Bevor wir uns überhaupt mit dem Vorstand befassen und mit seinen Rechten und Pflichten und so weiter, müssen wir zunächst einmal klären: Was ist denn überhaupt der Vorstand eines Vereins? Die Begrifflichkeit selbst, die ist vielen nicht klar, auch denjenigen, die ein Vorstandsamt übernehmen möchten. Da gibt es nämlich eine Unterscheidung zwischen dem eigentlichen Vorstand, also dem Vertretungsorgan eines Vereins. Das muss auch jeder Verein haben, also den Vorstand gemäß § 26 BGB, Bürgerliches Gesetzbuch. Das können Sie auch gerne mal nachlesen; diese Vorschriften über Vereine (BGB) kann man online wunderbar offen einsehen.
Wir haben zum einen eben den — und dann muss man gucken — die erweiterte Vorstandschaft. Da habe ich mein kleines Schaubild gemacht. Also zum einen haben wir das Vertretungsorgan, der eigentliche Vorstand, und dann diese, ich nenne es mal, „erweiterte Vorstandschaft“ in Anführungszeichen. Wie man es nämlich genau bezeichnet, ergibt sich dann aus der Satzung, und nicht jeder Verein muss so eine erweiterte Vorstandschaft haben.
Vorab: Als Vertretungsorgan, das ist dieser eigentliche Vorstand im Sinne des Gesetzes, ja, und der ist eine Alleinvertretung. Also allein dieser Vorstand ist vertretungsbefugt. Der Vorstand ist vornehmlich in der Haftung bei einem Verein, wenn es um Haftungsfragen geht, und um die Haftungsfragen werden wir uns morgen Abend noch intensiver kümmern. Und diese erweiterte Vorstandschaft, für die gibt es verschiedene Begrifflichkeiten; die nennt man auch manchmal „geschäftsführender Vorstand“ oder „Präsidium“. In vielen Satzungen ist es leider nicht ganz korrekt formuliert, und dann wird auch diese erweiterte Vorstandschaft — wo ich jetzt, sage ich mal, Schriftführer ohne Vertretungsmacht, Jugendwart, Pressewart, was auch immer, mit runterfasse — oft nicht genau unterschieden. Und da gibt es dann sehr oft Verwirrungen, auch über die Kompetenzen und Haftungen.
Diese Personen, die tragen zwar zur Entscheidungsfindung bei, aber die haben keine Vertretungsbefugnis, und eine Haftung haben sie nur in ganz bestimmten Ausnahmefällen, zu denen wir später kommen. Und da wäre schon meine erste Aufgabe an Sie: Schauen Sie doch mal in die Satzung Ihres Vereins, wie es bei Ihnen formuliert ist, ob es da eine klare Abgrenzung gibt, da verschiedene Begrifflichkeiten verwendet werden und auch im weiteren Verlauf der Satzung ein Vorstand erwähnt wird: „der Vorstand“, „auch dieser Vorstand“, „auch jenes“ — ist dann damit wirklich nur der vertretungsberechtigte Vorstand gemeint oder eben dieses erweiterte Gremium? Das wäre schon mal wirklich gut, wenn man es abgrenzt.
Jetzt gehe ich zunächst mal von diesem richtigen Vorstand aus, von diesem vertretungsberechtigten, kleinen Vorstand nach § 26 BGB, und möchte etwas zu seiner Rechtsstellung ausführen. Wie ist das Verhältnis zum Verein? Und im Vorstand, rechtlich gesehen, ist es ein sogenanntes Auftragsverhältnis. Wenn Sie das nachlesen möchten, steht es in den Paragraphen 662 und nachfolgenden im BGB. Und wie ist dieses Auftragsverhältnis? Es ist eben so, dass sich der Vorstand gegenüber dem Verein verpflichtet, die ihm übertragenen Geschäfte zu besorgen — im Interesse des Vereins — und dies grundsätzlich unentgeltlich. Grundsätzlich, wie gesagt, weil eine Vergütung zugelassen werden kann; durch die Satzung kann man dem Vorstand eine Vergütung zukommen lassen. Und so eine Satzungsregelung, die ist dann auch erforderlich. Gerade bei gemeinnützigen Vereinen ist es wichtig, und das ist auch dann erforderlich, wenn er nur diese Ehrenamtspauschale erhält, diesen Steuerfreibetrag. Auch dann muss die Satzung Sondervergütungen vom Prinzip her zulassen.
Der Vorstand, der kann im Übrigen auch hauptamtlich tätig sein. Also gerade bei größeren Vereinen gibt es oft einen hauptamtlichen ersten Vorsitzenden, beispielsweise. Dann braucht man eben einen entsprechenden Anstellungsvertrag. Da hat er dann ein Arbeitnehmerverhältnis und muss dann eben auch die ganzen versicherungs- und steuerrechtlichen Fragen entsprechend prüfen. Das ist ja am Ende des Seminars noch Thema. Und wenn man so einen hauptamtlichen Vorstand hat, muss man natürlich schauen, dass man den Vertrag entsprechend gestaltet, dass auch im Fall der Beendigung des Vorstandsamtes die Kündigungsmöglichkeiten des Arbeitsvertrags gekoppelt sind und der nicht weiterläuft. Aber das ist eher die Ausnahme, weshalb ich das jetzt auch nicht hier vertiefen möchte.
Zu der Vertretungsregelung des Vorstands möchte ich aber ganz gerne noch etwas sagen: Wie darf denn der Vorstand vertreten? Das ist, wie gesagt, geregelt in § 26 BGB. Und da steht drin — was ich jetzt hier lese, das ist der § 26 BGB —, da steht dann drin: „Der Vorstand vertritt den Verein gerichtlich und außergerichtlich, und er hat die Stellung eines gesetzlichen Vertreters.“ Dann ist eben der wichtige Satz auch der: „Der Umfang der Vertretungsmacht kann durch die Satzung mit Wirkung gegen Dritte beschränkt werden.“ Und dann ist ein wesentlicher Punkt der Absatz 2: „Besteht der Vorstand aus mehreren Personen, so wird der Verein durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten.“
Was auch ganz wichtig ist, ist: Eine Willenserklärung gegenüber dem Verein abzugeben — das wäre beispielsweise die Kündigung der Mitgliedschaft, das ist der Klassiker —, so genügt die Abgabe gegenüber einem Mitglied des Vorstands. Was sagt uns dieser Absatz 2? Wenn Sie jetzt einen Vorstand haben, der aus mehreren Personen besteht — da steht zum Beispiel in der Satzung: „Der Vorstand des Vereins besteht aus dem ersten und zweiten Vorsitzenden und dem Kassenwart.“ Punkt. Oder: „Der Vorstand besteht aus fünf Personen.“ Und das ist nicht weiter geregelt über eine Vertretungsregelung. Dann bedeutet dies, dass von diesen fünf oder drei benannten Personen immer die Mehrheit vertreten muss, ja. Und das ist natürlich sehr unpraktisch, wenn so etwas in der Satzung steht. Das gibt es durchaus, und deswegen sollte man abweichen von diesem § 26 in der Satzung. Das ist möglich — sieht man ja im Absatz 1, das kann durch die Satzung geregelt werden —, und es sollte auch so gemacht werden, und zwar so, dass es für den Verein gut passt und dass es auch praktikabel ist, ja.
Wie gesagt, die Vertretung erfolgt dann in der satzungsmäßig bestimmten Form. Und wenn Sie so eine Kombination haben, beispielsweise einen mehrgliedrigen Vorstand, wo Sie diese kombinierte Vertretung haben, und da fällt ein Mitglied weg, dann ist es nicht möglich, dass das übrig gebliebene Mitglied alleine vertritt. Dann ist eine Einzelvertretung nicht zulässig; der Verein wäre dann ohne gesetzlichen Vertreter. Sie haben mehrere Möglichkeiten, es in Ihrer Satzung zu gestalten. Sie können beispielsweise eine Einzelvertretung machen, also dass Sie sagen: Die Person — also der Verein wird durch den Vorsitzenden alleine vertreten, beispielsweise. Das ist natürlich dann — haben Sie nur den einen; er hat dann einen Vorstand, der vertritt, und das könnte problematisch sein, wenn der mal ausfällt. Dann haben Sie keinen Vertreter/Stellvertreter, und dann ist der Verein auch ohne Vertretung. Dann haben Sie die Möglichkeit, dass Sie mehrere einzelvertretungsberechtigte Vorstandsmitglieder haben, beispielsweise der erste Vorsitzende oder der zweite Vorsitzende und den Schatzmeister — den haben viele auch noch —, die beispielsweise einzeln vertreten können. Und dann gibt es die kombinierte Vertretung: Man sagt, dass zwei gemeinsam vertreten oder dass ab einer gewissen Wertgrenze zwei gemeinsam vertreten. Das wäre dann diese kombinierte Vertretung, ja. Und wenn Sie die haben, dass immer zwei gemeinsam vertreten müssen, und einer wegfällt, dann ist eben das Problem: Es ist eine Einzelvertretung nicht zulässig. Dann müssen Sie sich was überlegen — dann Nachwahl oder im schlimmsten Fall Notvorstand bestellen.
Ja, was ist noch möglich an Vertretung? Der Vorstand — und zwar in vertretungsberechtigter Anzahl —, der kann auch andere Personen für eine Vertretung ermächtigen. Meistens sind es dann welche aus dem sogenannten erweiterten oder geschäftsführenden Vorstand, dass man beispielsweise dem Schriftführer — der in dem Fall, für das Beispiel, keine Vertretungsbefugnis haben soll — eine Vollmacht erteilt, dass er in einer gewissen Sache vertreten darf.
Rechtsgeschäfte sind möglich, also eine Generalvollmacht ist nicht zulässig. Und wenn man eine Vollmacht ausstellt, dann ist auch in manchen Fällen darauf zu achten, dass die im Original eingereicht werden muss, wenn man jemanden bevollmächtigt. Das ist eine grundsätzliche Regelung, zum Beispiel bei einer Kündigung oder so, da muss die Vollmacht dann auch im Original vorgelegt werden, weil ansonsten eine Zurückweisung möglich ist — was man natürlich nicht riskieren möchte. Und wie ich schon eben sagte: Eine Generalvollmacht gibt es nicht. Der Vorstand kann nicht seine gesamte Vertretungsmacht delegieren, sondern das muss auf einzelne Bereiche — zum Beispiel Vertretung von Abteilungen, Jugendabteilung oder so etwas — beschränkt sein, oder auch Tätigkeitsfelder wie Personalangelegenheiten oder Mitgliederangelegenheiten, was auch immer, beschränkt sein, oder für ein einzelnes Rechtsgeschäft.
Was auch möglich ist im Rahmen der Vertretung und was gerade größere Vereine haben, das ist ein sogenannter besonderer Vertreter im Rahmen seines Aufgabenkreises. Der besondere Vertreter ist geregelt in § 30 BGB, und der ist zusätzlich zum Vorstand befugt zu vertreten. Er wird oftmals als Geschäftsführer bezeichnet, ist dann allerdings auch wieder sprachlich abzugrenzen von dem sogenannten Leiter der Geschäftsstelle — den mancher dann auch als Geschäftsführer bezeichnet, der aber nur mehr oder weniger die Schreibarbeit macht, aber keine wirkliche Vertretungsmacht hat oder, wenn, dann nur durch Einzelvollmachten. Ein besonderer Vertreter, der ist für einzelne Geschäftsbereiche zuständig, die ihm zugewiesen sind — und zwar zugewiesen in der Satzung. Deswegen ist für die Bestellung von ihm auch immer eine Satzungsgrundlage erforderlich. Sie müssten gegebenenfalls, wenn Sie vorhaben, so einen zu bestellen, auch die Satzung noch einmal anpassen, wenn sie das noch nicht vorsieht. Und dieser besondere Vertreter, der wird dann auch in das Vereinsregister eingetragen, und damit ist auch seine Vertretungsmacht nach außen wirksam. Der kann auch gleichzeitig im Vorstand mit sein, das schließt sich nicht aus, kann aber auch jemand sein, der gar kein Vereinsmitglied ist. Haftungsrechtlich gesehen gilt er als sogenannter verfassungsmäßiger Vertreter des Vereins, sodass die Handlungen, die er begeht, auch dem Verein zugerechnet werden. Das heißt, da gelten dann auch die Haftungserleichterungen für Vereine. Das werde ich aber morgen nochmal näher ausführen — nur, dass man auch mal diesen besonderen Vertreter gehört hat; der eben auch für manche Vereine interessant sein kann.
Ja, dann die Zahl der Vorstandsmitglieder — das hatte ich ja vorhin schon erwähnt mit dieser Kombination. Da gibt es den § 58 Nummer 3; der gilt dann vor allem für eingetragene Vereine. Es gibt ja eingetragene und nicht eingetragene. Und diese Regelung verlangt, dass in der Satzung Bestimmungen stehen über die Bildung des Vorstands. Die genaue Anzahl der Vorstandsmitglieder wird in der Satzung bestimmt. Und da ist nochmal aufgegliedert, was ich vorhin gesagt hatte. Also möglich ist, dass nur ein einzelner Vorstand vertritt, also eine Person; dass es einen mehrgliedrigen Vorstand gibt mit jeweils einer Einzelvertretungsbefugnis. Das lautet dann in etwa so: „Der Vorstand besteht aus dem ersten und zweiten Vorsitzenden; jeder von beiden vertritt den Verein alleine nach außen.“ Da müssen Sie aufpassen. Es gibt ja oft die Fälle, wo man möchte, dass der zweite Vorsitzende beispielsweise nur vertritt, wenn der erste verhindert ist. Das ist auch dann wichtig, wenn es zum Beispiel um Einladungen zur Mitgliederversammlung geht. Da sollte es schon klar sein, wer eigentlich die Versammlung einberufen darf. Da ist dann auch eine klare Satzungsregelung wünschenswert, wo beispielsweise drinsteht: „Der erste Vorsitzende beruft die Mitgliederversammlung ein, bei seiner Verhinderung der zweite Vorsitzende, bei dessen Verhinderung wer auch immer.“ Weil es kommt ansonsten durchaus vor, dass gerade bei Streitigkeiten der erste und zweite vielleicht unabhängig voneinander eine Mitgliederversammlung einberufen, und das möchte man unbedingt verhindern. Und deswegen möchte man meistens, dass der zweite nur im Verhinderungsfall vertritt — oder man möchte es manchmal. Und so eine Regelung, die ist aber nicht eintragungspflichtig im Registergericht, dem Vereinsregister. Ja, das muss man auch in der Satzung so formulieren, dass es nur im Innenverhältnis gilt. Und so ist es dann wesentlich: Eben wenn der zweite Vorsitzende diese Kompetenz überschreitet, dann haftet er gegebenenfalls, weil er im Innenverhältnis ohne Vertretungsmacht gehandelt hat. Ja, und nach außen hin sind dann aber seine Handlungen wirksam. Und das ist jetzt natürlich nicht auf zwei Personen beschränkt, diese Einzelvertretungsbefugnis. Also man kann, sage ich mal, unbeschränkt Personen mit Vertretungsbefugnis ausstatten. Ob das dann sinnvoll ist, wenn es mehr als drei sind, das ist eine andere Frage.
Dann gibt es den mehrgliedrigen Vorstand mit der kombinierten Vertretungsbefugnis. Das ist eben die Regelung, dass drinsteht: „Der Vorstand besteht aus erstem Vorsitzenden, zweitem Vorsitzenden, Schatzmeister und Schriftführer“ von mir aus. „Jeweils zwei Vorstandsmitglieder können den Verein gemeinsam vertreten.“ Ja. Oder man sagt: „Der erste vertritt alleine, und der zweite Vorsitzende gemeinsam mit einem weiteren Vorstandsmitglied“ — das wäre dann Schatzmeister oder Schriftführer. Das sind diese kombinierten Möglichkeiten. Das macht man einfach so, wie es für den Verein am praktischsten und am besten handhabbar ist. Dann muss man sich auch mal überlegen, ob man vielleicht die Satzung anpasst, wenn man immer noch eine Doppelvertretung hat, aber in der Tat meistens einer alleine handelt.
Ja, und dann gibt es noch diesen generellen Rahmen mit einer Höchst- oder Mindestgrenze, wenn man sagt: „Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen.“ Immer zwei Personen vertreten gemeinsam, oder jeder hat Einzelvertretungsbefugnis — oder, ist gar nichts geregelt, ist es immer die Mehrheit. Ja, das gibt es auch — also je nachdem, was eben am besten passt.
Und dann — das war eben die Frage, wie es ausgestaltet werden darf —, und die nächste Folie geht weiter jetzt um den Umfang der Vertretungsmacht. Also was umfasst denn die Vertretungsmacht des Vorstands? Und die ist nach dem Gesetz grundsätzlich unbeschränkt. Das heißt, er darf alle Geschäfte für den Verein erledigen. Aber sie kann durch die Satzung beschränkt werden, aber nicht völlig entzogen — das macht ja auch eigentlich keinen Sinn. So eine typische Beschränkung sind Wertvorschriften, dass man sagt: „Okay, der erste Vorsitzende darf alleine vertreten bei Geschäften bis zu einem Wert von, sage ich mal, 5.000 Euro.“ Oder: „Für Grundstücksgeschäfte, was auch immer, dann kann man eine andere Vertretungsregelung einbauen, dass dann beispielsweise der Gesamtvorstand vorher beschließen muss oder zwei gemeinsam vertreten müssen.“ Das ist dann auch gut, um den ersten Vorsitzenden so ein bisschen unter Kontrolle zu halten. Man weiß ja vorher oft nie, wer das Amt mal begleiten möchte. Allerdings muss man aufpassen: So eine Beschränkung, die muss dann auch eingetragen sein im Vereinsregister. Das heißt, sie muss ihre Grundlage in der Satzung haben und nicht nur jetzt so auf Zuruf unter den Vorstandsmitgliedern oder in der Mitgliederversammlung nebenbei beschlossen worden sein.
Was man auch noch ins Vereinsregister übrigens eintragen kann, das ist so eine Befreiung von dem sogenannten Selbstkontrahierungsverbot. Das bedeutet, dass ich nicht mit mir selbst ein Geschäft schließen kann. Also wenn ich jetzt im Verein als Vorstand agiere — und zwar mit Einzelvertretungsbefugnis —, kann ich mich nicht als Rechtsanwältin für den Verein beauftragen, weil da würde ich ja mit mir selbst ein Geschäft schließen. Das ist dieses Selbstkontrahieren, und das ist im Prinzip verboten. Das ist dieser § 181 BGB. Davon kann man aber eine Ausnahme machen, und zwar: In der Satzung kann man das reinschreiben, und das ist dann auch ins Vereinsregister einzutragen. Wenn es dann so wäre, könnte ich den Verein vertreten als Vorstand und könnte mich dann auch als Rechtsanwältin für den Verein beauftragen, beispielsweise. Da gibt es öfter so Konstellationen, sage ich jetzt mal: Der erste Vorsitzende, der ist Schreiner, und der Verein möchte irgendetwas geschreinert haben — er möchte sich beauftragen. Oder er ist Computerspezialist und soll die EDV für den Verein machen. Dann muss man das ja auch irgendwie regeln. Eine Alternative ist natürlich immer, dass dann der zweite Vorsitzende beziehungsweise andere Vorstandsmitglieder mit Vertretungsmacht so einen Vertrag abschließen. Das ist wahrscheinlich dann auch die sauberere Lösung für den Verein.
Ja, was passiert denn, wenn der Vorstand den Umfang der Vertretungsmacht überschreitet oder eben überhaupt ohne Vertretungsmacht handelt? Ja, das ist dann auch der Fall, wenn er bereits ausgeschieden ist und trotzdem handelt. Dann kann der Vorstand den Verein nicht mehr wirksam vertreten, und Außenstehende, mit denen ein Vertrag geschlossen wurde, haben dann nur noch einen Anspruch gegen ihn persönlich — auch dann, wenn der Vorstand die Beschränkung beispielsweise nicht kannte, weil er von einer Neuwahl nichts mitbekommen haben wollte oder so. Ja, wenn er jetzt beispielsweise aber nur entgegen interner Richtlinien oder Vorgaben handelt, zum Beispiel außerhalb seines Ressorts tätig ist, wenn es aber nicht im Vereinsregister eingetragen ist, dann verpflichtet er auch den Verein wirksam gegenüber Dritten. Das heißt, dann muss man auch wirklich genau schauen: Handeln die Vorstandsmitglieder auch im Rahmen ihrer Kompetenzen? Ist es auch vielleicht so eingetragen im Registergericht? Weil wenn so eine wirksame Vertretung vorliegt, dann ist der Verein wirksam verpflichtet, kann halt gegebenenfalls im Innenverhältnis gegen den Vorstand einen Regressanspruch geltend machen.
Um kurz Ihnen mit auf den Weg zu geben: Schauen Sie, dass der Vorstand immer seine Vertretungsmacht kennt und die auch nicht überschreitet. Dann haben Sie auch keine Probleme mit „Wer darf was?“
Jetzt komme ich zum nächsten Punkt — der ist leider relativ kurz im Verhältnis zum übernächsten Punkt. Der übernächste: „Pflichten des Vorstands“. Dieser heißt: „Rechte des Vorstands“. Und der Vorstand hat auch ein paar Rechte gegen den Verein. Und zwar: Zum einen hat er den Anspruch auf Ersatz der ihm entstandenen Auslagen, und zwar muss er sie nachweisen, und auch für die Aufwendungen, die er für den Verein getätigt hat — insbesondere Fahrtkosten oder Büroausgaben und so was. Da kann er einen Anspruch haben auf Auslagenersatz. Er kann sich aber auch für Sachspenden eine Spendenbescheinigung ausstellen lassen, wenn er darauf verzichtet. Das ist allerdings ein bisschen umfangreich von den Voraussetzungen dafür; darauf möchte ich jetzt aus Zeitgründen nicht näher eingehen.
Bei leichter Fahrlässigkeit — also wenn er Fehler macht, aus leichter Fahrlässigkeit, also schlicht nachlässig handelt —, hat er Anspruch auf Haftungsfreistellung. Das heißt, ihm kann da nichts passieren. Er hat, soweit die Satzung eine Entlastung vorsieht, einen Anspruch auf Entlastung und hat auch einen Anspruch auf Vergütung, gegebenenfalls, wenn die Satzung das vorsieht. Und er hat — weil ja Haftungsrisiken mit so einem Vorstandsamt einhergehen — einen Anspruch auf den Abschluss einer speziellen Haftpflichtversicherung. Da gibt es spezielle Anbieter, die bieten sogenannte Directors-and-Officers-Versicherungen an. Das kommt ursprünglich aus dem Bereich der GmbH, dass eben die Geschäftsführer versichert sind. Das gibt es aber auch schon seit längerer Zeit für Vereinsvorstände, und da ist teilweise sogar grob fahrlässiges Handeln mit abgedeckt.
So, und jetzt kommen wir zu den Pflichten — die sind dann doch etwas umfangreicher. Und die sind natürlich wirklich wichtig zu wissen, vor allem, wenn Sie das Vorstandsamt annehmen sollten. Sie sollten sich schon im Klaren sein, was Sie für Pflichten haben. Das wäre zum einen die Pflicht zur ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Und das erstreckt sich dann auf den tatsächlichen und auch auf den rechtlichen Bereich, ja. Das heißt, da muss alles in Ordnung sein, was Sie machen: Aufzeichnungen, Protokolle und so. Und diese Geschäftsführung darf auch jetzt nicht ohne eine ausdrückliche Erlaubnis auf Dritte übertragen werden. Natürlich dürfen Vollmachten erteilt werden oder sogenanntes Hilfspersonal — die Buchhalter oder Steuerberater —, die dürfen beauftragt werden; sollte aber selbstverständlich auch vorher intern abgesprochen werden, auch allein schon wegen der Kosten.
Darunter fällt auch die Vermögenserhaltungs- und Verwaltungspflicht unter dieser ordnungsgemäßen Geschäftsführung. Das heißt, es muss geguckt werden, dass das Vereinsvermögen erhalten wird und gut verwaltet wird; gegebenenfalls gehört auch dazu, Fördermittel zu beantragen und so weiter, Stromverträge zu kümmern, und ich rede jetzt nicht nur von dem geschäftsführenden Vorstand, sondern von allen Vorständen — Entschuldigung: vom vertretungsberechtigten Vorstand, sondern vom geschäftsführenden Vorstand —, das heißt von all diesen Personen, die eine gewisse Aufgabe in diesem Vorstand, dem Gesamtgremium, zugewiesen bekommen haben. Ja, das kann ja sein, dass jetzt beispielsweise dem Schatzmeister die Pflicht zugewiesen wird, das Vermögen zu erhalten und zu verwalten, oder dem Schriftführer, sich um Fördermittel zu kümmern — je nachdem, was zugewiesen wurde.
Dann muss natürlich auch geschaut werden, dass Satzungsvorschriften eingehalten werden, überhaupt die rechtlichen Vorgaben und auch gegebenenfalls Vorschriften übergeordneter Verbände.
Ja, dann haben wir die Sorgfaltspflicht. Das ist klar: Er muss die Geschäfte sorgfältig ausführen, der Vorstand, und er muss sich an der Sorgfalt messen lassen, die eine gewissenhafte und ihrer Aufgabe gewachsene Person anwendet — sprich: ganz normale Sorgfalt in eigenen Angelegenheiten — eben an den Tag legt. Und wenn jetzt jemand merkt, dass er da nicht die ausreichende Kompetenz dafür hat für das Amt, das er übernommen hat, ist das keine Entschuldigung dafür, sondern in so einem Fall muss man sich überlegen: Was kann man machen? Kann man nachschulen? Kann man sich die Kompetenz erwerben? Oder ist es vielleicht doch besser, dass man von seinem Amt zurücktritt — allein schon, um sich eben auch aus einer Haftung zu befreien. Also eine Pflichtverletzung, die kann halt schon auch Konsequenzen mit sich bringen, ja.
Genau, als besondere, also extra Pflicht, habe ich nochmal diese Buchführungspflicht aufgeführt. Das bedeutet, dass natürlich die Bücher ordnungsgemäß zu führen sind und die Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren sind. Das ist vor allem deswegen auch wichtig, um zu wissen, ob eine Überschuldung vorliegt und gegebenenfalls ein Insolvenzantrag zu stellen ist — dazu komme ich gleich.
Dann hätten wir natürlich diese Pflicht zur Mitgliederverwaltung. Das bedeutet insbesondere, dass die Mitglieder korrekt erfasst werden müssen; bedeutet auch, dass datenschutzrechtliche Bestimmungen eingehalten werden müssen und Informationspflichten über Datenschutzvorgaben erfüllt und Auskünfte erteilt werden müssen. Es muss eine aktuelle Liste vorliegen über Eintritte und Austritte. Das ist insbesondere auch wichtig für die Vorbereitung von Mitgliederversammlungen, weil nur, wenn alle Mitglieder auch eingeladen sind — und wenn auch nicht Nichtmitglieder eingeladen sind, ist oft ein Problem, dass ehemalige Mitglieder eingeladen werden und vielleicht sogar auch kommen —, dann kann es zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen. Deswegen ist es sehr wichtig, dass die Mitgliederverwaltung ordentlich geführt wird. Und darunter fällt außerdem noch das Einziehen der Mitgliedsbeiträge. Das ist auch ein wichtiger Punkt, weil es um das Vermögen des Vereins geht, was hier verwaltet wird. Und insbesondere bei gemeinnützigen Vereinen ist es sehr wichtig, weil da auch die Gemeinnützigkeit dranhängen kann, weil das Finanzamt ansonsten Probleme sehen kann bei der Selbstlosigkeit des Vereins und die Gemeinnützigkeit entziehen — das möchte man natürlich nicht haben. Und, ja, wie gesagt, es ist auch wichtig für die Mitgliederversammlung. Diese Pflicht obliegt nämlich auch meistens dem Vorstand; es wird dann in der Satzung geregelt. Aber ich kenne jetzt keine Satzung, wo es einem anderen Organ zugewiesen wäre. Und dafür muss eben so eine Mitgliederliste auch einwandfrei geführt sein, damit Beschlüsse allein schon nicht wegen so etwas unwirksam sind, ja, weil nicht alle Mitglieder eingeladen werden oder so. Vor allem ist es auch sehr misslich, wenn so eine Mitgliederversammlung wiederholt werden müsste, weil beispielsweise Einberufungsmängel vorliegen und die Beschlüsse dann unwirksam sind, werden angefochten, und das zieht ja dann auch Kosten mit sich — die man eventuell dann vom Vorstandsmitglied, das falsch gehandelt hat, wieder einfordern kann, weil da ist dann schon von grober Fahrlässigkeit auszugehen.
Genau, zu der Mitgliederversammlung: Die muss eben einberufen werden nach den satzungsmäßigen Vorgaben. Und wenn Anträge von Mitgliedern eingehen für die Tagesordnung, dann ist es immer auch anzuraten, sofern die nicht offensichtlich rechtsmissbräuchlich sind oder generell missbräuchlich sind, die auch auf die Tagesordnung mit aufzunehmen, um sich auch einfach weiteren Aufwand zu ersparen. Das können die Mitglieder nämlich auch erzwingen. Ist die Mitgliederversammlung dann rum, hat sie meistens Beschlüsse gefasst, und die müssen ausgeführt werden — und zwar auch vom Vorstand. Der hat dann allerdings eine Prüfungspflicht hinsichtlich dieser Beschlüsse. Er muss sie zwar grundsätzlich ordnungsgemäß und zeitnah ausführen, aber muss auch prüfen, ob er dabei ein Problem sieht. Und wenn er merkt, beispielsweise: Zwar hat die Mitgliederversammlung mehrheitlich beschlossen, aber es ist z. B. irgendwas, was den Verein dann in Finanznot bringt, oder was gar nicht in seine Kompetenz fällt, oder er merkt, dass der Beschluss unwirksam war, weil irgendwelche Fehler passiert sind bei der Mitgliederversammlung — dann darf er diesen Beschluss auch nicht ausführen, weil er sonst in der Haftung gerät. Also er ist nicht nur so ein ausführendes Organ, sondern er hat eine eigene Prüfungskompetenz. Und wenn er dann merkt, dass das Probleme mit sich bringt, dann muss man gegebenenfalls auf eine neue Beschlussfassung hinwirken.
Der Mitgliederversammlung gegenüber hat er auch eine Rechenschaftspflicht — wie ich schon sagte, der Versammlung gegenüber, nicht einzelnen Mitgliedern gegenüber. Und die Rechenschaftspflicht umfasst Vermögen und Entwicklung des Vermögensstandes des Vereins insgesamt, die Verhältnisse des Vereins und eben alle wichtigen Vereinsereignisse. Da muss er eben Rechenschaft darüber ablegen und muss der Mitgliederversammlung auch das Recht auf Einsicht in die Bücher und Unterlagen gewähren. Das heißt, er muss die gegebenenfalls mitnehmen, und die einzelnen Mitglieder können dann im Rahmen der Versammlung auch Einsicht nehmen. Und nur so eine vollständige und richtige Rechnungslegung ist im Übrigen auch die Grundlage für die Entlastung. Ja, und nur dann ist so eine Entlastung auch wirksam.
Was ich hier noch als eigene Pflicht aufgeführt habe, das ist die Pflicht zur Fortbildung. Das bedeutet einfach: Wenn ein Vorstandsmitglied sich nicht ganz sicher ist in seinem Bereich, sich nicht ganz geeignet fühlt, dann ist natürlich zu schauen, wie kann er die Eignung erlangen, wie kann er sich fortbilden. Er muss auch immer auf dem neuesten Stand bleiben, was insbesondere rechtliche Entwicklungen angeht. Deswegen machen Sie jetzt hier auch wahrscheinlich alle dieses Webinar — einfach, um auf dem aktuellen Stand zu sein. Es gibt ja alle möglichen Änderungen des Datenschutzes, Mindestlohn, das heißt Lebensmittelkennzeichnungsverordnung, Gemeinnützigkeitsrecht — es ändert sich ja ständig irgendwas, was man auch als Vorstand halt einfach wissen muss.
Ja, des Weiteren hat er die Pflicht zur Insolvenzantragstellung — das hatte ich ja vorhin schon kurz erwähnt. Und diese Pflicht, die ist besonders wichtig. Die trifft im Übrigen jedes Vorstandsmitglied einzeln, auch bei einer Gesamtvertretung. Das heißt, wenn ein Vorstandsmitglied bemerkt, dass der Verein dauerhaft seine Verbindlichkeiten nicht mehr erfüllen kann, dann sollte man erst innerhalb des Gesamtvorstands darüber sprechen und so schnell wie möglich beim Insolvenzgericht den entsprechenden Antrag stellen, damit der Verein hier nicht in eine Haftung gegenüber den Gläubigern rutscht. Und da genügt dann auch, wenn es um die Frage des Verschuldens geht, eine einfache Fahrlässigkeit. Das heißt, da muss man immer ganz fix sein. Es ist momentan in der Corona-Krise die Insolvenzantragstellungspflicht ausgesetzt, aber dennoch sollte man das nicht auf die leichte Schulter nehmen, sondern gegebenenfalls halt auch vielleicht beim Steuerberater oder so Kontakt aufnehmen.
Pflichten im Hinblick auf den Datenschutz — das hatte ich ja vorhin auch schon kurz erwähnt bei der Mitgliederversammlung —, aber es umfasst natürlich auch mehr. Es geht dann auch insbesondere um die Homepage, wenn der Verein eine hat: Wie sieht es da aus mit der Datenschutzerklärung? Wie sieht’s aus mit Fotos, die veröffentlicht werden, Geburtsdaten, Geburtstage in der Vereinszeitschrift? Ja, da gibt es ja ganz viele Sachen: Datenschutzfallen — welche Daten dürfen überhaupt erhoben werden, wann hat das Mitglied Anspruch auf Datenweitergabe und so weiter. Das ist ein umfangreiches Thema; das muss ein Vorstand eben auch auf dem Schirm haben.
Ja, steuerliche Pflichten sind natürlich auch so ein Punkt: Steuererklärungen müssen abgegeben werden. Da geht es dann insbesondere — die meisten Vereine werden gemeinnützig sein — um die entsprechenden Vordrucke abzugeben, um diesen Bericht abzugeben: Was hat der Verein gemacht? Damit das Finanzamt auch prüfen kann. Gegebenenfalls geht es auch um Umsatzsteuer, kann aber auch um Lohnsteuer und so weiter gehen, denn der Verein — oder der Vorstand — hat auch die Pflichten des Vereins als Arbeitgeber zu erfüllen. Und da kommen wir dann schon zur nächsten Folie: Was umfassen diese Pflichten des Vereins als Arbeitgeber?
Vereine kann es immer mal wieder treffen, dass sie in den Bereich des Arbeitgebers kommen — sei es, dass sie ganz bewusst jemanden einstellen, Vollzeitstelle, Minijob oder eben Trainerverhältnisse. Und da gibt es halt einiges zu berücksichtigen. Also wenn man jetzt als Verein sich überlegt, man möchte gerne Personen einstellen, dann muss man zunächst mal bei der Agentur für Arbeit eine Betriebsnummer als künftiger Arbeitgeber beantragen — das gilt auch für Minijobs. Man muss beim Finanzamt für Körperschaften eine Steuernummer beantragen, falls dies noch nicht vorhanden ist. Und als nächsten Schritt muss man dann einen Arbeitsvertrag mit der Person erstellen oder erstellen lassen — und zwar sollte der schon individuell angepasst sein. Dabei ist natürlich immer das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz zu beachten — das gilt schon bei der Bewerbung und Ausschreibung der Stelle im Übrigen — und auch das Mindestlohngesetz. Das Problem hat man vielleicht öfter auch bei den Minijobbern, dass die mehr arbeiten, als es dann zumindest vom Lohn her abgedeckt ist. Da muss man draufgucken, dass der Verein da auch alles beachtet. Ja, dann müssen Sie die Arbeitnehmer melden beim Finanzamt, bei der Krankenkasse, der Berufsgenossenschaft, ein Gehaltskonto führen und eben entsprechende Steuern und Beiträge — also Renten- und Krankenversicherung und Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, was es alles gibt — abführen. Das geht dann aber eben über Finanzamt oder die Krankenversicherung. Da müssen Sie halt insbesondere auch sorgfältig handeln, weil, wenn da Versäumnisse auftreten, da haftet der handelnde Vorstand persönlich — also dieses Vorstandsmitglied, das da die Versäumnisse verursacht hat, kann dann persönlich auch vom Finanzamt oder von der Rentenversicherung oder Krankenversicherung in Anspruch genommen werden.
Ein Problem, das Vereine oft haben, ist, dass die Übungsleiter die Dienstleistungen als Selbständige erbringen. Und mit Übungsleiter meine ich jetzt nicht nur Sporttrainer — das kann auch jemand sein, der Seminare anbietet in einer gewissen Regelmäßigkeit, oder Sprachkurse jeden Montagabend, oder in einem Umfang, der darüber hinausgeht, ja — und dafür Geld bekommt. Da muss man dann schon auch an Scheinselbstständigkeit denken: Ob das eine wirkliche Selbstständigkeit noch ist oder nicht doch vielleicht ein Abhängigkeitsverhältnis. Da gibt es bestimmte Kriterien und Merkmale, anhand derer das geprüft wird. Die möchte ich jetzt aber eben auch aufgrund der Zeit und des Umfangs nicht im Detail erörtern — das geht nämlich auch sehr ins Detail. Um das Ganze abzukürzen, kann man auch ein Statusfeststellungsverfahren vorher durchführen. Das ist bei der Deutschen Rentenversicherung Bund — die ist dafür zuständig. Wenn man das googelt, findet man auch ganz schnell die Hinweise und kann das dann — muss eben die Angaben da machen — durchführen, und die prüfen das dann, ob von einem Arbeitsverhältnis auszugehen ist oder nicht. Das Problem ist halt: Wenn man das laufen lässt und irgendwann kommt eine Prüfung und es war Scheinselbstständigkeit, dann haftet halt auch der Verein für die nicht abgeführten Sozialversicherungsbeiträge, und eben auch der Vorstand, der das nicht beachtet hat. Und es könnte gegebenenfalls sogar eine Strafbarkeit gegeben sein. Also da sollten Sie schon ein Auge drauf haben und auch eben das Bewusstsein dafür geschärft haben.
Ja, und auch bei Minijobverhältnissen sind gewisse Vorgaben zu beachten. Wenn Sie 450-Euro-Job-Kräfte einstellen möchten, die sind nämlich auch anzumelden — und zwar bei der Bundesknappschaft. Die ist da zentral zuständig und hat dann auch eine Website — die minijob-zentrale.de. Das ist sehr übersichtlich ausgestaltet, und da können Sie die dann auch anmelden. Und natürlich sind bei der Einstellung von Arbeitnehmern auch immer noch weitere Punkte zu beachten: beispielsweise Arbeitsschutz, Ausgestaltung des Arbeitsplatzes. Ja, und dann muss man auch bei der Berufsgenossenschaft das melden und muss da auch Mitglied werden bei der Berufsgenossenschaft als Verein, als Arbeitgeber. Also diese ganzen Dinge — aktuell natürlich auch die Corona-Vorgaben, die sich permanent ändern — sind dann auch zu beachten und umzusetzen.
Also das ist schon jede Menge an Aufwand, an Pflichten, die damit einhergehen.
