In diesem Video erfährst du, wie du wertvolles Wissen im Verein effektiv sichern kannst. Oftmals bleibt Erfahrungswissen bei Wechseln ungenutzt oder geht verloren. Wir zeigen dir einfache und praxisnahe Methoden, um Wissen zu identifizieren und zu dokumentieren. Mit Checklisten und Übergabebögen helfen wir dir, die Übergabe von Informationen zu optimieren und sicherzustellen, dass wichtige Erkenntnisse für die Zukunft erhalten bleiben.
Aufgezeichnet am 25.11.2025
Ja, ich freue mich total, heute ein bisschen was zu erzählen. Es ist ein sehr großes, umfängliches Thema. Wir machen das heute ein bisschen komprimierter und kleiner in einer sehr kurzen Zeit von 45 Minuten. Das heißt, wir werden viel anreißen. Viele Begriffe, die ihr heute hört, könnt ihr aber auch tatsächlich recherchieren. Die habe ich mir nicht ausgedacht; die gibt es tatsächlich.
Ich freue mich, dass ihr euch heute Zeit genommen habt, vor allem beim Ehrenamt, das ja in der Regel nicht bezahlt wird. Alles, was zusätzlich passiert, liegt in eurem Engagement. Das ist so schön, weil ihr zu einer Gruppe gehört, ohne die vieles nicht funktionieren würde in unserer Gesellschaft. Deswegen ist es umso wichtiger, dass das Wissen, das ihr habt, nicht einfach verpufft, wenn Leute aufhören, sondern dass es auch bleibt. Wenn wir tatsächlich Wissen sichern, sichern wir immer auch ein Stückchen Zukunft.
Das liegt nicht nur daran, dass wir Prozesse schöner aussehen lassen, sondern weil wir das tatsächlich benötigen, damit die nächsten Menschen gut dort ansetzen können, wo wir vielleicht auch aufgehört haben. Kontinuität und Qualität sollten auch im Vereinsleben großgeschrieben werden. Es gibt nichts Demotivierenderes, als permanent nach irgendetwas zu suchen. Das kennt ihr sicherlich auch, dass ihr das Rad immer wieder neu erfinden müsst, weil Dinge einfach nicht auffindbar sind.
Das ist übrigens nicht nur im Ehrenamt und im Verein Realität, sondern tatsächlich in ziemlich vielen Organisationen, in denen ich mich bewege. Das ist extrem müßig und auch unnötig. Man kann dem nämlich entgegenwirken. Ich erzähle euch heute ein bisschen was dazu.
Ich habe schon angefangen und werde gleich noch ein paar Sätze zum Problemverständnis und zur Relevanz sagen, warum wir heute überhaupt über das Thema Wissenssicherung sprechen. Ich werde euch ein paar Grundlagen an die Hand geben, um das Verständnis von Wissen zu verbessern. Wir haben nämlich mehrere Arten von Wissen, und das ist relevant zu verstehen, weil ihr dementsprechend auch anders dokumentiert. Natürlich wartet ihr sicherlich alle auf die praktischen Methoden.
Da werde ich euch ein paar Dinge anreißen und euch noch ein paar Tipps für die Umsetzung geben. Genau, das ist der Tag 1. Morgen gibt es ja noch einen zweiten Tag, und da gehen wir noch ein bisschen tiefer rein.
Wenn ich mit Vereinen spreche, höre ich häufig Sätze wie: "Wir haben extrem viel Wissen, aber es ist nirgendswo auffindbar." Einzelpersonen wissen extrem viel, aber wenn die nicht da sind, kommen wir einfach nicht an das Wissen. Wenn jemand aufhört, sind Abläufe weg. Man versteht nicht mehr, wie etwas funktioniert. Eigentlich bräuchten wir auch noch einen besseren Einstieg für neue Menschen.
Das sind viele Punkte, die immer wieder auftauchen, und da steckt eine Wahrheit drin, die ein bisschen weh tut, aber tatsächlich Realität ist: Wenn Wissen nicht aufgezeichnet wird und nicht auffindbar ist, dann gibt es es auch quasi nicht. Dann kann jemand noch so viel Wissen in seinem Kopf herumtragen, aber wenn die Person weg ist, ist es nicht mehr verfügbar. Wir versuchen, das so ein bisschen von einzelnen Personen zu entkoppeln.
Für das Ehrenamt ist das besonders relevant, weil wenn Menschen aufhören – was ja im Ehrenamt häufig passiert, weil es nicht der Hauptjob ist – haben wir eine relativ zügige Rotation. Ehrenamt hat häufig wenig Zeit für Dokumentation. Dafür wird man nicht bezahlt, und die Zeit ist eh schon knapp. Zusätzliche Dokumentation fällt meistens hinten über.
Es gibt auch unterschiedliche Ablagesysteme. Das kennt ihr wahrscheinlich auch: Alle stellen sich irgendwas zurecht und improvisieren. In der Regel gibt es im Verein nicht diese klaren, festen Strukturen oder Übergaberegeln. Man bekommt auch keine Abmahnung, wenn es nicht gut dokumentiert ist. Es ist eine andere Kultur, und in der Regel ist auch das Geld nicht da für Tools, die dafür sorgen, dass ich Dinge besser strukturieren könnte.
Kleiner Spoiler: Wir brauchen auch nicht immer viel Geld. Manchmal ist es einfach das Wissen darüber, wie man etwas gut macht, und auch ein Commitment, also das Einigen auf eine Sache. Ich kann improvisieren, aber dann sollte ich mich auf eine Improvisationsmethode festlegen und nicht auf 300.
Das Kulturthema schmeißt uns auch immer wieder ein bisschen einen Stock zwischen die Speichen. Vielleicht könnt ihr das bei euch entdecken: Häufig sind Wissen und Macht sehr eng verbunden. Über Wissen bekomme ich vielleicht Wertschätzung und Anerkennung. Wenn ich schon nicht monetär entlohnt werde, habe ich immerhin ein gutes Ansehen. Ich mache seit 30 Jahren den Laden und alle applaudieren dafür. Dann ist es hart zu sagen: "Ich lasse mir in die Karten schauen."
Das können wir erstmal nicht ändern, aber das ist eine Kultur, die wir langsam versuchen können, in die andere Richtung zu lenken.
Interessanterweise funktionieren Vereine ja, aber trotz Wissenslücken könnten sie noch effizienter arbeiten. Damit ist nicht gemeint, dass alles perfekt dokumentiert sein muss. Es ist extrem wichtig, das zu verstehen. Es geht darum, dass Dinge gesichert sind und dass jede Person sinnvoll weiterarbeiten kann, und nicht um Perfektion.
Wenn ich Wissen sichere, habe ich einen extremen Mehrwert. Ich schaffe Kontinuität, und das ist in Vereinen genauso wichtig wie in anderen Organisationen. In Vereinen hängt Wissen häufig an zwei, drei Personen, die extrem aktiv sind. Wenn die weg sind, brechen vielleicht sogar Projekte zusammen, und Abläufe funktionieren nicht mehr. Das lässt sich echt vermeiden.
Ich hatte mal einen Verein begleitet, der jährlich ein großes Sommerfest ausgerichtet hat. Man könnte meinen, das ist keine Raketenwissenschaft, aber als die Projektleitung, die dieses Fest organisiert hat, nach 10 Jahren gegangen ist, hat der Verein zwischendurch gedacht, sie müssten wirklich das Fest ausfallen lassen, weil so ganz einfache Basics nicht funktioniert haben. Sie wussten nicht, wie die Versorgung zu organisieren ist, die Platzvergabe oder die helfenden Nationen haben nicht gut geklappt.
Das sind kleine Sachen, die zeigen, dass Wissen nicht gesichert wurde und dann eine Person weggefallen ist. Zeitersparnis brauche ich euch nicht zu sagen. Ihr habt Besseres zu tun, als den ganzen Tag Dokumente zu suchen.
Das Thema Qualität ist im Ehrenamt selten eine Frage der Absicht. Alle geben ihr Bestes, aber Qualität ist eine Frage der Gleichmäßigkeit. Wenn wir Wissen dokumentieren, sieht eine Aufgabe nicht jedes Mal anders aus, sondern gleich und hat eine wiederholbare und erkennbare Qualität. Es passieren weniger Fehler und Unsicherheiten in der Anwendung, und es hat auch eine verlässliche Außenwirkung, wenn Dinge immer gleich ablaufen.
Unterschätzt auch nicht die Motivation. Es klingt vielleicht ungewohnt, aber es ist eine der stärksten Effekte. Wenn Wissen zugänglich ist, trauen sich Menschen eher, Dinge in die Hand zu nehmen, gehen eher in die Eigenverantwortung und fühlen sich auch eher als Teil des Teams, weil man extrem schnell befähigt wird.
Die Zukunftsfähigkeit hängt an Organisationen und Einzelpersonen. Wenn die gehen, ist das auch eine Katastrophe. Stellt euch vor, von zehn Leuten gehen neun. Wenn wir das Wissen entkoppeln von diesen Personen, haben wir auf jeden Fall die Zukunft gesichert.
Das Thema Geld und effizienter Einsatz ist auch wichtig. Ihr werdet nicht im Ehrenamt gelandet sein, weil ihr drei Stunden am Tag irgendwas suchen wollt. Damit ihr letztendlich auch nicht die Sachen so effizient umsetzen könnt, wie ihr es eigentlich wollt.
Wenn wir über Wissen sprechen, meinen wir häufig extrem verschiedene Dinge. Es ist wichtig, dass ihr wisst, welche Formen von Wissen es gibt.
Faktenwissen: Besteht aus Zahlen, Daten und Regeln. Zum Beispiel: Der Jahresbericht muss bis zum 31.12. eingereicht werden. Das ist einfach und wird auch meistens dokumentiert.
Prozesswissen: Die Frage, wie etwas gemacht wird. Beispiel: Bei der Veranstaltung muss ich zuerst folgenden Antrag stellen, dann das helfende Team ansprechen.
Erfahrungswissen: Wie etwas gemacht wird und Fragen wie: Was hat gut funktioniert? Wo haben wir uns richtig in die Nesseln gesetzt? Was hat gar nicht funktioniert? Welche kleinen Tricks helfen uns für die Zukunft?
Netzwerkwissen: Das meistgesuchte Wissen. Es besteht aus Kontaktlisten und Ansprechpersonen. Das lässt sich relativ schnell und gut dokumentieren.
Kulturwissen: Die Frage, wie Dinge getan werden. Das sind ungeschriebene Regeln einer Organisation, die man nicht nachlesen kann.
Das Erstaunliche an dieser Geschichte ist, dass Wissen häufig nicht verloren geht, weil es nicht aufgeschrieben wird, sondern weil niemand weiß, wo es dokumentiert ist. Es liegt in irgendwelchen Schubladen oder in einer Excel-Tabelle unter einer Tastatur, und niemand weiß, welche Info aktuell ist oder wer zuständig ist.
Wenn eine Person viel weiß und nicht da ist, fehlt natürlich auch eine Information. Aber oft ist es tatsächlich schon irgendwo in der Organisation im Verein verortet.
Zusätzliche Dokumentation erfordert extrem viel Arbeit, und deswegen müssen Methoden einfach und praktisch sein und gut anwendbar. Das, was ihr sowieso schon macht, nur in andere Bahnen lenken, weil ich sicher bin, dass einiges, was ihr gleich hören werdet, bereits bei euch in der Umsetzung ist und ihr vielleicht gar nicht wisst, dass ihr das schon tut.
Eine Form, wie wir uns erstmal rantasten, was für Wissen überhaupt da ist, ist die sogenannte Wissenslandkarte. Ihr könnt auch dieses Wort googeln. Dann findet ihr ein paar Beispiele. Ich habe euch mal eins zusammengebastelt und zeige euch auch gleich noch ein zweites.
Eine Wissenslandkarte ist eine grafische Darstellung von Aufgaben, Wissensquellen und Kontakten. Sie zeigt, was wir als Verein ganz grob machen und was zusammengehört. Es ist ein bisschen wie eine Stadtkarte eures Vereins. Es wird gezeigt, was wir tun, aber nicht wie.
Wenn ihr hier zum Beispiel laufende und abgeschlossene Projekte lest, würden hier bei laufenden Projekten Stichpunkte kommen, die aufgezählt werden, welche Projekte gerade laufen. Aber es gibt keinerlei Erklärung zu diesen Projekten. Das würde an anderer Stelle passieren.
Wir machen das, um erstmal zu verstehen, wo wir Wissen haben. Diese Darstellung ist an eine Mindmap angelehnt, und unser Gehirn mag es, so eine visuelle Form zu haben, um Dinge schnell zu erfassen. Wir machen das immer digital, damit es keine hohe Halbwertszeit hat. Wenn wir das händisch machen würden, müsstet ihr das wahrscheinlich nach drei Monaten alles neu machen.
Es soll für mehrere Menschen zugänglich sein und nicht irgendwo im Büro als verstaubtes Bild hängen. Es hat eine enorm hohe Wirkung, weil ihr sehr schnell Dinge verstehen könnt. Im besten Fall gibt es dann in einem nächsten Schritt die Vertiefung.
Die Dokumentation, die dann folgt, hat ein paar wichtige Kriterien, die man beachten muss. Dokumentation muss immer leicht gehen. Ihr müsst sie in euren Arbeitsalltag integrieren können, und sie muss relevant sein fürs Doing. Damit meine ich die tägliche Anwendung.
Wenn ihr eine Karte macht und merkt, dass es abgeschlossene Projekte gibt, die ihr nicht mehr dokumentieren müsst, weil kein Mehrwert daraus zu ziehen ist, dann dokumentieren wir die auch nicht. Wir tun nur das Nötigste, wenn es um Dokumentation geht.
Das soll nicht zur Extraaufgabe werden, sondern ein natürlicher Bestandteil des Arbeitens sein. Das ist unser Ziel.
Ich habe euch noch eine andere Darstellung mitgebracht. Hier habe ich den Verein in die Mitte gesetzt. Ihr könnt das aber auch mit Personen oder sogar Stellen machen. Stellen habt ihr nicht, eher Rollen, und dann würde das genauso aussehen, nur dass hier in der Mitte nicht mehr der Verein steht, sondern tatsächlich eine Einzelperson.
Hier haben wir auch wieder das Feld Projekte. Ihr seht hier Führungswissen. Das kann man drin lassen, wenn es um jemanden geht, der tatsächlich eine Führungsrolle übernommen hat. Ansonsten schmeißt man das hier raus.
Ich möchte euch einladen, damit rumzuspielen. Diese Kategorien sind nicht vorgegeben. Ihr könnt tatsächlich machen, was ihr wollt, wenn ihr Lust habt, das mal auszuprobieren.
Nachdem wir uns im Überblick verschafft haben, folgt die eigentliche Wissensarbeit, und es gibt ein System. Wir dokumentieren nicht einfach wild drauf los, weil das viel zu viel Arbeit machen würde. Wir identifizieren erstmal, welches Wissen relevant ist, was unbedingt bleiben muss.
Nachdem wir das gemacht haben, fangen wir an zu dokumentieren. Dann gucken wir, dass wir das Wichtigste kompakt, klar und nachvollziehbar in irgendeine Form packen. Das Ganze muss regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Damit meine ich nicht einmal im Jahr die große Hafenrundfahrt, sondern setzt euch kleine Schritte, alle drei Monate einmal drauf zu gucken. Ansonsten macht ihr das nie wieder.
Wichtig ist, wie Wissen aktiv übergeben wird. Wenn jemand geht, wie kriegen wir das hin? Machen wir Übergabegespräche oder haben wir Checklisten, Vorlagen, Erklärvideos?
Es ist wichtig, dass das Wissen so abgelegt wird, dass es tatsächlich gemeinschaftlich genutzt werden kann. Auch da wieder nicht auf irgendwelchen Desktops abgelegt, sondern auf gemeinsam geteilten Laufwerken.
Ihr müsst euch die Chronologie nicht merken, aber wichtig zu verstehen ist: Wissen identifizieren, was wir dokumentieren müssen, und dann anwenden, um den Kreislauf in Gang zu bringen.
Viele Vereine sind unsicher, wo sie bei der Dokumentation anfangen sollen. Eine kleine Faustregel: Dokumentiert da, wo es am dringendsten ist, wo ihr Kopfschmerzen habt, da, wo Wissen rot aufblinkt, weil es gefährlich ist.
Das sind meistens Fragen, die sich um Finanzen, Fördermittel oder die Verwaltung von Unterlagen und Mitgliederverwaltung drehen. Ihr werdet es besser wissen. Ihr könnt überall beginnen: beim Vorstand, bei einem kleinen Projekt. Es ist völlig egal. Das Wissen wächst Stück für Stück, wenn ihr einmal irgendwo begonnen habt.
Ein Grund, warum Wissen nicht dokumentiert wird, ist eine Überforderung. Ein kleiner Tipp, wie ihr Wissen so aufschreibt, dass ihr euch nicht selbst überfordert und auch andere es nutzen können: Schreibt kurze Sätze, keine Romane oder Schachtelsätze. Vermeidet Fachbegriffe, wenn sie nicht unbedingt nötig sind.
Es ist extrem wichtig. Ihr könnt nicht davon ausgehen, dass Menschen dasselbe Wissen haben wie ihr. Schreibt so, dass Menschen, die neu kommen, es verstehen. Ihr könnt auch mal eine Prüfung machen, indem ihr das einer anderen Person aus einem anderen Bereich oder einem anderen Verein gebt und fragt, ob sie damit etwas anfangen können.
Verwendet Listen. Menschen lieben Listen, weil sie extrem viel Orientierung geben. Wenn ihr etwas erklärt, macht es nachvollziehbar. Schreibt nicht sowas auf wie: "Der Formularantrag muss wie immer gemacht werden", sondern schrittweise: "Öffnet das Formular, füllt die Felder A bis D aus, sendet es an die Adresse X, Rückmeldung kommt nach 10 Tagen."
Haltet die Tonalität freundlich. Das klingt banal, ist aber wichtig. Wenn ihr Wissen aufbereitet für andere Personen und das nicht ansprechend geschrieben ist, konsumiert das auch keiner.
Ergänzt auch, was oft falsch gemacht wird. Es gibt Dinge, die immer wieder falsch gemacht werden, und das kann man vermeiden. Man kann aus Fehlern der anderen lernen, und das ist mächtig, weil wir daraus den größten Mehrwert ziehen.
Ich habe ja gerade von Checklisten gesprochen. Wir lieben Checklisten. Sie sind eine der wirkungsvollsten Arten, Wissen zu sichern. Checklisten sind viel mächtiger, als man manchmal denkt, weil sie Abläufe standardisieren, Sicherheit geben, Fehler reduzieren und neuen Menschen ermöglichen, sehr schnell Aufgaben zu übernehmen.
Eine gute Checkliste enthält immer einen klaren Titel und eine grobe Phasenstruktur. Ihr solltet nicht mit dem Ende anfangen, sondern in dieser Logik denken: Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung. Die Schritte sollten in einer sinnvollen Reihenfolge gebracht werden.
Schreibt Hinweise auf, die aus Erfahrung entstanden sind. Das können kleine Dinge sein, wie: "Reservierung erst bestätigen, nachdem alle Genehmigungen vorliegen." Das sind wichtige Hinweise, die in Checklisten gut aufgenommen werden können.
Kümmert euch um die Verantwortlichkeiten: Wer macht was, mit wem, bis wann? Im besten Fall verlinkt oder erwähnt ihr Dokumente, die es gibt. So schafft ihr schnell eine Struktur, die nicht viel Arbeit macht, aber sehr schnell an jemand anderen weitergegeben werden kann.
Es ist wichtig, dass diese Checklisten nicht zu komplex sind. Ihr müsst genau schauen, welche Art von Wissen ihr habt und was sich wirklich für eine Checkliste eignet. Komplizierte Dinge passen da nicht rein, aber es ist auf jeden Fall ein Anfang.
Für komplexere Themen eignen sich Übergabebögen. Da versuchen wir, das Wissen von Einzelpersonen in Textform zu bringen. Dafür braucht es nicht viel. Wir brauchen eine Headline: Um was geht es eigentlich? Was ist das Ziel?
Dann wird der Ablauf beschrieben, stichpunktartig. Es sollen keine 100 Seiten werden. Ich würde sagen, ein Übergabebogen darf ungefähr drei Seiten lang sein, aber das müsst ihr selbst entscheiden.
Die Idee ist, dass Klarheit bei Aufgaben entsteht, auch wenn Menschen die Organisation verlassen, und Missverständnisse vermieden werden. Das Wissen der Person wird übertragen.
Typische Fehler sollten auch dokumentiert werden. Wir lernen gerne aus den Fehlern anderer. Keiner macht gerne Fehler oder macht sich transparent, aber das ist mächtig, weil wir daraus den größten Mehrwert ziehen.
Ich habe auch das Thema Expert Debriefing. Es hört sich kompliziert an, aber es geht darum, Leute zu interviewen, die viel Vereinswissen haben. Das Ziel ist, rechtzeitig da anzusetzen.
Ihr könnt das in 30 bis 60 Minuten machen. Es geht nicht um Zahlen, Daten und Fakten, sondern darum, informelle Dinge herauszuholen. Fragen wie: "Was würdest du einem guten Freund oder einer guten Freundin empfehlen, was anders gemacht werden sollte?"
Das zählt zum Erfahrungswissen und ist häufig das, was am schnellsten verloren geht, wenn Personen gehen. Dieses Expert Debriefing kann ich hervorragend mit der Wissenslandkarte kombinieren.
Die Struktur, die ihr nutzen könnt, wäre für die Wissenslandkarte, wo ihr Schlagworte reinschreiben könnt oder auch einen Erfahrungsbericht anfügen könnt. Der Erfahrungsbericht unterscheidet sich von Daten, Zahlen und Fakten.
Es geht darum, Geschichten zu transportieren, die Menschen erlebt haben, aber oft keine Form dafür haben, um sie aufzuschreiben. Zum Beispiel: "Im Chor wurde ein Benefizkonzert organisiert. Im Bericht steht dann, 200 Gäste waren da und es gab 3000 € Spendeneinnahmen."
Das ist eine schöne Erfolgsgeschichte, aber wie die Werbung gemacht wurde, welche Schwierigkeiten es gab und welche Lösungen gefunden wurden, das verschwindet häufig. Der Erfahrungsbericht füllt diese Lücke.
Die Idee ist, dass ihr am Lagerfeuer euer Wissen weitergebt. Es geht um Storytelling, das oft auch genannt wird. Der Aufbau des Erfahrungsberichts hat sich bewährt. Ihr könnt ihn einfach kopieren.
Der Aufbau sollte die Geschichte kurz einordnen: Um welches Aufgabengebiet handelt es sich, wer ist beteiligt, was sollte die Person oder die Organisation über die Ziele und Aufgaben wissen? Dann geht es darum, Schritt für Schritt zu erzählen, was passiert ist.
Auch hier wieder in Stichpunkten. Ich würde auch sagen, drei bis vier Seiten reichen definitiv. Ansonsten liest es keiner mehr. Dann sollten die Lösungswege beschrieben werden: Wie bin ich mit der Situation umgegangen, was habe ich getan und was würde ich einer nachfolgenden Person empfehlen, die sich in einer ähnlichen Situation befindet?
Das sind wichtige Punkte, die in den Erfahrungsbericht gehören.
Eine der wichtigsten und wertvollsten Werkzeuge sind Retrospektiven. Lernen kommt oder wir lernen am besten aus der Vergangenheit. Wir lernen gerne aus Fehlern, aber es müssen nicht immer Fehler sein.
Wir lernen aus dem, was wir tun, nicht nur theoretisch, sondern direkt nach Ereignissen. Im Sport wird das immer genutzt, beispielsweise nach jedem Spiel. Es gibt eine Analyse mit dem Trainer: Was lief gut, was war schwierig, was können wir besser machen?
Das nutzen wir auch bei Retrospektiven, wenn wir Veranstaltungen abgeschlossen haben. Wir setzen uns zusammen und schauen: Was lief gut? Was wollen wir beibehalten?
Das bedeutet, wenn ihr diese Retrospektiven macht, steigert ihr eure Qualität und wachst zusammen. Es ist auch wichtig, Erfolge zu feiern. Das wird oft vernachlässigt.
Ihr müsst nicht immer ein großes Format wählen. Manchmal reicht es schon, das Meeting besser zu strukturieren. Häufig haben Meetings einen schlechten Ruf, weil sie chaotisch sind. Das kann man ändern, weil in Meetings oft ein großer Wissensschatz steckt.
Hier habe ich eine Struktur mitgebracht, die helfen kann, den Wissensschatz herauszuziehen und vielleicht auch aufzuschreiben. Nach jedem Termin oder jeder Sitzung solltet ihr euch fragen: Was sollten wir unbedingt festhalten?
Was haben wir gerade besprochen? Was ist extrem wichtig? Anstatt lange Protokolle zu schreiben, die nie mehr jemand liest, könnt ihr ein Sammeldokument erstellen: "Das ist extrem relevant für uns."
Das bedeutet nicht, dass ihr eine 20-minütige Diskussion anschließen müsst. Manchmal reichen 30 Sekunden Antworten. Wichtig ist, Entscheidungen klar zu formulieren: "Wir machen X bis Datum Y, zuständig ist Z."
Das spart Zeit und Missverständnisse. Manchmal sehe ich Protokolle, die wie ein Fließtext aussehen, und irgendwann steht eine Zuständigkeit. Strukturiert eure Protokolle so, dass ich in 10 Sekunden draufgucken kann und verstehe, wo welche Infos zu finden sind.
Vielleicht habt ihr schon gute strukturierte Protokolle. Ich erlebe immer wieder, dass sie oft nicht einheitlich sind. Arbeitet mit Vorlagen.
Das steht jetzt nicht auf den Folien, aber wichtig ist, macht euch Vorlagen, die ihr immer wieder benutzt. Unser Gehirn liebt Kontinuität und Wiedererkennungswert.
Formuliert Aufgaben immer mit dem Ziel: Was soll erreicht werden und bis wann? Das schafft Sicherheit. Eine kleine Mini-Reflexion nach jeder Veranstaltung kann auch hilfreich sein.
Manchmal reichen drei Minuten. Ihr könnt auch einfach zwei Fragen stellen: Was lief gut, was lief nicht gut? Da sind eurer Kreativität keine Grenzen gesetzt.
Wichtig ist, dass ihr klein anfangt, mit Piloten testet, was gut funktioniert. Ist es eine Checkliste in dem Bereich oder geht es bei uns überhaupt mit Erfahrungsberichten?
Schaut, was ihr schon für Tools habt. Ich bin ein großer Fan davon, darauf aufzubauen. Was Menschen schon kennen, sollte auch genutzt werden.
Kümmert euch um Zuständigkeiten und Pflege: Wer ist verantwortlich dafür, regelmäßig Vorlagen zu aktualisieren? Sagt nicht: "Das müsste man mal machen."
Achtet darauf, dass die Sachen, die ihr erstellt, wie Checklisten, Übergabebögen oder Wissenslandkarten, in einfacher Sprache verfasst sind und eine klare Navigation haben, wo sie zu finden sind.
Digitale Tools sind wichtig, aber nicht überbewerten. Wenn ihr digitale Tools einsetzt, kauft nicht gleich einen Ferrari, wenn ihr noch nicht die Basics geschaffen habt.
Die Kombination aus verschiedenen Methoden ist am erfolgversprechendsten. Ich war letztens in einem Verein, der alles mit Übergabebögen gemacht hat. Das ist aber nicht das Nonplusultra und hat an manchen Stellen nicht gut gepasst.
Denkt daran, dass wir verschiedene Formen von Wissen haben: Prozesswissen, Faktenwissen, Erfahrungswissen. Da passt nicht überall dasselbe Instrument.
Schaut, dass ihr euch nicht überfordert. Schritt für Schritt, nicht alles auf einmal. Oft brennt es an allen Ecken und Enden, und alles sollte dokumentiert werden. Das funktioniert nicht.
Schaut, wo die Priorität 1 ist, wo ihr wirklich mal anfangt, Dinge aufzuschreiben, und arbeitet euch sukzessive Stück für Stück durch.
Ein Hinweis, über den wir heute nicht gesprochen haben, ist, dass Wissenssicherung vor allem auch eine Haltungsfrage ist. Ihr könnt noch so viele Strukturen schaffen, wenn die Haltung nicht da ist, funktionieren die besten Methoden nicht.
Wissensicherung ist eine Frage von Struktur und Haltung. Wissen gehört uns allen, ist gemeint und erst stark, wenn es in die Anwendung kommt. Es gibt oft unbewusste Muster: "Ich habe das schon immer so gemacht, ich will das nicht verändern. Warum sollte mir jemand in die Karten schauen?"
Das müssen wir schaffen zu überwinden. Die Kulturfrage ist eine der schwierigsten, denn da können wir nicht einfach ein Tool ranschmeißen. Kulturveränderung dauert oft Jahre, aber der stetige Tropfen höhlt den Stein.
Wenn eine Person anfängt und zeigt: "Ich teile mein Wissen, ich fange an, Dinge aufzuschreiben", gibt es häufig Mitläufer, und die gilt es zu nutzen.
Wissen ist ein wertvolles Gut, besonders im Ehrenamt. Ihr, als engagierte Mitglieder und Vorstände, tragt dazu bei, dass viele wichtige Aufgaben in der Gesellschaft erfüllt werden. Es ist entscheidend, dass das Wissen, das ihr erarbeitet, nicht verloren geht, wenn jemand die Organisation verlässt. Durch Wissenssicherung sichert ihr nicht nur die Gegenwart, sondern auch die Zukunft eurer Organisation.
Herausforderungen im Wissensmanagement Viele Vereine stehen vor der Herausforderung, dass Wissen oft nicht dokumentiert oder schwer auffindbar ist. Wenn Einzelpersonen, die viel Wissen haben, wegfallen, geht wertvolles Wissen verloren. Zudem fehlt es oft an klaren Strukturen und der Zeit, um Dokumentation zu betreiben. Es ist wichtig, diese Herausforderungen zu erkennen und aktiv anzugehen.
Es gibt verschiedene Arten von Wissen:
Um Wissen effektiv zu sichern, gibt es verschiedene Methoden:
Um die Dokumentation in euren Alltag zu integrieren, solltet ihr einfache Sprache verwenden und klare Verantwortlichkeiten festlegen. Schreibt kurze, prägnante Sätze und verwendet Listen, um Orientierung zu bieten.
Wissenssicherung ist nicht nur eine Frage der richtigen Methoden, sondern auch eine Haltungsfrage. Es ist wichtig, eine Kultur zu schaffen, in der Wissen geteilt wird. Wenn ihr beginnt, euer Wissen zu dokumentieren und offen zu teilen, ermutigt ihr andere, dasselbe zu tun. Gemeinsam könnt ihr so die Zukunft eurer Organisation sichern.
Jana Nagusch ist Organisationsentwicklerin mit dem Schwerpunkt Wissensmanagement, und spezialisiert auf den öffentlichen Sektor, NGOs, Stiftungen und soziale Einrichtungen. Ihr Anliegen ist es, Organisationen, Teams und Einzelpersonen bei komplexen Veränderungsprozessen, sowie rund um das facettenreiche Thema Wissensmanagement zu begleiten. Jana Nagusch hat einen Master in Systemischer Beratung, ist studierte Pädagogin und hat Weiterbildungen im Bereich Projektmanagement, Changemanagement und Wissensmanagement absolviert. Derzeit befindet sie sich in der Ausbildung zur körperorientierten systemischen Therapeutin. Sie verfügt über langjähriges didaktisches Know-how und ist seit 2019 verantwortliche Dozentin für die Wissensmanagement-Qualifikation im Land Berlin. Ihr Leistungsspektrum umfasst zudem maßgeschneiderte Schulungen, Teamentwicklungsworkshops und die Moderation von Veranstaltungen.
Fast alle Vereine haben Laufwerke auf denen man alte Dateien findet, die niemand verstehen oder gar nutzen kann. In diesem Video zeigen wir dir, wie ihr als Organisation einen Überblick über eure Dateien und Daten behaltet.
Dateien verschwinden in undurchsichtigen Ordnerstrukturen, wichtige Informationen gehen verloren, und bei Übergaben ist oft unklar, wer welche Daten wie nutzt. Im Video zeigen wir dir, wie ein gutes Datenmanagement Zeit spart, die Zusammenarbeit verbessert und sicherstellt, dass wichtige Informationen immer schnell und einfach zugänglich sind.