Ja, ich darf heute diesen Teil mit euch durchführen, der Vereinsschule, wo es um das Thema „einsame Spitze – wie der Vereinsvorstand als Team funktioniert“ gehen soll. Vielleicht ganz kurz noch: Es geht dabei, wie Franz in der Vorrede eben sagte, natürlich auch um das Thema Satzung und wie der Vorstand in irgendeiner Form dort abgebildet ist und wie der Verein damit umgeht. Aber ich möchte das Ganze ein bisschen weniger von der rechtlichen Seite beleuchten, sondern mehr noch mal das Übersetzen für euch darstellen, wie das im Tagesgeschäft am besten dann zu machen ist und auch, wo es vielleicht den ein oder anderen Tipp gibt, wo man sich irgendeine Erleichterung in die Satzung einbaut, wo man vielleicht von der Mustersatzung ein bisschen abweicht, um dort eben dann im Tagesgeschäft weniger Probleme zu haben und Erleichterungen.
Deswegen muss ich allerdings auch noch eins, einen Hinweis, geben: Er hat zwar gesagt, dass ich im Bankbereich mal tätig war früher — ich bin aber kein Jurist und Steuerberater. Deswegen, wenn es solche Fragen noch mal im Detail gibt, da ist natürlich hier das Team von der DSE, allen voran der Franz, eben dann der richtige Ansprechpartner, wenn es um Rechtsfragen noch mal ganz im Detail geht. Aber ja, genug der Vorrede.
Was habe ich mit euch vor? Ich möchte euch zunächst ganz kurz in das Thema einführen, ein bisschen erzählen, was die Satzung denn eigentlich so erlaubt. Also die jeweils eigene Satzung eures Vereins — und man sich dabei vielleicht auch noch mal kurz zurücklehnt und überlegt: Ist das eigentlich auch das, was wir wollen, oder ist in unserer Satzung etwas ganz anderes abgebildet? Ja, haben wir eigentlich das viel zu eng geschrieben in der Satzung und müsste es eigentlich anders sein? Dann möchte ich euch verschiedene Vorstandsmodelle vorstellen.
Man kennt sehr häufig so das klassische mit irgendwie einem oder einer Vorsitzenden an der Spitze und Leuten, die dann ja vom Organigramm her zumindest hinten dran stehen. Da gibt's aber auch noch ganz andere Varianten. Da möchte ich einfach mal verschiedene Dinge euch zeigen und vielleicht auch damit so ein bisschen zum kreativen Umgestalten anregen, dass ihr vielleicht überlegt, ob dann vielleicht so etwas für die Zukunft für euren Verein auch ein richtiges Modell sein könnte. Ganz wichtig ist dann der dritte Teil noch mal: Egal wie man den Vorstand vom Organigramm her aufgebaut hat, gibt's einfach bestimmte Aufgaben, die man zu machen hat im Verein und damit im Vorstand. Da muss es also Überlegungen geben, wer denn eigentlich was macht oder wer auch mal wen vertritt. Und zu guter Letzt möchte ich einfach noch ein paar ganz praktische Tipps und Tricks euch mit auf den Weg geben, also was gehört in die Satzung rein, wo findet ihr vielleicht auch noch mal was zum Nachlesen oder irgendeine Arbeitserleichterung, die ihr dann noch mal verwenden könnt.
Bevor wir richtig einsteigen, würde ich ganz gern eine kurze Umfrage machen. Da bräuchte ich einmal die Hilfe von Felix im Hintergrund, der die starten würde. Ich sehe schon, es tut sich was, er hat mich gehört und das scheint auch zu funktionieren. Jetzt zwar hätte ich gerne mal gewusst, wie es bei euch im Verein aussieht: Ob ihr z. B. eine Satzung habt, die auf dem neuesten Stand ist und es auch eine zusätzliche Geschäftsordnung noch dazu gibt; ob ihr zwar eine Satzung habt, die auf dem neuesten Stand ist, aber es bislang keine Geschäftsordnung gibt; oder eben, ob beides veraltet oder überhaupt nicht vorhanden ist. Also so ein bisschen einfach den Grad abzufragen, wie weit ihr euch mit dem Thema schon mal beschäftigt habt, weil wenn ich jetzt gleich die ein oder anderen Tipps gebe, ist das dann sonst vielleicht etwas, was ihr für die Zukunft in eure Arbeit, in euer Tagesgeschäft einfließen lassen könntet.
So, Felix, ich sehe leider jetzt nicht, wie weit die ist. Genau, machst du schon? Ah ja, okay wunderbar, da werden die Ergebnisse eingeblendet. Also ich sehe, dass so knapp 20 % recht gut aufgestellt sind — aktuelle Satzung und auch Geschäftsordnung haben. Etwas mehr als ein Drittel zwar eine Satzung, aber noch keine Geschäftsordnung, und nicht ganz die Hälfte bei beiden noch ein bisschen Nachholbedarf haben. Das ist ja schon mal ein wichtiges Ergebnis, weil dann kann ich hoffentlich heute euch eine ganze Reihe von Tipps und Tricks und Informationen eben dann auch mit auf den Weg geben, die ihr in der Zukunft dann anwenden könnt. Ja, vielen Dank. Dann müsste ich wieder zurück.
Ah wunderbar, ich kann schon weitermachen. Ja, steigen wir ein. Also zunächst mal für das Thema als solches: Ich habe ein kleines Bild dort vorbereitet. Der Vorstand tront über allem, was natürlich in Wahrheit eigentlich nicht so ist, denn der Vorstand ist natürlich ganz eng eingebunden in das Tagesgeschäft im Verein und ist — das muss man noch mal ganz klar vielleicht betonen — von der Hierarchie eigentlich der Mitgliederversammlung nachgeordnet, denn die ist das wichtigste Organ in einem Verein. Sodass eben der Vorstand zwar das laufende Geschäft, also die Geschäftsführung des Vereins, übernimmt und die Verantwortung hat, aber eigentlich immer nur ausführend ist dafür, dass eben die Willensbildung, die die Mitglieder in ihrer Mitgliederversammlung gemacht haben, auch tatsächlich umgesetzt wird und dann regelmäßig eben in der Mitgliederversammlung dann auch darüber informiert wird. Er kann dann nicht völlig frei agieren, sondern muss sich natürlich rückkoppeln. Auch wenn es eben in der Satzung Regelung gibt mit Zuständigkeiten, Rechten und Pflichten, ist es letztlich immer auch etwas, was ganz viel dann nicht nur mit Vereinsrecht und Satzung zu tun hat, sondern vor allen Dingen mit dem Thema freiwilligen Managements, Ehrenamt, wo eben dann einfach eine Rückkopplung mit den Mitgliedern stattfinden muss, sodass da eben auch dann gut zusammengearbeitet wird und man dann hoffentlich vielleicht dann auch wieder gewählt werden kann.
Warum braucht man überhaupt einen Vorstand? Nun, der Verein ist eine juristische Person, die einen gesetzlichen Vertreter braucht, um überhaupt nach außen handlungsfähig zu sein. Ich vergleiche das immer damit: Der Verein ist im Endeffekt wie ein minderjähriges Kind, das allein keine Verträge unterschreiben darf und keine Willenserklärung abgeben darf, sondern braucht dafür eben Eltern oder andere gesetzliche Vertreter. Und genauso ist es beim Verein: Dafür muss es eben einen Vorstand geben, der nach außen Verträge unterschreiben darf etc. Was noch mal wichtig dabei zu wissen ist: Das Vereinsrecht schreibt zunächst mal nur vor, dass es einen Vorstand geben muss. Das heißt also tatsächlich, man könnte einen Vorstand haben, der nur aus einer einzigen Person bestehen würde. Ja, also theoretisch wäre das möglich und man könnte sich die Suche nach ganz vielen sonstigen Vorstandsmitgliedern sparen. Natürlich ist das absolut unpraktikabel. Ich sag immer: Wenn der einzige Vorstand erkrankt, von Busrennen (aus sonstigen Gründen) verhindert ist, dann wäre der Verein komplett handlungsunfähig. Also muss es auf jeden Fall immer mehrere geben, sodass eben im Zweifel im Fall der Fälle auch eine Vertretungsregelung vorhanden ist und jemand eben dann auch übernehmen kann, wenn jemand mal ausfällt, oder eben eine oder mehrere Personen eben auch das Gleiche machen können. Stichwort: vielleicht eine Überweisung für den Verein, um dann eben auch weiter handlungsfähig zu sein, wenn eine Person mal ausscheidet oder ausfällt aus welchem Grund und und und auch immer.
Was auch noch wichtig ist: Die Satzung muss zwingend beschreiben, wie groß der Vorstand ist, also wie viele Personen eben dort drin sind, und auch wie dieser gebildet wird. Also ob die Mitgliederversammlung z. B. eben die Vorstandsmitglieder wählt, ob vielleicht einzelne Mitglieder durch irgendein Amt, ein Bürgermeister, eine Landrätin, eben qua Amt in das Vorstandsamt hineinkommen, vielleicht ein anderes Gremium von außen wählt etc. Also einfach wie der Vorstand sich bildet, auch wie lange der eben im Amt ist und so weiter.
Der entscheidende Punkt ist aber der ganz unten: Alles Weitere liegt bei euch. Das heißt, das Vereinsrecht gibt da eigentlich relativ wenig vor und ihr habt sehr viele Möglichkeiten und Flexibilität, das so darzustellen, wie es für euch und euren Verein am besten passt. Deswegen möchte ich euch ermuntern: Haltet euch nicht zu sehr mit irgendeiner Mustersatzung auf und guckt einfach nur ab, was andere gemacht haben, sondern überlegt im Umkehrschluss, was ist für euren Verein die beste Aufstellung und guckt dann, dass ihr die am besten in der Satzung abbildet, wie ihr das braucht.
Seite: Wenn man sich aber jetzt im Umkehrschluss dazu entschieden hat, dass der Vorstand aus mehr als einer Person besteht, dann muss natürlich auch irgendwie geklärt sein, wie diese Personen, die vorhanden sind, miteinander arbeiten und auch nach außen für den Verein arbeiten. Da ist vor allen Dingen eine ganz banale Frage mitzuklären: Ob z. B. ein Vorstandsmitglied alleine irgendwelche Verträge etc. unterschreiben darf, heißt: alleinvertretungsbefugt ist, oder eben dann auch immer jemand mit jemand anderem gemeinsam das machen muss. Da gibt's auch nicht die reine Lehre, dass man sagt: Nur so ist es richtig und anders ist es falsch, weil es kann mal sein, dass man sagt: Aus Vereinfachungsgründen ist es angesagt, dass eben immer eine Alleinvertretungsbefugnis da ist, weil es sonst schwierig ist, von immer einer zweiten Person noch eine Unterschrift einzuholen. Vielleicht ist es ein überregional agierender Verein, der gar nicht die Leute vor Ort sitzen hat, sondern dann müsste erst irgendwie per Brief, per Post was zugestellt werden. Ja, das kann ein Grund sein. Und auf der anderen Seite des Spektrums kann es aber sein, dass man genau sagt: Nee, wir wollen das aber so, dass immer zwei Leute gemeinsam unterschreiben müssen, um eben auch so ein Vier-Augen-Prinzip zu haben und auch einen Schutz für den sonstigen Vorstand, die Mitglieder, dass eben immer zwei Personen mindestens gemeinsam dann irgendwas unterschreiben müssen und entscheiden müssen, damit da keine allein irgendwelche Sachen unbefugt machen kann.
Diejenigen, die nach draußen den Verein auch tatsächlich vertreten dürfen und in welcher Form — ob allein oder mit jemandem gemeinsam — das sind dann auch diejenigen, die tatsächlich letztlich im Vereinsregister genannt werden als die Personen, als gesetzliche Vertreter. Dabei ist noch mal zu beachten, dass es darüber hinaus auch noch mal weitere Personen geben kann, die im Innenverhältnis zwar Teil des Vorstands sind, aber nach außen eben nicht den Verein vertreten dürfen. Also klassisch sind das z. B. Leute, die als Beisitzer in einem Vorstand tätig sind, oder bei einem Sportverein vielleicht sieht man das auch manchmal: Da gibt's dann so erweiterte Vorstände, wo dann die Abteilungsleiter der verschiedenen Unterabteilungen dann auch zusammenkommen, um mit dem geschäftsführenden Vorstand — wie auch manchmal heißt — dann zu sprechen. Aber nach außen vertritt eben nur der Vorstand und die Leute, die eben im Vereinsregister eingetragen sind.
Vielleicht auch noch mal zur Kenntnis: Neben der Bezeichnung „geschäftsführender Vorstand“ spricht man deswegen auch manchmal vom sogenannten BGB-Vorstand oder vom „26er“-Vorstand, weil das der Paragraph 26 BGB ist. Dabei ist nicht vorgeschrieben, dass es eine bestimmte Bezeichnung einzelner Positionen gibt; deswegen ist das zunächst mal eine Geschichte, die jeder Verein für sich frei entscheiden kann. Deswegen sieht man auch manchmal bei einigen Vereinen ganz unterschiedliche Bezeichnungen für gleiche Rollen. Mir ist das öfters schon mal aufgefallen: Bei dem oder derjenigen, der das Thema Finanzen betreut, habe ich schon gesehen: Kassierer, Kassiererin, Schatzmeister, Schatzmeisterin, Rechner oder Rechnerin oder dann auch Vorstand Finanzen. Das ist ganz dem jeweiligen Verein vorbehalten, wie das für sich entscheidet. Wichtig ist nur eben, dass nach außen klar ist, wer unterschreiben darf, wie die Person und die Position benannt ist. Das ist da zunächst erstmal nicht wichtig.
In der Satzung muss auch noch keine Ressortverteilung oder irgendwas drinstehen. Im Gegenteil: Ich würde sogar davon abraten, das in die Satzung zu schreiben, weil man dann eben bei einer Änderung erst Mitgliederversammlung machen müsste. Das heißt, es muss also gar nicht drinstehen, um jetzt mal den Begriff von eben aufzugreifen, der Vorstand Finanzen für Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, Beitragseinzüge, Sponsoring oder irgendwas zuständig ist. Sondern es steht im Zweifel eben einfach nur drin: Der Verein hat so und so viele Vorstände. Alles Weitere regelt man dann eben im Zweifel nach innen. Es muss auch nicht drinstehen, wie der Vorstand aufgebaut ist. Also in den meisten Satzungen findet man zwar eine solche Regelung, dass z. B. drinsteht: Wir haben einen oder eine erste Vorsitzende, ein oder zwei Stellvertreter, vielleicht noch einen Schatzmeister, eine Kassiererin und noch fünf Beisitzer. Aber das ist zunächst mal gar nicht so vorgeschrieben, sondern man könnte auch einfach schreiben: Der Vorstand besteht aus mindestens drei und höchstens fünf Mitgliedern. Das ist übrigens auch noch mal eine Formulierung, insofern die wichtig sein kann, weil man auch nicht von vornherein festlegen muss, wie groß der Vorstand immer sein muss. Sondern auch dort ist zunächst mal der Punkt, dass man vielleicht schauen kann: Wie viele Aufgaben haben wir zu verteilen und wie viele Kandidatinnen/Kandidaten sind da? Und müssen wir überhaupt alle unsere Positionen nachher dann auch tatsächlich besetzen, oder sagt man einfach: Wir haben noch zwei in Reserve, und wenn wir im Moment eben niemanden dafür finden, dann ist es auch gar nicht nötig, diese Position zu besetzen? Deswegen: Je verbindlicher das sozusagen dann im Zweifel ist, umso flexibler ist man im Fall der Fälle.
Was ich auch manchmal noch als ein Thema höre, die geregelt sein sollte, ist, dass die Anzahl der Mitglieder für den Vorstand immer ungerade sein muss. Auch das ist zunächst mal nicht vorgeschrieben. Und ich sag auch mal aus meiner eigenen Vereinserfahrung und Praxis: Ich habe glaube ich selten irgendeine Vorstandssitzung erlebt, wo immer alle vollzählig sind. Also insofern kann das auch völlig egal sein, ob man immer drinstehen hat „wir haben fünf Leute im Vorstand“ und dann sind doch nur vier Leute oder sowas bei der Sitzung da. Also der Hintergedanke ist ja vor allen Dingen, dass man sagt: Was ist mal, wenn man irgendwie eine Pattsituation bei Abstimmungen hat, dass es deswegen eine ungerade Zahl geben muss, damit man auch wirklich eine Mehrheit feststellen kann? Da würde ich eher dafür sorgen, dass man sowas im Zweifel dann in einer Geschäftsordnung stehen hat, dass in so einem Moment dann vielleicht jemand, der den Vorsitz in dieser Versammlung führt, dessen oder deren Stimme eben doppelt zählt und man dann eben so eine Pattsituation auflösen kann. Alles Weitere ist vielleicht gar nicht so dramatisch dann dabei.
Ja, mit all dem, was ich bis hierhin jetzt so gesagt habe, seht ihr glaube ich schon, dass man eigentlich sehr, sehr flexibel ist, wenn man seine Satzung gestaltet, weil das Vereinsrecht zwar ein paar Rahmenbedingungen vorgibt, aber ansonsten sehr viel zulässt, auch damit man eben die Satzung auf die Bedürfnisse des eigenen Vereins zuschneiden kann. Deswegen rate ich auch dazu, dass man eine regelmäßige Überprüfung der Satzung mal vornimmt. Wir haben ja vorhin bei der Umfrage gesehen, dass zumindest ein Teil der heute Anwesenden das offenbar schon mal getan hat, damit man eben dann auch auf Veränderung reagieren kann, die sowohl innerhalb des Vereins vorliegen als auch außerhalb. Was meine ich damit? Also außerhalb: irgendwelche neuen rechtlichen, steuerrechtlichen Vorgaben, die man eben irgendwie auch abbilden muss. Oder natürlich auch nach innen, dass man merkt: Wir haben nicht mehr die gleiche Anzahl von Personen, die mitmachen, oder vielleicht jetzt auch zukünftig mehr. Ja, kann ja auch mal im positiven Sinne sein. Also einfach, wenn man eben merkt, da gibt es Anpassungsbedarf.
Was meine ich mit „regelmäßig“? Ich würde immer, wenn sich der neue Vorstand konstituiert nach einer Mitgliederversammlung, also wenn eine Neuwahl des Vorstands stattgefunden hat, das zum Anlass nehmen, mal die Satzung und gegebenenfalls eben auch weitere Ordnungen, die man im Verein oder sowas hat, sich mal vorzunehmen und anzugucken. Und das gilt übrigens auch, selbst wenn die exakt gleichen Personen in die exakt gleichen Rollen wiedergewählt worden sind, weil in so einem Vorstands-Turnus von vielleicht zwei Jahren Amtszeit oder vielleicht sogar noch länger kann sich ja viel getan haben, ja: sowohl auf der persönlichen Ebene gesundheitlich, familiär, beruflich oder sonstige Rahmenbedingungen, sodass es vielleicht einfach Anpassungsbedarf gibt. Und dann ist das eine gute Gelegenheit, sich mal die Satzung wieder vorzunehmen und eben sonstige Ordnungen und zu schauen, ob alles noch so passt. Wenn alles in Ordnung ist, legt man es an die Seite und zieht's nach zwei Jahren wieder raus, und ansonsten guckt man eben, dass man für die nächste Mitgliederversammlung eine kleine Aktualisierung eben vorbereitet.
Ja, das vorweggeschickt zur Einführung zum Thema Vorstandsmodelle. Ganz klassisch: Ich habe das wirklich sehr einfach gehalten mit den Grafiken an der Seite kennt man ja so die Pyramide, dass es irgendjemanden gibt. Das ist also so eine Aufteilung: Es gibt eine Person an der Spitze, einen oder eine Vorsitzende, einen oder mehrere Stellvertreter, dann vielleicht noch Schriftführer, Kassierer und dann auch noch eine Reihe von Beisitzerinnen oder Beisitzern, die dann in einigen Fällen tatsächlich auch nur dabei sitzen und überhaupt keine Aufgabe haben — was ich immer sehr schade finde. Man hat also damit eine sehr klare Hierarchie, dass es eben ein Oben und ein Unten gibt. Je weiter man oben eben da ist, umso höher ist man vielleicht auch in der Wertung, im Ansehen nach außen. Hat aber häufig auch damit dann zu tun, dass vielleicht auch mehr Verantwortung, mehr Arbeit auf dieser Person lastet, was also mal in die eine oder andere Richtung positiv oder negativ sein kann. Also ja, für den einen ist es eben die besondere Ehre, an der Spitze zu stehen und vielleicht als Vorsitzende den Verein zu führen, und für den anderen dann auch eher eine Belastung, weil man eben herausgehoben an der Spitze von allen steht. Das kann auch durchaus mal zu Problemen führen, wenn es zu einer Nachbesetzung kommt. Also auch so ein Klassiker: In irgendeinem Verein steht viele, viele Jahre eine Person an der Spitze, gern auch mal jahrzehntelang, und dann völlig überraschend hört sie auf und dann muss auf einmal jemand gefunden werden, der in diese großen Fußstapfen tritt. Und es kann dann eben sehr schwierig sein, da jemanden zu finden, der genau diese Rolle wieder ausfüllt. Ich habe sogar eine erlebt, die dann lange, manchmal mehrere Amtsperioden, keinen ersten Vorsitzenden hatte und trotzdem super funktionierte, weil alles dahinter gut organisiert war. Aber eben offensichtlich war eine psychologische Hürde, dass jemand wieder in diese vorderste Front, an die Spitze, geht und man dann eben diese Position schlichtweg einfach nicht besetzen konnte.
Deswegen gibt es mittlerweile auch andere Vorstandsmodelle, gerade bei Neugründungen von Vereinen oder wenn Vereine nach vielen Jahren mal schauen, dass sie ihre Satzung aktualisieren. Das folgende Modell ist etwas, was mittlerweile sehr häufig Anklang findet, und zwar, ich sag mal das Gegenmodell: die komplette Teamlösung. Hab das mal hier unten grafisch so dargestellt: Es sind praktisch alle auf einer Ebene, es gibt also keine Person an der Spitze. Alle Vorstandsmitglieder sind hierarchisch gleichgestellt und unterscheiden sich nur durch ihre Funktion oder die Ressource, die sie eben besitzen. Und da wäre schon mal mein Praxistipp an der Stelle vorneweggeschickt: Diese Ressource oder sowas werden aber nicht in der Satzung genannt. Also es steht dann z. B. drin: Der Vorstand besteht aus mindestens drei und maximal fünf Personen; immer zwei von ihnen sind gemeinsam vertretungsberechtigt. Und so würde das dann auch in das Vereinsregister eingetragen. Es würde also bedeuten, dass eben alle fünf Personen, um im Beispiel zu bleiben, dann ins Vereinsregister eingetragen würden und immer zwei von diesen könnten dann nach draußen eben gemeinsam irgendeinen Vertrag unterschreiben für den Verein.
Vielleicht auch noch wichtig zu wissen: Das macht einen also deutlich flexibler, weil man im Zweifel eben, wenn man keine Ressource dort benannt hat und auch diese Rollen nicht vorab benannt hat, in der Lage ist, dann jedes Mal, wenn sich ein neuer Vorstand bildet, zu gucken: Wen haben wir denn da? Was haben die Leute für Vorkenntnisse? Was haben die vielleicht auch für Vorlieben bei den Themen, die sie vielleicht für den Verein machen wollen? Und kann eben nach jeder Vorstandswahl auch neu die Aufgaben verteilen und die Ressource eben so zuschneiden, dass es auf die Personen passt, die man dann tatsächlich hat.
Eine kleine Einschränkung, was die Flexibilität angeht — das sagt noch mal der ehemalige Banker: Ein kleiner Nachteil ist, dass dann eben nicht nur zwei Personen zur Bank gehen können, um z. B. ein Vereinskonto zu eröffnen, sondern Banken wollen dann im Regelfall, dass alle fünf auch eingetragen werden, weil das einfach im Tagesgeschäft zu schwierig ist sonst für jemanden, der in einer Filiale oder so arbeitet, reinzugucken, wer denn tatsächlich dann jetzt von den zwei da ist und die anderen fünf nicht oder so. Ja, also die wollen dann einfach, dass der gesamte Vorstand, der auch im Vereinsregister steht, eben bei denen erfasst ist und eine Unterschrift vorliegt. Dann sind im Zweifel eben nur zwei da, die dann irgendwas dort machen.
So, das ist nach dem Pyramidenmodell sozusagen das komplette Gegenmodell. Man kann aber auch Mischformen dieses Modells machen. Ich hoffe, dass meine Grafik hier so halbwegs verständlich ist, was ich damit meine. Also das ist sozusagen das klassische Pyramidenmodell, aber an der Spitze gibt es jetzt nicht die eine Person, den oder die Vorsitzende, sondern dieses Amt ist noch mal auf mehrere Schultern, mehrere Personen verteilt. Ich habe das in mehreren Vereinen jetzt schon mal gesehen, dass es praktisch an der Spitze dann nicht eine Person gibt, sondern quasi ein Gremium, das die Aufgaben, die sonst klassisch ein erster Vorsitzender eines Vereins übernimmt, eben dann unter sich aufteilt. Und dieses Gremium hat dann einen Namen wie Präsidium oder Verwaltungsrat oder sowas.
Ja, das ist im Endeffekt der Versuch, dass man daraus eben noch mal versucht, wenn man eben nicht die eine Person an der Spitze hat, die da herausgehoben vorneweggeht und da vielleicht auch zu viel Aufgaben auf diese einzelnen Personen fallen, dass man eben noch mal schaut, das zu verteilen und da eben mehrere Leute als Teamlösung einzubinden, also dass man sozusagen ein Team im Team damit noch mal hat und eben dieser Zurückhaltung zur Übernahme der Spitzenposition so ein bisschen entgegenwirken kann. Das ist da eben so eine Sache, die ich schon mal gesehen habe. Völlig unabhängig davon, welches Modell man laut Organigramm wählt, also was man als konkretes Modell letztlich in der Satzung stehen hat, muss man letztlich das Leben, was man im Verein macht. Das heißt, es muss Absprachen zwischen den handelnden Personen geben, die eben wissen: Ich bin dafür zuständig und dafür ist der zuständig, und wenn ich nicht da bin, übernimmt die eben diese Aufgabe. Also es müssen irgendwelche Absprachen und Vertretungsregeln untereinander geben. Idealiter sind die auch mal irgendwie zumindest ein klein wenig aufgeschrieben worden. Das muss jetzt nicht ausarten in irgendwelche ausführlichsten Arbeitsabläufe und Beschreibungen, die dann ordnerweise im Vereinsheim nachher zu finden sind, aber dass man zumindest mal weiß: Der oder die macht den Beitragseinzug, der macht ein Begrüßungsschreiben, wenn ein neues Mitglied kommt, der bestätigt einen Austritt und und und. Also was es eben so für Aufgaben gibt und man eben weiß, wer ist für was zuständig und wer vertritt auch jemanden.
Ganz wichtig: Schreibt das bitte nicht in eure Satzung rein, wie ihr diese Ressource aufteilt und wie ihr miteinander arbeitet, weil jedes Mal, wenn sich dann was ändern würde, müsstet ihr erst eine Mitgliederversammlung machen und anschließend Protokoll und neue Satzung eben über Amtsgericht und Finanzamt wieder genehmigen lassen. Deswegen sowas bitte immer auslagern in irgendwelche Ordnungen, also insbesondere z. B. in eine Geschäftsordnung, die man eben dann auch mal als Vorstand selbst ändern kann, ohne erst eine Mitgliederversammlung und die ganze Hafenrundfahrt hinten dran eben durchführen zu müssen.
Und ganz wichtig ist dann natürlich dabei: Egal was man abgesprochen und im Zweifel dann auch hoffentlich aufgeschrieben hat, letztendlich muss man das dann auch leben. Weil es bringt eben nichts, dass man im Vorfeld zwar gesagt hat: Der oder die macht die Vertretung, und dann macht die Person das nicht. Also deswegen ist das natürlich letztlich das A und O, dass man gucken muss, dass es tatsächlich dann auch umgesetzt wird, wie man sich vorher verabredet hat. Also vielleicht mal vorneweg: Zuständigkeit des Vorstands. Man muss vielleicht noch mal klarmachen: Der Vorstand, wie auch immer er gestaltet ist und aus wie vielen Personen er auch immer besteht, ist erstmal für alles, was den Verein angeht, zuständig. Das heißt, die Verantwortung liegt erstmal bei den Personen, die im Vorstand sitzen. Man kann aber natürlich — ach so, vielleicht noch etwas: Der Vorstand ist, aber anschließend an das, was Franz gerade sagte, der Vorstand ist nicht immer nur die Person an der Spitze, sondern selbstverständlich kann man eben durch eine Aufgabenverteilung einzelne Ressourcen und oder Teams bilden, sodass eben dann auch Zuständigkeiten geregelt werden und damit eben dann auch Arbeit verteilt werden kann und eben ja hoffentlich keine Überlastung bei der einen Person an der Spitze oder an einzelnen Personen damit einhergeht.
Das hat auch noch mal einen Aspekt für das Thema Haftung nach draußen, weil wenn eben überhaupt nichts geregelt ist, sind erstmal alle im Vorstand mit in der Haftung für irgendwelche Themen. Wenn eben klar ist, dass irgendjemand laut Ressortverteilung z. B. für das Thema Finanzen vor aller zuallererst zuständig ist, dann ist eben im Innenverhältnis klar, dass diese Person sich eben auch darum zu kümmern hat, und wenn da eben irgendwas verschludert wird oder nicht richtig gemacht wird, dann könnten eben die anderen Vorstandsmitglieder auch den Finger auf diese Person zeigen, weil eben klar ist: Das ist das Ressort eigentlich von dem oder der.
Dazu kommt: Selbstverständlich kann man Aufgaben auch delegieren, also sowohl im Vorstand selbst, aber auch darüber hinaus. Also im Klassiker: In dem Sportverein ist natürlich völlig logisch, dass ein Vorstandsmitglied oder sogar der ganze Vorstand nicht bei jedem Training an der Seitenlinie stehen muss oder bei einem Wettkampf mitfahren muss, sondern im Zweifel eben die Aufgabe für die Durchführung an jemanden übergibt, der eben dort ein Training leitet oder andere Positionen. Jemand, der sich um die Öffentlichkeitsarbeit des Vereins kümmert und vielleicht den Instagram-Kanal des Vereins bedient — ja, selbstverständlich ist das möglich, das auch an jemanden zu delegieren, der nicht im Vorstand sitzt. Dabei muss man nur an eins denken: Delegieren geht; kontrollieren muss man aber trotzdem noch, weil auch da wieder, wenn irgendwas passiert, muss man eben dann schauen, dass man im Zweifel auch rechtzeitig eingreifen kann. Also um das letzte Beispiel noch mal zu sagen: Jemand auf dem Instagram-Account dreht durch und sendet irgendwelche ständigen rassistischen Nachrichten darüber. Ja, und das kommt dann — dann muss natürlich der Vorstand dem oder der das wieder wegnehmen und das wieder an sich ziehen und eben dann auch eingreifen. Also insofern: Man kann sich die Arbeit erleichtern, man kann Sachen verteilen, man muss aber immer noch wieder einen Blick drauf haben und auch immer mal wieder kontrollieren. Aber grundsätzlich ist das natürlich möglich.
Was die Größe des Vorstands angeht: Wie groß muss der denn eigentlich sein? Da wäre eine typische Antwort eines Juristen wahrscheinlich: Es kommt darauf an. Und ich ziehe mich so ein bisschen da raus mit dem ersten Punkt hier oben: Nicht zu klein und nicht zu groß, weil es hängt wirklich davon ab, wie groß euer Verein ist und wie komplex die Aufgaben sind, die ihr macht. Also insofern hängt es wirklich davon ab, dass man sich zunächst einmal anschauen muss: Welche Aufgaben müssen denn eigentlich alle abgedeckt werden? Und daraus ergibt sich dann im Zweifel, wie viele Arbeitspakete man hat und ob das eben von drei, fünf oder zehn Leuten gemacht werden muss. Also das will ich damit nur auf den Weg geben: Baut euch die Satzung eben im Zweifel so, dass es für euren Verein passt, und versucht nicht umgekehrt verzweifelt das irgendwie so reinzupressen, weil die Satzung dummerweise für eure Verhältnisse falsch vorschreibt. Sondern nutzt das für euch, dass ihr da im Zweifel eben flexibel sein könnt.
Um solche Aufgabenpakete dann auch mal festzustellen und festzustellen, wie viel Arbeit denn dort eigentlich verteilt werden muss, würde ich ebenfalls auch sagen, dass man immer zu Beginn einer neuen Amtsperiode mal eine längere Vorstandssitzung oder vielleicht sogar mal einen Samstag eine komplette Vorstandsklausur oder sowas macht, um eben das mal abzusprechen: Welche Aufgaben haben wir? Wie viele Leute haben wir? Wie viel Zeit können die Personen auch einbringen und sind sie auch bereit, einzubringen? Und und und, sodass man eben dann diese Päckchen packen und verteilen kann.
Was die Größe angeht: Es ist auch noch mal klar, wenn es zu wenig sind, kann es schwierig werden, die anstehenden Aufgaben zu verteilen. Wenn aber zu viele Personen drin sind, dann wird's auch schnell mal kompliziert, weil man eben entweder ganz, ganz viel abstimmen muss oder es dann auch zu so einem Punkt führt, wo man sagt: „Ja, ja, da haben wir ja drüber gesprochen, das sollte man mal machen“, und dann weiß aber niemand, wer das macht, weil sich im Endeffekt dann niemand mehr dafür zuständig fühlt. Deswegen auch da aufpassen, dass es eben eine vernünftige Größe gibt.
Den letzten Punkt zu der ungeraden Zahl hatte ich vorhin schon mal kurz gesagt: Da würde ich eher dafür sorgen, dass, wenn man im Rahmen der Geschäftsordnung eben was reinschreibt, dass so eine Pattsituation in der Sitzung aufgelöst werden kann, weil vermutlich nie immer alle Personen laut Satzung auch bei der Sitzung tatsächlich teilnehmen.
Zur Mitarbeit im Vorstand: Ich bin ein großer Anhänger davon, dass jeder, der in einem Vorstand sitzt, auch zumindest irgendeine Aufgabe übernehmen muss. Und ich sage das bewusst: Muss. Ich hasse es, wenn Leute in einem Vorstand sind und nur irgendwie die Schulterklappen tragen wollen und sagen: „Ja, ja, ich bin Vorstandsmitglied“, aber dann keine Rolle haben. Da muss man sicherlich immer noch mal berücksichtigen, wie viel Zeitbudget sind die in der Lage zu leisten, haben die auch Kenntnisse, haben die auch Interesse dabei zu machen? Aber irgendeine Kleinigkeit finde ich, kann auch jeder im Vorstand übernehmen, und wenn es nur mal die Vorbereitung einer einzelnen Veranstaltung ist oder das Schreiben einer Pressemitteilung oder im Umlaufverfahren das Schreiben von Sitzungsprotokoll oder solche Dinge — irgendeine kleine Aufgabe sollte jeder haben.
Und im Umkehrschluss sollte eben auch nichts in der Luft hängen bleiben, also dass man eben nachher feststellt: „Och, wir haben noch irgendwie drei wichtige Dinge, die aber bisher noch bei niemandem verortet worden sind.“ Warum? Weil es muss Regelung geben, was passiert, wer im Verhinderungsfall irgendeine Aufgabe übernimmt oder wenn Sachen nicht gemacht worden sind, weil letztlich bleibt der Vorstand nachher dafür verantwortlich. Das möchte ich auch noch mal in dieser Runde betonen. Man hat manchmal das Gefühl, wenn Leute im Vorstand irgendwelche Rollen haben, dass die das so ein bisschen lachshand haben, weil das ja für sie ihr Hobby ist. Und irgendwie meinen sie, „Weil es mein Hobby ist, kann ich da auch irgendwie bisschen sorgloser mit umgehen“ — und irgendein Finanzamt z. B. hat das dann auch so, weil es nur der Hobbybereich ist. Da kann ich nur sagen: Es ist so, dass da eben genauso einem auf die Finger geklopft wird wie einem mittelständischen Unternehmer, der eben auch irgendwie seine Dinge nicht rechtzeitig einreicht. Deswegen ist völlig klar, dass eben Aufgaben verteilt sein müssen und auch gemacht werden müssen und auch fristgerecht gemacht werden müssen. Also das vielleicht noch mal als Tipp für die Arbeit im Vorstand.
Selbstverständlich gibt's dann auch noch mal den Punkt der Mitarbeit mit dem Vorstand, weil wie ich eben sagte: Nicht alles, was im Verein zu machen ist, muss von jemandem im Vorstand gemacht werden. Der ist zwar letztlich dafür verantwortlich, aber selbstverständlich können auch einfache, normale Mitglieder in Anführungszeichen irgendwelche Aufgaben übernehmen. Also Stichwort Öffentlichkeitsarbeit: Vielleicht jemand, der der Vorstand Finanzen ist, muss sich nicht um alle Punkte kümmern wie Fundraising, Buchhaltung, Mitgliederverwaltung, das Schreiben von Spendenbescheinigungen, sondern kann im Zweifel dafür eben auch Unterstützung bekommen von einzelnen Personen, die normales Mitglied sind, im Zweifel auch mal jemand, der als Verwaltungskraft vielleicht sogar ein bisschen Geld dafür bekommt. Sondern muss im Zweifel dann eben nur oben drüber gucken und auch schauen, dass es richtig gemacht wird.
Also lange Rede, kurzer Sinn: Man kann Personen eben auch einbeziehen, die nicht Teil des Vorstands sind. Dafür wichtig ist nur Vorsicht: Das gilt insbesondere für so mehrsparten Vereine, große Vereine, dass allen klar ist, dass die Gesamtverantwortung letztlich beim Vorstand des Gesamtvereins liegt. Also gerne mal so in großen Sportvereinen, dass plötzlich Abteilungsleiter selbst irgendwelche Förderanträge stellen oder irgendein Abteilungskonto oder sowas führen — das ist alles machbar, aber es muss jedem klar sein: Es ist letztlich das Geld des Gesamtvereins oder der Förderantrag dafür muss eben der Gesamtvorstand unterschreiben und nicht der einzelne Abteilungsleiter, weil der Gesamtvorstand dann nach außen eben auch der gesetzliche Vertreter ist. Also nur die Personen, die im Vereinsregister stehen, dürfen das. Eine Abstimmung ist sinnvoll in alle Richtungen, aber letztlich muss es oben zusammenlaufen.
Bevor wir in die Fragerunde gehen, noch ein paar Tipps und Tricks. Also ich sagte es schon: Überprüft regelmäßig eure Satzung. Mein Tipp wäre eben immer, wenn es zu Neuwahlen gekommen ist, sich das Ganze vorzunehmen und zu schauen, ob die Rahmenbedingungen noch so sind wie beim letzten Mal und ansonsten was aktualisieren. Es gilt die Grundregel: In die Satzung nur so viel wie nötig reinschreiben und immer nur so wenig wie möglich. Warum habe ich das gesagt? Die Satzung ist schwieriger zu ändern als irgendeine Ordnung, die man vielleicht mal auch nur auf Vorstandsebene ändern kann. Eine Satzung ändert man immer nur über die Mitgliederversammlung und dann eben auch über die entsprechenden Ämter. Deswegen: Alles, was nicht Teil der Satzung sein muss, auslagern in eine Ordnung. Da gibt's alle möglichen Varianten: Es gibt Geschäftsordnung für den Gesamtverein, man kann sich noch eine zusätzliche Geschäftsordnung für die Arbeit im Vorstand machen, Gebühren- oder Beitragsordnung, Datenschutz, Jugend-, Ehrenordnung und was einem noch alles einfällt. Also da gibt's ganz viele Ideen.
Keine Sorge, ihr müsst euch das nicht alles neu erfinden. Ich habe gleich noch am Ende dann auch paar Links, wo man sowas dann auch mal als Vorlage im Muster finden kann, um sowas im Zweifel eben dann auch für sich und seinen Verein umzuschreiben. Zusätzlich zu den Regelungen, die niedergeschrieben sind, muss es zumindest mal ein Verständnis der verschiedenen Rollen und Aufgaben im Vorstand geben. Also man sollte zumindest mal einmal drüber gesprochen haben, dass man eben weiß, wer eben für irgendein Thema zuständig ist und sich dafür verantwortlich fühlt. Weil wenn man so gar nicht drüber gesprochen hat, steht eben die Gefahr, dass es nicht gemacht wird. Deswegen mein Tipp auch hier: Mal eine Vorstandsklausur zu machen, eine längere Sitzung, gern mal vielleicht dann auch einen halben oder ganzen Samstag, wo man wirklich mal in Ruhe drüber spricht, auch offen und ehrlich darüber die Leute Auskunft geben, was sie bereit sind zu leisten, ja, dass sie nicht einfach nur irgendwas aufs Auge gedrückt bekommen und nachher dann doch nicht schaffen. Sondern dann jemand eben auch sagen kann: „Ich habe ein Problem damit, so viel Stunden für den Verein an der Stelle zu investieren“, aber bitte dringend offen darüber reden und diese Abstimmung auch machen.
Mein Vorschlag dazu wäre auch eine kleine Stellenbeschreibung dieser Rollen zu machen. Das meine ich wirklich so, wie ich das da schreibe. Also dass man z. B. sagt: Erste Vorsitzende zuständig für ABC; im Verhinderungsfall vertreten durch Stellvertreter 1, Stellvertreter 2; darf alleine Verträge unterschreiben oder immer nur mit zwei oder immer nur mit der Person oder sowas. Ja, also dass man solche Sachen ganz kurz festhält, nicht zu ausführlich — dann wird's auch wieder schwierig — aber dass man das im Zweifel eben so ein bisschen hat.
Da drin eben — wie gesagt — Vertretungsregelung, vielleicht auch mal eine Haftungsbeschränkung, weil das ist auch nicht unwichtig nach außen. Vorlagen für solche Dinge kann man an ganz vielen Stellen finden, z. B. bei den Landessportbünden. Da ich mit verschiedenen dort auch zusammenarbeite, habe ich zwei Quellen euch gleich dort noch genannt, die man dort hat. Aber es ist natürlich nicht abschließend: Nicht nur der Sportbereich hat solche Vorlagen, auch viele andere Dachverbände. Und mit Sicherheit kann man sich auch an die DSee wenden, um im Zweifel eben mal eine Mustersatzung oder eine Musterordnung für irgendein Thema zu finden.
Ah, der Franz schaltet sich schon zu. Entweder habe ich ihn jetzt aufgeschreckt oder er bestätigt mich. Willst du was dazu sagen? Nee, alles gut. Ach so, ich dachte schon. Gut, alles klar. Ja, wunderbar, wunderbar gut.
Dann ja, auch für diese Vorlagen, für die Steckbriefe kann man also solche Sachen finden. Und was vielleicht auch noch mal Sinn macht: Einen solchen Geschäftsverteilungsplan, wo man solche Zuständigkeiten und Vertretungsregeln etc. einträgt. Da kann man auch eine Excel-Datei vielleicht mitbefüllen, um das noch mal sichtbar zu machen. Nur Vorsicht bei all diesen Dingen, die man aufschreibt: Nicht zu detailliert werden, weil wenn es nachher nicht gelebt wird, weil man es im Tagesgeschäft gar nicht mehr umsetzen kann, weil doch nicht jeder bei jedem Arbeitsschritt und jeder Sache reinguckt, dann kann man sich das auch sparen. Also mehr dieses Grundverständnis ist aus meiner Sicht das Wichtige, dass man eben untereinander sich darauf verständigt, wer dort etwas gemeinsam macht.
Ja, zum Abschluss zwei Quellenhinweise: Zum einen habe ich hier mal zwei Links eingebaut, wo einmal der Landessportbund Hessen und einmal der Landessportbund Nordrhein-Westfalen Vorlagen veröffentlicht auf seinen Internetseiten, wo man eben Mustersatzung, Musterordnung etc. eben finden kann. Finde ich ganz wertvoll. Guckt euch die vielleicht mal an und guckt dann, was ihr davon für euren Bereich übernehmen könnt. Das heißt, wie gesagt, nicht, dass es nicht auch andere Sportbünde gibt, die sowas auch haben — nur die kenne ich, das soll keine Abwertung sein. Und natürlich gibt es auch andere Dachverbände etc., die sowas haben; nur die kannte ich eben jetzt und finde die gut.
Und auch noch ein Literaturhinweis: Ich habe vorhin irgendwann einmal im Chat durchsegeln sehen, dass jemand da auch schon einen Hinweis gegeben hat. Ich kann dieses Buch noch sehr empfehlen von Michael Röcken, der auch zu dem Thema ist, ein Anwalt, der eben auch im Vereinsrecht tätig ist und eben auch immer mal wieder Schulungen macht. Wie ich finde, ein gutes Buch, weil neben der Erklärung, was das Vereinsrecht vorgibt, auch ganz viele Muster und Beispiele und Erklärungen und immer Alternativen drinstehen, wenn man links rum oder rechts rum gehen will. Also das ist wirklich ein gutes Buch, wenn ihr da mal was haben wollt für eure Vereinsbibliothek.
