Also herzlich willkommen auch von meiner Seite. Ich bin gerade schon vorgestellt worden. Julia Junge. Ich arbeite viel in der Digitalisierungsberatung und unter anderem mit Projekten, die Kanban Boards oder agiles Projektmanagement einführen oder verbessern wollen. Aus Theorie und Praxis habe ich euch einige Dinge mitgebracht. Es wäre super, falls ihr eure Folien wieder geschlossen habt, sie jetzt wieder zu öffnen, denn ich habe ein paar Folien für euch mitgebracht. Nicht allzu viele hoffentlich, aber mit einigen Stichworten. Wenn ich es richtig weiß, bekommt ihr die danach auch zugesendet. Ihr müsst nicht mitschreiben, was auf den Folien steht, sondern könnt euch eigene Notizen machen. Der Plan für heute ist ein vier Schritte, nachdem wir mal zählen. Ich würde gerne ein paar Sätze dazu sagen, was es eigentlich ist, wo es herkommt, weil ich viele Missverständnisse in meiner Beratungspraxis erlebe, die damit zu tun haben, dass die Leute glauben, das ist die eierlegende Wollmilchsau. Einerseits stimmt das, andererseits stimmt es irgendwann auch nicht mehr. Ich möchte ein bisschen abgrenzen, wo es gut ist, wo es herkommt, wofür es passt und ob es auch für euch passt. Dann einen Schritt wagen, wie es digital geht, denn Kanban ist per se keine digitale Technik, sondern ursprünglich analog gewesen und wird aber inzwischen zunehmend digital eingesetzt. Der wichtigste Teil sind natürlich die Herausforderungen, die ich euch mitgebracht habe. Fünf typische Probleme, die ich erlebe, wenn ich Kanban irgendwo begleite und einführe, und einige Tricks oder Lösungen, die euch hoffentlich helfen, Kanban bei euch einzuführen oder zu verbessern, wenn ihr es schon habt.
Bevor wir aber starten, wüsste ich gerne, wer von euch arbeitet denn eigentlich schon agil? Vielleicht könnt ihr da mal eine kurze Antwort in den Chat schreiben. Roland hebt schon die Hand. Leider sehe ich euch nicht, sonst würde ich mich auch die Hände heben lassen. Daniela jetzt auch schon mal. Ja, das ist eine gute Funktion. Antwortet gerne im Chat, wer von euch arbeitet schon agil und wer von euch arbeitet vielleicht auch schon mit Kanban. Vielleicht können wir da mal kurz horchen, wie das bei den 155 Menschen, die wir jetzt hier gerade sind, aussieht. Ein kurzes Stimmungsbild. Beides teilweise. Was ist denn agil? Das ist auch eine sehr gute Frage, beantworte ich gleich. Nein, vielleicht kannst du sie danach stellen. Wir üben noch nicht mit Trello. Teilweise, teilweise. Recht vielen. Nein. Bunte Mischung. Noch gar nicht. Ich bin jetzt schon gespannt auf eure Fragen, wenn so viele schon damit arbeiten. Wir verwenden Kanban in unserer Cloud seit den 90ern in IT-Projekten. Wart ihr früher dabei? Nein, noch gar nicht. Gar nicht. Nein. Okay. Mit kleinen oder Erwerb. Er sieht gleich ganz viele Tool-Tipps. Da kommen wir später auch noch zu. Nein, hat halt eine Aufgabenbereiche agil. Noch gar nicht. Okay, super.
Dann lasst uns doch mal gucken, die Anfrage zu beantworten. Was bedeutet denn eigentlich agil? Und dann können sich vielleicht auch die entscheiden, die jetzt gerade gar nicht wissen, ob sie vielleicht schon agil arbeiten. Manchmal hat man ja kein Wort dafür für das, was man tut. Wo kommt agil her? Das ist eigentlich eine Geschichte des Scheiterns, behaupte ich immer. Agiles Projektmanagement ist nämlich entstanden, und Kanban ist eines der Tools innerhalb des Werkzeugkastens von agilem Projektmanagement, weil vor allen Dingen IT-Entwickler an der Komplexität der Welt gescheitert sind. Die haben eine Wasserfallplanung gemacht. Wasserfallplanung heißt, ich überlege mir, wo ich in zwei Jahren stehen will, und dann fange ich an, rückzurechnen, was bis dahin alles passieren muss. Am Ende habe ich so diese Wasserfall- oder Gantt-Diagramme, die genau sagen, wenn das und das und das so lange dauert, führt das am Ende genau zu dem. IT-Entwicklung ist vor gut 20 Jahren gnadenlos gescheitert, weil die Umgebung sich viel schneller verändert hat, als der Plan sich anpassen konnte. Neue Social-Media-Plattformen tauchten auf, neue Schnittstellen wurden wichtig, die Welt änderte sich und die Leute wollten andere Produkte als zuvor. Technische Innovationen haben sich massiv beschleunigt. Die IT-Entwickler sind nicht hinterhergekommen und haben nach neuen Projektmanagement-Tools und Verfahren gesucht, um leichter und flexibler auf die sich ständig verändernde Umgebung reagieren zu können und gleichzeitig trotzdem an ihr Ziel zu kommen. Es gibt noch ein paar andere Aspekte, die da reinspielen. Gerade in unserer NGO- und Non-Profit-Welt werden die Zusammenhänge komplexer. Die Probleme werden größer, zum Beispiel Klimawandel, Friedensfragen, sozialer gesellschaftlicher Zusammenhalt. Wir haben das in den letzten drei, vier Jahren in einem Brennglas erlebt, dass diese Dinge alle miteinander zu tun haben und aufeinander einzahlen. Deswegen ist es wahnsinnig schwierig, einen Masterplan zu entwickeln, wie wir mit einem Umweltverein die Welt retten. Eine sehr schöne Entwicklung ist, dass Zusammenarbeit auf Augenhöhe wichtiger wird. Die Menschen, gerade junge Menschen, die heute in den Beruf einsteigen, sind nicht mehr dazu bereit, einfach in Hierarchien zu arbeiten, sondern sie haben Lust, wirklich selbst zu gestalten und auf Augenhöhe zusammenzuarbeiten. Auch das macht klassisches Projektmanagement schwierig. Was ist dann passiert? Das Problem war klar, und dann wurde etwas erfunden, das sich bis heute agiles Projektmanagement nennt. Das ist ein riesiger Werkzeugkasten an verschiedenen Methoden, Tools und sogenannten Frameworks, also bestimmten Abläufen. Kanban ist eines davon. Die Grundidee bei all diesen Tools ist, dass wir nicht mehr von diesem Ziel alles planen, sondern dass wir stattdessen versuchen, in Zyklen zu planen. Das heißt, wir schauen uns an, was das grobe Ziel ist, und überlegen uns, was der erste sinnvolle, in sich einigermaßen abgeschlossene Schritt auf dem Weg dorthin ist. Und zwar in der Form, die überschaubar ist. Überschaubar bedeutet im besten Fall ein bis maximal vier Wochen. Man kann das auch größer machen, Kanban sehr flexibel gestalten, aber das ist die klassische Idee dahinter: ein überschaubares Paket für die nächsten ein, zwei, drei, vier Wochen zu packen, alle Leute zusammen dran zu setzen, die das entwickeln, bearbeiten, planen lassen, was auch immer gebraucht wird in diesem Paket. Dann nach diesem Paket zu gucken, wie es gelaufen ist, ob wir mit dem Ergebnis zufrieden sind, ob unsere Zusammenarbeit geklappt hat, damit wir bei der nächsten Schleife auf einem höheren Qualitätslevel einsteigen und weitermachen können. Das heißt, wir können zwar nicht ganz genau sagen, was wann wie kommt, aber wir sorgen dafür, dass wir innerhalb des Prozesses auf dem Weg zu unserem größeren Ziel permanent dazulernen. Ganz wichtig an der Stelle sind dann Grundsätze wie, dass Beziehungen zwischen den Teammitgliedern wichtiger sind als die Ziele, die wir uns ursprünglich gesetzt haben, und dass Menschen wichtiger sind als die Pläne. Das sind zwei Dinge, die ich extrem spannend finde im agilen Projektmanagement für Vereine. Oft arbeiten wir ja mit Ehrenamtlichen zusammen, und für Ehrenamtliche gilt das natürlich immer. Wenn die Beziehung nicht funktioniert, wenn die Menschen, mit denen wir das zusammen machen, nicht wichtiger sind als die Pläne, haben wir relativ schnell keine Menschen mehr oder keine funktionierenden Teams, weil wir die Menschen nicht mit Bezahlung zwingen können, bei uns zu bleiben. Ein toller Ansatz, der auch im Ehrenamt eine wichtige Rolle spielen kann oder sollte. Das Ziel ist, mit diesen Tools die Selbstorganisation von Teams durch eine Rhythmisierung, durch eine bestimmte Vergabe von Rollen und durch eine Art von Visualisierung und Transparenz zu unterstützen.
Ich mache ein Beispiel, dann wird es vielleicht klarer. Wenn ich als Greenpeace plane, was zum Thema Lieferkettengesetz zu machen, um zu recherchieren, herauszubekommen und Druck zu machen, wie die Fast-Fashion-Konzerne die Vorgaben umsetzen, die ihnen seit einer Weile gegeben sind, damit ich vielleicht eine Kampagne entwickeln kann, um zu sagen, wir brauchen ein schärferes Lieferkettengesetz oder das muss stärker durchgesetzt werden, oder vielleicht auch zu sagen, das war ein totaler Erfolg, die Unternehmen sind auf einem guten Weg. Wenn ich so ein Projekt plane als großer Umweltverband, ist es schwer, am Ende schon die Kampagne zu planen, wenn ich am Anfang vielleicht erstmal eine Recherchephase habe. Es macht Sinn, das in agile Sprints, in solche Pakete zu packen und von Element zu Element zu planen. Vielleicht zu sagen, der erste größere Schritt, das erste Paket, das wir gemeinschaftlich schaffen wollen, ist, einen Überblick zu gewinnen, welche Konzerne betroffen sind, ob sie Labels entwickelt haben, wie sie die Transparenz gewähren, die von ihnen gefordert wird, etc. Das wäre vielleicht das erste Paket. Das zweite Paket ist es dann vielleicht auszuwählen, bei welchen man mal genauer hingucken will und vielleicht Interviews führen möchte oder vielleicht auch ein Chemielabor zu finden, das ein toxikologisches Gutachten macht, um in der Kleidung zu messen, welche Stoffe vielleicht nicht drin sein sollten. All das kann man in Arbeitspakete zerteilen und sukzessive planen. Erst wenn man die Ergebnisse von diesen Recherchen oder von diesen Analysen hat, entscheidet man, wie die Öffentlichkeitskampagne aussieht, die wir daraus machen. Damit daraus eine große Kampagne entsteht, wir daraus Lobbyarbeit machen, wir daraus eine Studienveröffentlichung machen.
Agil ist schwierig, wenn ich eine komplexe Langfristplanung habe. Ich bin lange beim Evangelischen Kirchentag gewesen, das ist eine der größten Großveranstaltungen Deutschlands. 100.000 Menschen für fünf Tage zusammenzubringen, ist ehrlich gesagt mit agilem Projektmanagement eher schwierig. Wenn jedes Team sich agil auf den Weg macht und erstmal ein bisschen für sich puzzelt und schaut, wo es in der nächsten Woche hingeht, könnte es passieren, dass am Ende das Gesamtkunstwerk einer Veranstaltung nicht gleichzeitig mehr stattfindet, weil Teams vielleicht schneller oder langsamer sind, weil sich Dinge auseinander entwickelt haben, ohne dass man es gemerkt hat. Das schließt nicht aus, dass man auch in solchen langfristigen Projekten, wie bei großen Veranstaltungen oder Kongressen, agiles Projektmanagement nutzt, aber wahrscheinlich eher teilweise. Man kann keine Großveranstaltung in einem reinen agilen Projektmanagement machen, da wird man wahrscheinlich in Schwierigkeiten kommen, weil es am Ende nicht mehr zusammenpasst. Es ist auch schwierig, wenn es große Abhängigkeiten gibt. Dieses Tool muss zuerst entstehen, damit dann das passieren kann, und das ist das Wichtige, was passieren muss. Das zu kontrollieren kann in einem Kanban Board schnell überfordernd sein. Wir kommen gleich zur Visualisierung, da werdet ihr gleich sehen, das kann schnell überfordernd sein, weil Kanban eine Möglichkeit ist, die nächsten ein bis vier Wochen zu sehen und zu planen. Die größeren Bögen kann man auch mit agilem Projektmanagement planen, auch mit Kanban, ist aber oft ziemlich aufwändig. Oft ist es dann nicht mehr das passende Tool. Es ist auch schwierig in sehr starken Hierarchien. Wenn es eine große Kontrolle von oben gibt und jede Teamentscheidung in Frage gestellt wird, die das Team trifft. Die Idee ist, dass die Teams sich selbst organisieren, selbst entscheiden, wie sie weitergehen. Wenn diese Selbstorganisation permanent unterbunden wird, dann ist agiles Projektmanagement vielleicht nicht das Passende für eure Organisation.
Was ist Kanban jetzt eigentlich? Kanban ist gemeinschaftliches Organisieren von Aufgaben in einer sehr einfachen Struktur, in sehr abschätzbaren Einheiten und mit einer sehr hohen Transparenz. Typischerweise sieht es in Kanban so aus. Vielleicht habt ihr sowas auch schon mal gesehen. Das ist ein Screenshot. Es gibt Spalten, das sind typische Spalten. Fragen für das nächste Meeting oder ein Backlog, wo offene Punkte oder Ideen stehen. Dann gibt es eine Spalte von To-Dos, das sind die Sachen, die innerhalb der nächsten intensiven Arbeitsphase gelöst werden sollen, also vielleicht innerhalb der nächsten Woche. Dann gibt es sowas wie ausstehend. Oft gibt es dazwischen, das ist hier jetzt anders gemacht worden, sowas wie in Arbeit. Da sitzt jemand dran, aber sie sind noch nicht fertig. Dann gibt es hier zwei Spalten, ausstehend und blockiert. In den meisten Boards wird das eher zusammengefasst im Sinne von, da braucht es noch Rückmeldung von jemandem, vielleicht muss die Geschäftsführung drüber gucken und sagen, ja, die Pressemitteilung kann rausgehen. Die Idee ist, mit den Spalten den Arbeitsstatus darzustellen, aber auch ein Stück weit euren Prozess abzubilden. Die schönste Spalte ist die, in die alles rein kommt, was erledigt ist. Die Grundidee ist, diese Karten zu haben. Kanban heißt übrigens auch Karte oder Tafel. Eine sehr wörtliche Beschreibung dessen, was man da tut. Die Idee ist, auf so einer Karte ein To-Do, ein Aufgabenpaket zu haben. Das schwimmt von links nach rechts, im besten Fall. Manchmal kann es natürlich zurückspringen, aber im besten Fall schwimmt es von links nach rechts. Von einer Idee ins To-Do, in wird getan, in ist getan.
Manchmal oder oft auch noch in komplexeren Projekten mit sogenannten Swimlanes oder mit Kategorien. Das bedeutet, alle Karten, die Finanzen betreffen, sind vielleicht blau oder in einer Zeile angeordnet, sodass man zwischen den Zeilen und zwischen den unterschiedlichen Arbeitsbereichen schnell hin und her springen kann.
Jetzt seid ihr gefragt. Ich habe schon 15 Minuten geredet. Wie sieht es bei euch aus? Was davon benutzt ihr schon? Viele von euch haben gesagt, ihr arbeitet agil, aber wo macht ihr das? Gibt es bei euch Erfahrungen, wo das schon gut funktioniert hat? Gerne auch die, die sich eben noch nicht wussten, ob sie agil arbeiten. Teilt doch noch mal eure Einschätzung. Ich bin gespannt, auch gleich von Roland zu hören, wie das bei Elodea funktioniert mit der agilen Praxis, agil im Vorstand.
Ihr dürft übrigens auch gerne weiter Fragen in den Chat stellen. Lilly sammelt die dann und wir klären die am Ende gesammelt. Ein Vorstand im Projektmanagement bei Fördermittelanträgen ist ein gutes Beispiel.
Ja, das Planung wow. Das ist schon eine Herausforderung, würde ich sagen. Also herausfordernd, aber geht. Zu Veranstaltungen mit Meistern hast du für die Projektsteuerung punktuell, aber uns fehlt das Tool. Das ist ein Problem. Da kommt viel zusammen, was ich wahrscheinlich auch gesagt hätte, wie es auch genutzt wird.
Dann würde ich mit unserer mach mal du, wie macht ihr das, Roland. Tatsächlich mal los. Das sind sehr viele Sachen, die ich so auch gesagt hätte, was wir auch schon machen. Wir sind, ich bin Informatiker. Wir sind von Anfang an digital unterwegs und versuchen uns dazu zu organisieren. Natürlich gehört das als digitaler Verein dazu. Bei uns heißt das, dass wir uns wöchentlich einmal treffen. Nicht täglich, dafür haben wir zu wenig Stunden, die da einbringt, aber das kommt vielleicht auch noch irgendwann. Wir machen jetzt vielleicht nicht hier Treffen und das hauptsächlich in der Geschäftsführung und mit dem Vorstand und besprechen unsere Punkte, die wir momentan haben. Teilweise, was im Chat auch genannt wurde, auch in Projekten. Wenn dann noch extern oder andere Mitglieder dazukommen, haben wir gesonderte Treffen und eigene Boards. Ich habe mal ein Board jetzt freigegeben, das sollte man sehen. Da sieht man das typische, was wir gerade eben schon alles mitbekommen haben. Das, was man da an To-Dos hat, die in Bearbeitung, die abgeschlossen. Wir haben das für unser Hundertmal Digitalprojekt gemacht. Das hast du, glaube ich, gerade eben schon so ein bisschen genannt. Das ist ein bisschen schwierig, weil die Vorgabe im Projekt ist, man soll alles im Voraus planen und hat dann seine Struktur und arbeitet die Struktur ab. Deswegen haben wir eine riesige Spalte mit Stories und genau sind da jetzt auch so ein bisschen mehr ins Agile übergegangen. Wir lassen die Struktur, die wir vorher aufgebaut haben, so ein bisschen beiseite oder inspirieren uns davon, aber übernehmen das nicht alles, auch in Absprache mit unseren Betreuern. Was ich noch zeigen wollte, was ich wichtig finde. Man soll sich, wenn man so ein Tool hat, nicht von dem Tool leiten lassen, dass man das jetzt genauso machen muss. Wir haben zum Beispiel auch unseren Redaktionsplan für das Marketing, dass wir hier unsere Blogbeiträge und andere Sachen, die Marketing aufkommen, organisieren. Dann ist der Prozess, den wir vorhin gesehen haben mit To-Do, in Bearbeitung und erledigt, eher auf der Karte. Die grün ist, wenn das Ganze abgearbeitet wurde. Wenn gerade jemand dran ist, sieht man das Gesicht. Es geht voran. So haben wir dann unseren Redaktionsplan abgebildet. Ähnliches gilt auch hier. Wir haben zum Beispiel unsere Besprechungen, die wir hier unseren Jour Fix, also die wöchentlichen Treffen, Monatstreffen und andere Treffen, die eventuell noch kommen. Wir sammeln hier auch Themen, wie man sieht, Pizza und Tee. Die meisten, die wir bei unseren Treffen haben, sind intern, wo wir Themen besprechen wollen, sammeln wir hier. Wir haben unsere Fixes, die wöchentlichen Treffen hier drin. Alle Punkte könnten theoretisch, ich kriege jetzt nicht drauf, ich weiß nicht, was überall drin steht, ob da gleich Passwörter sind.
Das ist dann auch die To-Do-Liste. Jeder im Verein kann nachvollziehen, Transparenz ist dann auch ganz gut, was wir gerade machen, wo wir dran arbeiten. Das Agile, also was bei uns dazu kommt, man weiß nie so genau, was in den nächsten Wochen und Monaten kommt, weil es so Ungewissheit gibt. Darauf können wir recht gut reagieren, weil wir uns jede Woche einmal sprechen. In einem einstündigen Meeting klären wir, wer was in den nächsten Wochen macht. Dann treffen wir uns wieder und können relativ schnell reagieren, wenn irgendwas auf uns zukommt. Das heißt, irgendwelche Anfragen, wo wir dann noch etwas nachreichen müssen bei der Förderung oder ähnliches. Das waren die wichtigen Punkte, die ich noch mal mitgeben wollte. Lasst euch von den Tools leiten, aber macht das anders, als das Tool vorgibt. Das finde ich wichtig, was auch mit Agilität zusammenhängt, dass man sich anpassen kann und die Tools so nutzt, wie sie für einen selbst passen.
Dann darfst du weiter. Ich kann das nur unterstreichen, was du sagst, auch mit der Meetingkultur. Ich habe immer nur dann Trello Boards. Wir schauen uns jetzt Trello und ein paar andere Sachen an. Ich kann die Boards als erfolgreiches und unterstützendes Instrument erleben, wenn sie in Meetingkulturen eingebunden sind. Ansonsten kann man die natürlich auch als persönliche To-Do-Liste führen. Das mache ich z.B. auch als Freiberuflerin. Aber da entfaltet es nicht seine ganze Wirkung, vor allem nicht seine ganze Projektmanagement-Wirkung, sondern es ist eigentlich als Team-Tool gedacht. Dann braucht es aber seinen Platz und seinen Widerhalt in Meetingstrukturen, die ihr habt, und im Aufrufen im Miteinander und auch im Aktualisieren. Das Thema taucht ja jetzt schon auch im Chat auf. Warum digital?
Roland, jetzt bist du zweimal da. Warum digital? Es hat Vorteile, dass man es nicht mehr an der Wand machen muss, auch wenn das geht. Wenn ihr ein kleines Team seid und ein schönes Büro habt, könnt ihr das auch gerne präsent in Präsenz machen. Habe ich früher auch gemacht, macht auch viel Spaß, Karten bei jedem Meeting umzuhängen. Das hat noch etwas Haptisches. Aber die digitalen Tools haben einige Vorteile, und ein paar davon sind gerade schon in Rolands Screenshots angeklungen. Man kann in den meisten dieser Boards, je nachdem, welches Tool ihr am Ende wählt, Karten erstellen. Damit werden diese Arbeitspakete bestimmten NutzerInnen zugewiesen. Es gibt jemanden, der das gut aufhat, vielleicht manchmal auch zwei, je nachdem, was eure Vereinbarung dazu ist. Man kann Kategorien und Labels vergeben, also sagen, das hier ist dringend, das hier ist wichtig oder das gehört in den Projektbereich Finanzen oder Kommunikation. Man kann Daten im Sinne eines Datums hinterlegen, wann man mit was anfangen will, wann etwas zu Ende sein soll. Ich kann Checklisten, Anhänge verlinken. Bei den meisten Tools kann ich Debatten und Kommentare auf den Karten führen. Wenn jemand zum Beispiel in meinem fiktiven Greenpeace-Team sagt, ich habe das To-Do, die Labore zu recherchieren, kann die Person die Liste reinstellen oder sie nimmt sich einfach das To-Do. Dann kann jemand anders sagen, ich habe gerade vom Kollegen gehört, die haben schon mal erfolgreich mit dem Büro zusammengearbeitet. Das poste ich als Kommentar in die Karte. Dann ist es für die Person, die für die Karte verantwortlich ist, gleich sichtbar. Ah super, da ist eine zusätzliche Information, kann ich nehmen, muss ich aber nicht. Man kann Ressourcen verlinken. In vielen Tools kann man auch sogenannte customized fields haben. Das sind Felder, die einem ermöglichen, das Ganze mehr an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. So etwas wie Prioritäten oder Größe des To-Dos, also mit T-Shirt-Größen, kann man eingeben, um einen zusätzlichen Überblick über Kategorisierungen von Arbeitspaketen zu haben. Das Ganze sieht dann ungefähr so aus. Roland hat uns ja aus Gründen nicht gezeigt. Ich habe euch hier meine Beispielkarte aufgemacht, in der keine sensiblen Daten sind. So sieht die Karte von vorne aus. Wenn diese untereinander hängen, sehen sie ungefähr so aus. Da stehen ein paar Sachen vorne gleich drauf. Bei dieser hier sieht es so aus. Hier gibt es eine Beispielkarte, wie sie dann offen ist. Da könnt ihr sehen, da findet unten eine kleine Debatte statt. Ich hätte hier eine Beschreibung reinschreiben können. Es gibt Labels, das Datum, viele Automations-Buttons in meinem Fall, weil ich damit viel arbeite, aber das ist flexibel gestaltbar. Man kann da viel unterbringen, auch noch Anhänge und andere Dinge. Was ist zu so einem Cockpit macht, von wo aus ich To-Dos organisieren kann und wo ich auch Sachen gut übernehmen kann, wenn mein Kollege krank wird oder das Kind krank ist und ich da etwas übernehmen muss. Dann kann ich auf der Karte alles finden, was ich brauche, um die Aufgabe zu übernehmen. Ich muss nicht mit krankem Kind im Hintergrund eine halbe Stunde Übergabe machen, um das Projekt für die Woche zu übernehmen.
Es gibt unterschiedliche Arten von Tools. Die größeren können auch noch solche Ansichten bieten. Das ist besonders toll, nämlich dass ich Sachen nicht nur in dieser Boardstruktur mir anzeigen lassen kann, sondern auch in einer Kalenderstruktur oder dass ich sogenannte Timelines machen kann. Damit kann ich in der Tat tatsächlich auch eine langfristige Planung erstellen, wenn ich das möchte. Es gibt verschiedene Ansichten, die ich mit Filtern genau auf meine Bedürfnisse anpassen kann, wenn das hilfreich ist für meine Arbeit. Bei vielen Tools kann ich auch mit Automatisierung arbeiten. Eine ganz einfache Automatisierung, die ich in meinen Boards habe, ist immer, wenn ich eine Karte erstelle, werde ich automatisch zu der Karte als Verantwortliche hinzugefügt, weil das in 95% der Fälle so ist. Als Selbstständige habe ich nur einen Mitarbeiter, das heißt wenig, was ich abgebe. Trotzdem hilft es mir, den Überblick zu bewahren. Wenn ich eine Karte in der Spalte dringend erstelle, bekommt sie gleich das Label dringend. All das wäre theoretisch möglich.
Vieles braucht man nicht. Manche sind sehr praktisch.
Das ist noch mal diese Ansicht. Ihr habt die Qual der Wahl bei digitalen Optionen, wie so oft. Es gibt viele große kommerzielle Anbieter. Trello ist gerade schon gefallen, und die meisten unserer Screenshots stammen auch daher. Das ist ein bisschen der Platzhirsch, ist aber ein amerikanisches Unternehmen mit allen entsprechenden Problemen, was den Datenschutz angeht. Man muss in einem Trello Board ja auch nicht unbedingt viele personenbezogene Daten haben. Man hat die Benutzerdaten, um die kommt man nicht drumherum. Aber ich achte darauf, dass da keine Teilnahme-Listen sind, dass da keine Adressen hochgeladen werden, sondern dass die immer nur verlinkt sind, zum Beispiel von einer gut geschützten Next Cloud. Dann ist es unkompliziert zu nutzen. Die Prozesse selbst haben ja keine hohen Datenschutzanforderungen. Es gibt deutsche Varianten wie MeisterTask, auch andere amerikanische Varianten wie Microsoft Planner. Das ist ein Tool, das in der Regel mit Microsoft 365 dabei ist. Es gibt unzählige andere. Wir sammeln gleich mal. Es gibt auch Open Source-Lösungen wie Dick. Das ist ein Programm in der Next Cloud. Ich glaube, Roland erzählt gleich noch einen Satz dazu. Oder auch Crypt bietet eine einfache Kanban-Version an, wobei die so einfach ist, dass ich sie nicht besonders tauglich finde. Da muss man dann auch gucken, welche Funktionen ihr braucht und von da aus vielleicht entwickeln, mit welchem Tool ihr arbeiten könnt und welche Daten ihr auch drin speichern wollt. Was ich tatsächlich nicht empfehle, ist, man kann sowas auch mit Miro, Padlet, Konzept Board, also mit Whiteboards oder ähnlichen Tools nachbauen. Das ist in der Regel nicht so hilfreich, weil die Funktionen, die ich vorher erläutert habe, mit diesen Ansichten oder mehr Details, dass ich dort kommentieren, verlinken und diskutieren kann und es trotzdem übersichtlich bleibt, in der Regel mit Padlet, Miro und anderen Whiteboards schwer herzustellen ist. Man kann das fast alles machen, aber meistens ist es sehr aufwendig, das aktuell zu halten. Ein Kanban Board ist einfach nur so gut, wie es aktuell ist. Deswegen würde ich immer ein Tool wählen, das als Kanban Board gedacht ist, wenn ihr mit dieser Art des Projektmanagements arbeiten möchtet. Roland, welche Erfahrungen habt ihr gemacht?
Ihr seht hier noch mal Screenshots, aber ich glaube, du hast gleich noch bessere für uns, wie unterschiedliche Systeme aussehen. Welche Tools könnt ihr, welche habt ihr schon benutzt? Ein paar sind vorhin schon gefallen, aber vielleicht auch für alle anderen. Bei 150 Menschen hier gibt es sicher einige Tools, von denen Roland und ich noch nicht gehört haben und die vielleicht einen Versuch wert sind.
Es gibt viele Tools, die das inzwischen auch können. Notion ist ein Klassiker. Notion ist nicht als Kanban gestartet, bietet aber inzwischen auch Kanban-Ansichten an, und zwar auch relativ tauglich nach meiner Erfahrung. Taskart ist eher wie Padlet. Das kann man machen, ist aber pflegeintensiv. Asana ist auch kein klassisches agiles Projektmanagement-Tool, aber kann dafür genutzt werden. Kanban funktioniert inzwischen auch mit Mettern, muss aber anders betrachtet werden, weil das eher ein Kommunikationskanal ist, nicht so ein klassisches Kanban-System. Vielleicht kenne ich auch nicht alle Funktionen von Mettern. Was habt ihr noch herausgefunden, Roland?
Es kommt eine lange Liste, und ich glaube, das war falsch. Der Verein für Digitalkompetenz war wichtig. Das war die Frage, die nach meiner Vorstellung kam. Wie sieht es denn mit Datenschutz aus? Das ist etwas, was uns umgetrieben hat. Wir sind mit Trello gestartet, weil wir das privat schon kannten, teilweise um Einkaufslisten zu führen und Ähnliches. Dann kamen wir auf die Frage, wie wir das ergänzen können. Es fallen auf jeden Fall Daten an, selbst wenn man vereinbart, bitte keine personenbezogenen Daten in die Boards. Es passiert trotzdem. Alle Nutzerdaten, also immer wenn ich auf Trello gehe, bekommt das natürlich auch das Unternehmen mit. Als US-Unternehmen geht das potenziell an die NSA oder andere. Genau. Deswegen haben wir geguckt, was es in Open Source-Lösungen gibt. Da sind schon einige gefallen. Männermaus haben wir uns gar nicht so genau angeguckt, ob das funktioniert, auch mit Benachrichtigungen, weil wir sonst nicht benutzen. Das hier ist der Überblick der Recherche von den Sachen, die ich mir detaillierter angeguckt habe, weil die infrage kamen. Tiger wurde schon genannt. Da kommt das zum Tragen, was ich vorhin gesagt hatte. Es ist flexibel, indem wir das Ganze nutzen. Tiger und es waren auch noch andere, die waren dann nicht flexibel. Hier sind sie zugeschnitten auf Kanban oder Scrum. Man hat keine Möglichkeit, viel anzupassen.
Da gab es noch andere, bei denen das auch der Fall war, wie Kansee. Man sieht auch, dass sie öfter mal nicht verfügbar sind. Wenn man es nicht selbst hosten will, ist es ein extra Aufwand. Manchmal ist es nicht da. Was ich hier noch versucht habe, mit den Bildern zu zeigen, ist, es wird unübersichtlicher, wenn nicht viel daran gedacht wird, dass es jemand benutzen kann. Hat man einen längeren Text eingetragen, wird er plötzlich eine riesige Karte. Man bekommt den Rest nicht mehr zu sehen. Ich kann dann Ersteller zuweisen, Mitglieder, zugewiesene, angefordert von, zugewiesen von. Das ist eine riesige Liste von Dingen, die ich wahrscheinlich nicht brauche. Das ist die Standardansicht und das Ganze zu bearbeiten. Deswegen kam das für uns nicht infrage. Hier sind noch zwei Tools, Taskport und Kanwort. Man sieht, die sind zwar sehr bunt, aber wenn das die einzige Werbung ist, konnten wir damit nicht viel anfangen, weil sie auch wieder eingeschränkt waren in dem, was sie konnten. Das typische Problem bei Open Source kam dann auch noch zum Tragen. Da hat jemand zugemacht. Der Rest des Boards hat sich gut angefühlt. Ich wollte das eigentlich testen, aber die gab es nicht mehr. Das war unsere Recherche von Tools, die gut aussahen und die wir uns angeguckt hatten als Trello-Alternative. Wir sind momentan bei Trello.
Auf was wir gekommen sind, das hattest du gerade eben gezeigt, ist Next Cloud. Wir sind noch nicht umgestiegen, deswegen habe ich jetzt keine Bilder. Next Cloud ist das, was wir nutzen werden, weil es am ähnlichsten ist zu dem, was wir bei Trello an Möglichkeiten hatten, um arbeiten zu können. Was dort ein kleines Problem ist, wenn von Automatisierung geredet wird, geht leider bei Next Cloud in dieser Form nicht. Mit diesem Deck soll es funktionieren. Vielleicht funktioniert es irgendwann noch. Ich konnte es später noch nicht finden. Wir suchen noch, wie wir das machen können, weil wir solche Sachen haben, wie wenn ich in dem Board für den Vorstand etwas hinzufüge, dann fügt das doch einfach mal alles zum Vorstand direkt hinzu, damit die benachrichtigt werden. Das wollte ich mitgeben. Das war ein Überblick von Tools, die wir gesichtet haben und die für uns nicht infrage kamen. Da waren noch ein paar andere dabei, aber in der Folie ging es mir darum, ein bisschen zu zeigen, was Probleme von Open Source-Tools sein können, gerade die Nutzbarkeit. Man muss sich ein paar Abstriche machen.
Um die Frage zu beantworten, die auch klar gerade im Chat kommt. Was spricht gegen Trello? Gegen Trello spricht die Datenschutzproblematik. Gegen Trello spricht gegebenenfalls auch, wenn ihr Automatisierungen im größeren Stil nutzen wollt und unterschiedliche Ansichten. Um den vollen Funktionsumfang zu haben, braucht ihr die Bezahlversion. Mit der Gratisversion kommt ihr nicht aus. Die Gratisversion ist nach meinen Recherchen die, die am ähnlichsten ist. Ich bin total bei dir, Roland. Ich habe da auch noch keine Automatisierung gefunden. Ich finde sie aber sehr schön aufgeräumt. Ich kann sie vielleicht noch mal teilen. Ich kann euch die Folie noch mal zeigen. Sie ist nicht so bunt wie Trello, aber ein bisschen aufgeräumter und übersichtlicher. Das stimmt. Es gibt auch Apps fürs Handy und was man alles haben will. Von der Benutzbarkeit her finde ich sie gut geeignet. Man kann sie sich bei vielen Hostern einfach klicken und hat sie dann. Sie ist auch gut verfügbar. Man muss nicht selbst da irgendwie plötzlich Sachen hosten.
Zu der Frage mit Trello. Soweit ich weiß, bin ich bei uns für den Datenschutz zuständig. Das ist nicht gestattet, sowas zu benutzen. Mit den neuen Verträgen, die gemacht wurden, vielleicht wieder, aber nur so lange, bis das wieder weggeklagt ist. Soweit ich weiß, ist die Familie Schrems schon wieder dabei zu klagen.
Darf ich?
Ja, gerne. Dann machen wir weiter mit den Herausforderungen. Ich habe gesagt, fünf habe ich mitgebracht. Manche sind von euch auch im Chat schon angeklungen. Alle anderen beantworten wir gerne in den Q&A-Sessions danach. Hier sind die fünf Sachen, mit denen ihr euch auseinandersetzen müsst, wenn ihr agiles Projektmanagement und oder auch nur Kanban bei euch einführen wollt. Das erste ist das Thema Flughöhe. Es ist ein eigener Lernprozess, nach meiner Erfahrung in Organisationen herauszufinden, wie groß das Aufgabenpaket ist, das auf eine Karte soll. Es hilft nicht, wenn jede E-Mail, die ich schreibe, eine eigene Karte wird. Dann verliere ich sehr schnell den Überblick. Ihr habt gehört, es geht um Transparenz und Übersichtlichkeit. Wenn ich in einem Kanban Board in einem Team arbeite, dann habe ich da vielleicht 40 Karten, die gerade in Arbeit sind. Das ist viel zu viel. Das kann kein Mensch mehr überblicken. Es darf zu klein sein. Gleichzeitig darf es auch nicht zu groß sein. Da muss man im Team abschichten und vielleicht ein paar gute Beispiele finden, an denen sich dann alle orientieren. Mit Feedback und Lernen üben, wie das funktioniert. Ein gutes Beispiel ist, wenn in Bereichen Publikationen erstellt werden. Wenn jede Publikation oft ein Arbeitspaket ist, aber nicht jeder Abstimmung dazu, nicht jeder Schritt dazu. Eine Pressemitteilung ist ein anderes Paket als der Social-Media-Beitrag dafür. Die Pressemitteilung wird nicht noch mal zersplittert in Julia macht den Entwurf, Christian schaut rüber, Julia arbeitet Änderungen ein, Felix nimmt ab etc. Das wird nicht in einzelne Karten unterteilt, sondern dann lieber in Checklisten auf der Karte festgehalten. Wenn die eine Karte durchgelaufen ist, entsteht die nächste Folgeprozesse. Das ist in Ordnung im Sinne der Übersichtlichkeit. Hilfreich ist es auch, wenn Karten einer Verantwortlichkeit zugewiesen werden können. Das ist ein guter Lackmustest. Wenn es gar nicht möglich ist, das in eine Verantwortung zu geben, dann ist es vielleicht zu groß. Vielleicht muss es dann noch mal auf zwei Karten verteilt werden. Allein die Frage, wer das von To-Do auf Doing schieben darf, ist spannend. Wenn mehrere Leute gleichzeitig dafür verantwortlich sind, ist es wahrscheinlich eine Diskussion, ob sie jetzt fertig sind oder nicht.
Die zweite Herausforderung ist es, den Überblick zu behalten. Es klang gerade schon an. Ich habe einige alte Sprintregeln, die ich immer versuche, meinen Organisationen mit an die Hand zu geben. Möglichst nicht pro Person mehr als drei Karten in Doing, weil wir nicht so viel gleichzeitig tun können. Wir sind extrem schlecht im Multitasking, auch wenn wir immer glauben, dass wir gut darin sind. Nicht mehr als zehn Spalten auf so einem Board. Die meisten dieser Boards kann man unendlich groß machen. Wenn man viel nach rechts und links scrollen muss, übersieht man Dinge. Sieben ist empirisch nachgewiesen das, was Menschen gut überblicken können. Da wir in diesen Kanban Boards sehr ordentlich strukturieren und damit wahrscheinlich auch täglich arbeiten, sind vielleicht zehn auch noch akzeptabel. Bei mehr solltet ihr überlegen, die Boards zu trennen. Versucht nicht mehr als zehn Karten pro Spalte zu haben, außer in der Erledigt-Spalte. Da dürfen so viele Karten sein, wie sie wollen. Da geht es darum, eine Nachvollziehbarkeit für Leute zu schaffen, die aus dem Urlaub kommen und sich vergewissern wollen, was passiert ist und wo das finale Dokument liegt. Dann weiß ich, dass es fertig gemacht wurde in meiner Urlaubszeit. Hier ist der Link zum Dokument. Super. Dann kann ich mir auch angucken, wie das finale Dokument aussah.
Die Herausforderung drei, auch da haben wir schon ein bisschen am Anfang drüber gesprochen, ist ganz wichtig, dass ihr Routinen findet, um es einzubinden. Das bedeutet, es in euren Meetings zu haben, in euren Planungstreffen. Wenn ihr sowas wie Stand-ups macht, also kurze Check-Ins, die aus dem Agilen kommen, dass man sich jeden Tag in intensiven Sprints trifft, vielleicht nicht ganz so oft, wenn ihr mit Ehrenamtlichen arbeitet, aber in regelmäßigen Abständen trifft und nur eine kurze Runde macht. Wer arbeitet an was und klärt, ob jemand mit wem noch etwas klären muss, damit man sich in die Augen gucken kann und sagen kann, ja, ich bin heute erreichbar, nein, das nicht. Ich kenne sogar Leute, die das digital nur per Chat machen, solche Stand-ups. Morgens zwischen 9 und 9:15 Uhr sagen alle Teammitglieder, ich arbeite heute an dem und dem, ich habe gestern das und das abgeschlossen, ich brauche heute noch eine kurze Rücksprache mit. Nicht so schön wie ein echtes Stand-up, aber manchmal trotzdem auch gut für Leute, die um 9:15 Uhr kommen. Die können dann nachträglich dran teilnehmen. Ganz wichtig, damit ihr lernt, schafft ihr Retros und Reviews. Rückblicke sind wichtig, um zu schauen, wie zufrieden seid ihr mit dem Ergebnis und dem Prozess. Was wollt ihr das nächste Mal anders oder gleich machen? Die zweite Dimension ist, dass ihr Kanban-Boards regelmäßig pflegen müsst. Ihr müsst sie irgendwie in die tägliche Arbeit einbinden. Tägliche Arbeit meint, wenn ihr hauptamtlich seid und wirklich mit Kanban Boards arbeitet, dann sollte euer Board jeden Tag offen sein. Findet eine Routine, damit ihr damit arbeitet, als eurer To-Do-Liste. Wenn ihr ehrenamtlich seid oder mit Ehrenamtlichen arbeitet, gilt das immer. Wenn ich ehrenamtlich für dieses Projekt arbeite, schafft Anlässe, damit ich die Boards offen habe, damit der Überblick sich zeigen kann für alle und ich es auch aktualisieren kann.
Ich habe eine Herausforderung vier, die ist ein bisschen gesondert zu den anderen. Wir haben nicht nur unsere Projekte, sondern auch Routinen und Dauertätigkeiten wie ans Telefon zu gehen oder E-Mails zu beantworten oder den Lohn zu überweisen. Da müsst ihr gut überlegen, was davon lässt sich wirklich in einem Kanban Board abbilden. So etwas wie ein Onboarding-Prozess lässt sich oft sehr gut abbilden, dann halt mit einem Board pro Person, die willkommen geheißen und eingearbeitet wird. Dauertätigkeiten wie ich muss jeden Mittwoch das und das tun, könnt ihr, wenn ihr Spaß daran habt, auch im Kanban Board abbilden. Müssen aber nicht unbedingt. Es macht manchmal Sinn, damit andere sehen, was ihr noch so tut. Gerade wenn ihr eher in administrativen Tätigkeiten seid und nicht im Projektmanagement. Sonst sieht es oft auf diesen Kanban Boards so aus, als ob die Buchhaltung nicht arbeitet. Dabei bucht die jeden Tag, aber das taucht nicht auf dem Board auf. Vielleicht müsst ihr eine Möglichkeit finden, irgendwo Karten wenigstens einmal einzuhelfen und zu sagen, das sind übrigens auch noch Dauertätigkeiten, die ständig bei uns stattfinden. Oder die Wertschätzung und die Transparenz darüber, was andere bei euch im Team leisten und machen, über andere Dinge darstellen. Ihr erinnert euch, Beziehungen waren wichtiger als die Pläne und Menschen waren wichtiger als die Pläne. Findet Wege, um alle Menschen bei euch für ihre Arbeit zu honorieren und sich darstellen zu lassen. Aber vielleicht nicht in diesem klassischen Doing-System, sondern passt es an.
Die fünfte große Herausforderung, und ich habe keinen eindeutigen Tipp, nur die Ermutigung, euch euren Weg zu finden, ist, wie kriege ich, wenn ich auf mehreren Boards arbeite, eine persönliche To-Do-Liste zusammen. Das ist gar nicht so einfach. Man kann mit Benachrichtigungen arbeiten, also mit Hinweisen, die man ins eigene Postfach oder in den eigenen Slack-Channel bekommt. Man kann gucken, ob man Sachen überträgt, auch mit Automatisierung überträgt oder spiegelt, um ein persönliches Cockpit zu bauen, das die Karten spiegelt, die in meinen Boards sind, sodass ich quasi ein anderes Team habe als meine eigene. Damit ich Aufgaben, die in verschiedenen Teams sind und damit auch in verschiedenen Boards, trotzdem irgendwo im Überblick sehe. Es gibt auch persönliche Kartenansichten bei einigen Tools. Da lohnt es sich, ein bisschen Zeit zu investieren, mit den Filtern zu experimentieren, bis ihr die Ansicht habt, die euch im Alltag hilft. Sonst Routine zu finden, wie ihr von dort springt. Sagt, ich nehme morgens eine Stunde für das Projekt so und so, dann arbeite ich auf dem Board, und danach arbeite ich eine Stunde auf dem anderen Board. Das kann ein Weg sein. Aber auf jeden Fall ist es eine Herausforderung, der ihr euch stellen müsst, weil Kanban Boards einfach im Team gedacht sind und nicht besonders in der Individualität.
Ich habe eine Ermutigung zum Abschluss, aber die überlege ich lieber an Roland. Wie ist es bei euch gelaufen, als ihr begonnen habt, das bei euch im Verein einzuführen? Was hast du noch als Ermutigung den Leuten mitzugeben? Ich glaube, du hast schon sehr viele wichtige Sachen gesagt. Was ich noch mal wichtig finde, ist, fangt klein an. Das ist auch das, was ich an der Uni gesehen habe, als ich Studierende betreut habe. Man braucht nicht mit dem großen Prozess anfangen und alles Mögliche reinzupacken, sondern es reicht, wenn sie ihre Aufgaben kleinteilig hinzufügen und sich kontinuierlich verbessern. Das ist das Ziel. Man startet klein, trifft sich wöchentlich oder täglich, je nachdem, wie man das organisieren kann. Ganz wichtig aus meiner Sicht sind die Retros. Sprecht darüber, wie es euch in dem Prozess geht, wie ihr euch damit fühlt, ob es sich gut anfühlt, oder nicht. Seid offen dafür, darüber zu reden und auch mal in den Konflikt zu gehen. Das war eine der großen Sachen. Ich habe mich mit gewaltfreier Kommunikation auseinandergesetzt, und das war super wichtig, die Leute in den Konflikten zu begleiten, die an der Uni aufkamen, wenn jemand sich weniger einbrachte oder ähnliches. Das gilt auch für uns im Verein. Wir nutzen das jetzt schon knapp. Ich glaube, wir sind auch recht zufrieden, aber es gibt noch Punkte, die wir immer weiter optimieren und schauen, wie wir das besser machen können. Offenheit ist wichtig, und sprecht miteinander.
