Neue, aktive Mitglieder für euren Verein zu gewinnen, ist ein großer Schritt. Nun gilt es, diese in eure Organisation aufzunehmen und einen guten, wertschätzenden Einstieg ins Ehrenamt zu ermöglichen. Dabei spielt die richtige Kommunikation, aber auch die eigene Haltung eine wichtige Rolle. Wie ihr neue Ehrenamtliche zur Mitgestaltung motiviert und einen guten Start ermöglicht, zeigen wir dir in diesem Video.
Aufgezeichnet am: 14.11.2023
Vielen Dank, Anna Katarina. Ich freue mich auch sehr, hier zu sein heute und euch in den nächsten, in der nächsten Dreiviertelstunde, nächsten 40 Minuten genau zu diesem Thema einige Gedanken und Ideen mit auf den Weg zu geben. Weil ich denke, das ist wahnsinnig wertvoll, was tut, wenn ihr im Ehrenamt engagiert seid, wenn ihr ehrenamtlich engagiert, und genau für ein für ein lang nachhaltiges und langfristiges Engagement ist es natürlich wahnsinnig wertvoll und wichtig, Menschen, die sich auch engagieren wollen, gut einzubinden und auch erfolgreich einzubinden. Daher denke ich, ist dieses Thema wahnsinnig wertvoll für die Arbeit in ähm gemeinnützigen oder ehrenamtlichen Organisationen.
Genau, wie werde ich die nächsten Minuten mit euch gestalten. Ich würde euch gerne erstmal ein paar einleitende Worte erzählen. Möchte ich einladen, mal die Zielgruppe kennenzulernen, also sprich die Menschen, die sich bei euch neu engagieren wollen oder die jetzt da sind und eingebunden werden wollen. Was sind das für Menschen, wie ticken die vielleicht. Dann werde ich euch zeigen, dass die Gewinnung von Engagierten ein Prozess ist, der in vier Phasen gut aufgeteilt werden kann. Diese einzelnen Phasen werde ich euch vorstellen. Und dann wird der größte Teil des Vortrages darum gehen, wie kann professionelles Onboarding im Verein passieren. Da das in vielen Vereinen noch gar nicht in der Form genutzt wird, wie es möglich ist, kann es da sehr wertvolle Ideen oder Gedanken dazu geben. Dann werde ich noch kurz darauf eingehen, wie Engagierte auch in Leitungspositionen oder auch in die Vorstandsarbeit vielleicht integriert werden können. Das ist ein leidliches Thema. Die Menschen wollen sich nicht mehr an solche Positionen wagen und haben keine Lust auf Vorstandsarbeit, finden es eher öde. Wie kann es gelingen, Menschen da auch dafür zu gewinnen. Und zu guter Letzt die Frage, wie fange ich an, also wie könnt ihr starten, was wären mögliche Schritte, um damit zu beginnen.
Genau, zuallererst einmal herzlichen Glückwunsch, dass ihr neue Engagierte gefunden habt, die sich in eurem Verein engagieren wollen, dass sie sich einbringen wollen. Doch wie kann es gelingen, den neuen Engagierten einen guten Start zu ermöglichen, dass sie wirklich gut ankommen, dass sie dort gern mitgestalten und ähm wollen und ein Umfeld kennenlernen, in dem sie sich auch langfristig engagieren wollen. Wichtig ist, dass ich euch verschiedene Möglichkeiten zeige, verschiedene Ideen mit auf den Weg gebe. Zugleich weiß ich, dass die Ressourcen im Ehrenamt oft sehr begrenzt sind. Demnach schaut, was ihr euch daraus mitnehmen könnt, also was euch dient, was in eurer Organisation, eurem Verein hilfreich ist. Setzt lieber kleine Dinge um und geht kleine Schritte, also eher als gar keine, aufgrund der vielen, vielen Möglichkeiten, die es da gibt. Also schaut, was ist für eure Organisation stimmig, was passt da. Und zugleich weiß ich auch, dass eine sehr heterogene Teilnehmerschaft heute hier ist, so Menschen aus verschiedensten Kontexten, aus verschiedensten Organisationen, aus verschiedensten Vereinen. Also es gibt Ehrenamtliche aus kleinen Vereinen, die hier sind, aber auch hauptamtliche Akteure aus eher größeren Organisationen. Demnach hoffe ich, dass ihr euch das mitnehmt, was ihr gerne ausprobieren wollt und was letztendlich eurer Organisation entspricht.
Zu Beginn lohnt es sich, wenn man sich dem Thema widmet, wie kann es eigentlich gelingen, neue engagierte Menschen im Verein zu integrieren, sich selbst mal die Frage zu stellen: Warum engagiere ich mich dann eigentlich in unserem Verein? Ähm, oder warum engagiere ich mich in der Organisation, für die ich heute hier in diesem Workshop oder diesem Vortrag bin? Ich würde euch bitten, stellt euch doch mal diese Frage und gebt doch mal die Antworten in den Chat, damit wir mal eine Idee bekommen, was sind denn eigentlich eure Motivationsgründe, warum engagiert ihr euch denn eigentlich.
Es kommt, ich lese mal ein bisschen vor, was ich hier so sehen kann. Es kommt viel Gutes zurück. Kontakte sammeln, also es geht darum, viele Menschen kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen. Gutes für Kinder zu tun, weil andere es nicht tun. Genau, hilft bestimmten Zielgruppen, z. B. Schülerinnen und Schülern. Etwas für den Natur- und Umweltschutz tun. Gegenwart gestalten und Zukunft ermöglichen. Spaß an der Arbeit, ein tolles Team, ganz wichtiger Punkt. Das geht ganz schön schnell, es fällt mir echt schwer zu lesen. Genau, Inklusion leben und voranbringen. Spaß, ganz wichtiges Thema. Freunde treffen und gleichzeitig etwas für den Natur- und Umweltschutz tun. Genau, also es gibt ganz unterschiedliche Motivationsgründe. Und wenn ihr neue Menschen integrieren wollt, haben die möglicherweise ähnliche Motivationsgründe wie ihr. Demnach könnt ihr euch immer wieder diese Frage stellen: Was motiviert mich vielleicht und was könnte die anderen auch motivieren? Was darf ich dabei beachten, wenn ich Menschen in unsere Organisation aufnehme, wenn ich sie einbinde?
Eine weitere Frage, die ich euch bitte, euch mal zu stellen, ist die: Was hat mir denn selbst beim Einstieg in das Ehrenamt bzw. in den Verein geholfen? Also wenn ihr euch so zurückerinnert, wie ihr begonnen habt, was hat euch denn da unterstützt, also was war für euch da total hilfreich gewesen? Schreibt es bitte auch gerne in den Chat, teilt es gern. Die Wertschätzung, die sich Freiheit, zunächst nur mit wenig Zeit einsteigen zu können, Ermutigung, Orientierung, feste Ansprechpersonen, Mentoren aus der Organisation. Genau, klare Struktur, eine gute Aufnahme in die Gruppe, Willkommenskultur, Wertschätzung, familiäre Atmosphäre, wenn gut erklärt wird, neue Leute kennenlernen, Ansprechpersonen, einfache Kommunikation, Stammtisch, direkte Gespräche. Ja, großartig. Genau, das sind letztendlich alles Dinge und Themen, die natürlich auch für die Menschen, die neu in eine Organisation kommen, auch einen guten Einstieg ermöglichen können.
Genau, dann hatte ich euch eingeladen, mal zu schauen, was sind es eigentlich für Menschen, die sich da im Verein engagieren wollen. Was sind das denn für Menschen? Es gibt Studien, die zeigen, dass sich in erster Linie oder dass sich vor allem junge Menschen und Menschen, die gerade in den beruflichen Ruhestand gehen, besonders häufig engagieren. Doch stellt sich die Frage, wie ticken diese Menschen, was ist ihnen vielleicht wichtig, was motiviert sie? Und da gibt es möglicherweise unterschiedliche Motivationen. Also es gibt unterschiedliche Generationen, die möglicherweise unterschiedliche Motivationen oder auch Werte mit sich bringen, die auch im Ehrenamt eine Rolle spielen dürfen. Zum Beispiel habe ich euch hier die jungen Engagierten aufgeführt. Die jungen Menschen, die sich immer häufiger in Vereinen oder in Organisationen engagieren, zum Beispiel die Generation Y, die von 1981 bis 1999 geboren sind, bringen in erster Linie Werte mit wie Gesundheit, Zuverlässigkeit, Familie, Freiheit und Gerechtigkeit. Also Werte, die für diese Generation besonders wichtig sind. Was motiviert diese Generation? Das ist so Geld, Spaß, etwas Sinnvolles tun, eine gute Arbeit zu leisten. Und die Generation Z, also die nach 1999 Geborenen, bringen in erster Linie Werte Gesundheit, Freiheit, Freundschaft, Gerechtigkeit und Familie mit. Und was motiviert sie? Auch der Spaß, Geld, Ziele erreichen, Leidenschaft und Karriere. Also ihr seht, das Thema Spaß ist bei beiden Generationen ein Thema, also eine ganz wichtige Sache, was auch heißt, Ehrenamt darf Spaß machen. Also Spaß darf da auch einen Stellenwert haben, Raum finden. Und etwas Sinnvolles tun, tut ihr in eurem Ehrenamt. Genau, Ziele erreichen, etwas, was für die Engagierten wertvoll und hilfreich ist.
Für die jungen Engagierten gibt es noch die älteren Engagierten, von denen ich auch gesprochen habe, die Menschen, die jetzt gerade in den Ruhestand gegangen sind, die fachliche und zeitliche Ressourcen oft haben, weil sie nicht mehr im Arbeitsfeld stecken. Da sind eher die Werte Leistungsbereitschaft, Fleiß und Anerkennung ganz oben auf deren Werteskala, welche im Ehrenamt einfließen können. Also Engagierte wollen sich wohl mit ihrem Ehrenamt natürlich auch Erfolgserlebnisse verknüpfen. Sie suchen dabei nicht nur eine Aufgabe, sondern auch eine Selbstbestätigung und die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln. Ja, diese Werte und Motivationsgründe, die ich gerade vorgestellt habe, können und sollen natürlich auch im Ehrenamt eine wichtige Rolle spielen.
Vielleicht habe ich davon gesprochen, dass die Gewinnung von Engagierten kein Zeitpunkt ist, sondern dass sie ein Prozess ist. Also wann habt ihr denn einen Engagierten gewonnen? Also nicht, wenn die Person da steht und sagt, okay, ich möchte mich jetzt engagieren, dann ist sie vielleicht erstmal da. Und zugleich kann das Ziel aber auch sein, dass die Person ein aktives Mitglied in eurem Verein, in eurer Organisation wird. Und dafür braucht es natürlich viel mehr als einfach nur dieses Commitment: Ich bin da und ich bin bereit, mich zu engagieren. Es braucht eine gute Einbindung. Dieser Prozess der Gewinnung von Engagierten lässt sich in vier Phasen einteilen.
Das heißt, die erste Phase wäre: Die Person weiß, dass es uns gibt. Das heißt, ihr habt eine gute Öffentlichkeitsarbeit gemacht, ihr seid so sichtbar, dass Menschen von euch erfahren, dass sie wissen, dass ihr gute Arbeit macht. Genau, dann gibt es die zweite Phase. Die bedeutet, dass die Person bei uns ist, also die ist schon angekommen. In dem Moment befinden wir uns jetzt in diesem Thema des Vortrages. Also die Person ist irgendwie da und darf jetzt in den Verein oder in die Organisation reinkommen. Die dritte Phase wäre dann, dass die Person sich sicher fühlt, dass sie sich verstanden fühlt und wahrgenommen fühlt. Und zuletzt geht es darum, der Person das Gefühl zu vermitteln, dass sie gebraucht wird und ein Gewinn für die Organisation, für eure Organisation darstellt. Wir konzentrieren uns jetzt auf diese drei letzten Phasen, also die Phasen zwei bis vier, und schauen, was braucht es denn, um dort die Person gut an Bord zu holen.
So, eine kurze Übersicht darüber, ganz allgemein gehalten. Also wenn die Person da ist, braucht es erstmal niedrigschwellige Angebote. Es braucht eine Ansprechperson, bestenfalls. Es braucht ein Wir-Gefühl, also auch Themen und Punkte, die ihr gerade im Chat schon genannt hattet, um die Person gut ankommen zu lassen. Dass sie sich sicher, verstanden und wahrgenommen fühlt, braucht es eine Beteiligung der neuen Engagierten. Ihr dürft ihnen Ängste und Sorgen nehmen. Sie darf sich gut eingebunden fühlen in eurer Organisation. In der letzten Phase geht es darum, um das Gefühl gebraucht zu werden. Da geht es dann um Punkte wie der Mehrwert. Ein Mehrwert darf geschaffen werden. Die Person darf das Gefühl bekommen, dass sie mitgestalten kann, dass sie ein Mehrwert für die Gesellschaft, für den Verein, für die Organisation darstellt und auch Wertschätzung erfährt.
Also unterm Strich geht es darum, neue Engagierte an Bord zu holen. Im professionellen Kontext nennt man das Onboarding. Das kennt ihr bestimmt aus dem ein oder anderen Kontext, vielleicht aus dem beruflichen Kontext. Und genau, das darf auch in Vereinen und in Organisationen passieren. Also die Frage: Wie können Menschen so an Bord geholt werden, dass sie wirklich ein aktives Mitglied unserer Gruppe sind? Also Onboarding ist demnach der Prozess, bei dem neue Mitglieder oder Mitarbeiter oder Engagierte aktiv abgeholt werden und in die Organisationen wie Unternehmen, Verbände oder Vereine integriert werden. Kann umfasst eine systematische Einarbeitung mit dem Ziel, dass sich neue Freiwillige möglichst wohlfühlen und sich schnell ins Vereinsgefüge integrieren.
Dabei gibt es drei Säulen des Onboardings. Zum einen die fachliche Integration. Da geht es darum, dass die Person detailliert erfährt, was sind denn ihre Aufgaben, beziehungsweise was für Aufgaben gibt es denn eigentlich bei euch in der Organisation, wo kann sie sich konkret einbringen. Die soziale Integration ist die zweite Säule des Onboardings. Da geht es darum, dass die neuen Engagierten ihre Kolleginnen kennenlernen oder andere Engagierte kennenlernen, dass sie in die verschiedenen Tätigkeiten, Ereignisse und Abläufe involviert werden. Und die dritte Säule ist die werteorientierte Integration. Das heißt, die Person lernt die Ziele und Werte und auch die Grundsätze eures Vereins kennen und auch die Kultur der Zusammenarbeit, also wie arbeitet ihr zusammen. Das ist mal so ein allgemeiner Überblick, worum geht es denn eigentlich im Wesentlichen im Onboarding. Genau, da Onboarding in Vereinen noch nicht sonderlich weit verbreitet ist, ist es umso wichtiger, sich genauer damit auseinanderzusetzen und sich zu fragen, wie neue Mitglieder gut und effizient an Bord geholt werden können.
Was bedeutet das konkret zum Einstieg? Es ist natürlich sehr, sehr wertvoll, eine gute Willkommenskultur zu zelebrieren, also die neuen Mitglieder gut willkommen zu heißen. Es kann beispielsweise in Form eines Willkommensschreibens passieren oder eines Begrüßungsschreibens für neue Mitglieder oder für neue Engagierte. Das ist ein Schreiben, was ihr einmal formulieren könnt und was dann immer wieder angepasst und immer wieder weiterentwickelt werden kann und immer wieder verwendet werden kann, um neue Mitglieder willkommen zu heißen oder neue Engagierte.
Zweiter Punkt ist, es ist natürlich wichtig, Informationen, wichtige Informationen, die neue Engagierte unbedingt wissen sollen, zu kommunizieren. Es kann zum Beispiel durch Infomaterial passieren, was per Mail verschickt wird, beispielsweise zur Geschichte eures Vereins, zu den verschiedenen Abteilungen, Aufgaben und Werten. Also dass zum ersten Mal ein grober Überblick existiert: Wie ist eure Organisation, euer Verein eigentlich aufgebaut, wie funktioniert es dort? Ihr könnt alternativ natürlich auch ein Willkommenspaket schnüren mit einem Begrüßungsschreiben, mit diesen Informationsmaterialien, wo auch wichtige Ansprechpersonen und Kontaktdaten kommuniziert werden, so dass die Möglichkeit existiert, auch leicht in Kontakt zu kommen. Auch eine Vereinssatzung kann in diesem Willkommenspaket mitgeschickt werden. Vielleicht habt ihr sogar ein kleines Willkommensgeschenk, was ihr neuen Engagierten mit übergeben könnt.
In gerade größeren Organisationen kann es hilfreich sein, wenn wirklich viele Engagierte da sind oder auch viele neue Mitglieder oder Engagierte gleichzeitig mit an Bord holen wollt, dass ihr Gruppenveranstaltungen macht, die analog oder auch digital stattfinden können. Die dienen zum einen zur Informationsübermittlung, also dass ihr die Informationen über eure Organisation dort kommunizieren könnt. Und zum anderen haben sie noch den großen Vorteil, dass sie auch mit dem sozialen Miteinander kombiniert werden können. Also sprich, dass sich Leute kennenlernen können, über ihre Motivationsgründe erfahren können, natürlich auch nochmal eine ganz andere und neue Anbindung schaffen.
Die Königsdisziplin des Willkommenheißens ist wahrscheinlich das Willkommensgespräch. Also ein persönliches Willkommensgespräch. Das kann ein Eins-zu-eins-Gespräch sein, analog oder digital, zum Beispiel mit dem Vorstandsvorsitzenden oder der Vorstandsvorsitzenden oder mit jemandem, der für die neuen Mitglieder, für die neuen Engagierten zuständig ist oder den Auftrag hat, sich um diese zu kümmern. In diesem Willkommensgespräch können Fragen beantwortet werden, die zu Beginn da sind. Erste Informationen und Einblicke können da gegeben werden zu dem, was bei eurer Organisation wichtig ist. Es kann auch die Motivation geklärt werden, also die Fragen gestellt werden: Warum möchtest du dich denn gerade bei uns engagieren, was versprichst du dir denn davon, hier in unserem Verein dich zu engagieren? Es können auch die Motivationspunkte herausgearbeitet werden, so wie ich euch zu Beginn gefragt habe, warum engagiert ihr euch eigentlich. Könntet ihr hier auch die neuen Engagierten fragen: Was motiviert euch denn eigentlich? Das ist wahnsinnig wichtig und gut, das zu wissen und zu kennen, weil ihr darauf auch in der Zukunft die Engagierten immer wieder ansprechen könnt und immer wieder einen Zugang finden könnt, um sie wieder neu zu engagieren oder neu zu motivieren, beziehungsweise sie nochmal mit dem zu verbinden, was ihnen eigentlich wichtig ist. Das sorgt auch dazu, dass die Engagierten sich gehört fühlen und auch wertgeschätzt fühlen, so wie sie da sind.
In diesem Willkommensgespräch könnt ihr auch die Stärken, Fähigkeiten oder auch die Ideen der neuen Engagierten sichtbar machen. Also was bringen wir eigentlich mit an Stärken und Fähigkeiten, die für unsere Organisation wertvoll und hilfreich sein können, und was haben sie vielleicht sogar für Ideen, für neue Ideen, an die wir noch gar nicht gedacht haben. Also was wollen die denn eigentlich gerne einbringen? Wichtig ist es ja auch, gegenseitige Ziele, Erwartungen und Kapazitäten zu klären. Also zu schauen, welche Vorstellungen, Wünsche und Erwartungen hat die neue ehrenamtliche Person an unseren Verein. Ihr könnt über eure Vorstellungen und Wünsche reden, also welche Erwartungen habt ihr als Verein auch an die neuen Freiwilligen. Und natürlich eine ganz entscheidende Frage: Wie viel Zeit kann und möchte die neue Person, die neue engagierte Person, bei euch einbringen? Wenn ihr das gerade zu Beginn klärt, könnt ihr auch vorbeugen, dass es eine Überforderung oder auch eine Unterforderung der Person gibt. Also um rauszubekommen, wie viele Kapazitäten bringt sie denn eigentlich mit, was möchte sie einbringen oder was können wir ihr geben, damit sie da gut ankommen kann, ohne sofort in den Burnout zu landen oder sich zu fragen: Was mache ich jetzt hier, es passiert ja gar nichts.
Und zuletzt könnt ihr hier auch die Aufgabenfelder des Vereins vorstellen. Also was machen wir denn eigentlich so, was muss unbedingt gemacht werden, was tun wir und an welcher Stelle können individuelle Stärken und Ideen eingebracht werden. Es kann auch in diesem Willkommensgespräch erforscht werden. Ganz wichtig dabei ist in dieser Situation, dass ihr aktiv zuhört. Also aktives Zuhören ist eine absolute Schlüsselkompetenz. Das heißt, hört genau zu, wiederholt vielleicht das, was ihr verstanden habt. Also sagt nicht sowas wie: Ja, das machen wir schon immer so und so läuft es hier bei uns. Sondern schaut, was braucht die andere Person, um hier wirklich gut anzukommen, um sich wirklich gut zu engagieren. Seid da auch offen und beweglich und kreativ und schaut: Wie kann das Zusammenkommen, was die Person mitbringt und was ihr sozusagen an Rahmen geben könnt, hilfreich sein? Hilfreich ist es dann auch, schriftlich zu fixieren, was vereinbart oder was besprochen wurde. Das schafft einfach eine Klarheit und eine Sicherheit und beugt Missverständnissen vor.
Genau, dann hatte ich vorhin auch schon von dem Informationsschreiben gesprochen. Also welche Informationen zum Verein sind wertvoll für die neuen Engagierten. Da ist zum Beispiel die Frage: Wie ist eure Organisation aufgebaut, wie seid ihr strukturiert? Habt ihr ein Organigramm oder sowas? Also wie funktioniert eure Organisation? Also Struktur und eine Klarheit über die Struktur sind sehr, sehr hilfreich für die erste Orientierung in der Organisation, um da gut anzukommen. Das könnt ihr so beantworten, indem ihr Fragen klärt wie: Wo finde ich was, wer ist für was zuständig, welche Person ist wofür ansprechbar? Ihr könnt Kontaktdaten vermitteln und einfach Klarheit darüber schaffen: Wie seid ihr denn strukturiert? Weitere wertvolle Informationen sind die zur Vision und zu den Werten eures Vereins, eurer Organisation. Also die Vision, sozusagen das Bild in der Zukunft von eurer Organisation in drei bis fünf Jahren. Etwa spricht man von einer Vision. Also welche Rolle spielt unser Verein in unserer Vorstellung in drei bis fünf Jahren und was bewirkt er, wie sieht die Welt dann aus?
Genau, Ziele, Meilensteine und Strategien sind dann die Punkte oder die Fragen, die beantworten: Was tun wir denn, um unsere Vision zu erreichen? Was ist denn unser Kernengagement, welche Aufgabenbereiche gibt es denn? Und zugleich dieses Thema Motivation für das Thema, also euer Warum. Warum engagieren wir uns als Verein für das Thema, für welches wir uns engagieren? Das schafft großartige Orientierung in der Organisation, fördert das Verständnis und beugt der Orientierungslosigkeit vor. Es schafft auch eine Verbindung. Also gerade diese Frage nach dem Warum, das ist ein ganz zentrales Element, welches eine Verbindung zwischen euch Engagierten in der Organisation schafft.
Genau, falls ihr euch mit diesen Themen Vision, Werte, Ziele, Strategie oder eurem Warum vielleicht noch gar nicht so sehr auseinandergesetzt habt, kann ich euch sehr das Handbuch für Organisationsentwicklung im Verein von der Stiftung für Engagement und Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement Mecklenburg-Vorpommern empfehlen. Es ist ein Handbuch, welches Vereinen wertvolle Methoden gibt, um sich genau diesen Fragen zu widmen und genau diese Dinge herauszuarbeiten. Das ist unsere Vision, unsere Werte, unsere Ziele. Genau, der Felix hat den Link dazu auch in den Chat gestellt. Genau, das könnt ihr dort im Netz öffnen und anschauen und damit direkt arbeiten. In Mecklenburg-Vorpommern gibt es sogar die Begleitung durch professionelle Organisationsentwickler, die Vereine und Organisationen unterstützen bei der Erarbeitung dieser Punkte. Möglicherweise gibt es solche Unterstützung auch in anderen Bundesländern, das könnt ihr auch mal herausbekommen, wenn es euch dient.
So, jetzt habt ihr den Zugang geschaffen. Ihr habt jetzt eine ganze Menge Informationen ausgetauscht. Ihr habt geschaut, wo steht ihr eigentlich, also welche Motivation bringen beide Seiten mit, wo soll es eigentlich weitergehen. Jetzt kommen die nächsten Punkte: Wie Anbindung schaffen an die Organisation. Also Anbindung schaffen an kleinere Teams. Das ist eine Möglichkeit, um wirklich eine schnelle und gute Anbindung zu schaffen, gerade zu Beginn, weil es ein schnelles Einfinden in die Arbeitsprozesse ermöglicht und eine erhöhte Verantwortung auch ermöglicht. Also in einem kleineren Team findet man leichter seine eigene Rolle und leichter die Möglichkeit, sich konkret zu engagieren. Da können kontinuierliche Treffen oder Calls dienen, um gemeinsam auf die Dinge zu schauen, die getan werden müssen, auf gemeinsame Zielsetzungen. Informelle Gespräche sind wahnsinnig wertvoll, um sich einfach kennenzulernen und auch Fragen zu klären. Genau, gemeinsame Ausflüge auch als eine Möglichkeit. Also letztendlich ist dieses Teambuilding ein ganz essentieller Teil des Onboardings, um die Menschen zusammenzubringen. Das hattet ihr vorhin auch im Chat geschrieben. Die Menschen sind einfach, also die Verbindungen zu den Menschen in Organisationen sind ein wahnsinnig wichtiger Aspekt und bringen guten Halt und gute Verbundenheit zur Organisation.
Diese Einbindung auch an die Gesamtorganisation ist sehr, sehr wertvoll. Also auch regelmäßige Treffen in der Gesamtorganisation, zum Beispiel Mitgliederversammlungen. Da dürft ihr natürlich auch gerne an diesen Spaßfaktor denken. Also schauen, wie können wir unsere Mitgliederversammlungen so gestalten, dass die Leute da einfach gerne sind. Also nicht nur diese öde Tagesordnung, die irgendwie abgearbeitet werden muss, sondern auch Momente schaffen, wo die Menschen sich vielleicht danach noch gemeinsam unterhalten können, bei einem Essen oder bei gemeinsamen Aktionen. Also informellen Austausch auch in der Gesamtorganisation. Regelmäßige Möglichkeiten schaffen, Menschen in die Gesamtorganisation einzubinden. Also ganz, ganz wichtig: Ehrenamt und Engagement darf auch Spaß machen. Und das ist ja für viele sehr, sehr wichtig.
Zugleich ist die Anbindung an die Kommunikationsstruktur ein wesentlicher Punkt. Also schafft direkt Zugang zu Kommunikationsplattformen. Möglicherweise habt ihr eine WhatsApp-Gruppe oder eine Telegram-Gruppe oder was auch immer nutzt ihr an Messengern, um in Verbindung zu sein. Dann schafft dort den Zugang für die neuen Engagierten. Manche arbeiten auch mit Slack. Also es gibt ja ganz verschiedene Kanäle und Möglichkeiten. Welche nutzt ihr? Versucht, da eine Verbindung zu schaffen an die Kanäle, die gerade für Neue auch interessant sein können. Also darüber kann beispielsweise kommuniziert werden, was ihr tut und wo Unterstützung gebraucht wird. Also da könnt ihr einen Eindruck von eurer Arbeit geben und zum Mitmachen motivieren. Also aus Projekten berichten, die letztens stattgefunden haben, mit ein paar Fotos oder einem kurzen Text, so dass auch neue Engagierte eine Idee bekommen: Was macht ihr denn eigentlich und wie sieht es denn aus? Und zeigt, dass es irgendwie Freude macht, dass es Spaß macht und dass es wertvoll ist.
Ganz wesentlich ist, dass gerade zu Beginn die Möglichkeit gegeben ist, schnell eine Rückmeldung zu bekommen, wenn Fragen da sind und Anliegen da sind, dass ihr da wirklich schnell eine Rückmeldung geben könnt. Und da sind diese Kommunikationsstrukturen ganz, ganz wertvoll, weil ihr dort nicht als einzelne Person, die vielleicht fürs Onboarding verantwortlich ist, Fragen beantworten müsst, sondern die Gesamtorganisation oder das Team selbst, dass da ein Austausch zwischen den Mitgliedern auch passieren kann. Und dadurch passiert die Kommunikation nicht nur mit euch, sondern auch unter den anderen Mitgliedern.
Also bei der Anbindung ist es ganz wichtig, dass ihr Informationen und Einblicke für den Einstieg gebt und auch klar kommuniziert, wo wird denn Hilfe benötigt. Also an welchen Punkten braucht es Unterstützung, welche Tätigkeitsfelder, Einsatzmöglichkeiten haben wir denn konkret, welche Zielgruppen gibt es, Zeiten, Vorkenntnisse, sowas kann dort alles kommuniziert werden.
Dann kommen wir zum ersten Einsatz. Zu Beginn ist es sehr, sehr wertvoll, möglichst Angebote zu schaffen, wo neue Engagierte sich schnell einbringen können. Also nicht lange warten müssen, sondern wirklich schnell in die Organisation reinkommen, wo sie klare Aufgabenpakete bekommen oder die Möglichkeit haben, klare Aufgabenpakete zu nehmen und nach ihren individuellen Möglichkeiten und zeitlichen Möglichkeiten sich auch einzubringen. Also das heißt, Aufgaben könnten vielleicht erstmal überschaubar sein, wo Engagierte sich bei Bedarf zeitlich begrenzt einsetzen könnten. Also zum Beispiel bei einer Kreativaktion im Mehrgenerationenhaus geht es darum, dass die Räume verschönert werden können. Das braucht irgendwie Menschen, die Fördermittel akquirieren oder Sponsoren finden oder eine Künstlerin gewinnen, die diese Aktion begleitet. So ganz kleine, konkrete Aufgaben, die neue Engagierte auch leicht übernehmen können. Also macht es einfach und klar, gebt ihnen eigene Aufgaben und Zuständigkeiten, so dass sie sich da gut einbringen können.
Genau, schafft, wenn die Leute im ersten Einsatz sind, dafür, dass sie gut begleitet werden. Also dass sie nicht ins kalte Wasser gestoßen werden, sondern wenn sie beispielsweise eine Sportgruppe übernehmen, so eine Kindersportgruppe beispielsweise, begleitet sie. Also lasst sie vielleicht doch mal schnuppern bei Erfahrenen, wie machen die das, zeigt, wie arbeitet ihr im Verein, wie kann es gut funktionieren. Und schafft ihnen auch die Möglichkeit, diese eigenen Erfahrungen, die ersten Erfahrungen, auch zu reflektieren. Also schafft den Raum für Gespräche, für Austausch im Team, um zu schauen: Okay, fühlst du dich da wohl dabei, kann es gut so funktionieren, so wie du es dir vorgestellt hast, oder welche Probleme, Schwierigkeiten siehst du dort?
Genau, wertvoll ist es zu Beginn des Onboardings, feste Ansprechpartnerinnen zu Onboarding-Fragen zu haben. Also jemand, der sich genau dafür zuständig fühlt, Neue gut mit ins Boot zu holen. Ihr könntet auch Tandemprogramme etablieren. Das heißt, dass erfahrene Mitglieder einzelnen neuen Engagierten zur Seite stehen und sie unterstützen, gerade zu Beginn, bei Fragen oder auch Onboarding-Expertinnen benennen oder Feste in eurer Organisation, die diesen Onboarding-Prozess gut begleiten.
Wie überall ist das Thema Kommunikation auch beim Einstieg von neuen Menschen in eure Organisation, in euren Verein wichtig. Dass es eine wertschätzende, effektive und auch transparente Kommunikation gibt bei euch im Verein oder in der Organisation. Das heißt, es braucht klare Strukturen und funktionierende Beziehungen im Team, die durch diese gute Kommunikation auch ermöglicht werden. Es braucht einen Gesamtüberblick, der durch Kommunikation beibehalten wird. Also das ist ja laufendes Geschäft in der Organisation, immer wieder zu zeigen: Was machen wir gerade, was passiert gerade Neues, die Leute gut mit im Boot halten und den Überblick schaffen. Und auch die Möglichkeit geben, in Erst- oder Reflexionsgesprächen zum einen erste Erfahrungen und Eindrücke zu reflektieren. Also die Menschen auch zu fragen: Okay, was läuft denn gut, wo drückt denn vielleicht der Schuh, gibt es mögliche Probleme, die wir angehen müssen? Also Räume zu schaffen, wo auch gemeinsam reflektiert werden kann, wo Fragen geklärt werden können und Hilfestellungen ermöglicht werden.
Und wahnsinnig wichtig ist dabei auch die Feedbackkultur, die eine Weiterentwicklung eurer Organisation letztendlich auch ermöglicht, wenn sie wirklich ernst genommen wird. Also schaut gemeinsam: Was können wir aus unseren Erfahrungen, die wir gerade gemeinsam tun, was können wir daraus lernen, wie können wir uns dadurch weiterentwickeln?
Kommunikation hat, wie vieles, mit Haltung zu tun. Meine Empfehlung an euch ist: Pflegt eine offene und neugierige Haltung. Also es gibt keine dummen Fragen, die gestellt werden können. Seid offen für neue Ideen, die eure Organisation weiterentwickeln und die neue Engagierte mitbringen. Seid neugierig, was sie mitbringen, was für Ideen und Gedanken oder auch Fähigkeiten und Stärken sie haben. Seid empathisch, also hört zu statt vorzuschreiben. Also wiederholt, was ihr verstanden habt, versucht, das Gesagte wirklich gut zu verstehen, so wie es gemeint wurde. Also versucht, eure eigene Welt etwas loszulassen und eher zu schauen: Okay, was braucht die Person jetzt gerade, was wünscht sie sich, was ist ihr gerade wichtig? Hört gut zu. Dann kommuniziert auf Augenhöhe. Also vermittelt das Gefühl, dass die Menschen jederzeit an den Vereinsvorstand oder an Personen wenden können, wenn sie Fragen haben.
Zum Beispiel habe ich von einer Organisation erfahren, die hatte einen Besuchsdienst im Krankenhaus, wo ehrenamtlich Engagierte Patientinnen im Krankenhaus besuchen und Gespräche anbieten. Und die Pflegenden hatten eine ganz tolle Willkommenskultur, indem die Ärzte und Ärztinnen sich vorstellen und sie willkommen heißen und da auf Augenhöhe ihnen deutlich machen, wie wichtig ihr Engagement in der Klinik ist. Oder ich hatte ein Jugendbeteiligungsprojekt begleitet, wo Kinder und Jugendliche Ideen für ihren Sozialraum entwickeln und umsetzen konnten. Und ich habe die Beteiligung sehr, sehr ernst genommen. Also habe ich sie wirklich nach ihren eigenen Ideen und Interessen gefragt und nur dabei unterstützt, dass sie diese gut umsetzen können. Also ich habe zugehört und habe geschaut: Okay, was brauchen sie, um ihre Gedanken und Ideen umzusetzen? Und das konnte beispielsweise auch ein Gespräch mit dem Bürgermeister weitergeführt werden. Also dass die Jugendlichen mit dem Bürgermeister im Gespräch auf Augenhöhe kommunizieren konnten und sagen konnten, was sie brauchen, was ihnen fehlt, was für sie wichtig ist. Und die sind dadurch wahnsinnig gewachsen und haben sich sehr gesehen gefühlt.
Wichtig ist eine wertschätzende Haltung. Die hatten wir zu Beginn, habe ich das Thema Wertschätzung auch wieder gehört. Das ist wahnsinnig wichtig, zu betonen, was läuft gut, was fällt positiv auf. Also welche Stärken und Möglichkeiten sehe ich denn eigentlich bei dieser engagierten Person? Das zu kommunizieren und auch zu sehen und ein großes Zutrauen zu haben. Wertschätzung kann natürlich auch finanzieller Art sein oder materieller Art. Also wie können wir vielleicht auch Ehrenamtliche mit unseren Möglichkeiten wertschätzen? Also gibt es vielleicht Kurse, die wir unseren Ehrenamtlichen kostenfrei anbieten können, oder können wir den kostenlosen Zugang zu unseren Anlagen verschaffen, so dass sie diese auch selbst nutzen können? Also schaut mal, was gibt es denn da für Möglichkeiten. Es gibt Ehrenamtspauschalen, es gibt Ehrenamtskarten, die genutzt werden können, um auch Wertschätzung für das Ehrenamt auszudrücken.
Und zuletzt braucht es eine konstruktive Haltung. Das heißt, Kritik darf durchaus geäußert werden, natürlich soll sie auch unbedingt. Wichtig ist nur, dass ihr im Anschluss dann schaut: Okay, was können wir tun, um aus dieser Kritik heraus Lösungen zu entwickeln? Also welche Ideen haben wir da, neue Ideen daraus zu entwickeln? Also eine Person ist wahnsinnig unzuverlässig in der Vorstandsarbeit, hält aber die Kletteranlage am Laufen und füllt sie mit Leben. Also das, wo die Menschen zusammenkommen, was eigentlich der Kern des Vereins ausmacht. Diese Kritik kann geäußert werden, kann angesprochen werden, aber es ist wichtig, unterstützend da großzügig zu sein und das wertzuschätzen, was diese Person stattdessen, wenn sie auch unzuverlässig in der Vorstandsarbeit ist, trotzdem für den Verein leistet. Gerade bei kleineren Vereinen, wo es vielleicht nicht so viele Menschen gibt, ist das sehr hilfreich.
Genau, und zeigt den Menschen die Möglichkeit zu sehen, dass es wirkt, was sie tun, was sie mit ihrem Ehrenamt erreichen. Also gerade in größeren Organisationen geht ja der Kontakt zu den Endusern, also zu der Zielgruppe, für die ihr euch einsetzt, oft verloren oder ist nicht so nah, nicht so greifbar und sichtbar. Da versucht, Einblicke in die Wirkung zu ermöglichen, beispielsweise durch Erfahrungen der Zielgruppe oder ein Zusammenbringen mit der Zielgruppe. Zum Beispiel kenne ich eine Organisation, die Deutschunterricht für Geflüchtete anbietet und immer wieder Möglichkeiten geschaffen hat, um auch vor Ort mit der Zielgruppe im informellen Austausch zu sein und so die Engagierten und die Zielgruppe zusammenzubringen, sodass die Engagierten auch von der Zielgruppe erfahren können: Was bewirkt es denn, dass sie jetzt besser Deutsch sprechen können oder dass sie die Sprache erlernen? Also persönliche Verbindungen schaffen.
Hier habe ich das Ganze noch mal kurz zusammengefasst. Das könnt ihr euch im Nachgang gerne noch mal anschauen. Da aber diese Frage auch im Raum stand, wie kann ich Engagierte auch für Leitungspositionen, die Vorstandsarbeit gewinnen, wollte ich noch kurz darauf eingehen. Auch Vorstandsarbeit darf Spaß machen, darf Freude machen und darf Wertschätzung erfahren. Also auch auf dieser Ebene ist es wahnsinnig hilfreich, da Gemeinsames zu zelebrieren. Also vielleicht auch als Vorstand sich selbst auch mal wertzuschätzen und zu schauen: Okay, was brauche ich jetzt eigentlich, um gut in dieser Arbeit sein zu können? Was brauche ich dann, damit ich mich langfristig engagieren kann? Und zugleich Momente schaffen, wo der Vorstand selbst zusammenkommt und nicht nur arbeitet, sondern auch gemeinsam eine schöne Zeit verbringt. Beispielsweise indem man zusammen wandern geht oder gemeinsam Sport macht, was vielleicht das Ziel eures Vereins ist. Oder ich kenne einen Verein hier in der Nähe, der hat beispielsweise die Übungsleiterpauschalen, die ihr bekommt für die Anleitung von Gruppen, genutzt. Also die einzelnen Mitglieder, die einzelnen Vorstandsmitglieder und die Übungsleiter bekommen diese Übungsleiterpauschalen, die wurden gespendet an den Verein. Und von diesem Geld ist der Vorstand dann einmal im Jahr gemeinsam essen gegangen und hat sich getroffen und hat sich mal richtig gut gehen lassen, um sich einfach auch mal diese Wertschätzung selbst zu geben. Wenn ihr solche Dinge selbst tut, zelebriert und auch nach außen kommuniziert, kann es auch gelingen, die Vorstandsarbeit oder Leitungsposition attraktiver zu gestalten oder attraktiver werden zu lassen, auch für die Menschen, die sich vielleicht eher in anderen Ebenen noch engagieren.
Zugleich sind persönliche Kontakte wahnsinnig von Nutzen. Also sprecht die Menschen direkt persönlich an. Das zeigen auch immer wieder Studien, dass Menschen gerade durch eine direkte Ansprache, zum Beispiel auf einer Mitgliederversammlung oder auch im Vorfeld davon, persönlich angesprochen wurden und dann in diese leitenden Funktionen gegangen sind. Also tut Gutes, habt Spaß dabei und kommuniziert es auch nach außen. Gewinnt so die anderen zum Mitmachen.
Wie fange ich an? Ich würde euch empfehlen, ich habe jetzt wahnsinnig viel und eine ganze Menge erzählt, stellt euch doch zu Beginn die Frage: Woran erkennen wir denn eigentlich, dass wir Engagierte erfolgreich ins Boot geholt haben? Also woran sehen wir das? Steckt euer Ziel ab, worauf ihr hinarbeiten wollt. Dann könnt ihr schauen: Was tun wir denn bereits, um neue Engagierte an Bord zu holen? Ich gehe davon aus, dass ihr wahnsinnig viele Dinge schon tut oder zumindest einige Dinge schon tut. Macht euch die noch mal sichtbar. Also schaut noch mal: Was ist denn so aus unseren Erfahrungswerten, was ist denn in der Vergangenheit total gut gelaufen und wie ist es uns dann bisher gelungen, Engagierte gut ins Boot zu holen? Schaut, an welchen Stellen können wir uns vielleicht weiterentwickeln. Vielleicht habt ihr ein paar Ideen oder Gedanken von dem, was ich jetzt erzählt habe, merkt so: Das finde ich total wertvoll, das finde ich hilfreich, da hätte ich Lust, mich weiter zu beschäftigen und das in unseren Verein zu bringen. Also was könntet ihr zusätzlich etablieren? Und schaut, wer kann diese Aufgabe übernehmen, diese zusätzliche Aufgabe, die aber wahnsinnig wertvoll ist. Und schaut auch, welche Ressourcen braucht es von uns, um die neuen Freiwilligen gut an Bord zu holen. Ich weiß, es sind erstmal Aufwendungen, Menschen gut an Bord zu holen. Aber wenn es wirklich gut gelingt, gewinnt ihr neue Freiwillige, die möglicherweise Aufgaben von euch später übernehmen oder da einfach einen Mehrwert schaffen und euch letztendlich die Arbeit auch erleichtern oder unter denen ihr euch die Arbeit aufteilen könnt. Also es ist wahnsinnig wichtig und hilfreich, sich damit zu beschäftigen und diese Ressourcen erstmal freizumachen.
Okay, zum Abschluss würde ich euch bitten, mal eure Erfahrungen zu teilen. Also ich gehe davon aus, dass ihr einfach unterschiedlichste Erfahrungen habt, die ihr vielleicht auch mal in die Runde teilen könnt. Also die sagen: Das ist bei uns in der Vergangenheit total gut gelaufen, damit haben wir uns beschäftigt, das hat echt gut geklappt, den einen oder anderen gut mit ins Boot zu holen. Teilt es gerne mal im Chat, weil ich kann mir vorstellen, dass unter euch einfach auch eine wahnsinnige Expertise da ist. Und der Austausch ist nur begrenzt vor mir möglich, aber genau, schreibt doch mal rein: Was hat es denn bei euch in der Vergangenheit leicht gemacht oder wie ist es euch gut gelungen, neu Engagierte einzubringen?
Ich lese mal vor, was ich im Chat lese. Zum Beispiel: Willkommensschreiben, klare Ansprechpartner und Prozesse, gute Einarbeitungsphase, Buddyprogramm. Genau, Buddysystem, also wahrscheinlich sowas wie diese Tandemsysteme, von denen ich gesprochen habe. Persönliche Gespräche, regelmäßige Teamtreffen, klare Aufgaben, gemeinsam kochen auch außerhalb des Vereins. Also genau dieses Community Building, also gemeinsames Tun, um die Verbindung zu schaffen. Einarbeitungsliste, also eine gute Struktur. Was ist ein Buddysystem? Also ich vermute, berichtigt mich gern, Buddysystem ist das, dass den neuen Engagierten erfahrene Engagierte zur Seite gestellt werden, die vielleicht schon länger mit dabei sind und die ihnen Tipps und Ideen geben können und auch für Fragen zur Verfügung stehen. Möglichst schnell aktiv werden lassen, dabei aber eine persönliche Betreuung. Gemeinsame Aktionen, Ausflüge, Weihnachtsfeiern und so weiter.
Genau, gut, vielen Dank erstmal dafür. Also ich sehe, da passiert schon ganz viel. Und das Thema ist definitiv nicht neu für euch und ihr macht da einige Dinge, die gut gelingen lassen, neue Engagierte an Bord zu holen. Genau, zum Abschluss würde ich euch nur mal mitgeben: Onboarding ist definitiv keine Zeitverschwendung. Es ist wahnsinnig wichtig. Es geht nicht nur darum, neue Engagierte einzubinden, sondern mit Hilfe des Onboardings neue Engagierte langfristig im Verein zu binden. Und damit erst einmal vielen Dank.
In der heutigen Zeit ist es für gemeinnützige Organisationen entscheidend, neue Engagierte effektiv zu gewinnen und langfristig zu binden. Die Integration neuer Mitglieder ist ein Prozess, der gut geplant und strukturiert sein sollte. Diese Zusammenfassung gibt Euch wertvolle Tipps, wie Ihr neue Engagierte erfolgreich in Euren Verein einbinden könnt.
Die Gewinnung und Integration neuer Engagierter ist ein fortlaufender Prozess, der sorgfältige Planung erfordert. Durch eine strukturierte Herangehensweise, eine offene Kommunikation und eine wertschätzende Haltung könnt Ihr neue Mitglieder langfristig für Euren Verein gewinnen und deren Engagement fördern. Nutzt die vorgestellten Tipps und passt sie an die Bedürfnisse Eurer Organisation an, um eine lebendige und aktive Gemeinschaft zu schaffen.
Anne fasziniert der Moment, in dem Menschen ihre Lösung für ein bisher unlösbares Problem finden. Als systemische Coachin und Organisationsentwicklerin (DGSF zertifiziert) schafft sie dafür vertrauensvolle Räume, Struktur und Überblick für die Menschen, die sie begleitet. Das gelingt durch ihre ruhige, klare und fokussierte Art, mit Experimentierfreude und Geduld. Anne studierte Geografie und Afrikawissenschaften. Sie begleitet Menschen und Organisationen in Veränderungsprozessen und bringt Erfahrungen aus Prozessen des zivilgesellschaftlichen, kommunalen und sozialen Bereichs sowie der ländlichen Entwicklung mit.
