Ich begrüße euch auch noch mal ganz recht herzlich aus dem schönen Hamburg. Wie man anhand meiner Vita vorhin schon hören konnte, bin ich im Grunde Nordlicht, viel unterwegs im Bereich Norddeutschland, wohne in Hannover, arbeite in Hamburg, komme gebürtig aus Bremen, und dann ist das Bermuda-Dreieck auch schon perfekt.
Wir fangen heute mit ein paar trockenen Themen an – tatsächlich notwendig, einfach zum besseren Verständnis –, dass wir ein paar Begriffe miteinander besprechen, dass ihr nachher auch in der Lage seid, die voneinander abzugrenzen. Zweiter Punkt ist: Warum sollte ich einen Finanzplan aufstellen? Und da kann man viel auch für sich selber ableiten, vielleicht auch aus eigenen Erfahrungen schöpfen: Warum sollte ich eben diesen Finanzplan machen? Was sollte dem Finanzplan dritt sein, vor allem guten Finanzplänen? Was ist da so dabei, vor allem welche Erläuterung muss ich da machen? Und ja, welche Anlagen, welche Anhänge sollte ich dabeifügen?
Ich habe in der Anmeldung zum Seminar auch viele Fragen zum Thema Fundraising gesehen. Fundraising ist heute nicht unser Schwerpunktthema, aber der Finanzplan ist aus meiner persönlichen Sicht und der Erfahrung der letzten Jahre einfach eine gute Voraussetzung für die Fundraising-Strategie. Denn wenn ich nicht weiß, wie viel Geld ich brauche und wann ich das Geld brauche, dann fällt es mir schwer, potenzielle Geldgeber davon zu überzeugen.
Das Thema Tipps, Tricks, Softwarelösungen ist angesprochen worden. Das runden wir dann ein bisschen ab, und am Ende ist es tatsächlich bei jeder Initiative, bei jedem Verein – abhängig auch von der Größe – sehr individuell. Und daher möchte ich euch dann ein bisschen helfen, eine eigene Checkliste zu gestalten.
Wir starten mit einem kleinen interaktiven Element. Wollen wir einfach über eine – ja – eine kurze Umfrage mit euch einmal gucken: Was bringt ihr heute an Vorkenntnissen mit? Und die Umfrage wird dann jetzt in Kürze gestartet, und ich würde euch dann bitten, eine der angebotenen Optionen zu klicken. Felix, bist du so nett?
Also wählt die Option A, wenn ihr sagt: Ich habe mit Finanz und Buchhaltung bisher nichts zu tun gehabt, für mich ist das mal gar nichts. B sind die, die schon ein bisschen Erfahrung haben: Ich möchte mich einfach weiterentwickeln, ich habe schon meine ersten Schritte gemacht. C sind eigentlich die, die sagen: Ja, tägliche Arbeit, ich bin absoluter Experte, aber ich möchte mich öffnen und kann immer was dazunehmen. Ja, und die, die sagen: Okay, für mich ist vor allem dieses Thema Tipp oder Empfehlung am Ende das Relevante.
So, wir können heute sehen, der Schwerpunkt liegt tatsächlich auf den Beginnern und Intermediates, wie man im Englischen sagt. Also tatsächlich viele, die einfach sagen: Okay, ich habe erste Vorkenntnisse oder eben ich habe mich noch nicht so viel mit Finanzen beschäftigt und möchte das heute vertiefen. Experten sind auch dabei, aber heute mit – ja – knapp einem Viertel sozusagen. Ja, ich möchte jetzt nicht meinen: in der Minderheit, aber zumindest der kleinere Anteil.
Ja, dann lasst uns starten mit so leichten Begriffserklärungen. Ich nehme gerne die Steuerung einmal wieder zurück, und wir haben erst mal die klassischen Begriffserklärungen. Wir gucken einmal auf die Buchhaltung. Unsere Buchhaltung ist im Grunde ein Oberbegriff, der sehr unterschiedlich verwendet wird. Buchhaltung als solches – aus dem Gesetz her, aus der, aus dem Blick eines Finanzbuchhalters oder eben auch eines Steuerberaters, kann man hier nachlesen – ist eben einfach die Aufzeichnung all der Dinge, die gegeben sind. Und das, was gerne verschluckt wird, ist der letzte Teil: anhand oder aufgrund von Belegen. Jede Buchung benötigt einen Beleg – das ist der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Und das bitte als wichtigen Merksatz bei sich abspeichern.
Die Bilanz – auch unter B heute tatsächlich – ist eine Gegenüberstellung, und zwar Einnahmen und Ausgaben sowie Vermögen und Schulden. Nicht alle, auch nicht alle Vereine, müssen eine Bilanz aufstellen, sondern das machen in der Regel größere Unternehmungen wie z. B. eine GmbH, eben auch die gemeinnützige GmbH. Und das ist auch noch mal wichtig, einfach zu wissen: Okay, nicht jeder muss eine Bilanz machen. Wie kann ich eine Bilanz von anderen Dingen unterscheiden, z. B. Gewinn- und Verlustrechnung? Die ist eben die etwas kleinere Variante davon und wird anstatt einer Bilanz aufgesetzt, ist auch ein formaler Akt und ist eben am Ende nur eine Einnahmen- und Überschussrechnung. Dort finden sich deutlich weniger Informationen drin als tatsächlich in einer Bilanz.
Am Ende gibt es für verschiedene Dinge im Leben eine Steuererklärung, so auch dann für z. B. Unternehmen oder Vereine, sofern sie eine Bilanz oder Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen müssen. Und das, was eben unter diesem Strich rauskommt – sowohl bei der Bilanz als auch bei der Gewinn- und Verlustrechnung –, wird in der Steuererklärung eben entsprechend angegeben. Es gibt viele weitere Steuererklärungen, also z. B. eine Umsatzsteuererklärung. Es gibt Steuererklärungen für das Eigenheim, nämlich für die Grundbesitzabgaben. All das sind Steuererklärungen. Wir hier im heutigen Kontext reden in der Regel über die, die sich aus einer Bilanz oder einer Gewinn- und Verlustrechnung ergibt.
So, die verschiedenen Elemente im Bereich Finanzen habe ich so ein bisschen geklustert, und den Fokus legen wir heute auf das Thema Finanzplan. Wir haben dann weitere Elemente, üblicherweise in Vereinen, aber auch in Firmen natürlich, die mit der Zahlungsabwicklung zu tun haben. Also: Ich muss irgendwie Online-Banking machen mit einer Software oder einer App. Ich habe Tagesgeschäft abzuwickeln, Fragen zu dem Thema meiner Buchung auf dem Konto – vielleicht früher klassisch Kontoauszug, heute alles online. Buchhaltung – habe ich eben schon mal ein bisschen was zugesagt, hier noch mal ein bisschen vertiefend – und das wird eben in der Regel gemacht mit einer entsprechenden Software vom Steuerberater. In der Regel macht man das einmal monatlich. Habe ich sehr, sehr wenig Buchungen, kann es auch vierteljährlich, halbjährlich oder notfalls auch einmal im Jahr nur gemacht werden.
Heute wollen wir uns, wie gesagt, ausschließlich oder nahezu ausschließlich mit dem Thema Finanzplan auseinandersetzen. Daher schon mal vorab: Der Finanzplan ist ein KE-S-Instrument. Er dient also nur den Personen, die beteiligt sind. Üblicherweise teile ich den nicht mit außenstehenden Personen – wenn, dann nur in Auszügen. Es gibt dafür eben dann auch kein festes Format, sondern ich kann ihn anpassen an die Dinge, die ich brauche. Ich kann ihn für verschiedene Zwecke einsetzen – das werden wir nachher noch vertiefen – und ich habe in der Regel eine Trennung nach kurz-, mittel- und langfristigen Finanzplänen oder zumindest Daten, die da drin getrennt sind.
Ihr seht oben, wir haben hier bei den Elementen Seite 1 von 2 oder Folie 1 von 2. Es kommen noch weitere Elemente dazu, und zwar gibt es weitere Dinge, und das z. B. ist Bereich Controlling, was dann auch eher nach intern gerichtet ist und dann eine Überprüfung dessen ist, was ich geplant habe. Das heißt, jede Planung kann ich mit einem Controlling dann später irgendwann überprüfen. Vielleicht vorabgenommen: Es ist nicht Sinn und Weg, immer hundertprozentig das Ziel zu treffen, sondern einfach zu gucken: Was ist jetzt passiert? Ist diese Entwicklung für uns adäquat, ist die gut, oder geht sie in eine falsche Richtung? Und dann kann ich entsprechend gegensteuern.
Wir haben den Begriff des Abschlusses oder Testats. Ich habe gesetzt: Das ist ein formaler Akt, und dazu sind auch nur bestimmte Personen berechtigt. Das sind in Deutschland Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder vereidigte Buchprüfer. Nur die dürfen so ein Testat abgeben. Man hat das ab und zu vielleicht mal aus der Presse gehört. Gerade ist Wirecard noch mal wieder so ein bisschen aufgewärmt worden in der Presse aufgrund von entsprechenden Gerichtsverfahren, die gerade laufen. Und dort sind eben unter anderem diese Wirtschaftsprüfer auch in der Kritik, weil sie ein entsprechendes Testat abgegeben haben, obwohl sie eben vielleicht Hinweise darauf hatten, dass die Daten unrichtig waren oder eben – ja – zumindest Zweifel daran hatten. Das Testat bezieht sich auf eine Bilanz und/oder die Gewinn- und Verlustrechnung, je nachdem, was ich eben gemacht habe, und bestätigt am Ende, dass das Ganze nach den gesetzlichen Vorschriften durchgeführt wurde.
So, darüber hinaus gibt es dann gelegentlich Buchprüfungen. Die finden nachgelagert statt und können durch verschiedene Bereiche stattfinden. Die können z. B. stattfinden in Bezug auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die können aber auch stattfinden wirklich durch das Finanzamt. Und das ist dann im Zweifel auch eine sogenannte Betriebsprüfung. Die können durch die Behörden angekündigt werden, müssen sie aber nicht. Rein statistisch gesehen wird man als kleines Unternehmen, als Verein, relativ selten damit konfrontiert. Ich habe das mal so ein bisschen nachgegoogelt: Die Statistik liegt bei rund alle 50 Jahre nach meiner Kenntnis für kleine Unternehmen. Also es ist relativ selten, dass man im Bereich von ehrenamtlichen Tätigkeiten oder Vereinen, gGmbHs, damit konfrontiert wird. Größere Unternehmen, wie eben mein Arbeitgeber, die Deutsche Bank AG, die werden eben sehr regelmäßig geprüft, weil es eben umfangreiche Dinge gibt, es auch um größere Summen geht und es eben entsprechend auch Auswirkungen auf die Gesellschaft hat.
So, das als kleiner trockener Einflug, und dann gehen wir ein bisschen weiter ins Eingemachte und schauen mal, was denn so die Praxis sagt. Also: Übersicht Einnahmen und Ausgaben kann ich eben vorausplanen, und das mache ich in Form eines – ja – Finanzplans. Man kann auch Haushaltsbuch dazu sagen. Und das kann ich im Privaten anfangen und einfach mal: Was wird mich der nächste Urlaub kosten? Vielleicht habt ihr mal ein Auto gekauft oder ein Motorrad oder irgendwie eine andere Anschaffung gemacht und das einfach mal vorausgeplant. Damit fängt es an. Das ist klassisch der Beginn eines Finanzplans.
Wenn ich ein bisschen größer denke oder weiter vorausgucke, dann habe ich vielleicht Investitionen vor. Als Verein könnte das eben z. B. die Anschaffung von ein oder mehreren Autos sein, kann aber auch im Kleineren sein – die Anschaffung von Computern, genannt Investitionen. Und dafür stellt sich eben die Frage: Wann brauche ich wie viel Geld, wie viel Kapital? Dafür kommt natürlich auch die Frage: Wo kommt das her? Und das durchzieht sich eigentlich für alle Formen identisch – sowohl für Privatpersonen als auch für Vereine und Firmen. Nur die Frage ist eben: Was passiert, wenn ich das nicht habe? Beispiel: Ich plane meinen privaten Urlaub und stelle fest, der ist teurer, als ich mir leisten kann. Dann mache ich diesen Urlaub vielleicht nicht, plane um, mache einen anderen. Führe ich ein Unternehmen, habe viele Mitarbeiter und stelle fest: Oh, das, was ich in den nächsten sechs Monaten an Gehältern zahlen muss, ist mehr, als wir vielleicht als Unternehmen zur Verfügung haben, dann habe ich schon andere Herausforderungen.
Noch einmal zusammengefasst: Das Ganze wird oft als Finanzen bezeichnet und ist eigentlich ein wirklicher Oberbegriff. Und von daher muss man immer genau trennen, worüber redet man jetzt? Möchte man über eine Buchhaltung reden, möchte man über Controlling reden, oder möchte man – so wie wir heute – über Finanzplanung reden? Die Folgen eines nicht vorhandenen oder schlechten Finanzplans sind im einfachsten Fall: Ich kann etwas nicht tun – siehe Beispiel für den Urlaub, dann fahre ich einfach nicht. Habe ich ein kleines Unternehmen, kann es eben heißen: Okay, wir können vielleicht den Computer, den Firmenwagen, eben nicht austauschen, wir können uns das derzeit nicht leisten, sondern müssen das eben später machen. Aber wenn größere Dinge betroffen sind oder ich z. B. die Löhne und Gehälter nicht mehr zahlen kann, dann wird es schon schwieriger. Denn ich muss schlimmstenfalls – ja – schrumpfen, Mitarbeiter entlassen, Verträge von zeitlich Begrenzten nicht mehr verlängern oder eben eine Insolvenz anmelden.
So, einmal durchatmen, und jetzt kommt der Einstieg in ein paar Zahlen. Ich habe hier mal den Finanzplan der Initiative Alpha hingelegt und habe bewusst hier schon mal so ein paar Bubbles gemacht, über die man nachdenken kann. Es ist eben so: Zahlen sind immer geduldig, und ohne entsprechende Erläuterung werde ich oft nicht darauf kommen, um zu erkennen, was denn hier los ist. Wir gucken z. B. mal auf diese Zeile hier: die sonstigen Einnahmen. Wir haben hier oben die Jahresbetrachtung Januar bis Dezember und hier vorne: Worum geht es? Und da sehen wir hier: Die sonstigen Einnahmen finden eben durchgängig statt, immer ziemlich konstant mit 500 €, und dann passiert hier im Sommer, Juli/August, nichts, und dann haben wir wieder die 500 €. Das kann man also sehen. Aber was ist passiert? Und genau das ist das Entscheidende und auch das, was mich persönlich immer reizt, wenn man über Finanzen und Finanzpläne redet: nicht nur die Zahlen dahinschreiben, sondern auch sagen: Warum? Was ist da passiert? Also beispielsweise handelt es sich hier um eine Initiative, die einfach in den Sommerferien keinen Betrieb aufsetzt, weil vielleicht die Kinder, mit denen sie arbeiten, im Urlaub sind, oder weil sie an den Schulen Vorträge geben, für die sie Einnahmen bekommen, und eben dann in den Ferienmonaten geschlossen haben. Ja, das könnte durchaus sein, dass das in den Herbst-/Winterferien dann auch noch mal auftaucht, und daher sind hier einfach Erläuterungen notwendig, um das zu haben.
Wenn wir uns parallel die Zeile angucken: Weitere Ausgaben für Ehrenamtliche, dann haben wir hier Ausgaben, und zwar in Höhe von 50 € in den Monaten, und auch hier habe ich im Sommerloch tatsächlich null. Könnte also korrelieren mit der Zahl meiner Einnahmen da oben. Auch hier gilt: Wenn ich das nicht weiß, sind es schlicht und einfach Mutmaßungen, und darum geht’s eben auch beim Finanzplan: aufschreiben, gucken, überlegen und das für andere im Verein, in der Initiative transparent machen.
Wir haben hier eine Spalte mit Umsätzen. Umsätze könnten regelmäßige Einnahmen sein, die ich generiere aus dem Verkauf von gewissen Dingen, und der ist durchaus permanent null – mit Ausnahme: Hier ist ein bisschen überlappt, im Dezember, da steht da eine Zahl von 2.000. Wie könnte so was zum Tragen kommen? Das könnte z. B. sein, dass ich einmal im Jahr – warum auch immer – mit meiner Initiative mich beteilige an einem Flohmarkt, an einem Weihnachtsbasar und dort eben Kaffee, Kuchen ausgebe, Bratwürste auf den Grill lege oder wirklich vielleicht Dinge verkaufe, die das Jahr über gebastelt wurden. Und daher habe ich Umsätze/Einnahmen in Höhe von 2.000 €. Auch das kann man aus einer nackten Tabelle nicht erkennen und ist daher zwingend notwendig, dass man solche Dinge transparent macht und eben aufschreibt.
Jetzt habe ich mir diese Tabelle angeguckt, habe mich damit auseinandergesetzt, habe vielleicht auch ein paar Fragen notiert an die Initiative Alpha, und die wichtigste Frage für mich ist eben dann am Ende des Tages: Ja, wie sieht das denn eigentlich mit dem Bankkonto aus? Denn ich sehe, hier unten gibt es ein Ergebnis, und das Ergebnis ist über die Monate hinweg immer negativ. Haben die also genügend Geld auf dem Konto, und wie läuft das denn? Wir sehen hier im letzten Monat, im Dezember, haben wir einen Überschuss. Der ergibt sich sicherlich eben aus hier den größeren Umsätzen im Dezember. Aber wie finanziert die sich? Habe ich hier aus der privaten Schatulle Geld genommen, was einmal – ja – vorausgelegt wurde durch jemanden und dann eben immer wieder neu erfasst werden muss? Oder gab es eben mal Spenden auf einem Sockel, von dem man leben kann? Und all das sind Dinge, die man in einen Finanzplan, in die Betrachtung, miteinbezieht.
Ein Beispiel ist schön, zwei Beispiele sind besser. Und darum folgt auf Alpha jetzt Beta, und ich habe hier eine andere Darstellung gewählt, nämlich eine über verschiedene Jahre hinweg. So, wir haben jetzt hier mal beginnend ab dem Jahr 2022 bis 2025. Und wir haben hier auch verschiedene Beträge, und die gucken wir uns einfach mal an. Z. B. 5.000 € im Jahr 2022 und in den darauffolgenden Jahren nur noch ein geringeres Spendenaufkommen. Was kann passiert sein? Möglicherweise gab es irgendwie eine Kommunikation, gab es Zeitungsartikel, gab es Werbeberichte, hat man einen Preis gewonnen und dann – ja – irgendwie durch mediale Aufmerksamkeit zusätzliches Geld generieren können.
Hier oben – oder da drunter besser gesagt – haben wir dann die Zeile öffentliche Mittel. Da sehe ich: Ich habe drei Jahre jeweils einen konstanten Betrag von 20.000, und dann im Jahr 2025 keinen Betrag mehr drin. Das ist natürlich ein relativ signifikanter Betrag, wenn man sich die Zahlen anguckt, und eben bei der Vorausplanung wichtig zu betrachten. Wenn ich also z. B. Gehälter hätte oder Ausgaben für Ehrenamtliche, wie hier angegeben mit 10.000 im Jahr, muss ich die ja auch noch im Jahr 2025 zahlen. Und wenn ich eben diese öffentlichen Mittel nicht kompensieren kann, werde ich ansonsten in 2025 nicht mehr in der Lage sein, die Verpflichteten zu bezahlen. Das ist Planung: das vorauszusehen und nicht eben vielleicht erst im Oktober ‘24 festzustellen, dass das nicht hinhaut.
Auch über die Jahre gibt’s hier weitere Dinge wie z. B. einen leichten Anstieg der Fixkosten. Das kann durchaus einfach eine geplante Inflation sein, denn das Gespenst Inflation hat uns jetzt die letzten Jahre ein bisschen beschäftigt. Üblicherweise hatten wir ja eine relativ konstante, niedrige Inflation in Europa und damit auch in Deutschland. In den letzten Jahren hatten wir dann eben etwas erhöhte Inflation, auch Folge des Ukrainekriegs unter anderem, sodass es durchaus Sinn macht, immer auf Beträge, mit denen man plant, auch einen leichten Aufschlag draufzurechnen – und wenn es nur ein Puffer ist, den man bestenfalls später nicht mehr braucht.
Gucken wir uns die Spalte Material-/Sachkosten an. Auch hier durchschnittliche Beträge 300 €, und normal in 2025 schlägt das da einmal zu Buche mit einem Betrag von 5.000 €. Was könnte da passiert sein? Wenn wir jetzt hier einmal draufgucken: Es sind drei Jahre, wir sind dann im vierten Jahr. Klassisch könnten das Computer z. B. sein, die dann einfach – ja – ihr Alter erreicht haben, und man plant – wir sind in einer Planung –, die im Jahr 2025 dann auszutauschen.
Ihr seht hier ein paar weitere Fragen, aber ich glaub, so als Einstieg in das Thema „Warum Finanzplan?“ und „Welche Fragen kann er aufwerfen, kann er beantworten?“ sind damit gegeben.
Kommen wir zum Eingemachten: zum Inhalt eines Finanzplans. Und dort ist eben – wie eben in der Tabelle schon gesehen – immer das Thema Einnahmen drin. Und dazu gehört eben auch eine Unterteilung: Aus welchen Bereichen kommen die Einnahmen? Und eben vor allem – da kommen wir dann gleich noch unten drunter bei der Erläuterung – wo kommen die Einnahmen her? Sind die stabil? Ein Beispiel: Ich habe Spenden und habe 100 Spender, die mir jeden Monat 10 € zukommen lassen. Dann kann es mir durchaus passieren, dass 1, 2, 3, 4 Spender wegbrechen. Kann auch sein, dass zehn dazukommen. Aber ich habe eine relativ verlässliche Zahl, mit der ich kalkulieren kann. Habe ich fünf Spender à 1.000 €, ist das Risiko, wenn mir einer dieser Spender wegbricht und sagt: „Ich kann diese 1.000 € nicht mehr spenden“, schon größer, weil dann fällt mir ein relativ signifikanter Betrag weg, nämlich von 1.000 €.
So, wo ich Einnahmen habe, brauche ich auch Ausgaben. Und auch da gilt eben: so genau wie möglich, so detailliert wie nötig. Und – ich habe es erläutert – das Thema Liquidität. Also: Wenn ich feststelle, ich habe relativ hohe Ausgaben am Jahresanfang und meine Einnahmen kommen erst am Jahresende – denken wir an das Thema, wo möglicherweise der Weihnachtsbasar ist –, dann habe ich unter Umständen ein Liquiditätsproblem. Und dieses Liquiditätsproblem muss ich ausgleichen. Je nach Größe meiner Initiative, meines Vereins, kann das auch signifikant schwierig werden. Und um das auch noch mal eindeutig zu sagen: Für Unternehmen ist ein Liquiditätsproblem ein Grund, Insolvenz anzumelden. Wenn ich also davon absehen kann, dass ich in Kürze meine Schulden nicht mehr bezahlen kann oder meine Ausgaben, muss ich Insolvenz anmelden – auch wenn ich weiß, ich bekomme am Ende des Jahres Gelder rein. Ich werde dann natürlich alles tun, diese Zwischenzeit zu finanzieren und mit Banken darüber zu sprechen. Aber z. B. gemeinnützige Vereine werden in der Regel keinen Bankkredit bekommen. Und ist es denn eben möglich, dass das ausgeglichen wird – z. B. durch Spender, die es dann zurückbekommen, oder eben durch den Vereinsvorstand? Dafür braucht man Ideen.
So, und wie schon mehrfach erläutert, sind Erläuterungen das Wichtigste. Ich brauche eben irgendwie Text. Das kann stichwortartig sein, das kann ein Fließtext sein, der sagt: „Okay, warum habe ich hier Abweichungen, was ist passiert, warum habe ich hier Ausnahmen – ‘23/’24 habe, ‘25 nicht und ‘26 wieder? Möchte ich gerne wissen: Was ist in ‘25 passiert?“ Z. B. werden die Coronajahre von 2020 bis 2022 uns in fünf, sechs, sieben Jahren nicht mehr geläufig sein. Ich brauche Notizen, meine Unterlage: Was ist in diesen Jahren passiert? Warum hatten wir gewisse Dellen? Warum sind gewisse Dinge so, wie sie sind? Und das sollte ich eben entsprechend auch dokumentieren.
In einer Schätzung, in einem Plan, ist es durchaus in Ordnung, mit Schätzungen zu arbeiten, und Schätzungen sollte ich eben plausibilisieren. Das kann ich auch mit mehreren Personen machen. Plausibilisieren oder schätzen – habe ich eben angedeutet, z. B. bei Spenden. Wenn ich einige Jahre aktiv bin und durchschnittlich so und so viel Spendenaufkommen hatte, dann habe ich irgendwann die Erfahrung, kann sagen: „Okay, diese Schätzung ist durchaus realistisch“, und damit kann ich arbeiten. Auch kann ich sagen: Ich versuche es mit Referenzzahlen. Also: Ich habe einen Verein, der sich auf mehrere Standorte neu gründet und dort jeweils als eigenständiger Verein arbeitet. Dann habe ich vielleicht Zahlen aus der Region, aus der ich gestartet bin. Also das, was in Hamburg irgendwie funktioniert hat und an Zahlen der ersten Wochen/Monate sich entwickelt hat, kann ich eben vielleicht auf München übertragen. Ob ich das Gleiche auf eine Kleinstadt wie vielleicht Bielefeld oder Minden übertragen kann, wäre ich dann eben schon wieder am Zweifeln, weil diese Städte eben unterschiedlich sind. Das heißt, auch da müsste ich sagen, warum ich glaube, dass diese Zahlen realistisch sind. Und das Ganze ist und bleibt euer Ding: wie gut ihr das einschätzen könnt, wie sehr ihr diese Schätzung auch mit anderen Menschen plausibilisieren könnt. Ihr wollt, dass ihr möglichst gut liegt mit eurem Finanzplan, aber es wird erst mal noch nichts final passieren, wenn ihr nicht ganz richtig seid. Man kann den Plan später anpassen, aber man sollte das nach bestem Wissen und Gewissen machen.
Das hier ist übrigens das Gleiche, was in einer Bilanz passiert. Eine Bilanz macht das Ganze nur rückwärts betrachtet, stellt also fest: Was ist dann wirklich passiert? Und da bin ich dann relativ schnell bei so einem Begriff wie Controlling: Das, was ich geplant habe, wird in der Bilanz festgestellt, und dann kann ich die Abweichungen nehmen und herleiten.
Wir haben hier noch mal ein paar Beispiele, die wir durchgehen können. Einnahmen könnten eben sein: die Einnahme eines Sommerfestes; ich führe Workshops durch an Schulen, bekomme dafür von der Schulbehörde entsprechend Geld; ich habe Spender aus Unternehmen; ich habe private Spenden; ich habe regelmäßige Spender, auch vielleicht so was wie Patenspenden; ich habe eine Förderung erhalten durch – ja – ein Programm, in dem wir teilgenommen haben; oder ich habe auf einer Preisverleihung einen gewonnenen Betrag.
Ausgaben – hier auch beispielhaft, ich glaube, die sind den meisten geläufig: IT-Geräte; Miete für angemietete Räumlichkeiten; aber auch Kosten für eine Website, für Telefon, gegebenenfalls für Internetprogramme zu zahlen; Ehrenamtspauschalen, wenn sie vereinbart sind oder man sie anbietet; und eben entsprechend Reisekosten für meine – ja – gegebenenfalls festangestellten Mitarbeiter oder auch die Ehrenamtlichen.
Bei der Liquidität sind es Kontostände bei den Banken, natürlich auch Kassenbestände, ja, aber auch konkret geplante Ausgaben. Also: Wenn ich weiß, ich bekomme nächsten Monat eine Lieferung von drei neuen Computern, dann weiß ich, was die kosten werden. Da weiß ich dann sogar schon relativ konkret. Auch mit zugesagten Spenden kann ich arbeiten. Auch wenn ich weiß, ich habe einen Preis bekommen und bekomme den nächsten Monat verliehen und weiß: dann, noch einen Monat später, bekomme ich dann das Preisgeld. Auch das sind Dinge, die ich konkret habe und in meine Liquidität im Finanzplan natürlich entsprechend berücksichtigen kann.
Und dann – ich habe es mehrfach angedeutet – meine Erläuterungen: Hinter Position A verbirgt sich im Detail also „Kontostand bei der Bank soundso, auf diesem Konto werden gebucht etc. pp.“. Bei der Miete kann es z. B. Besonderheiten gegeben haben, weil der Vermieter mir einen Monat die Miete erlassen hat, weil wir einen Wasserschaden hatten und ich die Räumlichkeiten nicht nutzen konnte. Es gibt so viele Dinge, die im Alltag passieren können. Sie sind sehr individuell, aber haltet sie fest – und vor allem: versucht, bei der Planung zu berücksichtigen. Denn wenn ihr, ich sag mal, mit elf Monaten Miete gearbeitet habt und im nächsten Jahr wieder zwölf zahlen müsst, ist das ein relevanter Unterschied, nämlich eben ca. 8 % mehr. Auch wenn man z. B. mal Sondereffekte hatte wie z. B. Crowdfunding – sehr beliebt –, auch darüber kommen dann Einnahmen rein, mit denen man eben normal nicht so kalkulieren kann und die eben auch Zahlen – ja – abweichend darstellen. Sollte man das eben entsprechend aufschreiben: Es kann ja auch nur ein Teilprojekt sein. Kann sein, dass man eben einzelne Bereiche damit finanziert.
So, und ich habe es eben schon am Beispiel gegeben: alles, was eben anders war zu einem normalen Jahr – sozusagen –, ja, alles: Was waren die Herausforderungen und sind die Herausforderungen? Und das hilft dann eben bei dem Transfer dieser Gedankengänge auf das nächste Jahr. Ich hatte jetzt ein Standardjahr vielleicht, und im nächsten Jahr weiß ich schon: Irgendwas ist anders. Oder wenn ich auf drei Coronajahre zurückblicke, dann habe ich daraus eben auch meine Lehren gezogen, die ich dann im nächsten Jahr wieder geradenziehen muss und die Vor-Corona-Auswertung mache. Beispiel aus meinem Büroalltag: Wir machen jetzt gerade hier eine Auswertung von 2019 – eben dem letzten vollen Vor-Coronajahr – und vergleichen das mit den Zahlen von heute und gucken: Wo haben wir hier Unterscheidungen? Und daraus dann die nächste Planung zu initiieren.
So, jetzt werden wir sehr praxisnah, glaube ich, und für viele interessant: das Thema Fundraising und Finanzplan. Ich persönlich sage: Das gehört zwingend zusammen. Ich habe hier eine Zahl der Stifter-Organisation „STAR Social“ genommen. STAR Social ist ein – ja – ein Verein, der Projekte fördert in Form von Stipendien für Beratung, wo ich selber, wie gesagt, auch schon seit über zehn Jahren aktiv bin und der mit der DSEE eng zusammenarbeitet. Und dort äußern 70 % der sozialen Initiativen den Bedarf nach Beratung zum Thema Fundraising. Nichtsdestotrotz haben eben die meisten Initiativen angegeben, keinen konkreten Finanzplan zu haben. Da kommt als Antwort eben – oder der Vorplanung: „Wir haben gerade neu angefangen, wir haben keine Ideen, wir wissen nicht, wie wir das machen sollen.“ Und dann trefft ihr auf der rechten Seite auf mich z. B. Ich bringe das Geld. Moment: Meine Frage an euch ist: Wie viel Geld braucht ihr, und wie viel braucht ihr von mir? Wofür braucht ihr das Geld? Was macht ihr denn damit? Und vor allem: Wann braucht ihr das Geld und wie oft eigentlich? Reicht es, wenn ich euch jährlich was gebe? Und ihr sagt: „Na ja, wir hätten es gerne jedes Jahr“, und ich sage: „Ja, für dieses Jahr habe ich ja verstanden, was ihr damit macht. Aber was macht ihr nächstes und übernächstes Jahr?“ Wenn ihr diese Fragen nicht beantworten könnt, dann wird es für euch erheblich schwerer, den Spender davon zu überzeugen, euch Geld zu geben.
Es ist und bleibt so: Das sind die wichtigsten Fragen. Wann braucht ihr Geld? Wie viel Geld braucht ihr? Und wofür verwendet ihr es? Das schreibt euch auf. Und das ist auch bei jedem Gespräch anders. Manchmal hilft eben auch – ja – nicht kleckern, sondern klotzen. Gehe ich zu einem großen Unternehmen und fordere zu kleine Beträge, habe ich unter anderem Schwierigkeiten. Gehe ich zu kleinen Unternehmen und fordere zu große Beträge, habe ich vielleicht das gleiche Problem. Es muss angemessen sein für die Zielgruppe.
Bei mir persönlich heißt das, insbesondere der Beratung bei STAR Social, dann immer: Das ist für mich das Waschanlagenprinzip. Ich habe vorne etwas bestellt – heute die Premium-Glanzwäsche für 19,90 € –, dann komme ich hinten raus und das leuchtet noch mal auf, welche Leistung ich bekommen habe: Unterbodenwäsche, Felgenreinigung, Heißwachs etc. etc. etc. Und dann sage ich mir: „Okay, vorne hat man mir was versprochen, was ich bekomme, und hinten habe ich die Bestätigung erhalten, dass das auch angekommen ist.“ Genauso würde ich euch auch empfehlen, Fundraising zu betreiben.
Also die Erkenntnisse daraus: Ich brauche eine Einnahmenstrategie. Ich muss wissen: Ist mein Weg, den ich eingeschlagen habe, in der Lage, die Gelder zu erzeugen, die ich brauche – und zwar zum Termin? Und da bin ich beim Thema Finanzplan: Wann brauche ich wie viel Geld? Was habe ich vor? Ich möchte mit meiner Initiative wachsen, ich möchte auf weitere Standorte skalieren. Dafür brauche ich Geld – wann, wie viel? Dann gibt’s den Punkt Überzeugung: Traut man mir das zu, dass ich das Geld entsprechend einsetze? Dabei kann z. B. ein Spendensiegel helfen – z. B. Phineo, wenn ihr das mal gehört habt. Es gibt verschiedene andere Dinge, die Überzeugung geben können, aber entsprechende Siegel sind – Deutschland sind wir ja oft so, dass wir sagen: „Wir brauchen irgendwie einen Nachweis“ – schon hilfreich. Helfen können auch die erfolgreiche Teilnahme an bestimmten Wettbewerben, kann durchaus helfen, entsprechende Überzeugung herzustellen. Eine Galionsfigur, ein bekannter Förderer, jemand, den man als – ja – Gesicht des Vereins oder der Organisation einsetzen kann, der Vertrauen mit sich bringt, kann hier ebenfalls helfen.
So, der letzte Punkt, der ist entscheidend wichtig, wenn man eben darauf guckt, was man an Plänen noch umsetzen möchte: Bin ich eben in der Lage, irgendwelche Ausfälle zu kompensieren? Was passiert denn, wenn gewisse Gelder mir wegbrechen? Nimm das Beispiel mit den Spenden: Ich habe fünf Spender à 1.000 € gehabt, und jetzt brechen mir zwei davon weg, und ich kriege statt 5.000 € nur 3.000 €. Bin ich dann in der Lage, noch meine Mitarbeiter, die ich eben vielleicht beschäftige, noch zu beschäftigen, oder fällt es – in Anführungszeichen – „nur“ dazu, dass ich keinen neuen Computer kaufen kann oder vielleicht eben die Ehrenamtspauschalen nicht zahlen kann – mit vielleicht dem Risiko, dass ein paar Ehrenamtliche nicht mehr dabei sind? Ganz je nachdem, wie ihr aufgestellt seid.
Und sind wir angekommen bei den Tipps und Tricks – und es sind wirklich die Basics: Fangt klein an, macht den Plan einfach, erweitert ihn immer Schritt für Schritt zu einem später komplexen Bereich. Insbesondere bei Vereinen, die wachsen, ist es eben so: Am Anfang fällt das vielleicht tatsächlich noch auf Zettel, irgendwann wird das eben nicht mehr gehen. Und von daher ist es gut, wenn man angefangen hat mit einfachen Dingen und vor allem eben immer auch dokumentiert hat: Warum hat man das so gemacht? Wie hat man das gemacht? Warum hat man das gemacht? Und wie ist man zu den Zahlen gekommen?
Wie im wirklichen Leben – und auch im Büro oder Beruf bei Vollzeitbeschäftigten, die nicht in einer Initiative tätig sind: Austausch mit Kollegen im Büro, mit anderen Initiativen, mit anderen Vereinen, mit anderen Organisationen: Wie macht ihr es? Warum macht ihr es so? Welche Erfahrung habt ihr? Eignet sich das? Kann ich mir das bei euch mal angucken? Etc.
Steuerberater habt – und die meisten werden in der Regel irgendwie darauf zurückgreifen, je nachdem, ob pro bono oder bezahlt –, der Sparringspartner Steuerberater als Sparringspartner ist immer eine gute Idee. Der kennt sich mit Finanzen aus, und vor allem bei Finanzplanung kann der eben entsprechend auch Tipps geben.
Rechts sind ein paar Fragen, die brauche ich nicht noch mal vorlesen. Übers Schätzen habe ich vorhin schon mal gesprochen. Das ist manchmal wirklich Glaskugelreiben, aber es ist eben so: Besser, ihr habt eine schlechte Schätzung, als gar keine Zahl – schlicht und einfach. Und da sind wir auch noch mal bei dem Thema: Wie gut ist der Finanzplan? Also, es ist eine Glaskugel. Und wenn ihr jetzt gerade die Presse verfolgt habt in den letzten Tagen: Die Bundesregierung hat die Wachstumsprognose für Deutschland verändert. Ja, sie haben mal einen Plan aufgestellt – ist nicht aufgegangen. Es ist Glaskugel. Ja, man kann das mit reiner Mathematik nicht lösen. Der Plan wird nie zu 100 % aufgehen. Und dann hatte ich ihn eben anzupassen. Die Erfahrung sagt: Ich werde von Jahr zu Jahr besser. Und ich habe nun einige Initiativen wirklich über einen langen, langen Zeitraum begleitet. Ich kann euch sagen: Die können das wirklich, wirklich gut mittlerweile und kommen sehr genau auf ihre Zahlen im Folgejahr.
So, Softwarelösungen – oft gefragt, auch im Vorfeld, dass das von Interesse ist. Ich persönlich empfehle jeder Initiative: Fangt tatsächlich wirklich einfach mal an mit Excel. Und – wie auch schon geschrieben – von einfach zu kompliziert. Profi-Tools für Finanzplanung, wie sie Unternehmen einsetzen, liegen ganz schnell im vier- bis fünfstelligen Eurobereich – und das einmal im Kauf und dann auch in der monatlichen/jährlichen Unterhaltung. Das wird für die meisten Initiativen schlicht und einfach zu teuer sein. Dazu kommt: Wenn ich eben mit Programmen arbeite, die sind meistens auf irgendwelche Fachbereiche spezialisiert und haben eben entsprechende Lücken. Und daher würde ich bei der Planung immer erst mal – notfalls – mit Papier, ansonsten mit Excel arbeiten. Ich persönlich arbeite einfach gerne mit so einem Kritzelstift auf dem Tablet, weißes Blatt Papier, und fang dann an. Weiß nicht, ob ihr noch Peter Zwegat kennt – der ist vor ein paar Tagen verstorben –, der war früher auf RTL und hat – ja – mit Privatpersonen Überschuldungen aufgearbeitet. Der hat Flipchart genommen, angefangen aufzuschreiben: Welche Einnahmen habt ihr? Welche Ausgaben habt ihr? Um dann festzustellen: „Oh, ihr gebt mehr aus, als bei euch reinkommt.“ Und das fängt schlicht und einfach mit dem ersten Schritt an.
So, und daher auch noch mal mein Tipp unten: Fangt ruhig an mit Haushaltsplänen für Privatpersonen, wenn ihr wirklich sehr klein seid. Es gibt ein paar Apps, die so was können. Die kosten auch oft nichts oder – eben wirklich – auf dem Handy/Tablet nur ein paar Euro. Damit kann man wirklich anfangen, wenn man damit starten will. Ja, und dann macht man Erfahrung und kann sich langsam – sagen wir mal – hocharbeiten und zum Experten werden.
In Bezug auf Buchhaltung für Initiativen sind es tatsächlich klassische Buchhaltungsprogramme. Die gibt es mittlerweile auch in der Cloud – also je nachdem, wie man aufgestellt ist, ob man einen einzigen Bürolaptop hat, mit dem man auch alles machen möchte, und auch jemand ist, der der Cloud nicht vertraut: So was geht natürlich auch. Der Trend für Buchhaltungsprogramme geht in die Cloud. Macht eben auch einfach Sinn, weil man die Daten mit anderen Personen bei Bedarf teilen kann. Steuerberater bieten oft Tools der Zusammenarbeit an. Nachteil ist – sofern man keine pro-bono-Steuerberatung hat –: Die sind oft tatsächlich sehr teuer. Excel ist hingegen für die Buchhaltung ungeeignet. Das erfüllt nicht die Anforderungen an eine Buchhaltung und an die entsprechenden Aufzeichnungspflichten und kann und sollte von daher dafür nicht verwendet werden – für die Planung sehr wohl.
Wie komme ich jetzt zu meiner persönlichen Softwareempfehlung? Also: einmal gucken – wer soll das Tool benutzen, wann und wo? Also cloudbasiert oder eben vor Ort? Muss ich eine Interaktion haben mit dem Steuerberater oder anderen Personen? Wie komplex sind meine Anforderungen – einfach, mittel, komplex, sehr komplex? Also, das fällt immer schwer, dort den richtigen Reiter zu bekommen. Jeder Verein mit der Größenordnung bis vielleicht 200–300 Mitglieder wird bei mir erst mal in „einfach“ fallen, außer er arbeitet aus irgendwelchen Gründen mit extrem hohen Beträgen. „Mittel“ und „komplex“ wird es dann, wenn die Anzahl meiner Mitglieder, meiner Ehrenamtlichen, extrem steigt. Beispielsweise hatte ich mal die Pfadfinder – das waren 3.000 Pfadfinder, die zu verwalten waren. Da befinde ich mich dann schon eher bei „mittel bis komplex“ in meiner Organisation. Und wenn ich eben an ganz große Organisationen denke, die vielleicht sehr, sehr viele Ehrenamtliche haben – im Bereich mehrere Tausend – und die auch nicht nur vor Ort sind, sondern eben bundesweit verteilt, so wie z. B. ArbeiterKind, dann bin ich mittlerweile in sehr komplexen Strukturen, habe auch mit sechs- oder siebenstelligen Beträgen zu hantieren und bin dann eben bei sehr komplexen Anforderungen, die im Grunde genauso sind wie die von Unternehmen oder Unternehmungen.
Ich sollte die Frage stellen: Brauche ich eine Mitgliederverwaltung in meiner Unterlage? Also: Habe ich wenig wirkliche Mitglieder, brauch’ ich das in der Regel nicht. Bin ich vielleicht – so vergleichbar mit den Pfadfindern – muss ich eben viele Adressen verwalten, dann brauche ich eben vielleicht auch ein Tool, das mir eine Mitgliederverwaltung anbietet, solche Dinge zu machen. Entsprechend die Frage: Werden wir Lastschriften einziehen? Wollen wir Lastschriften einziehen? Das können sowohl Spenden sein als auch Mitgliedsbeiträge oder Beiträge von Fördermitgliedern. Dann sollte ich ein System haben, das mir diese Lastschriften auch erstellen kann, damit ich sie dann mit einem Bankprogramm oder eben aus dieser Software direkt an die Bank übertragen kann.
So, darunter stellt sich immer die Systemfrage: Bin ich – oder sind wir – auf den gleichen Plattformen unterwegs? Gerade in sozialen Initiativen ist es „Bring your own device“ – jeder arbeitet vielleicht mit seinem eigenen –, und dann habe ich den einen mit einem Tablet von Apple, den nächsten mit einem Windows-Computer und wiederum einen dabei mit MacBook etc. pp. Und darauf sollte ich dann meine Lösung entsprechend anpassen. Kaufen oder mieten – ganz klare Frage: Guckt immer danach, ob es pro bono etwas gibt. Viele Organisationen bieten zumindest vergünstigte Preise an für gemeinnützige Organisationen. Da würde ich immer drauf schauen.
Ja, und all das rundet für mich das Ganze ab, um mit einer eigenen Checkliste auf die Reise zu gehen und mich dem Thema Finanzplanung und dem Aufsetzen – ja – kleiner buchhalterischer Strukturen, wie ich sie in einem kleinen Verein eben brauche, zu widmen.
