Ja, ich darf heute etwas zum Thema perfekt aufgestellte Rollenkompetenzen und Aufgaben im Verein sagen. Ich habe bewusst den Titel so gewählt, dass es um Aufgaben im Verein geht und nicht nur im Vorstand. Natürlich gibt es auch eine ganze Reihe von Aufgaben im Vorstand, aber darauf werde ich gleich noch eingehen. An vielen Stellen gibt es die Möglichkeit, weitere Leute einzubeziehen, die kein formales Amt im Vorstand begleiten.
Was habe ich heute mit euch vor? Ich will zunächst ein bisschen ins Thema einführen und kurz beschreiben, welche Rollen laut Vereinsrecht vorgeschrieben sind. Im zweiten Teil gehe ich darauf ein, welche Aufgaben erledigt werden müssen, um einen Verein gut aufzustellen, sowohl bei der Gründung als auch für bestehende Vereine, die ihre Organisation überarbeiten möchten. Wir gehen verschiedene Punkte durch, die aus meiner Sicht wichtig sind, um einen Verein professionell aufzustellen. Im dritten Teil zeige ich, wie man diese Aufgaben in verschiedene Päckchen packen kann, sodass daraus verschiedene Ressourcen im Vorstand oder auch sonstige Aufgaben entstehen, die dann einer Person zugeordnet werden können, die sich darum kümmert.
Zum Abschluss gibt es noch einige Hinweise, Links und Literaturtipps, um das Ganze abzurunden. Am Ende sind auch konkrete Links für einen Buchtipp und zwei bis drei Linktipps, die ihr finden könnt. Bevor wir ins Thema einsteigen, würde mich interessieren, wie ihr in euren Vereinen aktuell aufgestellt seid. Wir haben eine kurze Umfrage vorbereitet, die Felix jetzt starten wird. Ich sehe, da tut sich was, vielen Dank. Ich hätte gern von euch gewusst, ob ihr euren Vorstand komplett besetzt habt oder ob dort Positionen nicht besetzt sind. Habt ihr das Gefühl, dass alle Aufgaben gut verteilt sind? Oder sind nicht alle Positionen besetzt, aber es funktioniert trotzdem ganz gut? Oder habt ihr das Gefühl, dass ihr euch darum kümmern solltet, weil noch unerledigte Aufgaben bleiben und sich im Moment niemand darum kümmert?
Vielen Dank für die Rückmeldungen. Etwa ein Fünftel hat angegeben, dass alle Positionen besetzt sind und alles gut funktioniert, was eine gute Nachricht ist. Ich glaube, ihr seid trotzdem richtig hier, denn man kann immer noch etwas dazulernen. Ein weiteres knappes Fünftel hat zwar nicht alle Posten besetzt, aber die Arbeit ist trotzdem gut zu bewältigen. Etwa zwei Drittel haben das Gefühl, dass man da noch einmal reinschauen muss. Spätestens für die, die mit „C“ geantwortet haben, ist auf jeden Fall heute Abend etwas dabei.
Zum Einstieg möchte ich noch einmal kurz rekapitulieren, was bereits in anderen Schulungen gesagt wurde. Ein Verein benötigt als juristische Person einen gesetzlichen Vertreter, der für den Verein nach außen handelt. Ähnlich wie bei einem minderjährigen Kind, das noch keine Willenserklärungen abgeben kann, muss es jemanden geben, der das für den Verein tut. Diese Personen sind im Vereinsregister eingetragen und dürfen den Verein vertreten. Vom Vereinsrecht ist tatsächlich nur vorgeschrieben, dass der Verein einen Vorstand benötigt. Diese kann aus lediglich einer einzigen Person bestehen, was jedoch wenig sinnvoll wäre, da dann sehr viel Arbeit auf dieser Person lastet und sie wahrscheinlich wegen Überlastung aufgeben würde. Zudem wäre es ein großes Risiko für den Verein, wenn diese Person nicht mehr da wäre, sodass der Verein handlungsunfähig wäre. Daher sollten immer mindestens zwei Personen im Vorstand sein, besser noch mehr, um Vertretungsregeln zu gewährleisten.
In der Satzung muss festgelegt werden, wie groß der Vorstand ist und auf welche Art und Weise die Personen dort hineingekommen sind, also ob sie gewählt wurden oder auf andere Weise. Alles Weitere liegt bei euch. Ihr habt die Möglichkeit, das in der Satzung zu formulieren und Positionen zu schaffen, die für euren Verein und dessen Projekte funktionieren. Es gibt keine Vorgabe, wie die einzelnen Positionen bezeichnet werden müssen. In vielen älteren Vereinssatzungen steht zwar, dass es einen ersten Vorsitzenden, einen stellvertretenden Vorsitzenden, einen Schatzmeister und ähnliche Bezeichnungen gibt, aber ihr seid frei, wie ihr das für euch bezeichnet. Insbesondere seid ihr flexibel, wie ihr die Ressourcen zuteilt, also was diese Personen letztlich machen und mit welchem Aufgabenspektrum sie betraut sind.
Daher der Hinweis: Schaut, welche Aufgaben tatsächlich anstehen, wie viele Personen ihr zur Verfügung habt und überlegt, ob das ausreichend ist oder ob ihr weitere Personen ansprechen solltet, um Aufgaben zu übernehmen. Wenn ich die Aufgaben anspreche, muss man natürlich wissen, welche das sind. Ich möchte euch jetzt einige Bereiche nennen, die aus meiner Sicht wichtig sind und die für eine gute Vereinsarbeit abgedeckt sein müssen.
Ich stelle immer wieder fest, dass einige das Gefühl haben, weil der Verein die Freizeitgestaltung und das Hobby der jeweiligen Person ist, man vielleicht etwas lax mit dem einen oder anderen umgehen könnte. Davon warne ich. Es gibt keinen Rabatt darauf. Ein Amtsgericht oder ein Finanzamt setzt Fristen und erwartet etwas vom Vereinsvorstand. Das muss fristgerecht und vollständig geschehen, da ansonsten Sanktionen drohen können. Ehrenamt ist zwar unbezahlbar und meist unbezahlt, aber deshalb nicht unprofessionell.
Die tägliche Arbeit des Vereins muss gut aufgestellt sein. Es sollte eine Vereinsadresse geben, an die man sich wenden kann, sei es beim Vorsitzenden oder in einem Vereinsheim oder einer Geschäftsstelle. Eine Internetseite sollte als Visitenkarte im Internet vorhanden sein, um den Verein zu erreichen. Dort sollten Ansprechpartner und Öffnungszeiten genannt werden, damit die Leute angesprochen werden können.
Ein wichtiger Punkt sind die Regularien des Vereins. Gibt es eine aktuelle Satzung, die zeitnah überprüft wurde? Gibt es dazu weitere Ordnungen wie eine Beitragsgebührenordnung, eine Geschäftsordnung oder Datenschutzrichtlinien? Diese Strukturen sollten ordentlich aufgestellt sein.
Das betrifft auch die Gremienarbeit. Wie werden Entscheidungen des Vorstands vorbereitet? Wie arbeitet dieser zusammen? Eine Geschäftsordnung ist dabei hilfreich. Gibt es einen Jahreskalender, in dem die Sitzungen geplant werden? Wann findet die Mitgliederversammlung statt? Sind andere Fixpunkte im Vereinsleben, wie ein Sommerfest oder eine Weihnachtsfeier, abgestimmt?
Wenn es um die Sitzungen geht, wie werden sie vorbereitet? Muss eine Einladung geschrieben werden? Gibt es eine Tagesordnung? Welche Punkte sollen besprochen werden und wer sammelt diese ein? Bis wann müssen Vorschläge für eine Tagesordnung gemacht werden? Es ist wichtig, Anfangs- und Endzeiten zu nennen, damit man sich nicht endlos verzettelt. Man muss auch darauf achten, wie viel Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte zur Verfügung steht.
Beim Thema Einladung stellt sich die Frage, auf welchem Weg sie verteilt werden. Muss man das in der Tageszeitung veröffentlichen oder rechtzeitig Briefe versenden? Auch hier sind Fristen zu beachten. Ist klar, wer das Protokoll führt? Hält jemand die Beschlüsse fest? Gibt es eine Liste, die klarstellt, wer was bis wann zu tun hat?
Eine kleine Randnotiz: Bitte erfasst in Protokollen auch die konkreten Abstimmungsergebnisse. Es sollte nicht nur vermerkt werden, dass etwas angenommen wurde, sondern auch, wie viele dafür gestimmt haben. Amtsgerichte und Finanzämter schauen sich Protokolle an und prüfen, ob Beschlüsse ordnungsgemäß zustande gekommen sind.
Es gehört auch dazu, dass man rechtzeitig für Nachfolge sorgt und neuen Gremienmitgliedern die Einarbeitung erleichtert. Informationen sollten in einem Ordner, papierhaft oder elektronisch, zusammengestellt werden. Eine Ansprechperson sollte zur Verfügung stehen, um Rückfragen zu klären.
Ein wichtiger Aspekt ist auch, dass der Verein Mittel benötigt, vor allem finanzielle, um die laufende Arbeit und Projekte zu finanzieren. Das Thema Geld ist häufig ein knappes Gut im Verein. Dazu gehören alle Möglichkeiten, Einnahmen zu generieren, Beiträge von Mitgliedern, Spendenkampagnen, Sponsoren finden und betreuen sowie Fördermittel beantragen.
Man muss rechtzeitig im Blick haben, wann Gelder benötigt werden, und sich im Vorfeld darum kümmern, dass genügend vorhanden ist. Wenn man nicht nur auf Mitgliedsbeiträge angewiesen sein möchte, gibt es auch noch andere Themen, die man im Blick haben muss.
Wenn man Gelder erhalten hat, wird man auch Ausgaben haben. Daher muss man sich um die Buchhaltung kümmern. Diese ist ein zentraler Kern in einem gemeinnützigen Verein, da man die richtige Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben benötigt. Man muss Jahresberichte und gegebenenfalls eine Steuererklärung erstellen, die vom Finanzamt kontrolliert werden.
Das Finanzamt prüft, ob die Einnahmen und Ausgaben tatsächlich nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet wurden. Nach innen ist die Buchhaltung ein wichtiges Instrument, da die Mitglieder erwarten können, Auskunft zu erhalten. Bei einer Mitgliederversammlung sollte ein Jahresbericht vom Vereinsvorstand präsentiert werden, der auch die Finanzsituation des Vereins schildert.
Man benötigt Zahlenmaterial als Grundlage, um aussagekräftige Informationen zu liefern. Daher ist das ein wichtiges Thema, das im Vorstand behandelt werden muss. Man kann die Buchhaltung auch auslagern, aber das muss in der Satzung genehmigt sein, da dies als eine der wichtigsten Aufgaben gilt, die der Vorstand selbst erledigen muss.
Je nach Größe eines Vereins gibt es Unterschiede, ob man nur eine Einnahmenüberschussrechnung benötigt oder bei größeren Vereinen auch Bilanzen veröffentlichen muss. Bei Wohlfahrtsverbänden kann es sogar erforderlich sein, Konzernabschlüsse zu erstellen.
Wenn der Verein eigenes Personal hat, muss sich jemand um die Lohnbuchhaltung kümmern. Ich empfehle, dass dies jemand macht, der wirklich Ahnung hat. Wenn ihr niemanden im Vorstand oder im Vereinsumfeld habt, der das beruflich macht, sucht euch einen externen Dienstleister.
Das Thema Mitgliederbeiträge habe ich bereits angesprochen. Mitgliederverwaltung ist ebenfalls wichtig. Man muss wissen, wer Mitglied ist, seit wann, und die Kontaktdaten erfassen. Datenschutz ist dabei zu beachten, man darf nicht einfach alles speichern. Was ihr speichern dürft, solltet ihr auch für euch nutzen.
Je besser ihr über eure Mitglieder Bescheid wisst, desto eher könnt ihr reagieren und gute Angebote machen. Bei Neumitgliedern sollte es eine Reaktion geben, sei es eine Begrüßungs-E-Mail oder ein Willkommensschreiben. Es ist schade, wenn ein Neumitglied erst nach Monaten erfährt, dass es Mitglied geworden ist, weil der Beitrag abgebucht wurde.
Man sollte auch Informationen an das Mitglied geben, wie eine Infomappe oder einen Flyer mit den Vereinsangeboten. Bei Vereinsjubiläen sollte man auch gratulieren oder Genesungswünsche senden.
Ein wichtiger Aspekt ist auch die Öffentlichkeitsarbeit. Man sollte Kontakt zur Presse haben, Pressemitteilungen erstellen und auch Social Media Kanäle betreuen. Es ist wichtig, dass aktuelle Informationen auf der Internetseite zu finden sind.
Viele Mitglieder nutzen einen Verein zunehmend nur noch als Dienstleistungsagentur und wollen sich nicht einbringen. Daher ist es wichtig, über die gute Arbeit im Hintergrund zu berichten. Man sollte überlegen, wie man die Mitglieder erreichen kann, sei es durch Aushänge, Flyer oder Newsletter.
Es gibt viele Projekte, die ein Anfangs- und Enddatum haben. Fördermittel werden in der Regel nur vergeben, wenn ein Projekt noch nicht begonnen hat. Daher muss man sich im Vorfeld Gedanken machen, welche Projekte anstehen, wann sie starten und wie sie finanziert werden.
Ein wichtiger Hinweis ist der Datenschutz. Nicht jeder Verein benötigt einen Datenschutzbeauftragten, aber das Thema muss im Blick behalten werden. Man braucht ein Verarbeitungsverzeichnis und sollte sich überlegen, welche Daten erfasst werden und wie sie gesichert sind.
Es gibt eine Reihe von verschiedenen Rollen, die abgedeckt sein sollten. Nicht jede Aufgabe muss durch ein Vorstandsmitglied bearbeitet werden. Der Vorstand ist zwar für den Verein zuständig, aber viele Aufgaben können auch von anderen übernommen werden.
Eine Person könnte beispielsweise die langfristigen Ziele des Vereins im Blick haben. Eine weitere Rolle könnte ein Botschafter für den Verein sein, der als Ansprechpartner für Behörden und andere Organisationen fungiert.
Es sollte auch jemanden geben, der sich um die Finanzen kümmert. Diese Person sollte alle Themen zusammenführen, die mit Geld zu tun haben, wie Beitragszahlungen, Mahnwesen und Sponsorenbetreuung. Es ist wichtig, dass diese Aufgaben nicht nur von einer Person erledigt werden, sondern auch aufgeteilt werden können.
Eine weitere Rolle könnte ein Mitgliederbetreuer sein, der als Ansprechperson für alle Fragen der Mitglieder fungiert. Öffentlichkeitsarbeit sollte ebenfalls von jemandem übernommen werden, der sich um die Erstellung von Pressemitteilungen und die Betreuung von Social Media Kanälen kümmert.
Es sollte auch Projektmanager geben, die sich um größere Projekte kümmern. Bei Veranstaltungen sollte ebenfalls jemand verantwortlich sein, der die Planung übernimmt.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Datenschutz. Es sollte jemand geben, der sich um die Sicherheit der Daten kümmert.
Ihr seht, es gibt viele verschiedene Rollen, die abgedeckt sein sollten. Es ist wichtig, im Vorstand und mit weiteren Personen zu klären, wer diese Rollen übernimmt. Ich empfehle, sich in einem Vorstandsworkshop Gedanken zu machen, welche Rollen benötigt werden und welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind.
Bevor wir zu den Fragen kommen, möchte ich euch ein Buch von Falk Golinski empfehlen, das gute Tipps bietet. Außerdem gibt es das Haus des Stiftens in München, wo man vergünstigte Angebote für Software und Hardware erhalten kann. Dort sind auch viele Programme zu finden, die die oben genannten Punkte abdecken.
