Vielen Dank und schönen guten Abend aus Mannheim an alle hier in ganz Deutschland. Das Schöne an den Online-Formaten ist, dass man eine große Reichweite hat. Ich freue mich, so viele begrüßen zu dürfen zum dritten Teil der Vereinsschule. In den ersten Teilen hatte ich grundlegende Informationen zum Vorstand des Vereins gegeben, insbesondere zu Haftungen und den Pflichten der Vorstandsmitglieder. Ich hatte erklärt, dass ein Verein einen Vorstand haben muss. Es reicht im Prinzip, wenn es eine einzelne Person ist. Außerdem unterscheidet man zwischen dem Vertretungsvorstand nach § 26 BGB, also den Personen, die nach außen hin vertreten dürfen. Das sind oft der erste und zweite Vorsitzende, die entweder gemeinsam oder einzeln vertreten.
Es gibt Vereine, die nur einen Vorstand mit einer Mindest- oder Höchstzahl von beispielsweise vier Mitgliedern haben, und die gemeinsam vertreten. Es gibt verschiedene Varianten, und ich habe die Vertretungsmitglieder, also den ersten und zweiten Vorsitzenden, erwähnt. Üblicherweise sind das die notwendigen Vorstandsmitglieder. Drumherum gibt es den erweiterten Vorstand, den ich oft als geschäftsführenden Vorstand bezeichne. Ich habe auch schon erwähnt, dass es wichtig ist, in der Satzung möglichst Differenzierungen vorzunehmen.
In diesen erweiterten Vorstand gehören oft Personen wie Schriftführer und Schatzmeister. Diese können, müssen aber nicht, auch Vertretungsbefugnis haben. Das ist individuell, je nachdem, wie die Satzung ausgestaltet ist. Die Satzung bestimmt, ob es einen Schriftführer, Schatzmeister und Beisitzer gibt. Es ist nicht unbedingt erforderlich, dass es diese Ämter gibt. Die Aufgaben, die diesen üblicherweise zugewiesen werden, können auch von anderen Vorstandsmitgliedern wahrgenommen werden. In den meisten Satzungen sind diese Ämter jedoch bezeichnet, und deshalb möchte ich heute Abend näher darauf eingehen.
Ich beginne mit dem Schatzmeister, der oft auch als Kassierer oder Kassenwart bezeichnet wird. In älteren Satzungen findet man diesen Begriff. Es ist im Prinzip nicht notwendig, dass es in der Satzung als solches bezeichnet wird, aber oft gibt es dieses Amt. Der Schatzmeister ist meist für die Führung der Kassengeschäfte und Buchhaltung zuständig. Daher sollte die Person, die dieses Amt übernimmt, eine Ahnung haben, wie man Kasse führt, Buchhaltung macht und Steuererklärungen abgibt. Bei größeren Vereinen kann es auch nötig sein, einen Haushaltsplan aufzustellen.
Wenn er keine Ahnung hat, sollte er sich am besten schon vor der Übernahme eines solchen Amtes entsprechend weiterbilden. Oft hilft es, bei einem Wechsel im Amt die Vorgänge zu erläutern und auch die Nachfolger zu schulen. Es kann auch motivierend sein, Mitglieder zur Verfügung zu stellen, um ein Amt zu übernehmen. Man kann versuchen, die Person in die Aufgaben einzuführen und was das konkret mit sich bringt. Das sollte in der sogenannten Ressortaufteilung oder Geschäftsordnung des Vorstandes definiert werden. Man kann es auch grob in der Satzung anreißen. Oft ist gar nichts vorgesehen. Man kann sagen, das ergibt sich aus der Bezeichnung des Amtes, Kassenführung und Verwaltung der Finanzen. Ohne Ressortaufteilung macht es auch aus haftungsrechtlichen Aspekten Sinn.
Es ist ratsam, bei der Gründungsversammlung ein Papier zu erstellen, in dem stichwortartig die Zuständigkeiten festgehalten werden. Dort können spezielle Aufgaben zugewiesen werden. Ob der Schatzmeister nach außen hin Vertretungsmacht hat, regelt grundsätzlich die Satzung. Es wäre sinnvoll, dass er zumindest für die Bankgeschäfte eine Vollmacht hat, gegebenenfalls vom vertretungsberechtigten Vorstand. Diese kann so ausgestaltet sein, dass sie nur bis zu einem gewissen Limit gilt und über gewisse Beträge hinaus der erste oder zweite Vorsitzende zustimmen muss.
Ich habe versucht, eine vollständige Auflistung der Aufgaben zu machen, die üblicherweise einem Schatzmeister zugewiesen werden. Dazu gehört die Führung der Vereinskasse, das heißt, Einnahmen und Ausgaben sind hier zu dokumentieren. Er benötigt grundsätzlich auch ein gewisses Wissen über das Steuerrecht, um zu wissen, ob beispielsweise Umsatzsteuer anfällt. Er sollte sich bei gemeinnützigen Vereinen mit diesen Aspekten auskennen. In den nächsten Wochen wird es noch Vereinsschulen zu den Themen Gemeinnützigkeitsrecht geben, die ich Ihnen ans Herz legen kann. Dort wird näher erläutert, wann ein Verein eventuell Umsatzsteuer ausweisen und abführen muss oder ob es sich lohnt, die Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt zu beantragen und sich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen. Er sollte jedoch eine Sensibilität dafür haben, dass dies ein Problem sein kann oder ein Bereich, um den man sich kümmern muss. Außerdem muss er den Zahlungsverkehr abwickeln oder delegieren. Das kann auch ein Buchhalter bei größeren Vereinen oder ein Steuerberater übernehmen. Er muss einen Überblick über die Finanz- und Vermögenslage des Vereins haben, was insbesondere wichtig ist, wenn eine Insolvenz drohen könnte. Er muss regelmäßig Berichte vorlegen, sowohl gegenüber den anderen Vorstandsmitgliedern als auch der Mitgliederversammlung. Diese sind wichtig für die Entlastung, die ich später noch ansprechen werde.
Die Erstellung der Steuererklärungen für den Verein, insbesondere bei den gemeinnützigen Vereinen, gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben. Er muss die entsprechenden Formulare ausfüllen und sollte wissen, wie das geht oder sich durch Schulungen informieren. Die Aufstellung des Haushaltsplans bedeutet die Planung für das Folgejahr, die man anhand der erwartbaren Einnahmen und Ausgaben zusammenstellt. So kann man prüfen, ob die Einnahmen ausreichen, beispielsweise für die Ausgaben. Es kann sein, dass ein Verein Mitglied eines übergeordneten Verbands ist, der dann plötzlich die Mitgliedsbeiträge erhöht. Dann muss der Verein überlegen, ob er diese Erhöhung an seine Mitglieder weitergeben muss und das in die Wege leiten. Auch wenn beispielsweise Miet- oder Betriebskosten steigen oder Projekte geplant werden, sollte man wissen, ob die Finanzierung gedeckt ist. Neben der Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben gehört auch die Erstellung des Gesamt-Haushaltsplans dazu. Dieser wird meistens vom Vorstand genehmigt und gegebenenfalls auch von der Mitgliederversammlung, wobei er üblicherweise grob vorgestellt oder zur Kenntnis gegeben wird.
Er ist verantwortlich für die Buchführung, und dazu gehört auch die Einziehung und Verwaltung der Mitgliedsbeiträge. Wenn es dem Kassenwart oder Schatzmeister zugewiesen ist, muss er die Mitgliedsbeiträge ordnungsgemäß verwalten und sicherstellen, dass sie eingehen. Er kann nicht einfach auf einen Verzicht verzichten, sondern muss sie gegebenenfalls auch gerichtlich eintreiben, also über ein gerichtliches Mahnverfahren oder Klagen. Gerade bei gemeinnützigen Vereinen kann man nicht einfach auf Beiträge verzichten. Er ist außerdem zuständig für die Beschaffung, das heißt, den Einkauf von Waren oder Dingen, die der Verein benötigt. Das kann auch einem anderen Vorstandsmitglied übertragen werden. Ich denke dabei an Sportvereine, wo der Kauf von Sportgeräten dem Vorsitzenden oder dem Sportwart obliegt. Ein klassisches Beispiel für den Schatzmeister ist die Ausstellung von Spendenbescheinigungen, weil er den Überblick haben sollte, welche Spendenmittel eingehen. Er sollte auch wissen, wann eine Spende eine Spende ist, ob es sich um eine Sponsoring-Leistung handelt oder ob er keine Spendenbescheinigungen ausstellen darf. Was sind die Voraussetzungen für Spendenbescheinigungen? Wie sehen sie aus? Das wird in den Vereinsschulen zum Gemeinnützigkeitsrecht behandelt.
Ein Kassenwart sollte sich mit all dem auskennen, um keine Fehler zu machen. Wie im letzten Seminar angedeutet, ist das ein großer Haftungsbereich. Fehlerhaftes Ausstellen von Spendenbescheinigungen führt zur persönlichen Haftung des Vorstandsmitglieds, das fehlerhafte Spendenbescheinigungen ausstellt, mit 30 Prozent der Spendensumme. Daher sollte man in diesem Bereich gut informiert sein. Ein weiterer Punkt ist die Beantragung von Zuschüssen oder Fördermitteln. Er muss auch darauf achten, dass laufende Projekte finanziert sind und Folgeanträge gestellt werden. Wenn er dies versäumt, kann es zu einer persönlichen Haftung gegenüber dem Verein führen, wenn dem Verein dadurch Mittel entgehen, die verwendet werden könnten. Der Schatzmeister ist auch dafür zuständig, dass der Verein seine finanziellen Verpflichtungen begleicht, sprich Rechnungen und eigene Mitgliedsbeiträge. Es sollte alles reibungslos laufen, um Schäden durch Verzugszinsen oder Ähnliches zu vermeiden.
Ich denke, daran wird ersichtlich, dass das Amt des Schatzmeisters eines der wichtigsten und eventuell auch haftungsrechtlich sensibelsten Ämter ist. Erfahrungsgemäß ist es oft am schwierigsten, jemanden für diese Position zu finden. Positiv hervorzuheben ist, dass die Übernahme eines solchen Amtes immer gut aussieht im Lebenslauf. Es macht sich gut, wenn jemand angibt, jahrelang Schatzmeister im Verein gewesen zu sein, auch bei Bewerbungen oder Empfehlungen. Es zeigt Verantwortung und Zuverlässigkeit.
Ein wenig weniger verantwortungsvoll, aber nicht weniger wichtig, ist das Amt des Schriftführers oder Protokollführers. Auch hierbei handelt es sich nicht um ein notwendiges Vorstandsamt, das jedoch in vielen Sitzungen als Teil des geschäftsführenden Vorstandes vorgesehen ist. Auch hier ist die Vertretungsbefugnis in der Satzung geregelt. Man kann nicht generell sagen, ob er vertreten kann oder nicht. Das regelt die Satzung. Es gibt auch Satzungen, die keine Amtsbezeichnung haben, sodass man sich in der konstituierenden Vorstandssitzung überlegen muss, wer diese Aufgaben übernimmt. Der Schriftführer erledigt den allgemeinen Schriftverkehr und führt Protokolle, zumindest bei Mitgliederversammlungen und oft auch bei Vorstandssitzungen. Es gibt keine Pflicht zur Protokollführung, aber die Protokolle haben Beweisfunktion. Oft wird die Protokollführung dem Schriftführer zugewiesen, was aber auch der erste oder zweite Vorsitzende machen kann.
Die Korrespondenz mit Behörden oder die Stellung von Anträgen muss ebenfalls geregelt werden. Man muss absprechen, was der Schatzmeister machen soll und welche Anträge der Schriftführer stellen soll. Jegliche weitere Aufgabe steht dem Vorstand frei, dem Schriftführer zuzuweisen oder auch nicht. Wenn Protokolle gefasst werden, stellt sich die Frage, welche Anforderungen zu erfüllen sind. Diese sind selten in der Satzung vorgeschrieben. Es steht meistens etwas zum Thema Unterschrift drin, also wer ein Protokoll zu unterschreiben hat, meist der Schriftführer und der erste Vorsitzende.
Inhaltlich ist es so, dass, sofern nichts Abweichendes vorgesehen ist, ein Ergebnisprotokoll ausreichend ist. Es wird lediglich festgelegt, wie die Beschlüsse gefasst wurden, eventuell mit welchen Mehrheiten. Je mehr protokolliert wird, ohne entsprechende Notwendigkeit, desto fehleranfälliger wird ein Protokoll. Wenn man ausführlich schreibt, was jeder gesagt hat, wird es unübersichtlich. Daher mein dringender Rat: Halten Sie die Protokolle so kurz und knapp wie möglich. Statt ausführlicher Inhalte sind kurze Hinweise besser. Ein Beispiel: Der erste Vorsitzende berichtete über das vergangene Vereinsjahr und die Aktivitäten. Aufgrund einer Panne konnten viele Aktivitäten nicht stattfinden. Das ist vollkommen ausreichend. Man muss nicht alle Aktivitäten auflisten. Wenn ein Vorstandsmitglied einen schriftlichen Bericht abliefert, kann man auf diesen Bericht verweisen und als Anlage zum Protokoll anfügen.
Ein weiteres Beispiel: Der Schatzmeister verlas den Kassenbericht. Die Kasse liegt derzeit mit 2000 Euro im Plus, und er schlägt vor, entsprechende Rücklagen zu bilden. Am Jahresende müssen eventuell Überschüsse in Rücklagen eingestellt werden. Es ist wichtig, dass man solche Informationen kurz und bündig festhält, ohne große Ausführungen.
Häufige Fragen betreffen auch das Protokoll einer Mitgliederversammlung. Ich habe eine Zusammenstellung über den Mindestinhalt erstellt. Es kann sein, dass die Satzung darüber hinaus weitere Angaben vorschreibt. Man muss darauf achten, dass alles, was in der Satzung steht, berücksichtigt wird, insbesondere wenn ein Protokoll beim Registergericht vorgelegt werden muss, etwa wegen Neuwahlen oder Satzungsänderungen. Der Ort der Versammlung ist wichtig. Wenn es eine virtuelle Versammlung ist, schreibt man den physischen Ort, wo der Versammlungsleiter sitzt, und ergänzt, dass es als virtuelle Sitzung stattfand, beispielsweise über Skype oder eine andere Plattform. Datum und Uhrzeit der Versammlung, also Beginn und Ende, sind ebenfalls wichtig.
Es ist wichtig, die Bezeichnung des Versammlungsleiters und des Protokollführers festzuhalten, um nachprüfen zu können, ob die Versammlung durch den satzungsmäßig bestimmten Versammlungsleiter geleitet wurde. Das ist relevant für die Wirksamkeit der Beschlüsse. Diese sind nur dann wirksam, wenn die Versammlung durch den satzungsmäßig bestimmten Versammlungsleiter geleitet wurde. Es ist nicht unbedingt erforderlich, aber es macht Sinn, die Zahl der erschienenen Mitglieder zu notieren oder eine Anwesenheitsliste anzufertigen. Es ist notwendig, wenn die Satzung ein Quorum für die Beschlussfähigkeit vorgibt. Wenn in der Satzung steht, dass die Mitgliederversammlung nur beschlussfähig ist, wenn mindestens 50 Prozent der Mitglieder anwesend sind, ist es wichtig, die Anzahl festzustellen und die Gesamtzahl der Mitglieder zu wissen.
In der Satzung sollte festgehalten sein, dass die Versammlung beschlussfähig ist und dass die Beschlussfähigkeit festgestellt wurde. Warum empfehle ich, das nicht in der Satzung festzulegen? Weil es meist eine Folgeversammlung gibt, die ohne Rücksicht auf die Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig ist. In diesem Fall kann man sich die Vollversammlung mit Quorum sparen. Wenn es tatsächlich ein Quorum gibt, ist es wichtig, im Protokoll festzuhalten, falls Mitglieder die Versammlung wieder verlassen. Es kann sein, dass im Laufe der Versammlung die Beschlussfähigkeit wieder wegfällt.
Das Ergebnis der einzelnen Tagesordnungspunkte muss im Protokoll festgehalten werden. Man kann kurz und knapp dazu schreiben. Wenn die Satzung nichts verlangt, muss es nicht ausführlich sein. Wichtig ist der Wortlaut der gefassten Beschlüsse. Wenn beispielsweise beschlossen wurde, dass 1000 Euro in die freien Rücklagen eingestellt werden, muss der Wortlaut des Beschlusses im Protokoll festgehalten werden. Ebenso müssen die Ergebnisse der Abstimmungen dokumentiert werden. Wenn die Satzung nichts Strengeres vorschreibt, reicht es, zu vermerken, dass der Beschluss mit der Mehrheit der Stimmen angenommen wurde, auch wenn es zwei Gegenstimmen und eine Enthaltung gab.
Bei Wahlen ist es wichtig, dass der vollständige Name im Protokoll steht, da dies beim Registergericht eingereicht werden muss. Wenn es Neuwahlen gibt, müssen Name, Anschrift, Geburtstag der Gewählten sowie der Hinweis, dass die Wahl angenommen wurde, dokumentiert werden. Wenn etwas fehlt, beispielsweise das Geburtsdatum, kann man das nachreichen. Wenn die Person nicht an der Versammlung teilgenommen hat, aber gewählt wurde, ist es sinnvoll, sich vorab die Zustimmung einzuholen. Es ist immer problematisch, wenn die Person nicht anwesend ist und die Wahl nachträglich annehmen soll.
Das ist ein wesentlicher Inhalt bei einem Protokoll von der Mitgliederversammlung. Ein Schriftführer sollte auch nicht viele weitere Aufgaben haben. Ein wichtiges Thema in unserer Schulung ist die Kassenprüfung. Vorab ist zu sagen, dass Kassenprüfer kein Organ des Vereins sind und auch kein Teil des Vorstands sein sollten. Sie kontrollieren die Geschäftsführung des Vereins. Kassenprüfer können sowohl Vereinsmitglieder als auch externe Personen sein. Die Satzung kann das regeln und vorgeben, dass es keine Mitglieder sein dürfen.
Kassenprüfer dürfen kein Teil des Organs sein, das sie kontrollieren sollen. Manchmal werden Kassenprüfer auch Revisoren genannt, wobei es keinen wesentlichen Unterschied gibt. Oft sagt man, Revisoren prüfen tiefer, während Kassenprüfer mehr auf die rechnerische Richtigkeit achten. Kassenprüfer sind nicht notwendig vorgesehen, aber es gibt auch Satzungen, die Kassenprüfer vorschreiben. Wenn man niemanden findet, gibt es die Möglichkeit, externe Personen, wie Steuerberater, mit der Kassenprüfung zu beauftragen.
Wichtig ist die Kassenprüfung für die Entlastung des Vorstands, da sie über die Geschäftsführung berichten. Der Bericht der Kassenprüfer ist die Grundlage für die Entlastung des Vorstands. Es ist vorteilhaft, wenn man Kassenprüfer hat, auch wenn es keine absolute Notwendigkeit ist. Wenn es keine Kassenprüfer gibt, stützt sich die Entlastung auf den Bericht des Vorstands, insbesondere des Schatzmeisters. Eine Entlastung ist nur wirksam, wenn alle Unterlagen vorliegen.
Zur Kassenprüfung: Diese bezieht sich meist nur auf die rechnerische Richtigkeit. Es werden die Buchungen mit den Rechnungen verglichen, um sicherzustellen, dass die richtigen Beträge verbucht wurden. Das ist eine recht einfache Aufgabe. Die Kassenprüfer schauen, ob die Bücher ordentlich geführt sind. Die sachliche Richtigkeit wird nur geprüft, wenn die Satzung das vorsieht oder wenn konkrete Anhaltspunkte bestehen, dass keine Richtigkeit gegeben ist.
Wenn die Satzung keinen bestimmten Ablauf für die Kassenprüfung vorsieht, sehen die Kassenprüfer sich vor der jährlichen Mitgliederversammlung die Unterlagen des Vorstands an. Sie vereinbaren einen Termin, um die Unterlagen zu prüfen. Sie müssen auch Einsicht in die Kontounterlagen haben. Je nach Kompetenz der Kassenprüfer kann es sinnvoll sein, externe Personen zu beauftragen. Wenn die Unterlagen unvollständig oder unstimmig sind, sollten sie zunächst den Vorstand um Klärung bitten. Wenn dies nicht geklärt werden kann, müssen sie der Mitgliederversammlung berichten und vorschlagen, die Entlastung des Vorstands vorerst nicht auszusprechen.
Die Entlastung des Vorstands ist in der Satzung vorgesehen. Wenn dies nicht der Fall ist, kann der Vorstand dennoch seine Entlastung beantragen, muss aber auf der Tagesordnung stehen. Eine Entlastung kann nur durchgeführt werden, wenn sie in der Einladung zur Mitgliederversammlung angekündigt wird. Wenn sie angekündigt ist, hat der Vorstand Anspruch darauf, dass sie durchgeführt wird. Ob sie ausgesprochen wird oder nicht, hängt von den Unterlagen ab, die der Vorstand selbst vorlegt oder aufgrund der Vorschläge der Kassenprüfer.
Die Entlastung bedeutet, dass der Verein die Geschäftsführung des Vorstands für den vergangenen Zeitraum billigt und für die Zukunft auf Rückgriffsansprüche verzichtet. Es ist wichtig, keine voreilige Entlastung auszusprechen, auch wenn man die Vorstandsmitglieder mag und denkt, dass sie sich bemühen. Eine voreilige Entlastung kann dem Verein schaden, insbesondere wenn es um die Gemeinnützigkeit geht.
Die Entlastung kann als Einzel- oder Gesamtentlastung erfolgen. Jedes einzelne Vorstandsmitglied oder der gesamte Vorstand kann entlastet werden. Bei einer Abstimmung ist das betroffene Vorstandsmitglied nicht stimmberechtigt, auch wenn es beteiligt war. Bei einer Gesamtentlastung kann der gesamte Vorstand nicht mitstimmen, sondern nur die Mitgliederversammlung.
Wesentlich für die Wirksamkeit der Entlastung ist, dass alle relevanten Unterlagen vorliegen, sowohl für die Mitgliederversammlung als auch für die Kassenprüfer. Die Mitgliederversammlung darf nicht getäuscht werden. Ich gebe ein Beispiel aus meiner eigenen Vereins-Praxis. Ich war jahrelang Mitglied in einem Sportverein. Jedes Jahr erhielten wir neue Wettkampfanzüge, die bar bezahlt wurden. Der Trainer war auch der erste Vorsitzende und nahm die Gelder in bar entgegen. Nach einigen Jahren habe ich mir die Unterlagen durchgesehen. Ich ließ mir die Unterlagen vom Registergericht kommen, weil ich etwas ahnte. In den Unterlagen fand ich die Kassenberichte, die nicht unbedingt beim Registergericht hinterlegt werden müssen, aber vorhanden waren. Wir hatten in all den Jahren niemals Sportgeräte bestellt, sondern nur alte Geräte. In den Unterlagen standen jährlich über 1000 Euro für Sportgeräte und -ausrüstung.
Die Kassenprüfer hatten wahrscheinlich nur die Rechnungen für die Trainingsanzüge gesehen und nicht gewusst, dass die Einnahmen in bar eingegangen waren. Die Entlastung wurde immer ausgesprochen, weil die Rechnungen stimmten, aber inhaltlich war es falsch. Nachträglich ist eine solche Entlastung nicht wirksam. Das bedeutet, dass nachfolgende Vorstandsmitglieder Ansprüche, die noch nicht verjährt sind, gegen den ehemaligen Vorstand geltend machen können. In einem solchen Fall liegt auch eine strafbare Handlung vor. Kassenprüfer können also Dinge aufdecken, die nicht korrekt laufen, und das ist die Verantwortung jedes Vorstandsmitglieds, dafür zu sorgen, dass alles transparent und korrekt abläuft.
Das sind die Aufgaben von Kassenprüfern und des Vorstands. Ich hoffe, dass ich Ihnen mit der Schulungsreihe einen guten Überblick über die Aufgaben des Vorstands und die Verantwortlichkeiten geben konnte. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit.
