Ja, ich darf heute was sagen zum Thema „Perfekt aufgestellt: Rollenkapazitäten und Aufgaben im Verein“ und da vielleicht ein kleiner Hinweis schon mal vorab: Ich habe bewusst den Titel so gewählt, zusammen mit der DSEE, dass es eben um Aufgaben im Verein an der Stelle geht und nicht nur im Vorstand. Natürlich sind auch eine ganze Reihe von Aufgaben im Vorstand dann zu verordnen, aber darauf werde ich gleich noch eingehen. An vielen Stellen gibt es natürlich auch die Möglichkeit, weitere Leute mit einzubeziehen, die kein formales Amt im Vorstand begleiten.
Was habe ich heute mit euch vor? Ich will zunächst ein bisschen ins Thema einführen und zunächst mal ganz kurz beschreiben, welche Rollen denn laut Vereinsrecht wirklich vorgeschrieben sind. Dann im zweiten Teil darauf eingehen, welche Aufgaben denn überhaupt erledigt werden müssen, wenn man einen Verein gut aufstellt — sowohl bei der direkten Gründung am Beginn, aber natürlich gilt das auch für jeden bestehenden Verein, der vielleicht mal überlegt, seine Organisation noch mal anzuschauen und das zu überarbeiten. Da gehen wir einfach mal verschiedene Punkte durch, die aus meiner Sicht wichtig sind, um einen Verein gut und professionell aufzustellen.
Im dritten Teil zeige ich dann, wie man diese ganzen Aufgaben in verschiedene Päckchen packen kann, sodass daraus verschiedene Ressorts im Vorstand oder auch sonstige Aufgaben entstehen, sodass man da eben dann auch irgendeine Person betrauen kann, die sich dann im weiteren Verlauf darum kümmert und dafür zuständig ist. Und ja, zum Abschluss — wobei das auch zwischendrin immer mal fallen wird — gibt's noch ein paar Hinweise, Links und Literaturtipps oder wie man sich organisieren kann, um das Ganze abzurunden. Am Ende sind dann auch noch mal konkrete Links für einen Buchtipp und zwei‑drei Linktipps, die ihr sonst finden könnt.
Bevor wir ins Thema einsteigen, würde mich ganz kurz noch mal interessieren, wie ihr denn in euren Vereinen aktuell aufgestellt seid. Deswegen haben wir eine kurze Umfrage vorbereitet, wo ich den Felix bitten würde, die jetzt zu starten. Ich sehe, da tut sich was, vielen Dank.
Und zwar hätte ich gern von euch gewusst, ob ihr euren Vorstand komplett besetzt habt oder ob dort eben irgendwelche Positionen nicht besetzt sind und ihr das Gefühl habt, alle Aufgaben, die zu tun sind, sind gut verteilt; oder ob eben nicht alle Positionen besetzt sind, aber es trotzdem ganz gut funktioniert; oder eben bei C, dass ihr das Gefühl habt, da sollten wir uns mal drum kümmern, da ist noch was, was unerledigt bleibt und eventuell bleiben da Sachen liegen, weil sich eben im Moment noch niemand darum kümmert. Wenn ihr mir da vielleicht mal ein kurzes Stimmungsbild gebt, kann ich sehen, wie ihr von euren Vereinen her eben aufgestellt seid.
So, prima — ja, vielen Dank für die Rückmeldung. Also jeweils etwa ein Fünftel hat entweder das Thema, dass zwar alle Positionen besetzt sind und auch alles gut funktioniert — das ist ja erstmal eine gute Nachricht. Ich glaube trotzdem, seid ihr richtig heute Abend hier dabei; man kann immer noch mal was dazu lernen und vielleicht noch mal die eine oder andere Sache sich abgucken. Aber das ist schon mal gut, dass da nicht jeder die Hände zum Himmel wirft und denkt „Um Gottes Willen, nichts funktioniert bei uns“.
Noch mal: Ein knapper Fünftel sind zwar nicht alle Posten besetzt, aber die Arbeit ist trotzdem gut hinzubekommen. Ja, und so etwa zwei Drittel haben das Thema, dass sie das Gefühl haben, dass man da noch mal reinschauen muss. Also spätestens für die, die mit C geantwortet haben, ist auf jeden Fall heute Abend etwas dabei. Das ist sehr schön — prima, vielen Dank für die Rückmeldung.
Zum Einstieg vielleicht noch mal ganz kurz: Das ist ausführlicher an anderer Stelle bei anderen Schulungen schon mal gesagt worden, aber für heute Abend wichtig noch mal kurz zu rekapitulieren: Ein Verein benötigt als juristische Person einen gesetzlichen Vertreter, der für den Verein nach außen handelt. Ähnlich wie bei einem minderjährigen Kind, das noch nicht alleine irgendwelche Willensäußerungen, Verträge und sowas abschließen kann, muss es eben jemand geben, der das für dieses tut — so auch beim Verein. Das sind die Personen, die dann auch im Vereinsregister eingetragen sind und den Verein vertreten dürfen. Vom Vereinsrecht aus ist tatsächlich nur vorgeschrieben, dass der Verein einen Vorstand benötigt. Das kann man also wörtlich nehmen: Tatsächlich könnte dieser aus lediglich einer einzigen Person bestehen. Das würde aber nicht nur wenig Sinn machen, weil dann sehr viel Arbeit bei einer einzelnen Person liegen würde und die wahrscheinlich wegen Überlastung nachher auch hinschmeißen würde. Es ist vor allen Dingen sonst auch ein großes Risiko für den Verein, wenn diese Person mal nicht mehr da wäre, sodass man dann handlungsunfähig in Sachen Vereinsarbeit würde. Also auf jeden Fall immer mindestens zwei Personen, eher sogar noch ein paar mehr, damit es eben Vertretungsregeln gibt.
Deswegen muss in der Satzung auch drinstehen, wie groß der Vorstand tatsächlich ist, also wie viele Personen da drin sind und auf welche Art und Weise die Personen dort reinkommen — also ob die gewählt werden, qua Amt reinkommen oder auf anderen Wegen. Und das ist der wichtige Hinweis: Alles Weitere liegt bei euch. Das heißt, ihr habt die Möglichkeit, das so für euch zu formulieren in der Satzung und Positionen zu schaffen, wie es für euren Verein und dessen Projektarbeit und Veranstaltungen funktioniert. Ganz wichtig auch noch mal: Es gibt keine Vorgabe, wie diese einzelnen Positionen im Einzelnen bezeichnet werden müssen. Man kennt zwar aus vielen, gerade älteren Vereinssatzungen, dass dann drinsteht „Erster Vorsitzender, Stellvertretende Vorsitzende, Schatzmeister, Kassierer“ oder sowas, aber da seid ihr zunächst mal frei, wie ihr das für euch bezeichnet.
Insbesondere seid ihr auch flexibel und frei darin, wie ihr die Ressource letztlich zuteilt, also was diese Personen, die dann dort reingewählt werden, letztendlich machen und mit welchem Aufgabenspektrum sie betraut sind. Deswegen also auch hier noch mal der Hinweis: Schaut, welche Aufgaben tatsächlich vorliegen, guckt euch dann an, wie viele Personen ihr zur Verfügung habt, und überlegt euch dann, ob das ausreichend ist oder man eben dann auch noch mal schaut, dass man vielleicht auch weitere Personen anspricht, andere Aufgaben zu übernehmen.
Wenn ich die Aufgaben anspreche, muss man natürlich wissen, welche das sind. Deswegen möchte ich euch jetzt im zweiten Teil einfach mal einige Bereiche nennen, die aus meiner Sicht wichtig sind und die für eine gute Vereinsarbeit abgedeckt sein müssen. Das ist insofern noch mal wichtig der Hinweis, weil ich immer mal wieder feststelle, dass doch der eine oder die andere das Gefühl hat, weil das irgendwie der Verein, die Freizeitgestaltung und das Hobby der jeweiligen Person ist, dass man vielleicht auch ein bisschen lax mit dem einen oder anderen umgehen könnte. Davor warne ich dringend, weil es da keinen Rabatt drauf gibt: Zum Beispiel ein Amtsgericht oder ein Finanzamt — wenn das eine Frist setzt und etwas haben will vom Vereinsvorstand, dann muss das eben auch fristgerecht und vollständig passieren, weil ansonsten Sanktionen drohen können.
Insofern gilt der alte Satz: Ehrenamt ist zwar unbezahlbar und meistens auch unbezahlt, aber eben deshalb nicht unprofessionell. Deswegen möchte ich euch jetzt einfach verschiedene Bereiche nennen, die aus meiner Sicht dort in den Blick genommen werden müssten. Das fängt zunächst mal ganz banal damit an, wie der Verein als Organisation aufgestellt ist: Also dass man eben schaut, wie ist die tägliche Arbeit überhaupt aufgesetzt, wie sind die Strukturen. Gibt es zum Beispiel eine Vereinsadresse, wo man sich hinwenden kann — manchmal nur beim Vorsitzenden — vielleicht gibt's aber auch irgendein Vereinsheim oder eine Geschäftsstelle. Gibt es eine Internetseite, die als Visitenkarte im Internet zu finden ist, um den Verein erreichen zu können? Sind dort Ansprechpartner genannt, Öffnungszeiten oder Erreichbarkeitszeiten, wo die Leute eben dann auch wirklich angesprochen werden können, wenn man dort etwas hat?
Auch dieser ganze wichtige Punkt, der sozusagen als Oberthema hier auch zu unserem heutigen Seminar gehört: Was ist mit den ganzen Regularien des Vereins? Gibt es eine aktuelle Satzung, die auch zeitnah mal irgendwann angeschaut worden ist und noch aktuell ist? Gibt es dazu weitere Ordnungen, wie eine Beitrags- bzw. Gebührenordnung, eine Geschäftsordnung des Vereins, eine Datenschutzrichtlinie und und und — was man sich da alles vorstellen kann, sodass da eben die Struktur und das Gerüst des Vereins ordentlich aufgestellt sind.
Damit zusammenhängt, dass man eben auch schauen muss, wie die Gremienarbeit aufgesetzt ist. Und zwar meine ich damit: Wie werden Entscheidungen des Vorstands vorbereitet? Wie arbeitet dieser zusammen? Stichwort Geschäftsordnung ist natürlich eine Sache dabei, aber auch, dass das jemand im Blick hat, um es eben auch zu bearbeiten. Gibt es zum Beispiel so etwas wie einen Jahres-Terminkalender, wo die Sitzungen geplant werden, wann sich der Vorstand trifft, wann vielleicht auch eine Mitgliederversammlung stattfindet? Andere Fixpunkte im Vereinsleben, sowas wie ein Sommerfest, eine Weihnachtsfeier, ein Vereinsausflug — sind die auch abgestimmt im Verein mit vielleicht Abteilungen, die irgendwelche anderen Aktivitäten haben, oder auch extern mit Kommune, anderen Vereinen, auf die man im Zweifel Rücksicht nehmen muss, wenn man sowas macht?
Wenn es um die Sitzungen geht: Wie werden die vorbereitet? Muss eine Einladung geschrieben werden, gibt es eine Tagesordnung dazu — also welche Tagesordnungspunkte sollen besprochen werden und wer sammelt die ein bis zu welchem Zeitpunkt? Ist da zum Beispiel auch eine Anfangs- und eine Enduhrzeit genannt, wann eine Sitzung stattfindet? Ich sag das mal aus Sicht von jemandem, der selbst auch in Vorstandsgremien tätig ist: Ich bin immer ein Freund davon, klaren Beginn und Ende draufzuschreiben, damit man sich eben nicht endlos verzettelt und jeder dann auch mal weiß, wie er planen kann. Man muss deswegen auch im Blick haben, wie viel Zeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte zur Verfügung steht, weil man nicht bis irgendwann tief in die Nacht zusammensitzt.
Stichwort Einladung: Auf welchem Weg werden die verteilt? Muss man das vielleicht irgendwie in der Tageszeitung veröffentlichen? Muss man rechtzeitig Briefe fertig machen, um die Einladung zu verschicken? Solche Themen — also da auch Blick in die Satzung, Fristen beachten: Bis wann dürfen Vorschläge für eine Tagesordnung gemacht werden und solche Sachen? Beim Thema Sitzung auch noch mal ganz wichtig: Was ist mit Vor- und Nachbereitung? Also ist klar, wer ein Protokoll führen wird? Hält auch irgendjemand die Beschlüsse fest und macht eine Liste, sodass klar ist, wer was bis wann zu tun hat, damit man nicht einfach nur auseinandergeht und dann nett drüber gesprochen hat, aber keine Umsetzung der entsprechenden Beschlüsse nachher passiert?
In dem Zusammenhang vielleicht eine kleine Randnotiz: Passt bitte auf, dass ihr in Protokollen auch die konkreten Abstimmungsergebnisse erfasst. Also nicht einfach nur reinschreiben „wurde angenommen“, sondern dass da wirklich drinsteht, dass da von sieben Leuten fünf zugestimmt haben, eine sich enthalten und eine dagegen war. Zunehmend schauen Amtsgerichte und Finanzämter sich Protokolle an und prüfen, ob Beschlüsse formgerecht zustande gekommen sind. Deswegen ein wichtiger Hinweis dazu.
Vielleicht noch ein Praxistipp: Macht euch eine Beschlussliste, entweder in einem Buch oder auch elektronisch in der Excel oder sowas — das finde ich noch einfacher — wo Sitzungsdatum, Tagesordnungspunkt und dann eben diese Abstimmungsergebnisse drin zu finden sind. Wenn das eine Abstimmung war, die bei der letzten Sitzung war, dann können sich vielleicht noch alle dran erinnern; aber spätestens, wenn mal die handelnden Personen nicht mehr die gleichen sind, weil dazwischen eine Neuwahl war, weiß niemand mehr, in welchem Protokoll und in welchem Ordner die Sachen zu finden sind. So hat man es dann relativ leicht.
Zum Thema Gremienarbeit gehört aus meiner Sicht auch noch, dass man schaut, dass man rechtzeitig für Nachfolge sorgt und den neuen Gremienmitgliedern so einfach wie möglich macht, sich einzuarbeiten. Also zum Beispiel irgendwelche Informationen für die zusammenstellt, die dann in einem Ordner in Papier oder elektronisch oder auf einem Datenträger zu finden sind. Vielleicht ist irgendeine Ansprechperson dabei, die einarbeitet oder zumindest für Rückfragen bei Problemen zur Verfügung steht, und vielleicht auch für jeden so eine kleine Arbeitsplatzbeschreibung da ist, also so eine Stellenbeschreibung, wo man weiß, wofür man zuständig ist. Dann wird's einfacher, sich dort einzuarbeiten.
Wenn es um den Verein geht, ist auch ein wichtiger Aspekt, dass man Mittel haben muss, und das sind vor allen Dingen finanzielle Mittel, um eben auch seine laufende Arbeit und seine Projekte machen zu können. Gerade das Thema Geld ist häufig ein knappes Gut in einem Verein, also ist das etwas, worum man sich kümmern muss. Da drunter fallen alle Möglichkeiten, Einnahmen zu generieren: Beiträge von Mitgliedern, Spendenkampagnen, Sponsoren finden und betreuen und natürlich auch Fördermittel beantragen, zum Beispiel für einzelne Projekte. Das heißt, da eben rechtzeitig im Blick haben, wie die Planung aussieht, wann man Gelder braucht und sich im Vorfeld drum kümmern, dass dann zu dem Zeitpunkt auch genügend da ist. Man braucht also eine breite Klaviatur, auf der man spielen kann. Trotzdem ist das ein wichtiger Aspekt — und wenn man sich nicht nur auf die Mitgliedsbeiträge verlassen will, gibt's da eben auch noch ein paar andere Themen, die man im Blick haben muss.
Wenn man hoffentlich Gelder bekommen hat und auf der anderen Seite irgendwelche Dinge macht — also Veranstaltung und Projekte — wird man auch Ausgaben haben. Dann muss man sich um das Thema Buchhaltung kümmern, denn das ist ein ganz zentraler Kern in einem gemeinnützigen Verein. Aus zwei Gründen: Einmal nach außen — man braucht die Buchhaltung und die richtige Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben in die jeweiligen Sphären, weil man dann seine Jahresberichte und im Zweifel eine Steuererklärung damit erstellt, die vom Finanzamt kontrolliert werden. Das Finanzamt kann darüber entscheiden, ob der Verein bei Gründung oder im weiteren Verlauf seine Gemeinnützigkeit anerkannt bekommt, weil nur dann kann das Finanzamt prüfen, ob Einnahmen/Ausgaben tatsächlich nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet wurden und ob da alles korrekt gelaufen ist.
Zum anderen ist es nach innen ein wichtiges Instrument, weil die Mitglieder erwarten können und ein Recht darauf haben, bei einer Mitgliederversammlung einen Jahresbericht vom Vereinsvorstand zu erhalten, in dem nicht nur allgemein berichtet wird, was man denn so alles gemacht hat und was man vielleicht noch vorhat, sondern auch die Finanzsituation des Vereins geschildert wird. Dazu braucht man natürlich irgendwelches Zahlenmaterial als Grundlage, um aussagekräftig etwas sagen zu können. Deswegen ist das sozusagen eines der höchstprioritären Themen, die im Vorstand im Zweifel liegen bleiben müssen. Man kann sowas auch auslagern, aber dann muss es in der Satzung genehmigt sein, weil das eigentlich gewertet wird als eines der wichtigsten Themen, die der Vorstand selbst machen muss.
Je nach Größe eines Vereins gibt's Unterschiede, ob das mit nur einer Einnahmenüberschussrechnung laufen kann; bei größeren Vereinen kann es dazu führen, dass man richtige Bilanzen erstellen muss oder vielleicht bei größeren Wohlfahrtsverbänden, dass es Konzernabschlüsse geben muss, wenn es Untergesellschaften gibt. Das sind dann Dinge, die ihr bitte im Zweifel mit einem Steuerberater, der für euren Verein zuständig ist, besprecht.
Wozu braucht man die Buchhaltung noch? Auch um dauerhaft und ständig seinen Verein steuern zu können. Man sieht, wie ist unsere aktuelle Liquidität? Wenn wir fürs nächste Jahr planen, welche Projekte und Veranstaltungen machen wir, haben wir dafür genügend Geld in der Kasse? Welche Investitionen stehen an? Man braucht das, um einen Haushaltsplan für die Zukunft aufstellen zu können und eine Kontrolle zu haben, ob man weiterhin im Plan ist.
Ein wichtiger Hinweis: Wenn ihr mit Fördermitteln arbeitet, also Gelder von öffentlichen Fördertöpfen, Stiftungen oder den sogenannten Soziallotterien bekommt, dann steht immer mit im Raum, dass man Verwendungsnachweise erstellen muss. Dafür braucht man eine entsprechende Buchhaltung, die dieses Zahlenmaterial liefert.
Noch ein Spezialthema: Wenn euer Verein eigenes Personal hat — also Leute, die als Minijobber, Gleitzonen-Beschäftigte, Teilzeit- oder Vollzeitkräfte tätig sind mit Arbeitsvertrag, wo dann Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen — muss es insbesondere jemanden geben, der sich um das Thema Lohnbuchhaltung kümmert. Ich bin selbst Vorsitzender in einem Verein mit Personal und kann da nur sagen: Passt bitte auf, dass das jemand macht, der davon wirklich Ahnung hat. Wenn ihr nicht jemanden im Vorstand oder im sonstigen Vereinsumfeld habt, der das beruflich macht oder das Know‑how dafür hat, dann sucht euch bitte jemanden als externen Dienstleister. Ich mache das zum Beispiel bei einem Steuerberater, der die Lohnbuchhaltung für uns macht. Das kostet zwar ein bisschen, aber dafür habt ihr die Gewissheit, dass es ordentlich läuft. Wenn man es falsch macht, kann man ganz schnell Fehler machen, und dann summieren sich Riesenbeträge — das kann sonst auch ein Thema werden.
Ich habe das Thema Mitgliedsbeiträge schon mal angesprochen. Natürlich ist auch das Thema Mitgliederverwaltung wichtig: Wenn man Mitglieder hat, muss man auch irgendwie was über die wissen und mit ihnen in Kontakt bleiben. Ich würde sogar noch weiter gehen und sagen: Man sollte das Datenmaterial, das man dort hat, für sich und seine Vereinsarbeit nutzen. Ein Unternehmen, das Kunden hat, ist froh, dass es viel über diese weiß und nutzt das, um gezielt Angebote zu machen. Je besser ihr über eure Mitglieder Bescheid wisst — was sie eigentlich wollen oder wo sie vielleicht unzufrieden sind — umso eher könnt ihr reagieren und gute Angebote für sie machen.
Was heißt an der Stelle Mitgliederverwaltung? Dass man erfasst, wer Mitglied ist, seit wann, mit welchen Adress‑, Kontakt‑ und Bankdaten. Wichtig: Das Thema Datenschutz muss beachtet werden. Ihr dürft nicht einfach alles speichern und auch nicht auf unbegrenzte Zeit. Das ist nochmal ein vertieftes anderes Thema. Was ihr erlaubt bekommen habt zu speichern, solltet ihr für euch nutzen, weil es euch die Möglichkeit gibt, eure Mitglieder zu betreuen, zu gucken und eure Angebote darauf auszurichten. Ihr könnt zum Beispiel sehen, wie eure Altersstruktur ist — merkt ihr, dass ihr euch vielleicht langfristig verjüngen müsst? Oder umgekehrt, weil viele ältere Mitglieder da sind, braucht ihr vielleicht ein besonderes Angebot für diese. Damit könnt ihr frühzeitig schauen, wer vielleicht geeignet wäre, ein Vorstandsamt zu übernehmen oder zumindest ansprechbar zu sein als Helfer oder Helferin bei Vereinsfesten oder Projekten.
Meine Empfehlung ist: Das kann natürlich einfach auch wieder in einer papierhaften Mitgliederdatei mit Listen oder sowas passieren. In der heutigen Zeit würde ich da dringend raten, das über entsprechende Programme zu machen, die Vereinssoftware liefern. Dazu habe ich nachher einen Link für euch, wo ihr gucken könnt, was es dazu gibt und wo man auch kostengünstige Angebote findet. Solche Programme liefern Möglichkeiten, eine kurze Willkommens-Mail zu verschicken, Infomappen, Flyer mit Vereinsangeboten, eine Übersicht der anstehenden Veranstaltungen und vielleicht die Aufforderung zu Mitmachangeboten oder die Abfrage, wo ein Mitglied sich vorstellen könnte mitzuhelfen.
Zu guter Letzt natürlich auch das Zeugnungs‑/Beziehungsmanagement in dem Sinne, dass es Gratulationen zu runden Geburtstagen, Vereinsjubiläen oder sowas gibt — mit Urkunde oder ähnlichem. Das ist ein wichtiger Hinweis für Vereine mit einer älteren Mitgliedschaft: Versetzt euch mal in die Lage eines älteren Mitglieds, das viele der üblichen Angebote aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr nutzen kann. Dann erlebt das Mitglied im Zweifel euch und euren Verein nur noch, wenn einmal im Jahr der Mitgliedsbeitrag abgebucht wird — und dann ist eine Kündigung irgendwann fast zwangsläufig, weil man sich überlegt, was habe ich denn eigentlich noch davon? Deswegen würde ich mir das gut überlegen, genau für so eine Klientel Möglichkeiten zu haben, sie zu erreichen: Gratulation zum runden Geburtstag, Genesungswünsche schicken oder einen Newsletter/Vereinszeitschrift, um mit ihnen in Kontakt zu bleiben.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist Öffentlichkeitsarbeit — das gilt nach außen wie nach innen. Nach außen: Kontakt zur klassischen Presse, also jemand, der Pressemitteilungen erstellt, an Journalistinnen und Journalisten schickt und Interviews führt, wenn es um Veranstaltungen geht. In der heutigen Zeit natürlich auch Social‑Media‑Kanäle, die der Verein hat und die betreut werden. Dazu gehört, dass auf eurer Internetseite etwas Aktuelles zu finden ist, Ankündigungen für Veranstaltungen, dass Termine kommuniziert werden und dass ihr repräsentiert seid bei Veranstaltungen anderer — zum Beispiel Neujahrsempfänge der Kommune oder Jubiläen anderer Vereine, wo eine Abordnung von euch sichtbar ist.
Gleiches gilt nach innen: Viele Mitglieder nutzen einen Verein zunehmend nur noch als Dienstleistungsangebot und nutzen die Mitgliedsangebote, wollen sich aber nicht groß einbringen. Das kann frustrierend für Vorstandsmitglieder sein. Teilweise tun Leute das nicht aus bösem Willen, sondern haben überhaupt keine Ahnung, wie Verein funktioniert — nicht jeder besucht die Vereinsschule wie ihr heute Abend und weiß, was im Hintergrund passiert. Deshalb mein Aufruf: Wenn ihr nicht über euch und eure gute Arbeit im Hintergrund berichtet, werden die Mitglieder das im Zweifel nicht mitbekommen. Auf der Mitgliederversammlung erreicht man oft nur überschaubare Präsenzquoten. Überlegt, ob es andere Kanäle gibt, wie man Vereinsmitglieder erreichen kann: Aushang, Flyer, Newsletter etc. — und vielleicht auch mal eine Umfrage, wie die Leute zufrieden sind mit dem Angebot, ob etwas fehlt oder ob sie unzufrieden sind.
Dazu gehört, dass man Leute braucht, die sich um bestimmte Projekte oder Veranstaltungen kümmern. Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie ein Anfangs- und ein Enddatum haben. Das betone ich, weil es umgangssprachlich oft heißt „da sind wir mit dem Projekt dran“, was irreführend ist. Besonders schwierig ist das beim Thema Fördermittel: Fördermittel werden in der Regel vergeben, bevor ein Projekt begonnen hat. Deswegen müsst ihr euch im Vorfeld klare Gedanken machen, welche Projekte anstehen, wann sie losgehen sollen, wie sie finanziert werden, welche Ressourcen ihr schon habt und wie ihr im Zweifel von außen noch Unterstützung benötigt. Dafür muss jemand zuständig sein, denn häufig ist das mit großem Vorlauf verbunden. Man braucht jemanden, der Bedingungen von Förderanträgen durchliest, damit man weiß, ob man die Anforderungen bis zum Abgabetermin erfüllt und ob man das sauber hinbekommt, falls eine Bewilligung erteilt wird.
Zu guter Letzt noch eine Aufgabe, die aus meiner Sicht ganz wichtig ist: Datenschutz. Ich will das nicht zu hoch hängen: Nein, nicht jeder Verein braucht zwangsläufig einen Datenschutzbeauftragten. Es stehen zwar große Bußgelder im Raum — potenziell — aber im Vereinsbereich sind mir bisher nie höhere Bußgelder als 1.000 Euro begegnet. Das ist immer noch viel Geld für einen kleinen Verein und ärgerlich, wenn man es zahlen muss, aber nicht unbedingt sofort existenzbedrohend. Nichtsdestotrotz ist es ein Thema, das man im Blick haben muss, insbesondere der Vorstand. Zum Beispiel braucht man ein Verarbeitungsverzeichnis — alle, die jetzt zucken und sagen „was ist das?“, wissen, dass sie da nachschauen sollten. Man muss sich Gedanken machen: Welche Daten erfassen wir? Wie werden sie archiviert? Löschen wir aktiv Daten, wenn Fristen abgelaufen sind? Wie sichern wir Daten? All das sind Punkte, die man vertiefen kann.
Ich habe im Chat auch die eine oder andere Frage gesehen — zum Beispiel Lobbyarbeit. Das würde ich unter PR bzw. Öffentlichkeitsarbeit einordnen. Das sind die Grundthemen, die in einem Verein abgedeckt sein sollten.
Im nächsten Schritt möchte ich zeigen, welche Rollen daraus entstehen könnten. Vorneweg: Nicht jede Aufgabe muss durch ein Vorstandsmitglied begleitet werden. Zwar ist zunächst der Vorstand als Ganzes für den Verein zuständig, und das Naheliegendste ist, viele dieser Aufgaben durch Vorstandsmitglieder umsetzen zu lassen. Aber das sind durchaus Themen, die man auch an andere Personen vergeben kann, die nicht im Vorstand sitzen. Bei einigen klassischen Aufgaben, die sich aufdrängen — zum Beispiel alles, was mit Geld und Finanzen zu tun hat, beim Schatzmeister — kann man vieles aufteilen und auf mehrere Personen verteilen.
Hier ein paar Anregungen, wie solche Rollen aussehen könnten (wie sie in eurem Verein heißen und ob sie im Vorstand sind und in der Satzung genannt werden müssen, ist etwas anderes):
Taktgeber/Taktgeberin: Eine Person, die die langfristigen Ziele des Vereins im Blick hat, große Themen, Termine, Vereinsjubiläum, Renovierungen, wichtige Verträge, Vorbereitung von Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen. Jemand, der nachhält, dass Beschlüsse aus der Vergangenheit nachgearbeitet werden, koordiniert und Ansprechpartner*in für Verwaltungspersonal ist.
Botschafter/Botschafterin (Außenkontakt): Erste Ansprechperson für offizielle Kontakte mit Behörden, Politik, Wirtschaft und anderen Organisationen. Sorgt dafür, dass offizielle Schreiben nicht irgendwo irgendwo verloren gehen, vertritt den Verein nach außen.
Finanzministerin / Vereinskassiererin: Die Rolle, die sich ums Geld kümmert — Beitragseinzug, Mahnwesen, Spenden (Spendenbescheinigungen), Sponsorenbetreuung, Fördermittelanträge und Verwendungsnachweise. Diese Rolle ist sehr umfangreich; oft empfiehlt es sich, Aufgaben zu delegieren, aber eine Person sollte die Kontrolle haben.
Kundenbetreuer*in / Mitgliederbeauftragte(r): Erste Ansprechperson für Mitgliederanliegen, Adressänderungen, Bankdaten, Fragen zu Angeboten, Mitmachmöglichkeiten. Wichtig: Diese Person ist nicht allein verantwortlich für Mitgliedergewinnung; Mitgliederwerbung und -betreuung sind Aufgaben des gesamten Vorstands und aller Mitglieder.
Influencer*in / Öffentlichkeitsarbeit: Zuständig für Pressemitteilungen, Kontakt zu Journalistinnen und Journalisten, Betreuung von Social‑Media‑Kanälen, Erstellung von Vereinsflyern, Newslettern, Broschüren. Die einzelnen Aufgaben können verteilt werden — wichtig ist, dass die Informationen kanalübergreifend verfügbar sind.
Projektmanager*in / Projektausschuss: Verantwortlich für Planung großer Projekte wie Bauvorhaben, Umgestaltungen, größere Veranstaltungen. Koordiniert mit Verbänden, Behörden, Förderern, Handwerkern. Viele Vereine haben einen Bau- oder Projektausschuss.
Veranstaltungsmanager*in: Zuständig für größere Veranstaltungen (Festival, Konferenz, Kulturveranstaltungen) — Finanzierung, Verkehrssicherung, Ausfallrisiken, Honorarfragen etc. Es gibt hilfreiche Checklisten und Broschüren zu diesem Thema.
Datenschutzbeauftragte(r) / Datenschutzverantwortliche(r): Kümmert sich um Datensicherheit, Sicherungskopien, Zugang zu papierhaften Unterlagen, Löschfristen, Verarbeitungsverzeichnisse. Das ist nicht zwingend der formelle Datenschutzbeauftragte nach DSGVO, sondern oft die Person, die praktisch die Umsetzung und Kontrolle des Datenschutzes begleitet; der formelle Datenschutzbeauftragte wird hinzugezogen, wenn nötig.
Ihr seht, das sind eine ganze Reihe verschiedener Rollen, die Regelungen brauchen. Viele dieser Aufgaben haben mit der Satzung zunächst nichts zu tun, sondern mit dem Tagesgeschäft. Viel wichtiger ist im Zweifel eine Verständigung im Vorstand und mit weiteren Leuten, wer diese Rollen übernimmt. Dazu würde ich raten, sich in einer Vorstandsklausur, einem Vereinsworkshop oder einer Zukunftskonferenz Gedanken zu machen: Welche Rollen brauchen wir? Welche Voraussetzungen sollte eine solche Rolle haben? Das finde ich immer spannend im Vereinsbereich: Man nimmt oft irgendjemanden ohne mal zu überlegen, was die Person mitbringen sollte. Das muss man ausbuchstabieren und Hilfestellung geben, damit die Person die Rolle übernehmen kann.
Solche Stellenbeschreibungen sollten beschreiben: Wer macht was? Wer wird vertreten von wem? In welchem Rahmen darf die Person allein agieren oder muss sie mit anderen Personen zusammenarbeiten? Das sollte daraus hervorgehen.
Zum Schluss noch zwei, drei Tipps: Ein Buch, das ich euch gerne nennen möchte, ist von Falk Golinski. Er hält zum Thema immer mal wieder Seminare; meines Wissens ist die zweite Auflage aus 2020 die aktuellste. Schaut, ob es eine aktuellere Ausgabe gibt. Es liest sich sehr gut und man kann gute Tipps finden. Außerdem hat er Ressourcen auf seiner Internetseite, zum Beispiel eine Excel‑Datei zur Geschäftsverteilung, die eine gute Hilfestellung ist, damit ihr eine Grundlage habt, sowas zu bearbeiten.
Wenn es um Vereinssoftware und Hardware geht: Das Haus des Stiftens in München hat einen Service unter stifterhelfen.de. Dort kann man sich als gemeinnützige Organisation registrieren lassen und kommt vergünstigt oder teilweise komplett kostenlos an tolle Angebote aus dem Bereich Software und Hardware. Dort sind auch viele Vereinssoftwareprogramme zu finden, in denen sehr häufig eine Reihe der Punkte, die ich angeführt habe, enthalten sind — sowohl Mitgliederverwaltung als auch Buchhaltung, Spenderverwaltung und Spendenbescheinigung. Das ist dann sehr häufig in einem Paket drin, sodass man nicht vier oder fünf verschiedene Programme braucht. Schaut euch das an und registriert euch im Zweifel — das ist wirklich ein tolles Angebot.
Vielen Dank — das war mein Überblick.
