Kontaktdaten, Mitglieder, Ehrenamtliche, Spenderinnen und Spender, Umfrageergebnisse – Daten sind ein wichtiger Teil der Vereinsarbeit. Mit den richtigen Tools und Strategien kann das große Potenzial dieses digitalen Schatzes ausgeschöpft werden.
In diesem Video erläutern wir die vielen Möglichkeiten der digitalen Kontaktverwaltung und wie du die Vereinsarbeit damit einfacher organisieren kannst.
Aufgezeichnet am: 24.05.2022
Von sage von mir auch immer ganz herzlich willkommen. Aber mich, dass ich heute mit Ihnen ja ein bisschen zu dem Thema sprechen darf, dass die meisten endlich so richtig spannend finden, die aber ein denk, Stefan weiß, was da eigentlich alles möglich, und das ganze Thema, ja damit wird es einfach riesig. Also im Prinzip basiert unsere Arbeit auf Daten und wir haben uns heute eben den Bereich der Kontaktdaten rausgesucht, weil das meistens einfach der ist, wo es aber wer zuerst auffällt, dass man es nicht mehr alles im Kopf und mit seiner Mz in hellen können, sondern dass man da einfach ein bisschen mehr Unterstützung haben kann. Möchte ich das bin ich kommen, wir gesagt hat und drüben. Und ja, das hat man wie Diplom-Sozialarbeiterin, also Erwachsenenbildnerin, und aus der Entwicklungszusammenarbeit dann ins Fundraising, einer Fundraising-Managerin, und im Bereich Fundraising mich immer weiter in dieses Thema Datenbanken einzudenken, hauptsächlich weil ich mich so geärgert hab, dass ich niemanden gefunden habe, der mich fragen konnte, als ich meine Datenbank, also meine, das für meinen Verein Datenbanken einführen wollte und musste.
Ich mache das gemeinsam mit der Durst Kunst durch, die vielleicht der andere von Ihnen kennt. Wir sind jetzt im Raum Weile als die Hersteller-unabhängige Beraterin unterwegs, und unser Anliegen ist es eben mit Kraut und Rüben, das, was wir in der Beratung an Wissen und Erfahrung aufbauen, weiterzugeben. Also auf der Seite von Datenwelten, das ist unser Programm, werden Sie einiges an Material finden, mit dem Sie einfach selber arbeiten können. Und an dieser Stelle nochmal der offizielle Dank an die Stiftung Engagement und Ehrenamt, dass es einfach nur möglich, wenn ihr das gemacht habt, weil er uns da finanziert hat. Weil das muss ich jetzt aber auch sagen, wir sind sehr, sehr wenige in Deutschland, sie hier unabhängig beraten, und deswegen ist es umso wichtiger, finde ich, dass die Vereine und Stiftungen, sie da einfach Person gehen im Bereich Do-it-yourself, haben auch selber loslegen können und das Spiel selbst am mächtigen in den Bereich.
So, ich will mal ganz kurz einführen in die Begrifflichkeit, damit ist eigentlich irgendwie zu Verwirrungen bekommt. Fundraising definiere ich als strategisch gesteuerte Akquise, Bindung und Verwaltung von Personen, Organisationen, Unternehmen, die uns Geld, Zeit und/oder Sachspenden zur Verfügung stellen. Ich weiß, manchen Organisation ist das anders definiert, hast du die Sachspenden rausgenommen werden, das Ehrenamt. Aber bei mir wird es quasi 365 Grad, mir 360 hörte, wie wissen Sie, was Sie malen auf ihrer Grund, warum gucken, welche Menschen, Unternehmen unterstützen uns eigentlich, und wie kann, wir können wir das an der strategischen, professionelle angehen. Ich werde aktuell sind gleich immer wieder mit abkürzte, nur noch im Fall eines Wortes, dann sprechen wir hier immer wieder vom CRM-Management. Nur ganz kurz, der Begriff ist da, habe ich in der Gemeinde Zähne nicht gerne gesehen, denn er bedeutet Customer Relationship Management, und von Castrol und besprechen wir nicht gerne Kundenbeziehungen, passt mich zu dem, was wir tun. Man könnte ihn ersetzen durch darunter Relationship Management, engagiert und Verwaltung, was auch immer. Aber damit CRM, die meisten wissen, was gemeint ist, bleibe ich jetzt einfach der einfache Teil dabei.
So, und jetzt kann man sofort, weil sieben Datenbanken können, was ist das eigentlich? Das ist eigentlich nur die Software im Hintergrund läuft, um die Arbeitsabläufe, die Sie für ein professionelles Fundraising benötigen, ja technisch abbildbar zu machen. Erleichtert sehr vieles, automatisiert vieles, man macht manches auch eigentlich erst möglich. Denn ich habe man so schön der Ausbildung Fantasie-Management gelernt, wir können bis zu knapp 150 große Spenderinnen im Kopf verwalten, wir einfach dass im Kopf auf jeden Fall gleichzeitig die Beziehung und die Bindung zu diesen Menschen halten. Und auf eigener Erfahrung kann ich sagen, ich hatte schon viel, viel mehr, und irgendwann, ja, hat man das Gefühl, okay, der Kopf ist ein sehr wertvolles Gut, und ich darf mir geht auf gar keinen Fall und für die Nase legen, weil sonst weiß man vereint Wochen nicht mehr, was er tun muss, und das ist man einfach kein gutes Gefühl. Und das macht es einfach durch seine Datenbank einfacher, dass man weiß, okay, das abgelegt, jeder Kollege, jede Kollegin kann da drauf zugreifen, und wir gucken uns leben heute diesen Bereich. Wir haben uns dann ausgewählt, dem Bereich der CRM und Frank, welchen Daten her, warum eigentlich?
Ich denke, die meisten von Ihnen werden irgendwann mal mit Excel begonnen haben und irgendwann festgestellt, er im Ausstich habe sortiert und was rausgekürzt, und auf einmal sind die Zeilen nicht mehr richtig, und ich weiß nicht mehr, welche Daten jetzt weg sind, oder der Kollege war dran, und irgendwie ist das nicht wirklich glücklich. Und man hat da nicht nur eine Tabelle, sondern von der Weihnachtsversandaktion hat man dann 20 Listen, und welches auch nicht die aktuelle, ja, keine Ahnung. Jetzt arbeiten wir noch alle prima und malte im Baum Office, sind der eine Tür weiter gearbeitet, da andere da, und sie kriegen wir das eigentlich zusammen? Das heißt, selbst die Leute, die wirklich richtig, richtig ordentlich mit Excel arbeiten, müssen, und kann man auch zugeben, ja, auch das kennen wir, wir wissen gar nicht mehr, welcher jetzt die richtige, welcher Stand jetzt der richtige ist. Und wenn wir ehrlich sind, im Bereich Datenschutz sind nicht so der Kracher, wenn wir überall unsere Daten verstreut liegen haben und gar nicht genau wissen, wo haben wir eigentlich personenbezogene Daten von Leuten gespeichert, weil wir haben das auch die Akustik unterwegs und dann auf der Platte und auch wirklich mehr Cloud, ja, sicher Comeback, aber haben das ja auch noch. Insofern, wenn wir also sagen, was, welche Vorteile haben wir ein Kind, das ganze durch so eine Datenbank unterstützt erfassen, dann kann ich einfach nochmal, ja, ich sag jetzt mal war kurz schnell runter rattern, es ist schneller, es macht sie effizienter, es verarbeitet unglaublich große Datenmengen und Informationen. Das könnten Sie auf die Schnelle nicht machen. Serienbrief ist cool, aber Datenbank ist Cola ab und reduziert massiv die Fehlerquellen. Also wenn Sie vorher einmal angelegt haben, wie sollen Adress fällt auch, sie wie soll die Anrede aussehen, wo es bei der akademische Titel, wo ist hier vor allem, wo ist der Nachname und welche Geschichten, aber auch Buchungen auf welches Konto soll das eigentlich gehen, dann haben Sie nachher beim Tun einfach, ja, sehr klare Linien und Kanäle, in denen Sie arbeiten können, und das reduziert eben massiv die Fehler.
Weiter geht's, das ist quasi das Ziel, was wir haben, dass Sie einen Schacht gelassen in Ihrem Arbeitsalltag unterwegs sein können und das tun und führt endlich angetreten sind mit Ihrem Vereinszweck zu dienen und nicht die ganze Zeit irgendwie Ihre Datenverwaltung den letzten Nerv raubt. Wie kann eine Zeremonie fand Datenbank eigentlich Ihre Arbeit erleichtern? Ich selber war es lange sagt, aber ein Personen-Blaskapelle, also ich habe alles gemacht, also ja, wirklich alles. Also es gab keine Abteilung und hier irgendetwas, sondern ich war der Verein. So, ich bin die Buchhaltung, ich bin die Pressestelle, ich bin anders kennen sonst. Und das wollen wir jetzt mal ein bisschen genauer angucken, in dem Sie sich quasi so ein bisschen schizophren fragen, ok, mit welcher Brille gucke ich eigentlich auf das, was ich tue für meinen Verein? Und wir benutzen jetzt im Prinzip die verschiedene Personen und gucken durch deren Brille, was kann eine Datenbank eigentlich tun an dieser Stelle für Sie, wie kann sie in ihr Arbeiten erleichtern? Ich muss allerdings vorweg schrecken, das ist nicht die eierlegende Wollmilchsau. Blick, die gibt es nur als Kuscheltier bei der Weg ist, aber ganz in echt muss ich leider sagen, dass es keine Datenbank gibt, die wirklich alles kann, also die in Ihrem Budget liegt, in Ihrem Zeitplan eingeführt werden kann, die zehner IT-Landschaft gehört, wo Ihre Schnittstellen alle mit erfasst werden, die ein Interface mit Ihrem, Sie gerne arbeiten möchte, sondern auch das Spickmich, aber an und wo Sie sagen, okay, da gegenüber mit dem ich das zusammen machen, dass der Anbieter, den finde ich gut, er unterstützt mich, da nimmt mich ernst, wenn ich eine Frage stellt, er ist verbindlich. Das ist jetzt leider die diese Wahrheit, aber das soll jetzt nicht als Ende dieser Präsentation sollte, dann erst der Anfang und sagen, es geht ja nicht darum, die Software zu finden, die alles kann, blinkt und super ist, sondern die das kann, was Sie mit Ihrem Verein, mit Ihrer Stiftung brauchen. Also was sind die Maps-App, die für Sie, für Ihre Arbeit benötigen? Und ja, es sieht mit dieser Perspektive jetzt einfach in die nächsten Folien schauen und gucken, das ist was, das könnte ich mir gut vorstellen für uns. All das ist vielleicht so ein Ding, das, wenn es auch geht mit der Datenbank, ist super, muss aber nicht. Also dass ich im Prinzip das, was jetzt kommt, so ein bisschen einsortieren als das wäre ein Must-have für mich, das wäre schon ziemlich cool und wer cool, aber ist eigentlich vermeidbar, ist Spielerei für uns, brauchen wir nicht.
So, stellen wir uns vor, Sie sind das Alter Ego der Kontaktverwaltung. Das heißt, Ihr Job, also die Perspektive, dass Sie für den Verein gerade machen, ist es, die Kontakte Ihrer Organisation zu verwalten, also wirklich das Telefonbuch zu füllen, sagt ich mal, also die Kommunikationswege, mit welchen Telefonnummern, Adressen, E-Mail-Adressen sind Ihre Leute zu erreichen? Dann zu schauen und hier, in welcher Beziehung, in welcher Rolle stehen, ja, eigentlich mit uns? Und also warum haben Sie eigentlich drin? Ist es jetzt einfach nur, weil Sie mich wahr wird, das Telefonbuch man abgetippt haben? Wahrscheinlich nicht. Die haben irgendeine Rolle mit uns ran, die Beziehung, ob es jetzt dass das Mitglied ist oder der Spender oder Dienstleister ist, dem relativ schnell nachschauen können, was ist denn eigentlich der Grund, warum diese Personen unserer Datenbank? Dann dass Sie hinterlegen können, was hatte ich eigentlich für Kontakte mit dieser Person an, das Kontakthistorie. Also wann hat diese Personen von mir ein Angebot bekommen, eine Einladung, eine Spendenbescheinigung, eine Mail, solche Geschichten? Weil das man sich auf Dauer einfach nicht alles merken können. Ich musste mir grad immer sagen, ich bin rein Stadt unterwegs, um sprechen. Wenn Ihnen bis zu schnell ab, Mitte im Chat merken, und ich hoffe auch dass. So, das ist die Perspektive, also wirklich der reinen Kontaktverwaltung.
Wenn Sie jetzt aber die Person und die Brille abnehmen, die wirklichen Mitgliederverwaltung machen möchte, dann kann es gut sein, dass Sie nicht nur, sag jetzt mal ganz ehrlich, hat der Mitgliedschaft haben, mit Lee Piano, sondern dass Sie vielleicht ein Verein sind, wo es verschiedene Formen von Bewirtschaften, die Junior-Mitgliedschaften, es gibt eben Fördermitgliedschaften, Fördermitgliedschaften. Das wollen Sie vielleicht ein bisschen differenzierter darstellen. Sie möchten wir auch sehen, wie lange ist die Person eigentlich bei uns schon wieder, oder war die vielleicht, weil ehrenamtlich ist jetzt im Vorstand oder manche Geschichten? Sie möchten vielleicht sehen, in welchem Kurs, weil Sie als Referent oder als Teilnehmen da, bekommt die Ehrenamtspauschale. Das sind alles Geschichten, die kann man natürlich auch in Excel abhilfen, aber dabei kann Ihnen eben auch diese Daten bei einfach helfen.
Die Brille vom Fahrer, der die Finanzen organisiert, der freut sich kolossal, der ist ja den Kontoauszug nicht mehr auftippen muss, den automatisierten lesen kann und freut sich noch mehr, des Zahlungen quasi direkt den Weg zu der Person finden, zu der sie gehören, wenn schon mal die IBAN abgelegt worden ist. Also wenn Peter Müller dort mit seiner Ideen vermerkt ist und es kommt eine Zahlung rein, und wir wissen ob jeden Mitgliedsposten, des offenen Mitgliedschaftsbeitragskosten, das offen, und er ist der in der gleichen Größe, mein Job doch zusammen, und das ist eben das, was einem wirklich eine Arbeitsalltag deutlich erleichtert. Sie können schaut, ist das dieses Jahr schon passiert? Also ist die mit, ist dabei Tag schon gezahlt worden, oder wenn ich jetzt noch einmal ein Rundschreiben schicke, sollte damit rein, weil das eventuell vergessen hat, und wir keine Basta-Auftrag von ihm haben? Aus der Perspektive von Paris' Finanzen, es total relevant, der ist seine Buchhaltung und die Spendenbuchhaltung zusammenpassen, also das ist quasi eine Zuordnung zum Kontenrahmen gibt. Und was auch schon ziemlich cool ist, wenn man irgendwann einfach nur am Ende der Woche aufs Knöpfchen drückt und alle fälligen Zuwendungsbestätigungen ausgedruckt werden mit dem passenden Tarif, weil man das beim Buchen oder Formen buchen eingerichtet hat. Alle Sachen, die ich jetzt gerade verbuchen, gehen mit dem Dank-Breaks soundso zusammen, zum Beispiel letzten, dann für Ihre Spende für die neue, für den Neubau der Turnhalle oder solche Geschichten. Das richtig mit einmal ein, und alles, was dann verbucht wird, wird automatisch mit diesem Brief verbunden, und der Name wird eingetragen. Wurde, wenn Sie möchten, können Sie am Ende sogar die Unterschrift auf die verzichten, weil sie dann einfach vom auch digital erfolgen kann, also mit der eines kennt meine Unterschrift, wenn das so im Finanzamt bei Ihnen erlaubt ist.
Die Person des Fundraisings findet es mega cool, wenn sie im operativen Bereich ihre Briefe und Serien-E-Mails automatisch versendet und die abgelegt sind. Man also sieht, wenn man auf die Historie von jemand schaut, den da schon bekommen, den wir bekommen, guck mal, da war anscheinend noch gar nicht da, kein Wunder, da ist nämlich jetzt dazu fragt, dann schicke ich ihn doch noch mal die alten Unterlagen zu. Und wenn nur zu, wenn es Bestätigung und Dankbrief abgelegt und kann man auch noch drei Jahre später, wenn die Passion ihre Steuererklärung und macht, noch mal sagen, aha, hier das können wir ihm noch nachschicken, weil in der Zwischenzeit ist irgendwie verschlüsselt worden, und da ist eben gewünscht, dass man sie wieder nochmal zusenden. Das kann man natürlich auch machen, wenn man sie Papierordner abgelegt hat, aber es ist einfach schon ganz kurze, man weiß auch. Ich musste mich nochmal an gelegen, ich kenne genug Vereine, die ihre Zuwendungsbestätigung gar nicht alle speichern, sondern immer wieder neu schreiben, immer wieder neu die Adresse um eintippen, der mit Frack und alles. Das ist nicht nur viel Arbeit, sondern es ist eben auch, wenn ich wirklich rechtens, Sie müssen die belegen, welche Zuwendungsbestätigung haben Sie ausgestellt, und im Moment haben die Steuermittel in der Hand. Sie haben also eine verantwortungsvolle Position und müssen belegen, wem haben Sie eigentlich eine Steuererleichterung verschafft, wenn es erstellen?
Ja, im Bereich operatives fand, denke ich jetzt nicht tiefer drauf ein, aber wenn Sie wirklich Kampagnen anlegen wollen, nicht nur einzelne abgeschlossene Transaktionen machen, sondern nur großen Bogen spannen wollen, sagen, okay, dieses Jahr und das nächste laufen alle dafür, dass wir eine große Anschaffung schaffen, und das machen wir durch verschiedene Geschichten, durch eine Veranstaltung eins und zwei dazwischen, einen Brief veröffentlicht Geschichte, und das aber alles, das Geld wollten einen Spendenzweck laufen, und ich möchte aber auch Auswirkungen können, was es gelaufen, was ich so gut gelaufen, da müssen wir noch mal nachbessern. Das kann man eben auch wunderbar durch eine Fundraising-Datenbank unterstützt macht.
Die Brille der Geschäftsführung, also wenn wir jetzt sagen, so, wir haben jetzt die verschiedene Alter Egos von Ihnen durch und sagen, okay, in der Person der Geschäftsführung haben wir jetzt gerade mal das strategische Fundraising verortet, bedeutet, sie möchte einfach wissen, ob hier bestehen war, eigentlich braucht Quartalszahlen, möchte Entwicklungen sehen, möchte auf die vergangene Kampagne schauen, um zukünftige planen zu können und zu schauen, ob das ist damals gelaufen, was ein bisschen, aber der nächsten vielleicht verbessern, damit wir die gleichen oder besseren Erfolg einfahren können. Jetzt aber auch wichtig, dass die vertrauliche Notizen ablegen kann. Das ist etwas, ich weiß, das ganze viel Haar nicht, bis Sie Ihre Information irgendwie ihr seht mit niemandem teilen wollen, natürlich an, also natürlich mehr regelt auch nirgends wieder schreiben, sondern die in Ihrem Kopf haben. Aber irgendwann ist dieser Kopf auch begrenzt, und wenn es auch ganz gut, wenn man manche Sachen niederschreiben kann, aber eben auch sicher ist, dass aufgrund der Zugriffsrechte jemand anders lesen kann, was diese Person geschrieben haben. Wir gerade, wenn es um zukünftige Spendenversprechen geht, das möchten ja die meisten Leute erst mal so ein bisschen und vom Radar halten.
So, wenn wir jetzt vorstellen, der Herr aus dem Vorstand ist die Person, die das Großspendenfundraising zuständig ist, also der neue gut, wenn Sie Großbeim-Fundraising machen, brauchen wir auch die Quartalszahlen und solche Geschichten. Aber jetzt habe ich etwas vergessen, ich habe gerne und Victor nicht zusammengezogen. Na gut, aber auf jeden Fall im Großspendenfundraising, jetzt gegnerin Sie aber was da steht, da haben Sie den Bedarf an Kommunikation, Beziehung. Also wir brauchen Sie nicht solche Instrumente wie zum Beispiel, wenn Sie Unternehmen unterwegs sind oder große Mengen an Mailings rausschicken, aber Sie müssen wirklich gut die Beziehung zu diesen Personen aufbauen und müssen wirklich eine Menge von Informationen zu diesem Prozess ablegen können, und das vertraulich. Und das ist eben das, was man sie aus den Großstädten-Fundraising hat, er in Datenbank gewährleistet, sondern kann, je nachdem für welche sich entscheiden. Sein, das ist mir wichtig, dann machen Sie da Ihren Must-have-Haken dran und sagen, ja, ich brauche auf jeden Fall Felder, die geschützt sind, und eine gute Regelung, genau das ist die Felder gibt, die sperren kann, das niemand anders drauf schaut.
Wenn Sie in der Rolle sind, Ihr Projekt, also wo immer der Vereinszweck ist, aber das Projekt im Prinzip zu verwalten, dann haben Sie zusätzlich zu Spenderinnen und Mitgliedern auch noch andere Stakeholder. Das heißt, es 17 ähnlich das, was die Karin Kontaktverwaltung gemacht hat, aber diese Daten sind dann noch angereichert um projektrelevante Daten, jedoch dem, was Sie machen, und die Technik-Kategorie vergeben. Also in Ihrem Projekt, welche Kategorie Mensch ist das eigentlich? Ist es vielleicht Mentor, Mentorin, wenn wir jetzt das logische 24 weiterspielen? Was ist eigentlich die Beziehung? Und dann fliegt er noch mit einem Zeitraum zwischen zwei Kontakten, die Sie haben, dass Sie also eine Person anlegen als Mentor und dazu die gehörige Personen, die bei dementi oder die mimen, und zwar mit dem Zeitraum. Das macht mir ganz viel Sinn, egal ob man sagt, Bericht schreibt oder ob man selber organisieren, Tauss werfen möchte, welche Mentoren haben sich zum wiederholten Mal bereit, etwas zu machen. Also das kann man da eigentlich ganz gut machen und muss das nicht jedes Mal, jedes Jahr die neue in Excel-Tabellen eingeben. Man keine Sommer auch nutzen, um, wenn man sagt, okay, es lohnt sich jetzt für uns nicht, der große Bildrechte-Datenbank, z.B. auch zu machen. Man kann dann zu den Personen zum Beispiel ablegen, ok, hat ihr Einverständnis gegeben, diese und jene Fotos von sich veröffentlichen zu lassen oder dieses Zitat, oder ist der Kameramann, ich fand das Privatfotograf von diesen und jenen Bildern? Ja, das heißt, wir müssen haben einen Ort, wo Sie diese Informationen ablehnen können.
Gut, dann bin ich jetzt ziemlich durchgerast. War das war der Versuch zu zeigen, okay, ist eine Datenbank, kann sie in sehr vielen Bereichen unter zu stützen, und Sie müssen sich quasi aussuchen, welche denn die sind, wie Sie diese Unterstützung sich wünschen. Und jetzt schauen wir ein bisschen konkreter rein, ja, gerade in die Grundlagen, wie unterscheiden sich eigentlich sehr umfangreichen Datenbank, und ja, was gibt es sei die noch so alles zu berücksichtigen?
Also das CRM-System kann man so ein bisschen als das Gedächtnis des Vereins bezeichnet, also die Mz, diese Dinge, die Sie ihr Wissen. Das heißt, Sie können da Informationen zu dieser Person ablegen, und so in CRM funktioniert eigenständig. Also wenn es quasi nur konnte, sich wahrscheinlich den Kerns kommt, da ganz normal nur das CRM ist, dann kann das laufen auch ohne irgendwelche Frank-Racing-Funktionalitäten. Es enthält eine Spendenbuchhaltung. Also das ist wirklich jetzt ein Ding, dass Ihre Beziehungen und Ihre Kontakte mit denen Sie zu tun haben, verwaltet. Wenn Sie nicht mehr brauchen, reicht Ihnen das so. Wenn Sie sagen, die Pfandbecher machen wir, dann keine Spendenbuchhaltung, wir machen unser Großspendenfundraising nur auf Beziehungen, bedeutet, wir müssen nur Informationen zu geben, was er denn mit den Menschen gesprochen haben, ablegen. Wir haben keinen Bedarf darin, zur in Aufbestätigungen zu schreiben, weil ganz ehrlich, am Ende des Jahres sind es nur vier, weil wir viel Großspenderinnen haben, dann brauchen Sie auch keine Spendenbuchhaltung einer Stelle, oder dann reicht Wien gegebenenfalls auch schon als CRM.
So, dass Fall-Einzigen-System kann man so ein bisschen als den Motor Ihres Vereins sehen. Das enthält immer ein CRM, aber da zusätzlich eben auch eine Spendenbuchhaltung und andere fand werden spezifische Funktion, Funktionalitäten wie Kampagnen und Aktionen, Workflows. Das heißt, es Ihnen zum Beispiel diese Dankbriefe und Zypern-Aufbestätigung, dass das wird, das nennt jetzt ein Workflow, das wird quasi vorbereitet, und Sie müssen bei Sino tippen, Spende kam bei man, diese Person soll diesen Bankbrief kriegen, und Sie drücken im richtigen Zeitpunkt auf Klick, bekommen dann die im Zuge des Bestätigung raus. Das ist ein Workflow. Davon gibt es eben noch so einige, und da kann Ihnen das System eben Arbeit abnehmen und Auswertung soll. Also bei dem Motorbild sehen Sie im Prinzip, ist das, was Dinge miteinander verschränkt. Also die Spende ist verschränken mit der Aktion, wie sie reingekommen ist, zum Beispiel. Sie haben zum runden Geburtstag an der Person Informationsmaterial gegeben, die hat bei ihren Gästen gesammelt, und da kamen dann Spenden noch rein, entweder gesammelt in einem Topf, oder die Person haben einzeln an die gespendet mit dem Verwendungszweck Geburtstag Peter Müller. Die Spende ist verbunden mit der Aktion, wie sie reingekommen ist, ist wiederum verbunden mit der Person, die sie geleistet hat, oder der Beziehung. Also es ist zum Beispiel dann der Gast der fünfzigsten Geburtstages von Ihrem Mitglied.
So, eine Mitgliederverwaltung, während manche von Ihnen nutzen, die ist leider weder noch. Das ist immer so ein bisschen zwischen allem, und wir haben auch gesagt, wir müssen mal so etwas wie ein Original-Infoveranstaltung machen, wie überzeuge ich eigentlich meine Entscheide, erinnern, dass die Mitgliederverwaltung und eine Buchhaltungssoftware nicht reichen, dann finde ich als sehr modern Fundraising tun möchte, wird bestimmt irgendwann kommen. Aber einfach jetzt an der Stelle seines gesagt, wie funktioniert eigenständig für die Verwaltung der Mitglieder, aber meistens fehlt ihnen die Möglichkeit, andere relevante Decoder gut abzubilden. Also wer ist Pressekontakt, wer ist Spenderinnen und Spender, was sind Ihre Ehrenamtlichen? Also das ist oft ein bisschen Revanche, weil das er oft erst, das sage ich jetzt als Fundraiserin, bitte die Menschen, die sagen und ihre Mittel der Verwaltung heiß und innig lieben, alles cool. Aber mein Anspruch wäre, dass die einfach beziehungsorientierter sind, dass man also mehr Informationen anreichern kann bei dem Mitglied, dass man ja quasi nicht nur sieht, Name, Adresse, ist Mitglied, Jan ein, hat bezahlt, ja, nein, sondern ist einfach noch viel mehr Geschichten für die Kontakthistorie hinterlegt werden kann. Und ich kenne also viele Mitglieder-Datenbank, wie das eben nicht haben. Da ist das sehr ein Erfassung an dieser Stelle Schluss. Also weil wir aus meiner Fundraising-Perspektive fehlen da ganz, ganz wichtige Funktionalitäten und in Richtung aus ganz banale sind die Spendenbuchhaltung. Und die wird sehr häufig unterschätzt. Das hat alles von der Spendengestaltung ausdrucken, das ist so schlimm, da hängt noch was, da noch die Zelle ab, den Sie da machen, und dann reicht es eben nicht nur einfach ein Papier auszudrucken, was Sie dann rausgeben, sondern da hängt eben ganz Aufwirkstoffe können. Es gibt zum Beispiel auch nicht doppelt ausstellen.
So, jetzt er herkommt und ein lustiges Sonnenblumenmodell, was Ihnen eigentlich erklären soll, dass das, was Sie hier das zusammenbauen können, auch individuell ist. Also im Prinzip am Ende kommt das raus, was genau für Sie richtig ist, eben nicht die eierlegende Wollmilchsau, sondern am Ende im Prinzip Ihre Therapie nennt sich, aber auch Sonnenblume hat sich so eigentlich hilfen. Es sind die quasi, ich habe denken, das zusammenbauen oder sich auswählen, wie Ihre Blume auswählen soll. Relevant ist tatsächlich erst mal, wenn man ganz unten beginnt, quasi die Bodenbeschaffenheit, der Botanik bleiben wollen. Das ist ein Unterschied, ob Sie in den Steingarten sind, in der Wüste oder im Alpinen oder auf den Komposthaufen, was wachsen lassen. Das hat ein ganz, ganz großen Einfluss darauf, was da wachsen kann, ob das nicht schon Matra-Charakters oder eine Palme wächst. Und zu diesem Jahr Wachstumsbedingungen zählt auf jeden Fall Ihr Budget, das Sie haben, die Anzahl der Menschen, die mit dem System arbeiten sollen, das fand welligen daher ist auch relevant. Denn wenn weniger Fundraising-Know-how Sie in der Organisation haben, umso relevanter ist es aus unserer Perspektive, dass Ihre Datenbank das hat. Also nicht Datenbank solle der Entwickler hier, Entwickler, Entwickler, Kreis dieser Datenbank. Denn alles, was Sie nicht antizipieren können, weil Sie in der Hand weisen, denke noch gar nicht so drin sind, haben die bereits vorgedacht und in Stein gegossen, Stein gegossen, in Software gegossen. Und das heißt, Sie haben da Abläuft, die Ihnen im Alltag helfen, auf die Sie vielleicht selber gar nicht gekommen wären, weil er sehr Stelle einfach, ja, noch nicht so unterwegs sind. Also sofern, je weniger Fundraising-Ahorn Sie haben, umso mehr sollte die Datenbank, die Sie einführen möchten, aus dem Fundraising kommen. Jetzt werden Sie vertragen, sollte das dann nämlich alle mehr tun? Sie nicht. Wir haben unsere Markt mittlerweile sehr viel mehr Banken als auch von drei Jahren. Also man kann sagen, es explodiert quasi, weil im Prinzip der ganze gemeinnützige Bereich, das heißt, dass man ganz plötzlich als Markt und das erforscht wurde, aber entdeckt wurde in den letzten Jahren. Und am Anfang gab es relativ übersichtliche Anzahl von Produkten, und mittlerweile gibt es sehr viele, und die kommen halt alle irgendwo her. Manche kommen eben aus dem wichtige der Verwaltung, andere kommen aus dem außer Finanzbuchhaltung, andere kommen aus dem Profit-Bereich, wieder andere kommen wirklich aus dem Alumni- und Studierenden-Umfeld, und jeder bringt ja seine Schule mit, aus der er da ist. Und wenn man wirklich Fundraising können will als Unternehmen oder als Software, dann ist das schon mal cool, doch irgendwie eines nehmen, was einfach schon seit vielen Jahren aus der gemeinnützigen Welt gewachsen ist. Wenn jemand sagen kann, wir sind seit 10 Jahren am Markt und wissen, was Frank-Rating ist, ist das für Sie beruhigen der Satz, als wenn jemand sagt, hey, wir kommen jetzt aus der Corvette, und jetzt zeigen wir euch lustigen Leuten da im gemeinnützigen Bereich, wie wir dafür verwalten. Dann kann man überlegen, fragen wir mal nach, ob der ganzen Kontexten so drauf hat, der über Zuwendungsbestätigungen Wochen hinausgeht.
Ja, was meine Vorgaben, die wir ungefähr so, wenn Sie in einem, ja, in einem Kontext unterwegs sind, ob Sie angedockt sind, eine Stiftung oder aus welchen Gründen auch immer, gut bei Ihnen gibt es zum Beispiel nur Open-Source-Software, wird die Vorgabe zu sagen, zum Beispiel, wir folgen den Sustainable Development Goals, wir möchten keine probiert ihre Software haben, dann ist dafür ein Aussage, und das verändert die, die Rahmenbedingungen. Es ist eine Rahmenbedingung, auf der sehr unterwegs sind, und diese neben massiv quasi begrenzt, in welchem Sie eigentlich schrauben. Also im Prinzip würde ich sagen, diese Bodenbeschaffenheit müssen die einmal klären, analysieren Sie am Boden, was haben Sie, wie viel Geld haben Sie, viele Leute sollen damit arbeiten, befand weise How, gibt es irgendwelche Vorgaben, weil echt nichts zu setzen, wenn Sie die nächsten Schritte alle durch jeden lieber gleich machen und am Ende sagt Ihr Team Entscheidung, kann ich dir deine Richtung eine sorgten auch, übrigens habe ich gar nicht gesagt, wir haben ein SAP-Universum, wir müssen eine Datenbank finden, die mit SAP zusammen zu denken. Hätte ich diese eine kleine Frage doch vorher gefragt, wenn wir ganz viel Arbeit danach erspart geblieben.
So, jetzt aus dem Blumenplatz weiter, stellen wir uns den Spiegel vor. Also wenn es einfach mal das Rückgrat arbeiten ist, wenn Sie sich überlegen, okay, von den vielen Möglichkeiten, wie es das und gibt, wo sagen Sie, ob ihr dies wollen Sie aufgestellt sein, um zum Beispiel diesem Bereich, das sind also im Prinzip, ja, Querschnittsbereiche könnte man es auch nennen, z.B. des Zugriffs- und Berechtigungskonzept. Sind Sie mit vielen unterschiedlichen Personen in der Datenbank, und es ist wichtig zu sehen oder nicht zu sehen, dass alle alles sehen? Mit ihr haben wir mit vorne an, ist Ihnen wichtig, das ist ein differenziertes Zugriffs- und Berechtigungskonzept gibt, weil Sie mit mal Ehrenamtliche bei ihm mit drauf zugreifen, weil jugendliche Gruppenleiter bei Ihnen mit drauf greifen, und Sie möchten, dass gewisse Daten einfach geschützt sind, dass hier die Buchhaltungsdaten sehen, die Geschichten? Dann müssen wir schauen, ob wir, was ist uns an dieser Stelle eigentlich wichtig? Dann was möchten wir eigentlich auswerfen können? Möchten wir eine differenzierte Auswertung zum Beispiel nach, wie häufig hat jemand gespendet, dann hat er das letzte Mal gespendet, wie hoch war seine Spende? Also dass man da so eine Art Ranking auf Machterhalt, es uns einfach zu sehen, wir haben Spenden, super hat, Anzahl der Spenderinnen und Spender, Höhe der Spenden, Vergleich zum letzten Jahr und Anzahl der Mitgliedsbeiträge. Also wie tief möchten Sie den Bereich der Auswertung eingehen? Was ist Ihnen wichtig im Bereich der Suchen? Also wie möchten Sie in Ihren Daten eigentlich suchen? Möchte, möchten Sie suchen können, bedeutet, wenn Sie deine ganz differenzierte Suche haben, wie zum Beispiel zeige mir alle Mitglieder, die mit B anfang, in Offenbach wohnen, deren Schuhgröße 42 ist und die im letzten Jahr gespendet haben, aber nicht vor drei Jahren. Also jetzt verstehen, was ich meinen, also wirklich eine sehr differenzierte Frage der Aktion aufmachen. Sie haben das Ergebnis, das Ergebnis 42, und Sie möchten aber vielleicht diese Abfrage einfach speichern, damit Sie das nächste Mal, wenn Sie in den nächsten Jahresabschluss machen und diese Frage beantwortet haben möchten oder im nächsten Quartal mit Ihrem Vorstand berichten, die wieder haben wollen, ist diese Selektion speicherer, unterliegt Ergebnis, sondern die Frage da hätten. Es ist auch ein relevanter Geschichte. Also es gibt einfach auf Systeme, die speicher so das Ergebnis, aber nicht die Suche dahin. Also dass man da im Prinzip weiß, wir arbeiten wir, was benötigen wir, oder ist Ihnen das völlig dunkle und sage, ganz ehrlich, ich bin froh, war nicht da, das was das ist, dem Mann zurückbringt, machen kann, ist alles besser als das, was ich bisher so.
Dann wie möchten Sie Ihre Dokumente hinterlegt haben? Also es gibt Systeme, da ist nicht der Brief hinterlegt direkt, also quasi dass wir in dem Datenbanksystem auf das Optionen und der Kontakthistorie draufklicken, auf den Brief, und bleiben der geht auf, sondern es gibt auch das Thema, da liegen die Daten bei Ihnen auf Ihrem Server, und der macht halt bei den halb verlegen bis zu Ihrem Rechner, und dann geht das quasi auf. Möchten Sie Ihre Daten im System, also diese Dokumente im System gespeichert haben oder auf Ihrem Server? Weil es vor und Nachteile müssten, dann noch drüber nachdenken und im Zweifel mit dem Anbieter man darüber sprechen.
So, kommt schon so weit, aber im Prinzip sich zu überlegen, ob hier, was möchten wir, möchten arbeiten? Jetzt können wir eben über den CRM-Kern gesprochen, dass im Prinzip jede fand, wenn die Daten auch in CRM-Kern hat, und das möchte ich Ihnen genau erklären, sehr empfehlen mal klein, weil Großmann kann es mächtig oder weniger mächtig nennen, bis nie gleich der unterscheidet sich von Produkt zu Produkt. Und auch da können wir einfach schauen, ob das ist für uns relevant. Als Beispiel, hat das Produkt die Möglichkeit, mehrere Anzahl von Adressen pro Person abzulegen? Früher war das ganz oft so, eine Person bei einer Adresse, ist aber mittlerweile überholt. Wir haben meist zu unseren Leuten die private Adresse, die anderen vorstellen, ihre berufliche Adresse. Manchmal gibt es dann auch noch die Adresse beim Steuerberater, weil die Zuwendungsbestätigung direkt dahin geschickt werden soll. Und nun ist uns das wichtig, dann müssen wir das quasi hier ein Eckchen machen und sagen, ja, das ist relevant für uns. Dann ob es eine Differenzierung der Kontakte gibt nach Privat- und Organisationen. Also erst einmal an Bundesfamilienministerium geschrieben hat oder mit denen regelmäßigen Kontakt bis, weiß, dass die Adresszeile verdammt lang werden kann. Und ich glaube, fünf Euro Stifter gewiss nicht ganz einfach, Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt. Und wenn man dann auch noch Abteilungen so und so schreibt, und dann ist das einfach großen. So springt in der Regel solche Adressen Dinge, und ist es ganz klug, wenn das System ist vorgedacht hat, dass das irgendwie zusammengezogen wird oder die andere sieht, Anreden sich generieren. Ist das System weiß, okay, ich gebe mein Mann, Frau, divers, dann den Vornamen, dann kann Deutschland einen akademischen Titel möglicherweise, ein Adelstitel möglicherweise und einen kirchlichen Würdenträger-Titel möglicherweise, dass wir also diese Professoren, Frei, Frauen und seit Jahren korrekt anreden können. So, das ist ganz cool, wenn die Datenbank das vordenkt und man das nicht jedes Mal bei jedem individuell nachkuchen ist.
So, das meine ich mit unterschiedlich mächtig ist er im Kern. Also manche Sonntag als schlicht aufgestellt und sorgen macht halt, wie du willst, du hier 15 schreibt in der ersten Zeile, das zweite Doppel zweier, das andere sind einfach schon vorgedacht und bauen das im Prinzip selber zusammen zu. Der CRM kann eben auch die Versandroutinen beinhalten, dass man sagt, so, jetzt hier wird der Quittungslauf wird gemacht, wir drucken darauf, welche Quittung sind fällig, und er hat von sich aus die Zuwendungsbestätigung von fünf Leuten nicht gedruckt, weil bei denen das Häkchen gesetzt ist, wir möchten gar nicht jedes Mal ihre Quittung bekommen, die möchte ein paar Jahren sammelte Bestätigung bekommen. So, oder Sie haben tatsächlich eine Regelung, was ich im Verein und sagen, so, jede Spende ab 10 Euro wird bedankt und quittiert, oder Großspender bekommen dann, wenn das, wenn eine Großspende definiert von Ihnen wird auf 100 Euro, Großspenderinnen bekommen automatisch einen Anruf oder solche Geschichten. Das ist das, wo Ihnen, wo eben das sehr und Sie Unterstützung kann.
So, jetzt sind wir in der Box-Bereich der Fantasie und Realität. Ich verstehe sie mal ein bisschen oder nicht auch nicht sehen kann. Das CRM hat mir gerade, und jetzt drumherum, da sind Prinzip nicht ein großer Kreis, und er besteht, stellen ist vor, aus ganz vielen einzelnen Blütenblättern. Und da müssen Sie sich überlegen, was es eigentlich bei den Funktionalitäten, die ich für meinen Verein benötige, das, was wir brauchen, ist. Also zum Beispiel, wie soll Ihre Spendenbuchhaltung integriert seite Ihres Vereins? Möchten Sie ein richtiges Nebenbuch führen? Brauchen Sie eine Neben und eine Spendenbuchhaltung, die zertifikate im Bereich der Logopädie, Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und der, weiß ich nicht, wahrscheinlich Deutschland ist? Oder sagen Sie mir ganz ehrlich, ist reicht mir, wenn es das nicht hat, wenn es einfach ein gutes Nebenbuch ist? So, weil es gibt durchaus Vorteile, warum oder begründet ich vorhin alle Gründe, warum das nicht jede Datenbank hat. Ja, also passieren, möchten Sie die normale Buchhaltung, die Spendenbuchhaltung wieder verbinden? Brauchen Sie und jetzt kommen kann, sie die ganzen Instrumente, mit denen die arbeiten und lächelt, vier Gruppen arbeiten, die welche Instrumente brauchen Sie? Brauchen Sie ein Bußgeld-Marketing? Brauchen Sie eine Mail, die Unterstützung? Brauchen Sie eine Stiftungsverwaltung, Album Things? Also im Prinzip, was genau brauchen Sie eigentlich für Ihr Fundraising? Und das zusammen ergibt dann im Prinzip Ihre Sonnenblume. Also das Optimale für Sie, optimale System berücksichtigt im Prinzip alle dieser Perspektiven von unten angefangen. Was sind Ihre unveränderlichen Rahmenbedingungen, in die quasi die Pflanze gesetzt wird, und dass der Sieg war, sie wachsen soll, wie möchten Sie arbeiten? Und dann, ja, wie mächtig, was sollt Ihr CRM können im Bereich Beziehungsmanagement? Und was brauchen Sie Anfang, welchen Qualitäten brauchen Sie die überhaupt? Das kann ja gut sein, ist ja meine feststellen, im Augenblick brauchen wir es noch nicht, keine Ahnung, wir schicken halt so in fünf Jahren, war das anders aussehen.
Kennst du das? Excel-Listen über Excel-Listen, niemand weiß mehr, welche Version die aktuelle ist, und beim Sortieren sind plötzlich Zeilen durcheinandergeraten. Spätestens wenn du mehr als 150 Kontakte verwaltest, stößt du an deine Grenzen. Eine Fundraising-Datenbank (auch CRM-System genannt – das steht für "Customer Relationship Management") kann dir hier enorm helfen. Sie ist wie das Gedächtnis deines Vereins und unterstützt dich dabei, Kontakte, Spenden und Mitgliedschaften professionell zu verwalten.
Es gibt nicht die eine perfekte Lösung für alle. Stattdessen solltest du dir deine individuelle "Sonnenblume" zusammenstellen:
Fast alle Vereine haben Laufwerke auf denen man alte Dateien findet, die niemand verstehen oder gar nutzen kann. In diesem Video zeigen wir dir, wie ihr als Organisation einen Überblick über eure Dateien und Daten behaltet.