elementen beschäftigt hat, ist, dass wir keine Zuschauerinnen haben, sondern in Barcamp-Logik heißt es dann Teilgeberinnen, also nicht Teilnehmende, sondern Teilgebende. Also die Leute geben auch selber was rein, das irgendwie mitzudenken, dass man auch von den Teilnehmenden Input bekommt, also dass sie auch aktiv dabei sind an diesem Tag, ist ein wichtiges Prinzip. Genau. Eine weitere Barcampregel heißt keine Hierarchien. Und das haben wir hier mit so Zebras bebildert. Und das ist tatsächlich besonders dann spannend, wenn man in Kontexten arbeitet, wo sehr unterschiedliche Erfahrung, Alter, Berufsstände zusammenkommen. Das eine ist, dass wir das Barcamp-Du einführen. Das funktioniert vielleicht nicht in allen Veranstaltungskontexten, aber es bewährt sich bei uns, weil es auch keine Zwei-Klassen-Teilnehmenden gibt zwischen denen, die sich schon kennen und alle duzen und denen, die neu dabei sind und so ein bisschen unsicher herumstehen und alle siezen oder auch wenn wir Situationen haben, wo z.B. der Chef kommt und seine Praktikantin mitnimmt.
Wir hatten auch schon mal eine ehemalige Landesministerin dabei, die sich ganz doll gefreut hat, dass sie endlich mal nicht als Frau Ministerin angesprochen wurde, sondern einfach mitdiskutieren konnte auf Augenhöhe. Und das Ganze funktioniert natürlich nur, wenn man ganz klar den Rahmen setzt. Und das beginnt nicht beim Barcamp, wo wir das sagen, sondern schon in unserer Vorfeldkommunikation, wo wir in E-Mails schreiben, dass das passieren wird, auch schon lockeres, allgemeines Du, also meistens im Plural dann einführen, so dass man langsam damit warm wird, dass das eben tatsächlich eine lockere Veranstaltung ist. Und die zweite Regel, die hier noch mit drauf steht, ist der Mehrwert für alle. Das taucht auch in unseren Briefings und Informationen und Anschreiben auf. Wer eine Session anbietet, der ist herzlich eingeladen ins Gespräch zu kommen mit anderen und was zu teilen, wo man eben das Gefühl hat, es ist für alle interessant, denn was gerade bei Barcamps manchmal passiert, dass Menschen da ihre Produkte platzieren wollen oder sich verkaufen wollen und ihre Angebote und das ist natürlich unter Umständen gar nicht so interessant für alle. Das ist aber natürlich auch, wenn wir jetzt an andere Veranstaltungsformate denken, total wichtig, da immer wieder drüber nachzudenken, was ist das Ziel der Veranstaltung, wer sind die Leute, die da kommen und die ihr auch da haben wollt und was brauchen die, um da Mehrwert zu haben. Dann haben wir noch zwei weitere Barcampregeln und zwar einmal Nur Mut.
Das ist hier diese Katze, die springt, denn das gilt einerseits für die Menschen, die da sind, die zu der Veranstaltung kommen und die auch Sessions vielleicht geben jetzt im Barcamp-Kontext, dass es nicht um perfekt durchorganisierte Workshops geht, sondern ums Diskutieren von offenen Fragen und Herausforderungen und ins Gespräch zu kommen. Aber Nur Mut gilt natürlich auch für das Veranstaltungsteam. Also dass nicht alles perfekt sein muss, sondern einfach etwas zu machen, gilt auch für uns. Und noch eine wichtige Barcampregel ist das Law of two Feet, das heißt das Gesetz der zwei Füße, das hier mit dem kleinen wartenden Pinguin dargestellt ist. Da geht's vor allem um das Erwartungsmanagement für die Sessiongebenden, weil wir beim Barcamp sagen, ihr sollt wegen des Mehrwertes schauen, welche Session für euch spannend ist. Ihr dürft auch zwischendurch die Session wechseln und da die Menschen zu ermutigen, sich quasi das aus der Veranstaltung rauszuholen, was sie brauchen, aber eben auch, dass die Leute, die dann vielleicht gerade eine Diskussion anleiten, aus der jemand rausgeht, dass diese Person sich nicht persönlich angegriffen fühlt. Ja, genau. Und die letzte Regel heißt Sag's weiter. Es ist nämlich auch das große Thema, dass wir ja wollen, dass unsere Veranstaltung möglichst großen Mehrwert hat und dass dann auch Inhalte diskutiert werden, die für andere Menschen interessant sind. Und zum Thema Dokumentation, wie wir das weiter sagen, sagen wir später noch was, aber wir laden tatsächlich alle ein zu teilen, zu erzählen und je nachdem, um was es bei der Veranstaltung geht, sagen wir dazu auch noch ein paar Rahmenbedingungen, weil es gibt ja z.B. Regeln, die heißen z.B. Chatham House Rule, dass man nur erzählt, dass es nicht zurückverfolgbar ist, wer's gesagt hat oder dass man die Menschen vorher um Einverständnis fragt, falls es um sensible Beispiele geht. Aber grundsätzlich versuchen wir einfach zu motivieren, diesen Wissenstransfer, der in der kleinen Sessionrunde von vielleicht fünf bis zehn Personen stattfindet oder bei einer Veranstaltung, die gar nicht so groß ist, auch nach außen zu tragen und das weiter zu erzählen.
Genau, das haben wir jetzt hier schon erklärt, das haben wir schon gesagt, obwohl wir noch gar nicht am Veranstaltungstag selbst sind, weil eben all diese Regeln unser Grundverständnis sind für fast alle Veranstaltungen, die wir organisieren und wir die eben in jedem Schritt der Veranstaltungsplanung, Organisation, der Kommunikation einführen und das deswegen schon sehr wichtig ist, sich das immer wieder bewusst zu machen. Und was da auch hinter steht, ist selbst wenn das jetzt vielleicht nicht die Regeln sind, ich sehe auch schon, dass das mit dem Duzen natürlich nicht überall funktioniert, merken wir in allen möglichen Formaten, dass es natürlich immer gut und wichtig ist, klare Spielregeln dazu zu haben, wie man hier miteinander umgeht. Zum einen kommen wir da später auch noch drauf, was das Thema so Schutz und Awareness angeht, aber auch eben wie spreche ich hier die Menschen an, wann ist die Zeit, wo ich mich beteiligen kann, ist das überhaupt gewünscht? All das ist wichtig schon sehr, sehr früh, schon vor der Veranstaltung selbst zu setzen, damit alle wissen, wie sie teilhaben können. Und damit glaube ich können wir den Bereich erstmal abschließen und weitergehen zum Thema Atmosphäre.
Das ist würde ich sagen, ein Bereich, der in der Vorbereitung manchmal unterschätzt wird, aber total wichtig ist, damit sich alle wohl fühlen. Das ist, damit meinen wir alles, was rund um das eigentliche Kernprogramm passiert. Jetzt sehe ich, dass hier die Sonne ein bisschen blendet. Ich hoffe, ihr könnt mich noch sehen. Genau. Also, alles, was mit dem Wohlfühlfaktor zu tun hat. Wir planen da bewusst Zeit für ein und das ist auch ein toller Moment, um weitere Helferinnen mit einzubeziehen, da das häufig Aufgaben sind, die vielen Menschen Spaß machen. Warum denken, wollen wir überhaupt irgendwas um das Kernprogramm herum organisieren? Da geht's uns darum, dass das Ankommen erleichtert wird für die Teilnehmenden, dass wir Begegnung ermöglichen. Dazu dann mehr in der Aufnahme von gestern, wie das gehen kann, dass wir das Thema, unter dem die Veranstaltung steht, erlebbar machen. Und dass wir kleine Details einbauen und für die Details haben wir ein paar Fotos mitgebracht. So sieht es dann z.B. manchmal bei unseren Camps aus. Dann dekorieren wir. Außerdem haben wir euch ein paar Inspirationen mitgebracht, welche Interaktionselemente oder welches Rahmenprogramm ihr noch schaffen könnt. Vielleicht fallen euch noch viel mehr ein, vielleicht gibt's auch schon einige, die ihr benutzt. Also das kann sein eine Netzwerkwand, eine Ausstellung, eine Buttonmaschine oder vielleicht auch eine Kinderecke. Ihr könnt auch ein kleines Kennenlerntreff am Vorabend machen. Wir machen auch manchmal ein Bingospiel, um die anderen Leute vor Ort besser kennenzulernen und so weiter.
Genau. Und was dann auch zur Atmosphäre dazu gehört, sind so Dinge, dass Menschen, dass ihnen ermöglicht wird, sich selbst gemeinsam einzubringen, ne? Also, das haben wir jetzt bei unserer aktuellen Veranstaltung auch wieder, dass Menschen den Wunsch haben, selbst Mitfahrgelegenheiten anzubieten oder Elterngruppen sich selbst organisieren, wenn es vielleicht keine Kinderbetreuung geben kann, weil das ja auch immer eine Ressourcenfrage ist, ob man das ermöglichen kann, aber da auch einfach den Raum zu schaffen, zu sagen: "Hey, toll, dass du dich einbringen willst. Wir haben hier eine Signalgruppe erstellt oder wir haben hier ein Dokument, in dem ihr alle eure Infos zusammentragen könnt und helfen euch das bekannt zu machen." Und genau, wir glauben halt, es gibt viele Elemente, da muss man gar nicht viel Geld reinstecken und wenn man die einmal gemacht hat, kann man sie auch immer wieder benutzen. Z.B. wie hier unsere Buttonmaschine, da kann man sich relativ einfach selber Vorlagen gestalten und die auf die Veranstaltung anpassen oder die Menschen selbst malen lassen und sie können irgendwie in den Pausen was machen und stehen nicht alleine rum, denn das ist finde ich, also wenn ich an Veranstaltungen denke, das Schlimmste, wenn es eine Kaffeepause gibt, ich kenne niemanden und muss so ganz zwanghaft mich jemandem ins Gespräch dazu stellen. Das fällt viel leichter, wenn man jemandem über die Schulter guckt, der gerade einen schönen Button gestaltet oder der an die Netzwerkwand etwas schreibt, woran ich anknüpfen kann. Genau, so eine Netzwerkwand, das kann z.B. sein, dass Menschen da sagen können, ich suche, ich biete oder ihre Visitenkarte ankleben können oder wir machen manchmal auch eine Kombination aus Foto- und Netzwerkwand, damit man überhaupt sieht bei einer größeren Veranstaltung, ach, die Frau mit der eckigen roten Brille, das ist die Frau vom Deutschen Roten Kreuz, Mensch, mit der wollte ich doch eh mal sprechen, weil die für mich für eine andere Veranstaltung interessant ist und man so ein besseres Bild bekommt, wer da ist und wozu man die Menschen noch ansprechen kann.
Genau. Was haben wir noch? Genau, wir haben da für die Fotowand von unserer eigenen Veranstaltung z.B. solche Papprahmen, die einfach einen Anlass bieten, ein Foto von der Veranstaltung zu machen und sich mit anderen auch zusammen zu fotografieren. Ich kenne das auch, ne? Die DSEE hat ja auch dieses tolle gelbe Herz. Man sieht immer, wie Menschen an solchen Fotowänden auch noch mal ganz neu ins Gespräch kommen und sagen, ach komm, wir machen zusammen ein Foto, obwohl man sich vorher gar nicht kannte und so auch noch mal ganz neue Kontakte entstehen. Ich glaube, genau, da können wir weiter gucken, noch mal zurück. So, wir nähern uns jetzt, wenn wir uns zurück an unseren Zeitstrahl erinnern, langsam dem Tag der Veranstaltung und haben jetzt noch ein paar kleinere und größere Fragen zu bedenken, wenn wir sie nicht vielleicht vorher schon bedacht haben. Jetzt muss langsam klar werden, wer macht was, wer ist das Team vor Ort an dem Tag, wer moderiert, wer betreut die Sessiongebenden, wer reagiert bei schwierigen Situationen, wer behält Technik im Blick, wer achtet auf die Zeit und wer achtet auf die Teilnehmenden?
Also welche Person aus dem Team übernimmt welche Aufgabe? Wir hatten es ja gestern auch schon kurz angesprochen. Es ist total sinnvoll, Hüte oder Zuständigkeiten aufzuteilen, damit die Person, die moderiert, nicht auch für Technik und Begrüßung und Essen zuständig ist. Das geht natürlich nicht immer. Aber wir ermuntern euch dazu, euch Hilfe zu holen. Und gerade wenn die Aufgaben überschaubar sind, ist es auch eine tolle Möglichkeit, um neue Personen reinzuholen. Und ihr könnt euch überlegen, welche Aufgaben ihr gut delegieren könnt. Vielleicht gibt's eine Person, die für die Fotoecke zuständig ist oder welche anderen Elemente ihr euch vorher überlegt habt. Was auch noch gut ist zu beachten, ist, dass es für folgende Fragen klare Ansprechpersonen gibt. Und zwar zu den Fragen von Schutzkonzept und Awareness, wenn ihr am Anfang, als ihr überlegt habt, wer ist eure Zielgruppe und was brauchen die, identifiziert habt, dass das wichtig ist. Wir haben dazu auch einen Leitfaden, den ihr dann in der Linkliste findet. Und grundsätzlich haben wir eine Etikette, also eine Regel auf unserer Website für alle Events, wie wir uns miteinander verhalten wollen. Die findet ihr auch in der Linkliste. Dann könnt ihr überlegen, Fragen wie, wer hat das Hausrecht? Erwartet ihr, dass es Störungen geben könnte? Wenn ja, wie wollt ihr damit umgehen?
Gut, einmal vorher zu überlegen. Braucht ihr ein Awareness-Konzept und wenn ja, wer ist dafür ansprechbar? Braucht ihr einen Ruhe- oder Rückzugsraum? Wenn ja, wo könnte der sein? Wie könnt ihr den einrichten? Und denkt auch dran, ihn auszuschildern. Genau. Also, das können alles Fragen sein, die zu eurem Schutzkonzept gehören. Ein Wohlfühlfaktor heißt auch, dass wir Sicherheit bewusst planen. Das ist gerade bei offenen Formaten, wo wir breit einladen und ich habe ja gesehen, viele von euch laden auch breit ein und bei gesellschaftspolitischen Themen wichtig, die Fragen im Blick zu haben und genau, Schutzkonzept, Etikette, Rückzugsmöglichkeiten zumindest einmal zu durchdenken. Genau. Also wir empfehlen dazu dann als weiterführende Lektüre den Praxisguide zur diskriminierungssensiblen Veranstaltungsplanung, den wir hier gleich am Ende der Veranstaltung mit euch in der Linkliste teilen. Wenn ihr jetzt hier kurz vor der Veranstaltung die letzten Aufgaben verteilt, gibt es einerseits diese großen Fragen, aber es gibt auch viele kleine Fragen, die aber ganz wichtig sind, damit eure Veranstaltung toll wird. Also überlegt, welches Material ihr braucht an dem Tag vor Ort. Das sind häufig Sachen, die man unterschätzt und dann am Tag schmerzlich vermisst. Gerade Namensschilder erleichtern total, mit Menschen ins Gespräch zu kommen, gerade Menschen, die man noch nicht kennt. Und die könnt ihr natürlich so machen, wie jetzt da auf dem Foto, auf der Präsentation, aber ihr könnt auch einfach Kreppklebeband und Edding benutzen. Das machen bestimmt ganz viele von euch auch schon. Wir machen außerdem auch immer noch mal einen Rundgang vor Ort, um zu überlegen, werden sich die Leute hier zurecht finden, was sollten wir vielleicht noch ausschildern. Wichtig ist auch immer den Weg zu den Toiletten auszuschildern. Dazu gibt es auch immer erstaunlich viel Feedback. Genau. Also einfach überlegen, wenn ich jetzt zu der Veranstaltung komme und ich kenne den Ort noch nicht, wie werde ich mich am besten zurecht finden und gut teilnehmen können?
Genau. Ich glaube tatsächlich das, was du gerade gesagt hast, das ist wirklich immer wieder erstaunlich, wofür Menschen nach einer Veranstaltung danken, von denen wir manchmal ausgehen, dass sie selbstverständlich sind, aber sie sind es eben scheinbar nicht. Deswegen, falls ihr jetzt denkt, aber klar, das gehört sich doch dazu, das glauben wir auch, aber es ist vielleicht nicht bei allen immer möglich oder nicht im Plan vorgesehen, weil man es natürlich einfach auch zeitlich mitdenken muss, dass man das auch vor Ort noch machen muss und am Veranstaltungstag wird's ja auch ganz schön knapp. Wir sind jetzt ja schon tatsächlich am Tag der Veranstaltung und auch wenn das Barcamp jetzt natürlich nur ein Platzhalter ist, möchten wir auch da noch mal gedanklich das auf andere Veranstaltungen übertragen, was man davon mitnehmen kann. Wir planen z.B. eine großzügige Zeit für das Ankommen bei unseren Veranstaltungen, damit Menschen wissen, sie sind da willkommen. Da gibt's dann auch auf jeden Fall schon mindestens Kaffee, wenn möglich vielleicht noch einen kleinen Snack und das waren die Wohlfühl-Atmosphärepunkte, die wir eben hatten, irgendwas, wo man sich dazu stellen kann, denn wie gesagt, es ist immer unangenehm zu einer Veranstaltung zu kommen, wo man vielleicht noch nicht so viele Leute kennt oder wo man gerade selber noch am Wachwerden ist, aber nicht blöd in der Ecke rumstehen möchte. Also bietet da irgendwelche Rahmenprogrammmöglichkeiten, um das elegant zu tun. Begrüßung und Vernetzung haben wir schon ein bisschen zu gesagt.
Es gibt so ein bisschen die Regel, dass wenn Leute erstmal an die Wand gequatscht sind, dann sagen sie auch nichts mehr. Deswegen versuchen wir bei unseren Veranstaltungen immer möglichst früh Beteiligungselemente einzubauen, wo es entweder Gespräche mit Sitznachbarn gibt oder wir eine Aufstellung machen, all diese Sachen, über die wir auch gestern gesprochen haben, damit leicht das Gefühl entsteht, hier geht's um mich und ich kann reden und ich kann dabei sein und habe schon mit anderen gesprochen, ich habe mich quasi warm gequatscht, dann fällt's mir auch später leichter, wenn es um die wirkliche Sessionplanung geht. Und so starten wir in die Veranstaltung, möglichst viel Interaktion ermöglichen. Dann stellen wir vor, worum geht's hier eigentlich? Setzen eben noch mal die Regeln, wozu wir eben gesprochen haben, wie arbeiten wir miteinander zusammen, welchen Schutz bieten wir euch, was genau könnt ihr von uns erwarten, wen könnt ihr ansprechen? Die Sessionplanung gehört jetzt speziell zum Barcamp, aber dann kommt irgendwann ja die Mittagspause und das Schöne ist, dass die Mittagspausen bei uns immer sehr lang sind, weil wir tatsächlich immer wieder merken, egal bei welchen Veranstaltungen, die wir früher organisiert haben, kam immer das Feedback, die Pause war zu kurz, weil da eigentlich die guten Gespräche stattfinden. Das Barcamp ist eigentlich schon eine verlängerte Mittagspause, weil alle genau darüber sprechen können, worüber sie sprechen wollen. Aber umso wichtiger, wenn ihr Veranstaltungen plant, plant die Pausen viel großzügiger, als man vielleicht eigentlich bräuchte zum Essen, weil da die Gespräche entstehen, an die die Menschen sich erinnern und an die sie auch anknüpfen können.
Das gleiche gilt natürlich auch für Kaffeepausen und ähnliches. Genau. Zum Schluss ist die Frage, macht man noch einen gemeinsamen Abschluss. Da versuchen wir z.B. beim Barcamp nicht noch mal alles zusammenzufassen, denn das ist meistens das, was Menschen erschlägt, die bei einer Veranstaltung sind, die eigentlich müde sind und schon für sich ganz viel mitgenommen haben. Aber ein gemeinsames Gruppenerlebnis zu schaffen, zum Schluss noch mal zusammenzukommen, das fühlt sich tatsächlich meistens ganz gut an. Aber genau, was fällt dir noch ein zum Thema Ablauf, Hanna? Ja, wir haben noch ein paar Gedanken, was wir mitgeben wollen, was am Tag selbst auch noch den Unterschied macht. Also natürlich eine freundliche Begrüßung und eine Moderation, die gut durch den Tag führt, damit ich als Person, die da hinkommt, immer weiß, was gerade ansteht und was als nächstes passiert und auch was die Erwartung an mich als Teilnehmende ist. Und eine Sache, die wir hier unbedingt hervorheben wollen, ist die Gästebetreuung. Das ist gerade am Veranstaltungstag total wichtig. Also was passiert mit den Leuten, die vielleicht zu spät kommen oder die niemanden kennen. Rike hatte da das Beispiel gerade schon genannt oder die sich in dem Format vielleicht noch nicht sicher fühlen. Also das im Blick zu haben, wie wir die gut abholen, mitnehmen können. Hier zeigt sich natürlich dann auch unsere Haltung als Gastgeberinnen. Und wir würden sagen, dass gute Veranstaltungen Menschen nicht alleine lassen.
Da ist es total hilfreich, wenn es sichtbare Ansprechpersonen gibt. Das könnt ihr je nachdem über Westen lösen. Wir machen das mal über Schlüsselbänder, die eine bestimmte Farbe haben. Oder wenn ihr einfach in eurem Veranstaltungsteam eine Person benennt, die vielleicht die Tür im Blick hat oder ein bisschen rumschaut, wer vielleicht gerade alleine steht und die Person dann anzusprechen. Außerdem ist es wichtig, dass wir auch, das würden wir dann meistens von der Moderation aus tun, hier noch mal die Bedürfnisse unserer Teilnehmenden ansprechen, die wir vorher wahrscheinlich schon abgefragt oder gesammelt haben. Das kann z.B. sein, dass Menschen nicht auf Fotos sein wollen. Das ist natürlich total wichtig, dass wir das berücksichtigen und zwar nicht nur um sich wohl zu fühlen, sondern auch juristisch. Oder vielleicht haben wir einen Ruheraum, dann schildern wir den aus oder weisen darauf noch mal hin. Genau.
Genau. Der Ruheraum ist tatsächlich was, was bei unseren Veranstaltungen gerne genutzt wird von Menschen, die einfach überfordert sind, weil sie eine harte Woche hatten oder die auch irgendwelche Einschränkungen haben. Vielleicht sind sie sehr überfordert mit sehr viel Input oder haben soziale Ängste und brauchen mal einen kurzen Rückzugsraum, um teilzunehmen. Deswegen ist dieser Ruheraum auch total wichtig, um da noch mal klar zu machen, da wird nicht telefoniert oder irgendwie eine Pause mit einer Freundin gemacht, sondern der ist wirklich für Menschen da, die gerade eine richtige Ruhepause brauchen. Aber genau, dafür bekommen wir tatsächlich auch immer sehr viel Dank, dass es den gibt, auch wenn das irgendwie noch gar nicht so lange üblich ist, dass es sowas bei Veranstaltungen gibt. Genau, das waren jetzt total viele Beispiele. Jetzt kannst du gerne wieder zu der anderen Folie springen. Wir hätten von euch eben gern noch die Frage, was sind Wohlfühlfaktoren, die ihr vor Ort noch euch wünscht, die ihr kennt, die ihr nutzt. Was macht's für euch noch besser? Da könnt ihr gerne uns noch mal Gedanken mitgeben, was ihr so in eurer Erfahrung schon probiert habt oder immer wieder vermisst.
Genug Essen und Trinken. Das hören wir auch häufig. Ja, das ist tatsächlich auch, da haben wir gestern glaube ich auch schon was zu gesagt. Mit Essen kriegt man sowieso die Leute und das ist immer wieder schön, wenn man das möglich machen kann, dass es wirklich gutes Essen gibt. Auch das hängt natürlich ein bisschen am Geld, aber gleichzeitig ist das auch je nachdem, was für Veranstaltungen man macht, eine tolle Möglichkeit, dass Leute vielleicht selber auch sich einbringen können mit Beiträgen oder ähnliches, aber gut, das Essen hebt die Stimmung immens und vor allen Dingen genug. Auch das haben wir schon erlebt, dass irgendwo das Essen leer gegangen war, bevor alle was hatten. Und die Pausen. Genau, da haben wir auch schon zu gesagt, es kann eigentlich nicht genug Pausen geben, weil da passieren meistens die Dinge, wo Inhalte verarbeitet werden oder die Kontakte hergestellt werden, die am Ende wirklich tragen aus der Veranstaltung. Genau. Die Vorstellungsrunden, solche Links, rechts, sprecht mal mit euren Nachbarn machen wir auch total gerne. Das Thema Licht finde ich auch spannend. Hanna, du erinnerst dich an unser Kino.
Ja, wir hatten einmal eine Veranstaltung tagsüber und der eine Sessionraum war, wir waren in einem Gebäude, das auch teils als Club genutzt wurde und eben auch ein Kino hatte und da konnten wir die Verdunklung nicht abnehmen und es war total deprimierend tagsüber dann in so einem dunklen, also klar gab es natürlich Lichtquellen, aber in dem Raum ohne Tageslicht zu sein. Also da habt ihr total recht, das ist ein richtig wichtiger Punkt, damit man sich wohlfühlt. Mhm. Ich sehe auch das Thema unterschiedliche Sitz- und Stehgelegenheiten. Das versuchen wir auch tatsächlich immer möglich zu machen. Das eine Thema hatten wir schon, dass tatsächlich auch verschiedene Menschen aufgrund von körperlichen Einschränkungen verschiedene Arten von Sitzmöbeln besser benutzen können. Oder wir haben manchmal auch Eltern dabei, für die Sitzsäcke ganz cool sind, um damit den Kindern nah am Boden am Rand teilzuhaben. Da ist natürlich alles toll, was ihr möglich machen könnt. Das geht natürlich nicht in jedem Saal, weil da auch manchmal sehr feste Bestuhlung schon verankert ist. Wir versuchen aber tatsächlich auch immer Räume zu finden, wo wir Flexibilität haben.
Ja, so während ihr hier noch fleißig eure Tipps, die man ja auch, also oder nein, was für euch geholfen hätte, aber das sind natürlich auch letztlich Tipps für gute Veranstaltungsplanung für andere teilt, kommen wir langsam zum nächsten Schritt in der Veranstaltungsplanung. Also, wir hatten jetzt, unsere Veranstaltung hat stattgefunden. Wir hatten einen guten Tag gemeinsam und da ist es aber noch nicht zu Ende, denn auch hinterher ist es wichtig zu überlegen, was brauchen wir, damit diese Veranstaltung in guter Erinnerung bleibt und nachhaltig einen Mehrwert für die Teilnehmenden hat. Gerade bei so großen Veranstaltungen wie dem Open Transfer Camp lohnt sich eine gute Nachbereitung, also eine Dankesmail schreiben. Wir fragen nach Feedback, wir fragen meistens auch schon auf der Veranstaltung nach Feedback, aber es lohnt sich das auch manchmal zweimal zu tun, weil die Leute schriftlich und anonym dann noch mal sich vielleicht auch trauen, negativere oder stärkere Kritik zu äußern, damit wir davon fürs nächste Mal lernen können. Wir schreiben eine Dokumentation, um die Ergebnisse der Sessions nachhaltig zu sichern. Wir verschicken dann die Fotos der Veranstaltung und wir schreiben vielleicht auch einen Websitebeitrag. Was wir aber immer machen, ist eine Auswertung im Team, um auch zu besprechen, wie war die Organisation, was können wir auch da mitnehmen fürs nächste Mal.
Genau. Und das ist tatsächlich immer total hilfreich, weil wir, also viele Veranstaltungen in der ähnlichen Form wiederholen, aber erst ein Jahr später dann wieder rauskramen und da ist das Gedächtnis dann meistens löchrig oder die Personen haben auch gewechselt. Deswegen lohnt sich da eine gute Doku und genau für das Interne, aber vor allen Dingen auch für das nach außen Gehende, also diese E-Mails, die man danach verschickt, die Doku, die man verschickt, da gilt auf jeden Fall immer lieber kurz und nützlich und mit den relevanten Links weiterverweisen, als so ausführliche Dokus oder Fotoprotokollwüsten, weil meistens kann man aus Fotoprotokollen nur kurz nach der Veranstaltung was rauslesen, wenn man selbst dabei war, aber wenn man es der Kollegin weiterleitet, geht das schon viel verloren und das klingt jetzt schon wieder nach, oh Gott, Fotoprotokoll, das ist doch voll viel Arbeit. Auch da, wenn ihr es noch nicht tut, schaut doch mal, was ihr mit KI möglich machen könnt. Wir haben z.B. bei unseren Veranstaltungen Kolleginnen und Kollegen, die gemeinsam in einem gemeinsamen Dokument mittippen und mitdokumentieren während der Veranstaltung, also verschiedene lose Fäden zusammenfügen und mit einem KI-Prompt kann man total gut auswerten, was da alles drin steht, sich das clustern und zusammenfassen lassen und hat dadurch relativ schnell eine Zusammenfassung, die man natürlich noch mal kritisch prüfen muss, ob das alles richtig verstanden wurde und zusammengefasst wurde, aber es erspart einfach irre viel Arbeit und man kann viel, viel schneller die Dokumentation rumschicken. Genau. Also, ihr seht hier nämlich unsere Dokumentation, Ausschnitt von unserem letzten Barcamp in Erfurt. Da hatten wir eben sehr lange Listen, wo auch Redebeiträge manchmal einfach live mitgetippt wurden und die sehr schnell und gut kondensiert dann einfach direkt auf der Website für alle zum Nachlesen stehen konnten. Glaub, damit können wir noch mal zusammenfassen.
Genau. Wir kommen jetzt zum Schluss. Und ich bin aber schon ganz gespannt mit euch in die Fragerunde einzutauchen. Was wollen wir hier mitnehmen? Also, wir haben ja immer vier Punkte aufgeschrieben, ne? Gute Planung beginnt bei den Teilnehmenden. Also überlegen, was brauchen die, um kurz gesagt eine gute Zeit zu haben, bei der sie viel mitnehmen. Wohlfühlfaktor ist planbar, das heißt, ihr könnt vorher überlegen, was braucht es, damit die Leute sich wohlfühlen. Dann brauchen auch offene Formate, genauso wie geschlossene Formate auch eine gute Struktur. Viele dieser Prinzipien, die wir hier vorgestellt haben, die gelten auch für kleine Veranstaltungen. Und wenn ich es noch kürzer zusammenfassen müsste, dann und ihr nur eine Sache mitnehmen sollt, dann vielleicht diese: Gute Veranstaltungen entstehen nicht zufällig, sondern sie entstehen dort, wo sich Menschen gemeint fühlen, willkommen und sicher und beteiligt fühlen. Und genau deshalb lohnt es sich, Veranstaltungen immer aus der Sicht der Teilnehmenden, aus Sicht eurer Gäste zu denken.
