Dann auch erst einmal von mir ein herzliches Willkommen und ein Hallo in die Runde. Auch ich freue mich riesig, dass das Interesse so groß ist an dem Thema.
Katharina hat ja schon eigentlich das meiste zu mir gesagt. Ich würde noch gerne kurz etwas ergänzen, bevor ich ins Thema einsteige, weil ich es eigentlich ganz lustig finde: Ich bin nicht die strukturierteste Person an sich. Dass ich jetzt heute zum Thema „Erfolgreiche Förderanträge – mit klarer Struktur zum Erfolg“ hier bei der DSE-Erklärreihe mit dabei bin, finde ich aber auch, passt ganz gut. Ihr habt es ja vorhin gehört: Ich mache das jetzt doch schon einige Jahre, und für die erfolgreiche oder chancenreiche Beantragung macht es sehr viel Sinn, eine gute Struktur zu haben. So habe ich mir über die Jahre Verfahren oder Strategien entwickelt und erprobt, die mir dabei sehr helfen, gut strukturierte Förderanträge einzureichen. Deswegen freue ich mich, dass ich da heute ein paar Erfahrungswerte mit euch teilen darf. Neben der Theorie hoffe ich, dass ich da einfach auch ein paar Tipps und Tricks aus der Praxis gut mit einfließen lassen kann.
Ich habe mir den Aufbau für heute – ja, mit der Folie klappt wunderbar – so vorgestellt und euch dargestellt: Erst eine ganz kurze Einführung in das Thema Fördermittel, in die Bedeutung von Förderanträgen, und uns dann kurz den Aufbau anschauen, wie denn idealtypischerweise so ein förderaussichtsreicher Antrag aussieht. Dann ein Schritt tiefer reinzusteigen und zu gucken: Was sind denn die einzelnen Bestandteile, wenn wir uns explizit die Projektbeschreibung, die Projektdarstellung als einen Baustein in so einem Förderantrag anschauen? Also da noch mal genauer reinzugucken in die Bedarfe, in die Zielbeschreibungen und dann auch in die Maßnahmenplanung von einem Projekt, das eine Förderung haben möchte. In der Einleitung war auch schon das Stichwort Wirkung/Wirkungsmessung/Indikatoren zu hören – auch das ein wichtiger Faktor, der, wie ich finde, in den letzten Jahren immer mehr zugenommen hat. Wenn ich jetzt an vor 10 Jahren denke, waren die Antragsformulare und die Anforderungen von Förderern anders als jetzt. Gerade das Thema Wirkung, Wirkungsmessung, Projekterfolge auch schon in der Planung gut herauszuarbeiten und darzustellen, nimmt immer mehr zu und hat deswegen auch eine größere Wichtigkeit beziehungsweise einen höheren Stellenwert in der Ausarbeitung von Förderanträgen.
Mir auch noch mal ein wichtiges Anliegen: die richtige Sprache und auch eine gute optische Darstellung, damit ein Antrag gerne gelesen wird. Katharina hat es bei der Anmoderation auch schon gesagt: Ich sitze auch auf Fördererseite, habe auch da schon in verschiedenen Gremien bei verschiedenen Förderorganisationen mitwirken dürfen. Und es ist ein wichtiger Punkt, dass auch mein Gegenüber, die Förderorganisation, unseren Antrag gerne liest. Zum Abschluss, damit es rund wird, noch ein paar Tipps – und dann haben wir ja, wie auch schon gesagt, noch Raum für Austausch und für Fragen.
Wie gesagt, beginnen wir mit der kurzen Einführung noch mal zum Thema allgemein. Ich habe mir die Frage darüber gestellt: Warum denn eigentlich Förderanträge? Da ist natürlich die naheliegendste Antwort: Es ist einfach eine sehr, sehr gute und attraktive Finanzierungsmöglichkeit für gemeinnützige Projekte. Man redet in Deutschland geschätzt von einem Fördervolumen auf dem deutschen Fördermarkt im Jahr von ca. 50 Milliarden Euro. Also da ist einfach ein riesiges Potenzial. Und bei diesem nächsten Punkt „Mehr Wirkung für gemeinsame gemeinnützige Arbeit“ – das ist ja eigentlich das, was dahinter steckt: Die Fördermittel sind ein Instrument, um Projekte umzusetzen, um diese gemeinnützige Arbeit zu pushen und erst einmal auch zu ermöglichen. Wenn ich eine Antragsbewilligung bekomme, dann freue ich mich tierisch – klar auch über die Summe –, aber es geht ja eigentlich darum: Was können dann die Kolleginnen und Kollegen vor Ort in den Projekten damit bewirken und erreichen?
Wir schreiben diese Förderanträge – ich sage auch immer: Das ist ja wie, wenn ich mich auf einen Job bewerbe. Es ist eigentlich ein Bewerbungsschreiben. Aber wir schreiben sie, wenn wir einen Partner suchen, also wir wollen gemeinschaftlich etwas umsetzen. Darum sage ich auch immer: Es ist wichtig, dass es eine Partnerschaft auf Augenhöhe ist. Wir wollen zusammen mit dem Partner dasselbe Ziel erreichen. Wenn ich jetzt an eine klassische Förderstiftung denke: Die hat einen Stiftungszweck, und der geht einher mit dem, was ich mit meinem Projekt erreichen möchte. Das heißt, ich mache mit meinem Förderantrag ein Angebot für eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Die Förderorganisationen bekommen in der Regel einfach mehr Anträge, als sie nachher Kapazitäten haben, und müssen deswegen in Auswahlverfahren gehen. Umso wichtiger, dass ich mit meinem Förderantrag, mit meinem Bewerbungsschreiben, ein passgenaues Angebot für eine gute partnerschaftliche Zusammenarbeit vorlegen kann.
Die Herausforderungen in diesem Bereich des Antragsschreibens, in der Darstellung von Förderprojekten in so einem Antrag, habe ich ein bisschen zusammengefasst und auf zwei Punkte gebracht: Einerseits ist es so, dass die Fördermittelgeber, die Förderpartner, sehr individuell sind und ihre sehr speziellen, zum Teil auch sehr komplexen Anforderungen haben. Genauso wie jedes Projekt einzigartig ist, ist jeder Förderpartner auch einzigartig. Ich kann nicht sagen: Mit einem gut formulierten Antrag kann ich jetzt 20 verschiedene Förderorganisationen kontaktieren. Es muss den Anforderungen eines speziellen Förderpartners, einer Organisation, gerecht werden. Das ist eine große Herausforderung bei der Entwicklung dieses passgenauen Angebots. Andererseits finde ich: Wenn ich ein Projekt konzipiert habe, wo mein Herzblut drinsteckt, wo vielleicht noch die Stelle, die Personalstelle meiner Lieblingskollegin, mit dranhängt und Sonstiges, und ich von der ursprünglichen Idee mit konzipiert und entwickelt habe – dann diesen Schritt zu machen, mein eigenes Projekt ganz objektiv, klar und präzise darstellen zu können, das finde ich sehr schwierig und mit Sicherheit nicht immer einfach. Das sind die zwei großen Herausforderungen, in denen sich der Bereich der antragsbezogenen Projektstellung bewegt.
Der zweite Punkt der Einführung: Generell der Aufbau eines Förderantrags. Das widerspricht einerseits dem, was ich gerade gesagt habe – jeder Förderer ist anders, sehr individuell, jeder hat andere Anforderungen und Vorgaben –, und dennoch findet sich dieser idealtypische Aufbau eines Antrags in der Regel immer wieder. Natürlich mit Nuancen: Manches verstärkt, manches nur als Nebenpunkt. Aber dennoch sind es Inhalte, die man immer wieder findet. Vorneweg habe ich noch mal geschrieben: gegebenenfalls Anschreiben, weil ich aus der Erfahrung sehe, dass es ganz oft einfach vergessen wird. Auch wenn ich nicht mehr per Post, sondern per E-Mail einreichen kann, vergesst dieses Anschreiben nicht. Ich kann auch in der E-Mail eine ordentliche Passage dazu schreiben. In so einem Anschreiben sollte immer noch mal drin sein, warum ich mich melde, ein kurzer Bezug zu meinem Anliegen, auch schon mal zum Inhalt. Deswegen hier noch mal der Hinweis: Ganz viele vergessen das, wenn man so konzentriert ist auf die Vorgaben für diesen Antrag, dass diese Formsache dann doch vergessen wird.
Gut, und was sind die Punkte, die man immer wieder findet oder wo die Förderer auch klare Vorgaben geben? Einerseits die Informationen zu der antragstellenden Organisation: Wer kommt denn hier eigentlich? (Ich gehe jetzt gar nicht tiefer in die Punkte, das schauen wir nachher noch mal an.) Dann klar: die Projektdarstellung – um was geht’s denn? Der Budgetplan in Form von Ausgaben und Einnahmen, wie es geplant ist, und dann noch das Thema Anlagen. Das kann die Satzung sein, ein Freistellungsbescheid, bei komplexeren Sachen ein Jahresbericht oder eine Gewinn- und Verlustrechnung. Typischerweise ist ein Freistellungsbescheid dabei, um die Gemeinnützigkeit nachweisen zu können. Und: Packt nichts mit rein, was nicht gewollt ist. Wenn ihr das Glück habt, dass der Förderer klare Vorgaben macht, was er haben möchte, dann muss man sich auch daran halten. Deswegen hier auch: Richtlinien, Vorgaben und auch das Antragsprozedere – wie ist denn der Weg? Ich hatte die Tage einen Antrag, da musste man zweimal Word per E-Mail, einmal per E-Mail als PDF und dann noch per Post unterschrieben die gleichen Dokumente einreichen. Also auch da zu gucken: Was sind die Vorgaben für den Verfahrensweg? Wie gesagt, die Förderer sind sehr unterschiedlich, deswegen kann man nicht sagen: Das ist der eine wahre Förderantrag. Aber es gibt bestimmte Eckpunkte, Bereiche und Dinge, die sich immer wieder finden.
Ich habe hier zwei Beispiele mitgebracht. Beispiel A: von der Berthold Leibinger Stiftung. Die möchten ein formloses Antragsverfahren. Das heißt, es ist kein klassisches Antragsformular vorgegeben, aber sie geben klar die Informationen an, was dieser formlose Antrag beinhalten soll. Das spiegelt die Punkte wider: Es geht um Infos zum Antragsteller (Person/Institution). Sie geben bei der Darstellung der Vorhabensbeschreibung auch eine Begrenzung im Umfang (maximal drei DIN-A4-Seiten) vor. „Was will man mit dem Vorhaben erreichen?“ – also die Zielsetzung. „Gibt es weitere Förderorganisationen, die angefragt wurden oder gegebenenfalls schon eine Zusage für eine Mitfinanzierung gemacht haben?“ – auch die möchte die Stiftung genannt bekommen. Der Finanzierungsplan, in welchem Zeitrahmen ein Projekt oder ein Vorhaben durchgeführt werden soll. Und hier möchte die Leibinger Stiftung – und das trifft man auch immer öfter an –, dass man sich noch mal wirklich dezidiert damit auseinandersetzt und einen Bezug herstellt: Wie passt mein Vorhaben zu den Stiftungsschwerpunkten der Förderorganisation? Das sollte man herausarbeiten. Dann wollen sie hier als Anlage z. B. den Freistellungsbescheid und – gut – noch mal die Bankverbindung. Anscheinend wird es oft vergessen, sonst würden sie es nicht extra hinschreiben, damit im Falle einer positiven Förderzusage auch der Geldfluss gewährleistet ist.
Das zweite Beispiel, das ich mitgebracht habe, ist so ein bisschen das Gegenteil. Da ist nichts formlos: Die haben ein komplettes digitales Antragssystem entwickelt. Der Förderer ist hier die Aktion Mensch. Beim ersten Bild rechts oben ist quasi das „Board“ dargestellt, weil ich darüber nicht nur meine Anträge einreichen kann: Ich kann darüber Mittelabrufe machen, Verwendungsnachweise einreichen, ich kann mit den Sachbearbeiterinnen bei Aktion Mensch kommunizieren, Nachrichten schreiben. Ich kriege hier bei „Bald zu erledigen“ auch eine Nachricht, wenn ich eine Frist versäumt habe. Also vom formlosen Antrag mit Vorgaben hin zum ausgeklügelten System. Aber auch da sieht man – unten links ist der Screenshot, die Maske aus einem Projektantrag –: Es ähnelt sich. Oben noch mal Erklärungen, dann Informationen zum jeweiligen Förderangebot, in dem sich der Antrag gerade bewegt (die haben verschiedene Programme). Ich habe Infos zur antragstellenden Organisation (Punkt 3), die geplanten Kosten und die geplante Finanzierung, dann die Projektbeschreibung und zuletzt die Projektunterlagen mit der Uploadfunktion für Anlagen. Hier ist z. B. eine notwendige Anlage, dass ich eine Stellungnahme der öffentlichen Hand beilege, weil Aktion Mensch in dem Fall sagt: „Wir sind subsidiär unterwegs.“ Das heißt, als Erstes möchten wir, dass die öffentliche Hand angefragt wird nach Fördermitteln oder Zuschüssen, und wir möchten auch, dass die Abstimmung, die Kommunikation beispielsweise mit der Kommune erfolgt ist. Solche Bescheide müssen dann hier auch noch hochgeladen werden. Diese zwei Beispiele zeigen: Beim formlosen Antrag sind trotzdem die gleichen Aufbauten drin, und hier beim großen, sehr standardisierten Verfahren ebenso.
Wenn wir uns dann diese Beschreibung des geplanten Vorhabens – die Projektdarstellung – genauer angucken, gibt’s da auch einen roten Faden mit zentralen Bestandteilen einer Projektbeschreibung. In der Regel fangen wir damit an: Was ist die Ausgangslage, was ist der Bedarf, warum ist mein Projekt notwendig, mit welcher Problemstellung befasst es sich? Die Punkte schauen wir uns im nächsten Schritt im Detail an. Dann: Welche Ziele verfolgt mein geplantes Projekt, und an welche Zielgruppe ist es adressiert – wer profitiert davon? Was ist konkret in der Umsetzung geplant? Welche Maßnahmenschritte, welche Meilensteine, welcher zeitliche Ablaufplan? Das gehört in die Frage: Welche Aktivitäten sind geplant? Wie eingangs gesagt: Das Thema Wirkung ist immer präsenter in den Förderanträgen, ebenso das Thema Nachhaltigkeit. Also: Wie wird der Erfolg gemessen, und wie kann ich das Erreichte in eine nachhaltige Wirkung bringen? Dann: Kosten-/Finanzierungsplan – welche Ressourcen werden benötigt, und wofür wird wie viel Geld benötigt? Und hier habe ich dann auch noch mal die Infos zum Antragstellenden, also die Angaben zur Organisation. Das ist zwar nicht eigentlicher Bestandteil der Projektbeschreibung, dennoch kann man da Bezug drauf nehmen: Wenn ich mich als Antragstellerorganisation vorstelle und präsentiere, kann ich das ja schon mal so drehen, dass es ein Vorteil für meine Projektdarstellung ist.
Da dieser Punkt mit den Infos zum Antragstellenden aus meiner Erfahrung heraus sehr oft von den Organisationen, die Förderanträge einreichen, nicht so detailliert bearbeitet wird, habe ich das auf der nächsten Seite noch mal separat drin – mit der Überschrift „Kompetenzen des Projektträgers“. Schreibt nicht nur: „Unser Verein wurde 1980 gegründet und hat 20 Mitglieder, und in unserer Satzung steht …“, sondern nutzt dieses Feld in so einem Antragsformular wirklich, um euch zu präsentieren, um eure Kompetenzen darzustellen: Warum seid ihr die richtigen Partner, um gemeinsam dieses Projekt zu verwirklichen? Da hilft der Perspektivwechsel: Wenn ich Fördergeber wäre, im Ausschuss einer Förderstiftung säße – wem würde ich denn mein Geld anvertrauen? Welche Kompetenzen und Angaben braucht es, damit ich ein vertrauensvolles Verhältnis aufbauen kann? Oft haben die Organisationen da schon toll vorformulierte Sachen. Ich sage auch immer: Macht es einmal ganz ausführlich mit mehreren Seiten, arbeitet wirklich gut heraus, was eure Stärken sind. Dann kann ich – je nachdem, welchen Antrag ich schreibe – die passenden Textpassagen rausnehmen. Beispielsweise hatte ich bei meiner Arbeit bei der Caritas wirklich ein seitenlanges Pamphlet davon; wenn ich im Bereich Klimaschutz etwas beantrage, betone ich natürlich diesen Punkt mehr – auch bei der Darstellung unserer Organisation –, was bei einem Kinderhilfsprojekt zwar benannt wird, aber nicht in dieser Ausführlichkeit. Bitte nicht unterschätzen – nutzt das, um euch schon mal als kompetenten Partner zu präsentieren.
Dann springen wir wieder rein in die Projektdarstellung und in die einzelnen Bausteine der Projektdarstellung: Ausgangslage, Bedarfe und die eigentliche Problemstellung – warum ist mein Projekt notwendig? Ich finde, das ist mit der wichtigste Punkt, weil ich damit jemanden überzeugen kann, dass es diese Maßnahme, dieses Projekt, dringend braucht. Wichtig ist, das Problem klar zu definieren. Solche Projekte sind oft vielschichtig und adressieren viele gute, gemeinwohlorientierte Themen. Aber je schwammiger es wird, umso schwieriger tut man sich in der präzisen, gut strukturierten Projektdarstellung. Deswegen diese drei Hinweise nutzen, um eine klare Problemdefinition hinzubekommen:
Erstens: die Punkte „gesellschaftliche Herausforderung“ und „aktuelle Situation vor Ort“ – und diese beiden Dimensionen vereinen. Wenn ich jetzt ein Projekt plane für einsame Menschen im Alter, dann gucke ich auch: Was ist der gesellschaftliche Kontext? Wie ist die Lage in Deutschland? Was hat sich über die Jahrzehnte verändert – was ich nicht direkt in meiner Einrichtung oder in meinem Stadtteil sehe –, sondern wirklich erst mal gesellschaftlich betrachtet. Und da Daten und Fakten nutzen, die meine Darstellung untermauern. Vor kurzem wurde z. B. in Deutschland der Einsamkeitsbarometer veröffentlicht – das könnte ich als Beispiel nehmen –, und dann aber runterbrechen auf die lokale Situation: Auch bei mir vor Ort ist ein Großteil der Bevölkerung mit so und so viel Prozent über 70 Jahre usw. Ich finde es nicht zielführend, nur im gesellschaftlichen Kontext zu bleiben – ich muss es auch konkretisieren. Genauso bei „Zielgruppen und deren spezielle Bedarfe“: Wer ist wie betroffen, wie äußert sich das, und was ist konkret der Bedarf mit Blick auf die Personen? Was auch helfen kann für eine Problemdefinition, ist die Abgrenzung zu bisherigen Angeboten – nicht nur von mir, auch von anderen Playern vor Ort –, um Angebotslücken identifizieren zu können oder Ergänzungen/Synergien herauszuarbeiten. Alles mit dem Ziel: Warum braucht es die Durchführung meines Projekts?
Für diese Problemdefinition nutze ich – das hat sich wirklich bewährt – das Tool „Problembaum“. Projekte sind so vielschichtig, und ich verhedder mich da selbst auch oft. Wenn ich mir wirklich noch mal ganz klar mache: Was ist mein zentrales Problem, was ist die Problemstellung? – dann schreibe ich die in die Mitte (ich habe dafür mittlerweile eine große weiße Wand). Unten schaue ich: Was sind die Ursachen für dieses Problem? Woher rührt es? Bleiben wir beim Beispiel „Menschen im Alter fühlen sich einsam“. Woher rührt es? Mobilitätseinschränkungen, veränderte Wohnsituationen usw. – sodass man sich eine Argumentationskette zusammenbauen kann. Und dann oben geordnet: Was sind die Folgen und Auswirkungen dieses Problems? Dabei unbedingt negativ bleiben und negativ formulieren: „Durch dieses Einsamkeitsgefühl können gesundheitliche Beeinträchtigungen passieren, es hat psychische Folgen …“ Das macht Arbeit, aber es schärft sehr und hilft auch in der Projektarbeit, sich gut im Feld bewegen zu können. Also: Der Problembaum – sehr empfehlenswert.
Wenn man auf die Zielgruppen genauer schaut: Die meisten kennen ihre Zielgruppen, aber auch da noch mal reinzugehen und das herauszuarbeiten, bringt richtig viel für eine gute Projektbeschreibung. Auch zu gucken: Wer ist indirekt betroffen? Pflegende Angehörige? Anwohnende in den Nachbarschaften? Wer ist noch Zielgruppe, die ich mit berücksichtigen kann? Und: Was sind Besonderheiten, Merkmale, Herausforderungen – aber auch Stärken und Potenziale? Wo habe ich Zugänge, wo kann ich positiv andocken? Wie groß ist die Zielgruppe? Das ist wichtig, um nachher bei meiner Projektdarstellung eine Angemessenheit zum Umsetzungsplan und zu den benötigten Ressourcen herzustellen. Auch die Erreichbarkeit der Zielgruppe kann man sich hier anschauen, um eine gute Grundlage zu haben.
Wenn ich den Problembaum erarbeitet habe, bin ich bei der Präzisierung von Zielen – der Darstellung meines Idealzustands am Ende des Projekts – sehr schnell fertig. Ich kehre die negativen Formulierungen meines Problembaums ins Positive um und habe dann sehr gut die Argumentationskette auch im positiven Sinn dargestellt. Das heißt: Ich habe nachher die Lösung für das zuvor beschriebene Problem im positiven Sinn und sehe dann auch wieder – was sind die positiven Auswirkungen –, die gewünschte Veränderung im übergeordneten gesellschaftlichen Kontext. Hinweis: Die Zieldarstellung mit Blick auf die Zielgruppen/Personen und nicht auf meine Organisation. Ich lese sehr oft: „Wir als Organisation sollen gefördert werden“ – aber die Ziele sollen auf die Zielgruppe (oder im Umweltbereich auf die Umwelt) gerichtet sein. In der Darstellung die richtige Formulierung wählen, um auch den richtigen Pfad definieren zu können. Bei der Zielpräzisierung achtet da genau drauf – das erleichtert sehr.
Hier habe ich jetzt versucht, dieses „Problem – Ziel – und was ist eigentlich mein Projekt“ mit dem Thema Wirkung weiterzuspinnen. Links habe ich die negative Ausformulierung (Problemdarstellung), rechts meinen Sollzustand (Zielformulierung). Das Projekt an sich ist eigentlich nur Mittel zum Zweck. Oft lese ich in Förderanträgen, dass das Projekt oder der Maßnahmenplan so im Zentrum steht – aber das ist es nicht: Das Projekt ist das Instrument zur Zielerreichung, und alles, was während der Projektdurchführung in diesem Zeitraum erreicht wird, strahlt als Wirkung wieder raus. Diese Perspektive kann ich nutzen, um die wirkungsorientierte Darstellung in Förderanträgen hinzukriegen.
Das sieht man hier an der Wirkungstreppe – die habe ich bei Phineo als Quelle hergeholt. Rechts steht „Impact – Outcome – Output“. Phineo sagt bei diesem Modell, dass wir erst ab der vierten Stufe von Wirkung sprechen. Unten, mit der ersten Stufe, bin ich noch rein in der Aktivitätsdurchführung: Aktivitäten finden statt, die Zielgruppen werden erreicht, sie finden es gut, weil sie zu meinem Angebot kommen. Aber ich habe noch nichts bewirkt. Mein Projekt läuft vielleicht erfolgreich, weil alle kommen und es gut angenommen wird – aber es ist eigentlich noch keine Wirkung erzielt. Wirkung gibt es nach diesem Modell erst ab der vierten Stufe: Hier verändert meine Zielgruppe ihr Wissen oder ihre Fähigkeiten; es passiert eine Bewusstseinsänderung, eine Sensibilisierung. In der nächsten Stufe verändert meine Zielgruppe ihr Handeln. Dadurch verändert sich die Lebenslage (Stufe 6). Und dann, mit einem Schritt höher in den gesellschaftlichen Kontext, verändert sich die Gesellschaft – und mein Projekt leistet einen kleinen Beitrag zum Impact. Da habe ich oft gemerkt, dass Leute verunsichert sind: „Wie kann ich denn jetzt die Gesellschaft verändern mit meinem 12-monatigen Projekt?“ Der Gedanke ist: Ich mache mir Gedanken dazu, welchen Beitrag mein Projekt dazu leistet.
Auf der nächsten Folie noch ein Beispiel, um es konkreter zu machen: „Ich backe einen Kuchen.“ Ich brauche Zeit für die Zubereitung, Sahne, Mehl und die passenden Zutaten. Ich fange an – das sind die Vorbereitungen –, ich bin auf Stufe 1, und der Kuchen ist fertig gebacken. Mein Plan war, dass er für acht Personen aus meiner Nachbarschaft reicht – das hat geklappt. Auf der nächsten Stufe: Die Nachbarinnen kommen zum Kuchenessen – so war es geplant – und sind da. Bei der dritten Stufe war mein Plan, dass der Kuchen gemeinsam gegessen wird und die acht Personen ihn lecker finden. Bis jetzt ist noch nichts bewirkt – Maßnahmen sind durchgeführt. Wenn ich zu Stufe 4 komme, spreche ich von Wirkung: Die Zielgruppe verändert ihr Bewusstsein oder ihre Fähigkeiten – z. B. fühlen sie sich durch das gemeinschaftliche Kuchenessen mehr verbunden in der Nachbarschaft. Auf der nächsten Stufe: Man grüßt sich freundlich auf der Straße, man hilft den Nachbarn – das Handeln ändert sich. Was bewirkt das? Die Nachbarschaft fühlt sich zusammengehöriger, vielleicht haben Menschen, die vorher wenig Anschluss hatten, mehr Teilhabemöglichkeiten (Stufe 6). Und wenn ich noch mal höher gehe, war dieses Projekt des gemeinschaftlichen Kuchenessens ein Beitrag dazu, dass sich mein Sozialraum stärkt, mehr Solidarität, vielleicht auch mehr Zivilcourage in der Nachbarschaft entsteht – was sich weiterträgt. So könnte man diese Wirkungskette aufbauen. Es könnte aber auch sein, dass alle kamen, den Kuchen lecker fanden, fröhlich nach Hause gingen – und abends hatten alle eine Lebensmittelvergiftung. Es hätte also auch eine negative Wirkung. Nur die Aktivitäten an sich bewirken noch nichts – diesen Schritt weiterzudenken und zu definieren, ist hilfreich für die wirkungsorientierte Projektdarstellung.
Um das messen zu können – was wollte ich bewirken? Wollte ich, dass ein Zusammengehörigkeitsgefühl entsteht im Viertel, oder wollte ich, dass abends alle mit Bauchschmerzen im Bett liegen? –, muss ich mir im Vorfeld bei der Projektplanung für den Förderantrag messbare Ziele und Indikatoren überlegen. Da sind wir bei den klassischen SMART-Formulierungen: spezifisch, klar beschrieben, messbar (Zahlen enthalten, z. B. „acht Nachbarinnen sollen kommen“), attraktiv, realistisch (Angemessenheit zu den verfügbaren Ressourcen) und terminiert (bis wann soll was erreicht werden).
Und um die Wirkungsmessung gut darstellen zu können, brauche ich im Vorfeld Indikatoren. Es gibt verschiedene Arten:
- Quantitative Indikatoren: die einfachsten. „So und so viele Ehrenamtliche werden geschult“, „so und so viele Besuche mit Menschen im Alter sind geplant“, „so und so viele Leute sind gekommen“. Das kann ich dokumentieren und überprüfen.
- Qualitative Indikatoren: schwieriger in der Messung, daher gut planen. Wie verändert sich Verhalten oder Wohlbefinden der Zielgruppe? Messinstrumente: Befragungen, Feedbackbögen, Interviews, Beobachtungen etc. Das ist subjektiver, aber mit guter Planung sehr hilfreich.
- Ergebnis- und Wirkungsindikatoren (langfristige Veränderungen): Die kann ich nach Abschluss meines Kuchenessensprojekts nicht sofort messen. Trotzdem wichtig. Auch wenn ich nach einem Jahr (Projektlaufzeit) die Messung noch nicht abschließend kommunizieren kann, ist es ein guter Anknüpfungspunkt, um später mit demselben Förderer wieder in Kontakt zu treten – vielleicht für eine weitere Förderung oder für eine langfristige Partnerbindung. Außerdem kann ich mit solchen Ergebnissen auf neue Förderpartner zugehen und meine Kompetenz belegen. Wenn ich die Indikatoren im Vorfeld einbaue, ist die Sache nachher rund in der Projektdarstellung.
Hier einfach noch ein paar Beispiele zu zählbaren und beschreibbaren Indikatoren: „So und so viele Jugendliche haben im Zeitraum X an Y teilgenommen.“ Und beschreibbar: „Sie waren im Bewerbungstraining – wie schätzen sie jetzt ihre Fähigkeiten ein? Können sie besser Bewerbungen schreiben als vorher?“
Jetzt haben wir die Ausgangslage erarbeitet, die Bedarfe, die Probleme, die Zielgruppen, die Angebotslücken definiert, das Ganze in den gesellschaftlichen und lokalen Kontext gepackt, die Zieldimensionen ausgearbeitet, die Wirkung durchdekliniert – und dann komme ich erst zum eigentlichen Projekt, zu meinem Maßnahmenplan: Welche Aktivitäten sind geplant? Ich kann verschiedene Wege zum Ziel wählen – das sieht man oft, wenn man Lösungsbäume arbeitet: Es gibt viele Instrumente, um die Lösung zu erreichen. Jetzt geht es darum: Was ist das Passende für mich? Wo sind meine Ressourcen? Wo bin ich als Antragsteller firm? Wo habe ich Zugänge zur Zielgruppe, zu Partnern? Dann komme ich zur Maßnahmen- und Umsetzungsplanung. So ist das auch im Antrag schlüssig darzustellen. Daraus ableitend komme ich erst zu meinem Kostenplan, zu meinem Budgetplan. Wenn ich weiß: Um die und die Größe der Zielgruppe mit dem und dem Ziel über den und den Weg zu erreichen, benötige ich die Ressourcen – wie viel Personal z. B., wie viele Ehrenamtliche müssen geschult werden, brauche ich externe Honorarkräfte, wie viele Räume, wie viele Gruppentreffen sind geplant? Das ist die logische Schlussfolgerung.
Auch beim Kosten- und Finanzierungsplan gibt’s ein paar Dinge, auf die man achten muss: Ganz wichtig sind nachvollziehbare Beträge. Wie komme ich auf „Öffentlichkeitsarbeit 2.000 €“? Also in Anführungszeichen einen Rechenweg erläutern: „Ich möchte so und so viele Flyer drucken, die Designerin kostet so und so viel, weil ich so viele Menschen im Stadtteil erreichen möchte.“ Da bietet der Kostenplan noch mal viel Raum, auch wenn im eigentlichen Antrag ein Zeichenlimit besteht, um Inhalte des Projekts darzustellen. Auch das Thema Ausgeglichenheit: Ich plane Ausgaben und entsprechend Einnahmen, damit unten eine Ausgeglichenheit ist. Wichtig ist auch, eigenes Engagement auf der Finanzierungsseite aufzuzeigen – nicht nur Förderer mit reinholen. Es müssen nicht immer liquide Eigenmittel sein; es kann auch anderes Engagement sichtbar gemacht werden.
Das setzt das Ganze in den Rahmen des sogenannten IOOI-Modells. Da fasst es sich zusammen: Inputs, die ich brauche, um meine Wirkung und Ziele zu erreichen (bei uns Kosten-/Finanzierungsplan sowie Maßnahmenplanung). Outputs: die direkt messbaren Ergebnisse (erinnert an die Wirkungstreppe). Outcomes: Was möchte ich bei der Zielgruppe konkret an Veränderung bewirken? Impact: gesellschaftlicher Zusammenhang.
Ich gucke auf die Uhr – ich muss mich sputen. Das Stichwort Nachhaltigkeit findet man auch sehr oft in Förderanträgen: „Wie planen Sie die Nachhaltigkeit Ihres Projekts?“ Manchmal schreiben Leute ökologische Nachhaltigkeitsaspekte rein – das passt nicht immer. „Es ist ein Projekt, dann ist es doch beendet – warum soll es fortgeführt werden?“ Es wirft Fragen auf, wenn in einem Antragsformular das Thema Nachhaltigkeit aufgegriffen wird. Aber auch da möchte – aus meiner Erfahrung – der Förderer, dass man sich Gedanken macht, wie zumindest die Wirkung über den eigentlichen Projektzeitraum weitergetragen werden kann. Ihr seht hier Beispiele, was man nutzen kann – ich hüpfe drüber, aber: Es tritt oft auf, und man sollte sich dazu Gedanken machen.
Das Beste kommt zum Schluss: Kurzdarstellung und Titel. Sehr häufig möchten Förderer, dass man einen längeren Förderantrag noch mal in einer Kurzdarstellung zusammenfasst. Mein Rat: Macht das immer erst ganz am Schluss, auch wenn es im Antragsformular ganz am Anfang steht. Erst wenn ich alles ausgearbeitet und in Form gebracht habe, kann ich eine gute Zusammenfassung machen. Da gilt die Regel, dass die W-Fragen beantwortet werden sollen. Hinweis aus Erfahrung: Oft lesen die Entscheider in einer Förderorganisation (z. B. im Kuratorium) nicht den ganzen Antrag, sondern nur diesen kurzen Absatz; der Antrag wurde zuvor eher auf Sachbearbeiterinnen- oder Geschäftsstellenebene geprüft. Also nicht „hudeln“, sondern diese Kurzbeschreibung ernst nehmen. Sie muss zum Weiterlesen motivieren und – wenn sie ganz am Anfang steht – Prüferinnen schon positiv stimmen. Genauso wichtig: ein guter, prägnanter Projekttitel. Er sollte nicht nur zur Zielgruppe passen, sondern auch zu euch als Organisation/Projektträger – idealerweise kann man ihn für den jeweiligen Förderer passend formulieren. Er hilft auch bei der Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit und kann weitere Förderer animieren, sich zu beteiligen.
Dann kommt noch der Absatz zur richtigen Sprache: klare, präzise Sprache, kurze Sätze, keine langen, verschachtelten Sätze. Da bin ich selbst Spezialistin für zu viele Kommas – das geht gar nicht. Wirklich noch mal später drübergucken: Aus einem langen Satz lassen sich oft fünf kurze machen, um Klarheit reinzubekommen. Nicht zu krasse Fachsprache benutzen. Nur weil jemand spezialisiert fördert, heißt das nicht, dass die Person fachlich tief im Thema steht. Hinweis, den wir vorher schon hatten: zielgerichtet formulieren, aktiv, nicht „wir hätten gerne/würden“, sondern klar in aktiver Sprache. Unnötige Füllwörter vermeiden – gerade bei Zeichenbeschränkungen. Viele unnötige Wörter machen unpräzise. Auch Substantivierungen vermeiden, lieber kurze, klare Sätze. Abkürzungen nach Möglichkeit vermeiden. Und wirklich schauen: Was möchte der Förderer? Was steht in seinen Ausschreibungskriterien, in seinem Stiftungszweck? Diese Wörter aufgreifen, wenn er sie zur Verfügung stellt.
Beispiel zu unpräzise vs. zielgerichtet: „… sollte idealerweise dazu beitragen, dass Menschen mehr soziale Kontakte haben …“ – das ist wischiwaschi. (Das hatten wir vorher mit dem Beispiel schon gut verdeutlicht.)
Eine leserfreundliche Darstellung: Da bin ich ein großer Fan, weil ich wirklich viele Anträge Tag ein, Tag aus auf dem Schreibtisch habe. Die müssen mich optisch ansprechen, damit ich motiviert bin, mich reinzulesen. Das heißt: Zwischenüberschriften, Abschnitte, Absätze, Fettdruck, gerne auch Skizzen/Bilder – gerade bei Fachbegriffen oder Gerätschaften (ich hatte kürzlich ein Pflegebeispiel, bei dem ich ohne Bild nicht wusste, was es ist). Auch Aufzählungen/Spiegelstriche – nicht zu viel, ein gutes Maß. Und wenn der Förderer – wie die Berthold Leibinger Stiftung – auf drei Seiten begrenzt: nicht mit Schriftgröße 8, ohne Rand usw. arbeiten. Das macht sehr viel aus. Den Perspektivwechsel reinbringen: Wer liest es auf der anderen Seite? Den/die Leser/in motivieren, es gerne und positiv zu lesen.
Zum Schluss noch ein paar abschließende Tipps: Von außen draufschauen – das ist das Schwierige –, aber nach Möglichkeit so objektiv wie es geht euer Projekt darstellen. Da hilft – unter Punkt 4 – jemand Außenstehendes noch mal drüberlesen zu lassen, am besten jemand, der keine Ahnung von der Projektidee und der bisherigen Konzeption hat: Ist alles schlüssig? Sind die Argumente überzeugend? Was bleibt unklar? Bedarfe, Ziele, Maßnahmen nicht vermischen. Ganz oft lese ich, dass bei „Was braucht euer Projekt, was sind die Bedarfe?“ gleich steht „… und darum wollen wir das und das anbieten“. Bleibt bei den Abschnitten, um die es gerade geht, und nutzt den Raum für die Darstellung – nicht sofort der Übergang zu „was wir anbieten“. Dann diese Projektdenke: Wir sind im Projektfördermittelbereich – es muss abgrenzbar sein, ein klares Anfangsdatum haben. „Ich habe dieses Problem erkannt, und in drei Jahren habe ich dieses Problem erst mal gelöst“ – um den roten Faden der klassischen Projektdarstellung hinzukriegen. Passgenaue Angebote: Macht keine Serienbrief-Anträge. Jeder Förderer ist anders – macht passgenaue Bewerbungen. Rechtzeitig beginnen: Jeder hat ein anderes Prozedere – nicht, dass es an einer Formalität oder einer verstrichenen Frist scheitert. Und in den letzten Jahren für mich unverzichtbar: KI zu nutzen – gerade, wenn es um gut strukturierte und präzise Formulierungen geht. Das ist ein tolles, effektives Instrument auch für Zeitersparnis. Klar: Man muss drübergehen und mit gesundem Menschenverstand prüfen. Aber wenn man sich an diese Hinweise hält, kann man sich durch ein Language Model, durch eine KI, gut unterstützen lassen.
